Was ist ein Warenwirtschaftssystem und welche Funktionen brauche ich?

Veröffentlicht am 7.2.2020 von Bhaskar Bose und Ines Bahr

Die Bestandsverwaltung kann ein langwieriger Prozess sein, der das Unternehmen ausbremst. Ein Warenwirtschaftssystem mit den richtigen Funktionen schafft Abhilfe.

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Ein alter Grundsatz für Ordnung heißt: „Alles hat seinen Platz und alles ist an seinem Platz.“ Wir möchten noch hinzufügen: Alles ist gekennzeichnet und alles kann nachverfolgt werden. Wie wäre es außerdem mit Benachrichtigungen, wenn es von etwas zu viel und von etwas anderem zu wenig gibt? Das fasst ganz gut zusammen, was ein Warenwirtschaftssystem ist und was es einem Unternehmen bieten kann.

Egal ob in einem Ladengeschäft, einem Onlineshop, einem Supermarkt oder einem Logistikunternehmen: Ohne Warenwirtschaftssystem geht es fast nicht. Eine solche Software gibt einen Überblick über sämtliche Produkte und hilft in manchen Fällen auch dabei, die eigenen Kund*innen besser kennenzulernen.

In diesem Artikel soll es darum gehen, warum ein funktionsreiches Warenwirtschaftssystem für Unternehmen so wichtig ist und worauf man beim Kauf achten sollte.

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem ist ein Tool, mit dem du Waren über die ganze Lieferkette des Unternehmens hinweg überwachen kannst. Der gesamte Prozess wird optimiert und die ganze Reise eines Produkts nachverfolgt, von der Bestellung bei deinem Lieferanten bis hin zur Lieferung an deinen Kunden.

Die Transparenz, die eine solche Software bietet, kann sich deutlich auf den Profit eines Unternehmens auswirken: Unternehmen, die ihre Waren genau verfolgen, können Verschwendung minimieren, Trends analysieren und bessere Investitionsentscheidungen treffen.

Funktionen von Warenwirtschaftssystemen

Deine Software der Wahl sollte neben eventuellen nützlichen Zusatzfunktionen alle Funktionen bieten, die für eine effektive Bestandsverwaltung nötig sind.

Dazu gehören die Folgenden:

Barcode-Scansystem: Warenwirtschaftssysteme sollten mit Barcode-Scannern verknüpft werden können, um Produkte mühelos zu identifizieren, zu kennzeichnen und nachzuverfolgen.

Bestandsoptimierung: Sorge dafür, dass du von jedem Artikel genau die richtige Menge vorrätig hast, weder zu viel noch zu wenig. Besonders wichtig ist das, wenn du mit Produkten handelst, deren Nachfrage saisonal steigt oder sinkt.

Lagerbenachrichtigungen: Lass dich benachrichtigen, wenn der Lagerbestand eine bestimmte Menge über- oder unterschreitet. So kannst du zum richtigen Zeitpunkt Bestellungen aufgeben oder Sonderrabatte anbieten, um überschüssige Lagerbestände zu verringern.

Berichterstellung: Überblicke den Verlauf vergangener Verkäufe mit einer Liste der beliebtesten Produkte. Mithilfe von Berichten kannst du auch Artikel in deinem Bestand verwalten, die noch nicht die erwarteten Verkaufszahlen erreicht haben, und beispielsweise Rabatte auf diese Artikel geben.

Verwaltung mehrerer Standorte: Verwalte mehrere Lager und Verkaufsstellen (Points-of-Sale bzw. POS). Alle Standorte können in ein zentrales Warenwirtschaftssystem integriert werden.

Retourenabwicklung: Verwalte Retouren effektiver, indem du die Zeit für die Abwicklung durch die Automatisierung des gesamten Prozesses reduzierst.

Gruppierung von Waren: Gruppiere deinen Bestand in vordefinierte Kategorien und stelle sicher, dass du jederzeit aktuell darüber informiert bist, welche Mengen sich in deinem Bestand befinden. Verwalte je nach Bedarf die Pläne für die Nachbestellung.

Bestelldaten: Verschaff dir einen zentralen Überblick über alle Bestellungen. So kannst du leicht erkennen, welche Produkte – saisonal oder durchgängig – stark nachgefragt werden und dich entsprechend vorbereiten, um den Kundenwünschen gerecht zu werden.

Nützliche Zusatzfunktionen

RFID-basierte Verfolgung auf dem Transportweg: Diese Funktion ist nützlich, wenn du Lieferungen von Drittanbietern erhältst und selbst Waren versendest. Die RFID-Technologie ermöglicht die Echtzeitverfolgung deiner Artikel während des Transports.

Lagerverwaltung: Diese Funktion ist hilfreich, wenn du deinen Lagerbestand optimieren und ein genaues Protokoll des Lagerorts jedes einzelnen Produkts führen möchtest. In einer zentralen Übersicht siehst du, wo deine Produkte gelagert werden.

Nachfrageprognosen: Diese Prognosen nutzen Daten aus der Vergangenheit, um die zukünftige Nachfrage vorauszusagen. Da diese Funktion nicht in allen Plattformen verfügbar ist, solltest du beim Anbieter nachfragen, wenn Prognosen dir wichtig sind.

Das richtige Warenwirtschaftssystem finden

Im Capterra-Softwareverzeichnis findest du Hunderte Produkte, die du miteinander vergleichen kannst. Du kannst sie nach der Anzahl der gewünschten Nutzer*innen, beliebten Funktionen, der Bereitstellungsweise und mehr filtern.

Probiere aus, welche Software für dich am besten passt, und freue dich auf eine deutlich vereinfachte Bestandsverwaltung.

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