Update: Dieser Artikel wurde am 30.12.2019 upgedatet, um Kassensoftware zu berücksichtigen, die DSGVO-konform sind und den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung 2020 entsprechen.
Egal, ob du deine erste Kassensoftware (Point-of-Sale-Software) suchst oder auf der Suche nach einer neuen (besseren) Lösung bist, das Angebot ist riesig und auf den ersten Blick ziemlich unübersichtlich. Dazu kommt, dass seit der DSGVO alles noch ein bisschen komplizierter geworden ist. Vor allem viele der kostenlosen Tools, die früher super funktioniert haben, sind leider nicht mehr DSGVO-konform.
Seit Anfang des Jahres kommt auch noch die Kassensicherungsverordnung 2020 dazu. Die Verordnung versucht Manipulationen im Zeitalter der Digitalisierung und digitaler Kassensysteme zu verhindern.
Die neue Kassensicherungsverordnung umfasst folgende Verpflichtungen:
- Bonpflicht: Verkäufer müssen jedem Kunden einen Kassenbon ausstellen. Die Ausstellung kann in Papierform oder elektronisch stattfinden.
- TSE-Pflicht: Die Kassensoftware muss über eine zertifizierte, technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Die TSE speichert jegliche Eingaben in das System unveränderlich und verschlüsselt entweder lokal oder in der Cloud und ermöglicht die Datenübermittlung an das Finanzamt, wodurch Manipulationen verhindert werden.
- Kassenmeldepflicht: Alle mit TSE ausgestatteten Kassensysteme müssen beim Finanzamt gemeldet werden.
Du musst dich ab dem 01.01.2020 an die Bonpflicht halten. Für die Implementation der TSE gibt es eine Schonfrist. Bis spätestens Ende September 2020 müssen alle Kassensysteme in Deutschland über eine TSE verfügen und gemeldet sein.
Es wird also höchste Zeit sich nach einer passenden Kassensoftware umzuschauen. Vielen, die auf der Suche nach der richtigen Lösung für sich sind, fehlt Klarheit oder zumindest ein Einstieg ins Thema. Daher gibt dieser Artikel dir einen Überblick über kostenlose oder zumindest kostengünstige Kassensysteme, die alles bieten, was am Point-of-Sale benötigt wird. Unsere Kriterien waren:
- DSGVO-konform
- Entsprechen den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung 2020, d.h. verfügt über TSE
- Super Preis-Leistungs-Verhältnis
- Kostenfrei oder zumindest kostenfrei zu testen
So, genug der Vorrede. Hier kommt unsere Top 9. Viel Spaß beim Lesen!
Die Top 9 der kostenlosen und kostengünstigen Kassensoftware
1.
OrderSprinter begann als kostenloses Kassensystem für die Gastronomie, wurde seitdem aber beständig weiterentwickelt und mit neuen Features angereichert. Mittlerweile ist der Funktionsumfang wirklich beeindruckend – beispielsweise ist OrderSprinter jetzt auch für den Einsatz in einem Hotel oder einer Pension geeignet. Auch Friseurgeschäfte und andere Dienstleister im Servicebereich können heutzutage mit OrderSprinter glücklich werden. Und das Beste: Das Tool ist immer noch völlig umsonst! So lala geeignet ist OrderSprinter für den Einzelhandel – hier fehlt einfach die Möglichkeit, sich mit einem Warenwirtschaftssystem zu verbinden.
Ein großer Schwerpunkt von OrderSprinter ist Flexibilität, sowohl in Bezug auf die einsetzbare Hardware als auch in Bezug auf die Anpassbarkeit des Systems selbst. OrderSprinter läuft auf praktisch jedem internetfähigen Endgerät, unabhängig von Hersteller und Betriebssystem. Außerdem bietet die Lösung unglaublich viele Optionen, um genau auf die Abläufe eines Betriebs angepasst zu werden. Praktisch alles lässt sich nach deinen Wünschen einstellen – von der Größe der Buttons über die außergewöhnlich granulare Rechtevergabe und die komplett papierfreie Abbildung aller Workflows zu umfangreichen und konfigurierbaren Berichten.
Diese Flexibilität wird erkauft mit einer etwas höheren Komplexität. Wer sich auf OrderSprinter einlässt, muss bereit sein, sich bei der Ersteinrichtung auch auf technische Fummelei, Bedienungshandbücher und den ein oder anderen frustrierenden Moment einzulassen. Auch optisch sieht man dem Tool seinen Preis (0,00€ !!!) an. Das Erscheinungsbild ist funktional, aber auf abgerundete Buttons mit Gloss im hyper-modernen Look muss hier verzichtet werden. Dafür bekommst du aber eine vollständige, dauerhaft kostenlose Kassensoftware, die genau so funktioniert, wie du es brauchst.
2.
ready2order ist in vielerlei Hinsicht das Gegenteil von OrderSprinter. Die Lösung bietet eine 15-tägige Testphase, ab dann fallen Gebühren an. Dafür bekommst du eine Software, das sich einfach einrichten und in Betrieb nehmen lässt und von Beginn an mit einem modern anmutenden, sehr aufgeräumten Interface besticht. ready2order ist ein Allrounder, der Unternehmern der unterschiedlichsten Branchen vorkonfigurierte Pakete mit den entsprechenden Funktionen bietet. Du hast ein Taxiunternehmen? ready2order kommt super reduziert, um die schnellstmögliche Fahrgastabwicklung zu ermöglichen – und mit nützlichen Features wie Trinkgeldjournal oder Schichtabschlussbericht. Du bist im Einzelhandel tätig? ready2order kommt mit einer preisgekrönten Registrierkasse, ermöglicht die Zeiterfassung der Mitarbeiter und verbindet sich mit deinem Warenwirtschaftssystem. Gastro? Nutze die Zoneneinteilung, Menügangauswahl und Happy Hour. Die erste Anpassung deines ready2order erfolgt bereits bei der Anmeldung für deine Testversion, indem du einfach deine Branche aus einem Pull-Down-Menü auswählst.
ready2order läuft plattformunabhängig, d. h. das System lässt sich testen und einführen, ohne gleich neue Hardware anschaffen zu müssen. Nach der Testphase wird eine Aktivierungsgebühr von 99 € fällig. Hinzu kommt eine monatliche Gebühr, im Jahresabo je nach Paket 19 € oder 29 € im Monat, wobei das 29 €-Paket sich speziell an Gastro-Unternehmen richtet. Zudem betreibt ready2order auf seiner Website noch einen Hardwarestore mit allem, was so dazugehört, vom Belegdrucker über iPads bis hin zur Kassenlade.
3.
3POS ist eine modular anpassbare Kassensoftware, die sich auf Gastro und den Einzelhandel spezialisiert hat. Das Erste, was an 3POS auffällt, ist, dass der Hersteller sich wirklich Gedanken zur Einführung gemacht hat. Der Kunde erhält hier umfassende Beratung und dann eine auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Lösung, fertig vorkonfiguriert und auf Wunsch inklusive Hardware. Zudem kann die Einführung mit Vor-Ort-Schulungen der Mitarbeiter und des Führungspersonals begleitet werden.
Ein kostenloser 30-tägiger Test der Software kann beim Hersteller beantragt werden (dann natürlich noch nicht voll angepasst und vorkonfiguriert). Danach ist 3POS für ab 39 Euro im Monat zu haben. Der genaue Preis richtet sich nach Faktoren wie Dauer des Abos, Funktionsumfang und Anzahl der eingesetzten Geräte – aber schon die günstigste Variante bietet die Anbindung ans Warenwirtschaftssystem, ein Kassenbuch, DATEV-Schnittstelle, Gutscheinfunktion und Zeiterfassung. Außerdem läuft das System auf allen Geräten, von Smartphones über Tablets zum Desktop PC sowie unter allen Betriebssystemen. Eine aufgeräumte und modern anmutende Benutzeroberfläche sorgt für eine intuitive Bedienung und rundet das Angebot ab.
4.
Im Gegensatz zu den bisher vorgestellten Systemen ist Orderbird nicht plattformunabhängig, sondern ein Kassensystem fürs iPad. Orderbird richtet sich vorwiegend an Gastronomen und überzeugt schnell durch sein sauberes Interface und die clevere Auswahl an Features – so lassen sich mit dem Tool beispielsweise auch mehrgängige Menüs koordinieren. Zudem fungiert Orderbird nebenher auch als auf die Gastronomie zugeschnittenes ERP-System, selbstverständlich auch mit den entsprechenden Apps für dein Handy, sodass du auch unterwegs den vollen Überblick über die wichtigen Kennzahlen deines Unternehmens hast.
Die Konzentration auf eine Branche scheint für Orderbird gut zu funktionieren. Immerhin kann das Unternehmen mittlerweile über 10.000 Restaurants, Cafés, Bars, Clubs, Eisdielen und Biergärten zu seinen Kunden zählen.
Für alle, die noch Hardware benötigen, bietet Orderbird ein Einstiegspaket mit der Grundausstattung ab 294 €. Jedes zusätzliche Gerät kostet dann 29 € pro Monat (zzgl. einer Servicegebühr). Für die Nutzung der Software kann auf der Website des Herstellers eine kostenlose Demo angefordert werden. Was dich die Software im Betrieb kosten würde, musst du mit Orderbird im Gespräch klären, da sich der Preis stark an deinen Bedürfnissen orientiert und es keine standardisierten Pakete gibt. Orderbird rühmt sich jedoch damit „unschlagbar günstig“ zu sein. Man ist also nicht darauf aus, dir das letzte Hemd vom Leib zu ziehen, auch wenn wir jetzt einfach mal bezweifeln, dass die 0,00 € unterboten werden, die für OrderSprinter anfallen 😉
5.
Paymash ist ein Allrounder-System für die Gastro und den Einzelhandel, in das auch Onlinehandel eingebunden werden kann. Ein tolles Feature ist das integrierte CRM-Tool (Customer Relationship Management), mit dem du direkt in die professionelle Kundenpflege einsteigen kannst – das System verwaltet Kundenprofile und Kundenfeedback, zeigt dir, wer deine treusten Kunden sind, ermöglicht das Durchführen von Gutschein-und Rabattaktion und mehr. Ebenfalls überzeugend sind die verschiedenen Dashboards und Berichte, die übersichtliche Einblicke in dein Unternehmen geben.
Weitere Pluspunkte gibt es für die nahtlose Anbindung ans Warenwirtschaftssystem mit Übersichten für all deine Filialen sowie für verschiedene spezielle Erweiterungen für Gastrobetriebe. Trotz einer relativ großen Funktionsvielfalt bleibt das System einfach und ohne Schulungen benutzbar. Insgesamt ist das alles sehr überzeugend umgesetzt!
Preislich kommt Paymash in drei Paketen für monatlich 29 €, 59 € oder 99 €. Diese Gebühr versteht sich als Flatrate, soll heißen: Du kannst das Kassensystem auf so vielen Geräten einsetzen, wie du möchtest.
6.
Tillhub ist ein All-in-One System für Einzelhändler und Dienstleister. Auch hier wird Wert darauf gelegt, die analoge Welt und den Onlinehandel in einer Lösung abbilden zu können. Dabei sorgen schon die aufgeräumten, verständlichen Menüs dafür, dass man der Software die über 20 Jahre Kassensoftware-Erfahrung ihres Herstellers anmerkt.
Tillhub richtet sich auch explizit an Unternehmer mit Ambitionen. Das zeigt sich vor allem darin, wie gut die Software mit deinem Unternehmen mitwächst, beispielsweise wenn du mit einigen wenigen Mausklicks neue Filialen anlegst oder dein Sortiment erweiterst.
Um die Lösung kennenzulernen, stehen dir direkt auf der Website des Unternehmens zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Du kannst eine kostenlose Demo anfordern oder um einen Beratungstermin bitten. Auch die eigentlichen Kosten des Systems besprichst du im direkten Kontakt mit Tillhub, da diese stark davon abhängen, welche Funktionen du benötigst und Tillhub keine Standardpakete bietet.
7.
SumUp ist ein tolles System für Schnellstarter. Wenn es dir nicht darum geht, eine multifunktionale, komplexe Kassensoftware einzurichten, sondern du einfach in der Lage sein willst, Kartenzahlungen zu akzeptieren, ist SumUp vielleicht die richtige Lösung für dich.
Im SumUp Basic Tarif entscheidest du dich zwischen dem Air Terminal (29 €) oder einem etwas anspruchsvollerem 3G Terminal (69 €). Abogebühren oder ähnliches fallen keine an, stattdessen werden einfach 1,9 % Gebühr fällig, egal ob via EC- oder Kreditkarte.
Im SumUp Plus Tarif fallen für das Ari Terminal bzw. das 3G Terminal je 59 € bzw. 99 € an. Auch dieser Tarif kommt ohne Abogebühren. Hier werden als Transaktionsgebühr 0,9 % für Kartenzahlungen und 1,9 % für Kreditkartenzahlungen fällig.
Wenn du über 250.000 € im Jahr an Kartenzahlungen annimmst, kannst du mit dem Unternehmen zudem über Sonderkonditionen verhandeln.
Und das war es eigentlich. SumUp einführen und du kannst alle modernen Zahlungsarten für die genannten Transaktionsgebühren annehmen. Einfach. Übersichtlich. Zack. Fertig.
8.
LocaFox POS ist eine All-in-One-Lösung mit Schwerpunkt auf den Einzelhandel. Dies zeigt sich in der effizienten Lagerverwaltung und Warenwirtschaft aber auch in innovativen Features wie der Google Integration. Damit sehen Kunden in der Nähe deines Geschäfts, wenn ein gesuchtes Produkt bei dir vorrätig ist. Die Kooperation von LocaFox mit Google unterstützt dich auch dabei, in den Suchergebnissen weit oben zu landen.
Auch der sonstige Funktionsumfang überzeugt. So unterstützt das System beispielsweise das Splitten von Zahlungen auf verschiedene Zahlungsarten, regelt Retouren, Stornos und Bestandsrückbuchungen einfach und schnell, ermöglicht Gutscheinaktionen und vieles mehr.
Um das Tool kennenzulernen, bietet LocaFox POS einen 14-tägigen, kostenlosen Test der Software. Darauf wählst du aus einem der drei Pakete für 39 €, 49 € oder 59 €, je nachdem welchen Funktionsumfang du wirklich benötigst.
Falls du nicht nur Software, sondern auch Hardware benötigst, bietet das Unternehmen zusätzlich ein Paket für einmalig 799 €, in dem alles drin ist, was für die Lösung benötigt wird (Tablett, Kassenlade, Bondrucker; alles bereits vorkonfiguriert).
9.
INVENTORUM positioniert sich als professionelles All-in-One-Paket für Einzelhändler, das POS, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kundenverwaltung und Onlineshop in einer App vereint. Tatsächlich gelingt die Kombination der verschiedenen Lösungen sehr überzeugend und ohne Interface-Salat. Dashboards, Berichte in Echtzeit, Exportfunktionen für den Steuerberater – INVENTORUM hat alles, was nötig ist.
Dank seines eleganten Warenwirtschaftssystems ist die Lösung vermutlich besonders geeignet für Geschäfte, die viele individuelle Produkte zu verwalten haben. INVENTORUM selbst führt hier als Beispiel Vape Shops an, die unzählige Varianten an E-Zigaretten, Liquids und Zubehör zu verwalten haben, aber sicher gibt es noch viele andere Branchen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Und INVENTORUM ist einfach eine tolle Lösung, wenn es um Produkt- und Bestandspflege geht.
Beim Kassensystem setzt die Lösung voll auf das iPad – und wer hier mit der Anschaffung zögert, kann erst einmal auf das Angebot eingehen, sein Equipment zu mieten, statt sich direkt zum Kauf zu entschließen. Die Software selbst lässt sich unverbindlich für 14 Tage testen und auch, wer sich dazu entschließt, ein Abo abzuschließen, muss sich nicht fürchten: Die Lösung bleibt monatlich kündbar. Branchenüblich stehen dem Kunden hierbei drei Basispakete zur Verfügung, die sich durch ihren Funktionsumfang und Preis unterscheiden. Basic kostet 49 € im Monat, das PLUS 69 € und PREMIUM 99 €. Wer sich dazu durchringt, ein Jahresabo zu kaufen, spart bei diesem Preis noch einmal 10 bis 20 € im Monat, je nach Paket.
Fazit
Der Markt für Kassensoftware ist ziemlich groß, aber eine der 9 Lösungen oben passt fast sicher zu deinen Bedürfnissen. All diese Systeme sind ausgereifte, gut durchdachte Lösungen, die können, was sie können müssen. Welche am besten zu dir passt, musst am Ende du entscheiden. Wir hoffen, dass dieser Artikel dir einen ersten Einstieg für deine Suche nach der perfekten Lösung für dich geben konnte. Unsere Empfehlung wäre, dir ein paar auszusuchen und dir zunutze zu machen, dass praktisch all diese Lösungen umsonst getestet werden können. Kein Artikel ersetzt deinen persönlichen Eindruck, wenn du mit einer Lösung arbeitest. Wir wünschen dir viel Spaß und Erfolg bei der Suche!
