Yokoy Erfahrungen

Mit der Yokoy Lösung haben wir eine Alternative zu den langwierigen UBS Kreditkarten gefunden.

Vorteile:

Schnell und unkompliziert. Wir sind eine leidenschaftliche, erfolgreiche Beauty2Go Klinikgruppe aus der Schönheitsbranche, die in der ganzen Schweiz verteilt ist und wo unsere hoch spezialisierten Ärzte rund um das Thema Beauty und Ästhetik die besten Resultate zu fairen Preisen bieten. Die Gruppe expandiert schnell und da wir in neue Projekte und Technologien investieren, ist es für uns von grösster Bedeutung, dass die Mitarbeiter schnell und unkompliziert ihre Spesen, Rechnungen begleichen können. Mit Yokoy wurden diese Erwartungen vollkommen erfüllt. Die verschiedenen Unternehmen verfügen über yokoy Kreditkarten mit einer digitalen Datenbank im Hintergrund. Wir schätzen insbesondere die Zuverlässigkeit und die enge Kooperation mit [sensibler Inhalt ausgeblendet] sehr. Auch der Aspekt, neben dem automatischen Import der Belastungen ins Bexio, auch die Auswertung der Daten mit AI möglich ist. Wir sind dankbar und stolz, mit so einem innovativen Tech Startups zusammen arbeiten zu können.

Nachteile:

Die Mitarbeiter scheinen manchmal überfordert und überarbeitet zu sein, da Wartezeiten sind zwischendurch unerträglich lang. Ich habe versucht, den Kundensupport einmal zu kontaktieren und darüber zu sprechen, aber niemand hat Telefon abgenommen....

Wenn Arbeit Spass macht

Kommentare: Wir möchten es nicht mehr hergeben.

Vorteile:

Von der ersten Präsentation über die Einführung bis zur dauerhaften Nutzung: Es macht Spass, mit den Mitarbeitern von Yokoy neue Wege zu gehen. Vor allem die schnelle Einführung und enge Zusammenarbeit bei mit den Entwicklern bleibt in positiver Erinnerung. Die Software selbst hat bisher gehalten, was versprochen wurde: Eine hohe Quote bei der Belegerkennung, einfache Belegerfassung mit dem Mobiltelefon, ein deutlicher Rückgang administrativer Tätigkeiten im Genehmigungsprozess und in der Buchhaltung.

Nachteile:

Die Prüfung von Ausgaben, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurde, ist noch verbesserungswürdig: Vor der Genehmigung durch den Vorgesetzten sollten alle Belege "gematcht" sein oder bei einer Korrektur nicht nochmals durch den Vorgesetzten freigegeben werden müssen. Ausserdem fehlt bei der Yokoykarte eine Abrechnung pro Karte, was die Prüfung in der Buchhaltung extrem erschwert.

Bewertung

Kommentare: gut

Vorteile:

Einfach, benutzerfreundlich, gute Projektbetreuung

Nachteile:

lange Antwort auf Anfragen Support, tickets seit 3 Wochen offen

In Betracht gezogene Alternativen: SAP Concur

Warum Yokoy gewählt wurde: Foemulare, Verbuchung, nicht Mobile fähig

Zuvor genutzte Software: Microsoft SharePoint

Gründe für den Wechsel zu Yokoy: Betrieb Inhouse

Funktionales Spesentool

Kommentare: Das Tool vereinfacht den gesamten Spesenprozess in unserer Unternehmung. Vom Einreichen, über die Archivierung bis hin zu Freigabe der Vorgesetzten. Buchhalterisches verringert es den Personalaufwand um einiges und, es fallen keine physischen Archive mehr für die Belege an.
Noch nicht beurteilbar ist, wie lange die Spesenbelege im Archiv auch verfügbar sind --- MWST Revisionstauglichkeit auch in 10 Jahren noch gegeben, nicht abschliessend beurteilbar?

Vorteile:

Selten ein Produkt implementiert, bei dem sowenig Ressourcen bei der Implementation benötigt wurden. Speditive Anpassungen von firmenspezifischen Themen, sehr professionelle und kompetente Betreuung seitens der Projektleitung von Yokoy. Akzeptanz bei sämtlichen Usern äusserst hoch. Automatischer Abgleich mit Kreditkartenabrechnungen spart viel Zeit in der Buchhaltung. Durch das interne Überwachungssystem gehen keine Spesen unter. Schnittstelle zum ERP System.

Nachteile:

noch nichts gefunden, was als negativ bezeichnet werden könnte.

Top Spesen und Lieferantenrechnungstool

Vorteile:

Das Tool ist einfach in der Bedienungs für die Anwender, Spesenbelege werden mittels Scan meist richtig erkannt. Tool ist für unsere Standorte in CH, DE und USA einsetzbar, Kreditkarten können angebunden werden und unser Spesenreglement damit digitalisiert werden. Hat unsere Prozesse vereinfacht.

Nachteile:

Die Implementierung war aufwändiger und langsamer als gedacht. Das Tool ist einfach in der Anwendung aber es können viele Parameter individuell eingestellt werden. Dafür braucht es aber Hilfe eine Implementierungspartners mit viel Know-how. Das hat anfangs nicht so gut geklappt.

Ideales einfaches Tool zur effizienten Spesenabwicklung

Kommentare: Sehr cooles, modernes Tool, das sich sehr gut individuell parametrieren lässt.

Vorteile:

Das Handling ist einfach und intuitiv. Die User finden sich ohne grosse Schulung selbständig zurecht.

Nachteile:

Im administrativen Bereich wären mehr Dashboard-Funktionen wünschenswert (Schnittstellenmangagement, Datenmanagement)

Speseneinreichen - schnell und unkompliziert

Kommentare: zukunftsorientierte firma, super motivierte und kundenorientierte Mitarbeiter, Produkt sehr zufriedenstellend.

Vorteile:

sehr intuitiv, mobiltauglich, läuft schnell, Monitoringmöglichkeiten, Reglement kann eingebettet werden, Automatisierung von Eingabe bis zur Auszahlung.

Nachteile:

- individuelle Anpassungen nur beschränkt möglich

Feedback yokoy

Kommentare: Wir werden alle Spesenabwicklungen von Mitarbeiter:innen über yokoy abbilden.

Vorteile:

Ausgabenmanagement funktioniert sehr gut und für die Nutzer:innen ist das Handling sehr einfach. Die Integration in unser Rewe System war nicht einfach, hat aber letzten Endes funktioniert.

Nachteile:

Das UI für das Finance-Team ist nicht optimal.

Falcone Specialities - Yokoy

Kommentare: Wir haben für unser Unternehmen ein modernes, digitales Werkzeug für das Spesenmanagement erhalten. Ich hätte mir mehr Unterstützung NACH der Einrichtung und dem ersten Gebrauch gewünscht, damit alle Funktionen optimal und effizient genutzt werden können (After-Sales Service).

Vorteile:

Die Erfassung der Spesen durch den Verkauf-Aussendienst ist deutlich einfacher und sicherer geworden. Die Software ist einfach zu verstehen (ausser Firmenkreditkarte) und kann bequem benutzt werden.

Nachteile:

Unsere Buchhaltung beklagt sich über aufwändige Prozesse bei der Kontrolle, der buchhalterischen Erfassung und der Auszahlung der Spesen. Ich vermute, dass es sich um Schulungsdefizite handelt.

Digitalisierung wie man es sich vorstellt

Kommentare: Top Produkt, Innovative Firma.

Vorteile:

Die vollständige Automatisierung des Spesenprozess, die Anpassbarkeit auf unsere Bedürfnisse. Die Einfachheit.

Nachteile:

Dahboards sind nicht ganz so übersichtlich

Sehr nützlich und einfach zu bedienen

Kommentare: Es ist eine wirkliche Vereinfachung für alle. Von dem Aussendienst über die Vorgesetzten bis zu uns in der FIBU

Vorteile:

Die automatische Verbuchung und dass die Mitarbeiter über das Handy alles überall hochladen können. So gehen viel weniger Belege verloren. Der Abgleich mit den Benzinbelegen funktioniert bisher auch sehr gut unter erleichtert uns die Arbeit sehr.

Nachteile:

Bis ich die Upload Files erstellt hatte, brauchte es viel Nerven und Arbeit.

Mühst du dich noch ab oder "YOKOY-st du schon?

Kommentare: YOKOY macht aus meiner Sicht sehr vieles richtig, man kann auch sagen alles. Was hinter den Kulissen abgeht kann ich nicht beurteilen, aber das was der Kunde mitbekommt ist einfach perfekt. Weiter so!

Vorteile:

Die Übersicht und Nachverfolgung der eingereichten Spesen gefallen mir am besten.

Nachteile:

Ich habe definitiv noch keine Nachteile gefunden.

Bewertung

Kommentare: Sehr gut.

Vorteile:

Einfachheit, Verkürzung der Arbeitsabläufe, Schnittstelle zur Buchhaltung.

Nachteile:

Bis jetzt keine festgestellt. Wir nutzen das System ganz neu.

Cooles App - Super Team

Kommentare: Durch Yokoy sparen wir uns im Unternehmen durchschnittlich 6h pro Monat, das war der Hauptgrund der integration von Yokoy.

Vorteile:

Das erfassen der Belege mit einem Foto. Die Anbindung an SAP B1 war genau das wir gesucht haben.

Nachteile:

Eine Zeiterfassung und Lohnsoftware wäre Ideal in diesem EINEN App.

Beurteilen von yokoy

Kommentare: Wie gesagt, ich bin zufrieden und es passt. Finde keinen Grund mich zu beschweren.

Vorteile:

Es geht gut und ich bin zufrieden. Und bin der Meinung, dass ich es kann.

Nachteile:

Alles in Ordnung, ich denke, ich komme zurecht.

Happy wife

Kommentare: My wife is the superuser of Yokoy, and Unique is the 3rd company we set up together. We implemented SAP, Microsoft Nav, and Revolut Business, but she is super excited since we use Yokoy. We reduced our subscription spending by 20%-30% of various tools (small tools too) across Unique.

Vorteile:

Very easy to use mobile experience and spend management. As a CEO, I like most the real-time view to all our expenses, especially the software subscription spending we have at Unique.

Nachteile:

I'm waiting for linking the virtual credit cards to Apple Pay

In Betracht gezogene Alternativen: SAP Concur

Warum Yokoy gewählt wurde: Better integration into Microsoft Nav, Easy to use Mobile

Zuvor genutzte Software: Revolut Business

Practical, simple and reliable

Kommentare: The cooperation with Yokoy directly turns out to be very pleasant, on eye level and customer-oriented. Yokoy is open to the needs and inputs of the customer. Even if not everything can be realized.

Vorteile:

The simplicity of adding expense receiptsThe recognition of the data from the receipts is excellentGood clarity

Nachteile:

Customization of the SAP interface is somewhat complex and depends on the implementation partner

Okay application - still room for improvement

Kommentare: It's an easy tool to use and the main features are working perfectly, however, there are some technical issues occurring from time to time.

Vorteile:

It's an easy tool to use and the main features are working perfectly, however, there are some technical issues occurring from time to time.

Nachteile:

Customer service is rather poor. I am currently waiting for a response and it has been weeks :/

Great product, bad support

Vorteile:

Having worked with several other tools in the past, Yokoy is so far the only solution that makes expense management rather easy. Frequent travellers can easily upload things during a trip, organize expenses nicely and don't loose time with manual input. As a company, we really like the credit card feed, which helps to make sure that all receipts have been added. Generally, it an easy to use solution.

Nachteile:

As a small business (22 active Yokoy users), we have the impression that we get literally ignored by customer support. We have a major issue since several months (credit card feed not working for UBS cards), and nobody from support ever replied to the issue. Every time we follow up, we get a note that someone will follow-up with us shortly, but nothing happens. This is rather frustrating! Implementation was not up to our expectations. Yokoy doesn't allow a "self implementation" so you need to go through one of their partners. We have been assigned a near-shore partner (this was not mentioned during the sales process), but paid consulting prices like it was a local Swiss partner. The quality was acceptable but many things could have been done by ourselves and we left with the feeling that we paid a lot of money for limited value.

Yokoy expense management for midsize scale up company

Vorteile:

Yokoy is very positively rated by our employees (end users). The Yokoy staff is very friendly and supportive. They always try to find a tailored solution for your company's needs. Yokoy is still developing and changing. They implement new features to the tool every month.

Nachteile:

The Yokoy Visa cards are limited to the European market. The delivery time for the physical cards is unacceptably long and they are delivering cards to a limited amount of countries. Also, the matching process for expense to card transactions is not intuitive for the end users, and they have serious problems the credit note management.

Yokoy

Kommentare: Yokoy is an easy to setup and easy to use software that helps us with out travel and expense management. We are very happy with Yokoy's solution.

Vorteile:

Uploading receipts with one click or one picture is very helpful, be it with the mobile phone or with the web browser. Approval workflow is quick and settlement is easy.

Nachteile:

As it is cloud based, country/company specific adjustments are not so easily done.

Good Tool for Expense Tracking and Reimbursement

Kommentare: Overall it is a great tool for companies to track, approve and reimburse expenses from employees

Vorteile:

Ease of use, integration into our existing HR and Finance systems

Nachteile:

Yokoy Support is not up to par with the product, i.e. support responsiveness and duration to fix needs to be improved

First time caller

Vorteile:

How easy it is to use on mobile. Quick and easy way to "store" receipts and upload expenses.

Nachteile:

Web version is not as intuitive as the mobile version.

Clear recommendation

Kommentare: Yokoy simplified a lot our internal processes of expense management and supplier invoices.

Vorteile:

Easy handling of expenses and supplier invoices

Nachteile:

Some hurdles to fully integrate Datev which still is the leading system for our tax advisor

Yokoy is a great tool for companies to track employee expenses

Kommentare: Overall positive experience, never experienced any bugs or problems

Vorteile:

- Ease of use - Auto reading of receipts - Simple to navigate UI

Nachteile:

- Mobile app looks a bit dated - Analytics dashboard could use some nicer graphs