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Raumbuchungssysteme

Raumbuchungssysteme (Deutsch für Meeting Room Booking System) sind in Büroumgebungen und für Veranstaltungsplaner unerlässlich, da sie Räume und Ressourcen für anstehende Veranstaltungen und Besprechungen zuweisen. Sie sind ein unverzichtbares Tool für die Verwaltung von Räumen und Ressourcen wie Besprechungsräumen, Konferenzräumen, Geräten und Personal. Mit Raumbuchungssoftware können Nutzer online die Verfügbarkeit von Räumen und Ressourcen abfragen, diese reservieren und verwalten. Dadurch werden Doppelbuchungen und Raumkonflikte vermieden, was Zeit und Ressourcen spart und die Produktivität steigert.

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Lösungen für Schreibtisch- und Raumbuchung, digitale Beschilderung und Besuchermanagement. Von der Raumreservierung bis hin zur vollständig hybriden Arbeit – einfach Plug-and-Play. Erfahre mehr über YAROOMS
YAROOMS ist eine hybride Arbeitsplatzsoftwaresuite, die aus Lösungen für die Raum- und Schreibtischbuchung, die Arbeitsplanung und das Besuchermanagement sowie digitaler Beschilderung besteht. Mit Fokus auf Nutzerfreundlichkeit und Effizienz sind YAROOMS-Lösungen für alle Unternehmensgrößen und -anforderungen geeignet. Von der einfachen Raumreservierung bis hin zur vollständigen hybriden Arbeitsunterstützung – einfach Plug-and-Play. Die Kunden berichten von erheblichen Einsparungen bei den Immobilienkosten und der Zeit der Mitarbeitenden, während sie gleichzeitig die Planungseffizienz und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Erfahre mehr über YAROOMS

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Eine Plattform, die dabei hilft, die Rückkehr ins Büro, den Hybridarbeitsplatz oder die Besprechungsräume zu verwalten und den Arbeitsplatz besser zu nutzten. Erfahre mehr über Robin
Workplace-Experience-Software, mit der du Konferenzräume in deinem Büro verwalten und optimieren kannst. Robin ist die erste Arbeitsplatzplattform, die Menschen vor Orte stellt. Robin wird von Unternehmen jeder Größe verwendet, um Hybridarbeit erfolgreich zu verwalten. Teile Meetings und Arbeitsplätze Mitarbeitenden in Tausenden von Büros auf der ganzen Welt zu. Robin gibt den Mitarbeitenden die Wahl, wie und wo sie arbeiten, und bietet Unternehmen die Tools und Erkenntnisse, die sie für den Erfolg benötigen. Erfahre mehr über Robin

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Meetingraum Buchungssystem mit Raumdisplays, interaktiven Karten, Outlook Add-In und Kalender-Synchronisation. Erhalte die volle Kontrolle und individualisieren deine Buchungen. Erfahre mehr über anny
anny ist deine flexible Lösung für die Buchung von Meetingräumen, sowohl intern als auch extern. Enterprise-Funktionen, wie interaktive Karten und Smart Availability geben dir die volle Kontrolle über deine Buchungen zurück. Unsere Raumdisplay App für Tablets zeigt die Belegung in Echtzeit an und ermöglicht Adhoc-Buchungen. Mit Add-Ons und benutzerdefinierten Formularen können Nutzer ihre Buchung zudem personalisieren. Optional kannst du Zahlungen und Rechnungen für externe Reservierungen automatisieren. Du nutzt Outlook? Dafür haben wir ein natives Add-in. Erfahre mehr über anny

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Schreibtischreservierung und Besprechungsraumverwaltung in einem einfachen Portal und einer mobilen App. Schnelle Einrichtung und einfaches Onboarding. Erfahre mehr über Clearooms
Die Verwaltung von Besprechungsräumen in Clearooms bietet dir eine unglaublich funktionsreiche Raumbuchung, die über die App oder über Wandkonsolen verwaltet werden kann. Die Integration in Office 365/Active Directory oder G-Suite bietet deinem gesamten Team optimale Sicht und Kontrolle über deine Besprechungsräume und ermöglicht es Nutzern, die auf separaten Systemen arbeiten, gemeinsam genutzte Besprechungsräume zu buchen. Die Integration erfolgt über ein sicheres Servicekonto auf deinem Microsoft- oder G-Suite-Konto, das IT- und Compliance-Teams ein beruhigendes Gefühl gibt. Erfahre mehr über Clearooms

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Die Konferenzraum-Buchungssoftware von Smartway2 ist in Sachen Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit führend. Niedrige Kosten, schnelle Implementierung. Lässt sich in Outlook integrieren. Erfahre mehr über Smartway2
Die Konferenzraum-Buchungssoftware von Smartway2 ist in Sachen Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit führend. Steigere die Zusammenarbeit und transformiere die Erfahrung der Mitarbeiter, indem die Buchung von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen und Einrichtungen für deine Mitarbeiter effizienter wird. Sehr kostengünstig, schnelle Implementierung. Leistungsstarke Workspace-Analyse. Schaffe einen agileren Arbeitsplatz und steigere die Produktivität. Erfahre mehr über Smartway2

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Ein Hot-Desk-System, das Tisch- und Konferenzraumbuchungen ermöglicht. Buche deinen Arbeitsbereich über eine Smartphone-App, eine Website oder einen Smart Kiosk. Erfahre mehr über TableAir Meeting Room Booking
Ein Hot-Desk-System, das Tisch- und Konferenzraumbuchungen ermöglicht. Buche deinen Arbeitsbereich über eine Smartphone-App, eine Website oder einen Smart Kiosk. Erfahre mehr über TableAir Meeting Room Booking

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Mit FlexO verwaltest du deine gesamten Schreibtische, Räume und Huddle-Bereiche sicher und kannst die Belegung mit den integrierten IoT-Sensoren messen. Erfahre mehr über FlexEZ
FlexO ist ein System zur Reservierung und Analyse von Arbeitsbereichen, mit dem du die Verwaltung gängiger Immobilienressourcen und anderer mobiler Ressourcen vereinfachen kannst. FlexO ist entweder vor Ort oder als Abonnement verfügbar und kann eine Verbindung zum Kalendersystem deines Unternehmens, wie z. B. Office 365, Exchange oder G Suite, herstellen. Für eine Hoteling- bzw. Hot-Desking-Lösung kannst du den Desk Navigator einsetzen und Buchungen mit einem NFC- oder PIN-Code vornehmen. Mit den IoT-Sensoren erhältst du genaue Auslastungsinformationen für all deine Huddle-Bereiche, Schreibtische und Räume. Erfahre mehr über FlexEZ

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Einfaches Buchungssystem für Flächen und Ressourcen in Unternehmen. Erfahre mehr über Whatspot
Whatspot ist ein einfaches Buchungssystem für gemeinsam genutzte Ressourcen in Unternehmen. Kleine Unternehmen und Veranstaltungsorte nutzen WhatsApp, um Reservierungen von Besprechungsräumen, Firmenwagen, Parkplätzen oder anderen gemeinsam genutzten Unternehmensressourcen zu vereinfachen. Verwenden Sie die intelligente Suche, um schnell den richtigen Spot zu finden und zu buchen. Erstellen Sie eine Buchung ad-hoc mit QR-Codes (Quick Response) direkt vor Ort. Ermöglichen Sie der Öffentlichkeit, bestimmte Spots über Ihre Website zu buchen. Organisieren Sie Buchungen effektiv mit Verwaltungstools und Zugriffskontrolle. Erfahre mehr über Whatspot

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Tribeloo ist ein einfach zu bedienendes Buchungssystem für die Zusammenarbeit am hybriden Arbeitsplatz Erfahre mehr über Tribeloo
Tribeloo ist ein einfach zu bedienendes Buchungssystem für die Zusammenarbeit am hybriden Arbeitsplatz. Änderungsmanagement ist kompliziert. Tribeloo macht es einfacher, Mitarbeiter wieder zusammenzubringen und Ihren hybriden Arbeitsplatz zu optimieren. Schnelle Einrichtung und intuitive Bedienung, Erleichtern Sie agilen Teams das Zusammenkommen im Büro, Erhöhen Sie die Raumausnutzung und senken Sie Kosten. Erfahre mehr über Tribeloo

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P.O.C System ist eine SaaS-Plattform, die eine einzigartige grafische Nutzeroberfläche bietet, um den Arbeitsbereich eines Unternehmens zu maximieren. Erfahre mehr über Seating Allocation Solution
Die Sitzplatzzuweisungslösung von P.O.C wurde für Unternehmen/Co-Working Spaces entwickelt und bietet eine visuelle, einfach zu bedienende Plattform zur Verwaltung von Arbeitsplätzen und Sitzplatzanordnungen im Büro. Mit einer Echtzeitansicht des Arbeitsbereichs und vielseitigen Tools bist du in der Lage, Sitzpläne zu entwerfen, die den Bedürfnissen der Mitarbeiter entsprechen und die Nutzung maximieren. Unsere Lösung beinhaltet auch eine nutzerfreundliche Planungsanwendung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Sitzplätze und Besprechungsräume nach Bedarf zu buchen, in Echtzeit und von unterwegs. Erfahre mehr über Seating Allocation Solution

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Nibol maximiert die hybride Arbeit durch die Verbindung von Arbeitsplätzen, Personen und Daten. Erfahre mehr über Nibol
Nibol ist eine digitale Lösung, die hybrides Arbeiten in vier einfachen Schritten maximiert. 1. Ermögliche die Buchung von Firmenarbeitsplätzen, Besprechungsräumen und gemeinsam nutzbaren Unternehmensressourcen. 2. Lass dir anzeigen, wo alle arbeiten, und erleichtere den Empfang am Arbeitsplatz. 3. Erweitere Arbeitsbereiche über das traditionelle Büro hinaus. 4. Vereinheitliche Daten zur Anwesenheit und Arbeitsplatznutzung. Erfahre mehr über Nibol

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All-in-one-Plattform für hybride Büros. Enthält ein System zur Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen, eine Planungslösung und Raumnutzungsanalysen. Erfahre mehr über UnSpot
UnSpot ist eine Plattform zur Organisation des hybriden Arbeitens von Mitarbeitenden und zur Steigerung der Produktivität von Teams. Der Service umfasst Lösungen für die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen, Arbeitsplanung und Büroanalysen. Mit UnSpot können Arbeitgeber mehr Personen einstellen, ohne ihr Büro zu erweitern, und die Mitarbeitenden erhalten einen praktischen Ein-Klick-Service zur Buchung ihres Schreibtisches. Erfahre mehr über UnSpot

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Tripleseat ist eine Vertriebs- und Event-Management Web-Anwendung, die Veranstaltungsverkäufe erhöht und den Planungsprozess optimiert.
Tripleseat ist eine Vertriebs- und Event-Management Web-Anwendung, die Umsätze erhöht und den Planungsprozess für Restaurants, Hotels und einzigartige Locations optimiert. Es ist das erste Web-basierte System, das von Hospitality-Event-Managern für Hospitality-Event-Managern erstellt wurde. Seit 2008 hat Tripleseat das Restaurant-Business im Sturm erobert, indem Lösungen bereitgestellt und der Ereignisprozesses von Anfang bis Ende vereinfacht wurde. Über 2.500 Event-Stätten und 18,000 + Eventbranchen-Experten vertrauen Tripleseat. Erfahre mehr über Tripleseat

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Willkommen in der modernen Lobby! Envoy erleichtert die Verwaltung von Gästen.
Envoy wird von Unternehmen wie Box, Pandora und Yelp verwendet und ist ein Besucherregistrierungsprodukt, das die Art und Weise verändert, wie Besucher an Arbeitsplätzen auf der ganzen Welt begrüßt werden. Moderne Unternehmen steigen von der Papieranmeldung auf Envoy um und profitieren so von einer schnellen, einfachen Anmeldung über das iPad. Envoy automatisiert das Drucken von Ausweisen, Hostbenachrichtigungen und rechtliche Vereinbarungen für einen sichereren und angenehmeren Gästebesuch. Envoy wurde bisher von über 14 Millionen Besuchern in 62 Ländern verwendet. In der Fallstudie erfährst du, warum POPSUGAR von Envoy begeistert ist. Erfahre mehr über Envoy

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Skedda macht es zum Kinderspiel, die Nachfrage für deine Besprechungsräume zu verwalten.
Die Planung der gemeinsam genutzten Räumlichkeiten in einem geschäftigen Büro kann eine Herausforderung sein. Skedda wurde speziell für diese Art von Nutzung entwickelt und ist perfekt für Besprechungsräume, Konferenzräume, Unternehmensressourcen und Präsentationsbereiche. Mit Skedda kannst du sicherstellen, dass Räume fair gebucht werden, dass die Privatsphäre und die Verantwortlichkeit für jeden Nutzer*in aufrechterhalten werden und dass keine Doppelbuchungen passieren. Erfahre mehr über Skedda

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A Meeting Room Booking System for companies to effectively utilize their meeting rooms and convert their offices into hybrid workplaces
WorkInSync is a cloud-based Meeting Room Booking System that enables employees to easily book/cancel office meeting rooms and associated amenities. Organizations can use WorkInSync to automate the meeting room management process in their offices and optimize meeting room utilization. Its features include - Need-based Booking, Meeting Amenities Booking, Calendar & Messaging App Integrations (GSuite, Outlook, Microsoft Teams & Slack), Utilization Data & Analytics, and Interactive Maps. Erfahre mehr über WorkInSync

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Zeige die Terminpläne für Verabredungen, Gruppentreffen Konferenzräume, Ressourcen, Einrichtungen und mehr nebeneinander an.
Mit Office Tracker erhältst du eine umfassende Büroverwaltungslösung, die die Planung, das Kund*innenmanagement, die Zeitverwaltung und die Gruppenkommunikation vereinfacht. Dein gesamtes Büro spart Zeit, vermeidet Fehler und verbessert die Produktivität. Automatisiere den gesamten Planungsprozess und plane und teile Informationen für Personen, Räume und Ressourcen. Erfahre mehr über Office Tracker

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Hybo ist eine modulare Lösung, die die Reservierung und Verwaltung von Arbeitsplätzen in Büros erleichtert, um eine hybride Arbeitsumgebung zu schaffen.
Hybo ist die umfassende Software für das Management und die Reservierung von Arbeitsplätzen, sowohl in Präsenz als auch in hybriden Arbeitsumgebungen. Hybo funktioniert in Echtzeit und ist eine cloudbasierte SaaS-Plattform, die es Organisationen ermöglicht, ihre Büros in flexible oder hybride Arbeitsplätze umzuwandeln. Hybo ermöglicht die Reservierung von Arbeitsplätzen, Schreibtischen, Besprechungsräumen, Essenszeiten und Parkplätzen. Außerdem erlaubt es die Verwaltung und Reservierung für externe Besucher sowie die Handhabung und Verfolgung von Vorfällen in Einrichtungen und Geräten. Erfahre mehr über hybo

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End-to-End-Software für das Venue- und Eventmanagement mit CRM, Raumbuchung, Catering, Eventplanung, Berichterstattung und Finanztools.
Momentus Technologies (ehemals Ungerboeck) ist ein globaler Anbieter von branchenführenden Softwarelösungen für das Venue- und Eventmanagement. Mit über 60.000 Nutzern in mehr als 50 Ländern erfüllt Momentus die Event- und Raumbuchungsansprüche diverser Organisationen. Zu den Softwarefunktionen gehören Vertrieb und CRM, Raumbuchung, Event-Management, Catering-Management, Nachhaltigkeitsverfolgung, Inventarmanagement, Buchhaltung, Berichterstattung und eine leistungsstarke API. Erfahre mehr über Momentus Technologies (formerly Ungerboeck)

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Event Temple ist die weltweit fortschrittlichste Softwareplattform für die Verwaltung von Veranstaltungsorten. Sie verbindet sich nahtlos mit Hunderten von Web-Apps!
Event Temple hat die weltweit fortschrittlichste Softwareplattform für die Verwaltung von Veranstaltungsorten geschaffen. Zum ersten Mal können Hotels, Konferenzzentren, Hochzeitslocations und Klubs diese Software nutzen, um sich nahtlos in ein riesiges Ökosystem anderer moderner Softwareanwendungen zu integrieren. Die Software-Suite umfasst eine leistungsstarke Vertriebsautomatisierung mit E-Mail und Text, CRM-Funktionen, einen Veranstaltungsverwaltungskalender mit der Fähigkeit, mehrere Bereiche zu verwalten, BEOs und mehr. Sie synchronisiert sich auch mit Gmail, Outlook und mehr! Erfahre mehr über Event Temple

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Intelligente und intuitive App zur Verwaltung deines hybriden Büros mit gemeinsam genutzten Schreibtischen und zur Koordination hybrider Teams. In MS 365 und Slack integriert.
Möchtest du eine intuitive und leistungsstarke Lösung zur Verwaltung von Besprechungsräumen implementieren? Mit der personenorientierten Plattform können Mitarbeitende ihre Anwesenheit einfach planen und gemeinsam genutzte Schreibtische, Räume und Parkplätze buchen, während Unternehmen ihre Büroressourcen verfolgen, verwalten und optimieren können. Erstelle ganz einfach neue Räume und lege ihren Standort, ihre Größe und ihre Attribute fest. Definiere nutzerdefinierte Check-in-Regeln, um Nichterscheinungen zu vermeiden. Yoffix kann RoomDisplays auch mit einem Belegungssensor bereitstellen. Vollständig in Microsoft 365 und Teams integriert. Erfahre mehr über yoffix

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Mit iOFFICE Space Panels kannst du Reservierungen erstellen, ein Meeting verlängern, eine Reservierung frühzeitig beenden und Serviceanfragen einreichen.
iOFFICE ist der Überzeugung, dass die Reservierung eines Besprechungsraums der einfachste Teil deines Tages sein sollte. Diese Zimmerreservierungssoftware erleichtert dir bereits das, aber das war noch nicht alles. Mit Space Panels kannst du jedes iPad in ein Raumplanungstool verwandeln, um neue Reservierungen zu erstellen, ein Meeting zu verlängern, eine Reservierung frühzeitig zu beenden, Serviceanfragen einzureichen und vieles mehr. Erfahre mehr über Eptura Workplace

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CalendarWiz bietet Organisationen alle Kalenderfunktionen. Ein Link zum Freigeben. Ein Klick, um alle auf den neuesten Stand zu bringen.
CalendarWiz bietet Organisationen alle Kalenderfunktionen. Stärke die Kommunikation mit den gemeinsam genutzten Kalenderfunktionen, Website-Plug-ins und der mobilen App. Zu den neuen Funktionen gehören Einladung mit RSVP, Bild- und Dateimanager und E-Mail-Abonnenten mit Anmeldeformular. Kostenloser E-Mail-Support bei allen Plänen enthalten. Erfahre mehr über CalendarWiz

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Ronspot ist eine flexible Lösung für das Buchen von Besprechungsräumen, die in Kombination mit dem Desk- und Parkplatzbuchungssystem von Ronspot verwendet werden kann.
Ronspot ist eine nutzerfreundliche Lösung zur Buchung von Besprechungsräumen, die Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung ihrer Besprechungsräume zu maximieren. Mit der mobilen App von Ronspot können Mitarbeitende die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen anzeigen, einzelne und wiederkehrende Besprechungen planen und Personen zur Teilnahme einladen. Enthält auch Zwei-Wege-Synchronisierung mit dem Kalender. Ist ISO 27001-zertifiziert und wird in 40 Ländern von mehr als 50.000 Nutzern eingesetzt. Kann allein oder in Kombination mit der Schreibtischbuchung und Parkplatzverwaltung von Ronspot verwendet werden. Erfahre mehr über Ronspot

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Videokonferenzlösung, mit der Unternehmen Displays verwalten und mit Teilnehmenden an visuellen Elementen zusammenarbeiten können.
Videokonferenzlösung, mit der Unternehmen Displays verwalten und mit Teilnehmenden an visuellen Elementen zusammenarbeiten können. Erfahre mehr über Zoom Rooms

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Raumbuchungssysteme: Ratgeber

Einführung

Wie der Name schon sagt, sind Raumbuchungssysteme ein Tool, das eine einfache Reservierung von Konferenzräumen und ähnlichen Räumen oder Ressourcen innerhalb eines gemeinsam genutzten Arbeitsplatzes, z.B. eines Büros, ermöglicht. Die Software stellt sicher, dass Dinge wie Doppelbuchungen nicht vorkommen, da alle Reservierungen über ein einziges, zentrales System laufen und somit Missverständnisse vermieden werden. Außerdem können die Administratoren einen genauen und aktuellen Überblick über die Nutzung dieser Unternehmensressourcen behalten und darauf zugreifen.

Zu den Funktionen, die von einer Raumbuchungssoftware erwartet werden können, gehört die Möglichkeit der Erfassung von Ressourcen, wie z.B. Räumlichkeiten und Ausrüstung, die der Organisation zur Verfügung stehen. Die Software sollte den Benutzern auch die Möglichkeit bieten, diese Ressourcen auf der Grundlage festgelegter Kriterien wie Verfügbarkeit und Berechtigung zu buchen, und die Funktion bieten, Buchungsanfragen gegebenenfalls automatisch zu genehmigen oder abzulehnen. Zum Beispiel die automatische Ablehnung einer Buchungsanfrage für einen bestimmten Raum, wenn dieser Raum für diesen Zeitraum bereits reserviert ist. Raumbuchungssoftware bietet in der Regel auch eine automatische Erinnerungsfunktion.

Der wahrscheinlich größte Vorteil des Raumbuchungstools ist die verbesserte Effizienz des Ressourcenmanagements innerhalb einer Organisation. Teammitglieder mit ausreichenden Befugnissen können Besprechungsräume und andere Ressourcen buchen, ohne eine weitere Person hinzuziehen, zu müssen. Darüber hinaus schließt das zentralisierte System Missverständnisse aus. Insgesamt reduziert dies die täglichen Kosten, die eine Organisation zu tragen hat. Außerdem ist es einfacher, schnell einen detaillierten Überblick über die Nutzung der Ressourcen zu erhalten.

Ein Raumbuchungssystem ist speziell auf die Nutzung von Ressourcen wie Besprechungsräumen ausgerichtet, während Desk Booking Systeme die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen wie Hot-Desking verwalten. Dies steht im Gegensatz zu ähnlichen Softwarekategorien, wie z. B. Terminplaner Software, die sich auf Termine konzentriert, und Task Management Tools, die das Buchen von Aufgaben erleichtern sollen. Raumreservierungssysteme gibt es sowohl als Software, die vor Ort installiert wird, als auch als Software-as-a-Service (SaaS), bei dem die Software von einem Dienstleister bereitgestellt und gehostet wird.

Ein Unternehmen, das ein Besprechungsraum Buchungssystem einkaufen möchte, muss verschiedene Aspekte berücksichtigen, nicht zuletzt die Funktionen, die eine bestimmte Softwarelösung bietet. Die enthaltenen Funktionen können sich von Lösung zu Lösung erheblich unterscheiden, weisen aber häufig die gleichen Kernelemente auf. Damit eine Lösung in die Kategorie der Raumbuchungssoftware fällt, muss sie im Allgemeinen die meisten oder alle der folgenden Funktionen enthalten:

  • Möglichkeit, über das System oder online zu buchen. Buchungen über ein Teammitglied oder eine Abteilung sind nicht mehr erforderlich
  • Unterstützung mehrerer Standorte ist ein wesentliches Merkmal für größere Unternehmen, bei denen die Ressourcen auf mehrere Standorte verteilt sein können und die Software in der Lage sein muss, zwischen diesen Standorten zu unterscheiden, um festzustellen, was verfügbar ist
  • Möglichkeit der Buchung von internen Meetings, Veranstaltungen und anderen Buchungssituationen
  • Unterstützung für Digital Signage Funktionen, sodass die Räume schnell und einfach auf die jeweilige Veranstaltung angepasst werden können
  • Erstellung umfassender Nutzungsberichte, damit ein Unternehmen sehen kann, was passiert und welche Ressourcen genutzt werden

Was sind Raumbuchungssysteme?

Raumbuchungssysteme machen die Buchung von Räumen wesentlich einfacher und weniger anfällig für Fehler und andere Komplikationen. Diese Systeme sind so konzipiert, dass sie bestimmte menschliche Faktoren aus dem Buchungsprozess ausschließen. So können Gäste und interne Buchungen automatisch über die Software abgewickelt werden. Die Raumbuchungssoftware kann eine Buchung auch ablehnen, wenn sie kritische Kriterien nicht erfüllt, z. B. wenn der gewünschte Raum oder die gewünschte Ausstattung am gewünschten Tag nicht verfügbar ist. Buchungssysteme wie dieses ermöglichen es Unternehmen auch, die Auslastung ihrer Ressourcen zu maximieren, indem sie eine Reihe von Details zu einem bestimmten Raum berücksichtigen, wie z. B. Belegungsbeschränkungen. Auf diese Weise kann eine Buchung in einen besser geeigneten Raum verlegt werden, wenn z. B. die Teilnehmerzahl einer bestimmten Sitzung oder Veranstaltung deutlich unter der Raumkapazität liegt. Darüber hinaus können externe Veranstaltungen vom Organisationsteam online gebucht werden, sodass sich das Team nicht mehr um diese Buchungen kümmern muss.

Die Unternehmen, die am meisten von einer Raumbuchungssoftware profitieren, vermieten in der Regel regelmäßig Räume und andere Arten von Veranstaltungsstätten an externe Parteien. Die Art der Veranstaltung ist nicht unbedingt von Bedeutung, obwohl einige Veranstaltungsunternehmen möglicherweise eine speziellere Software benötigen. Ob es sich um die Buchung von Konferenzräumen für Seminare und Schulungen oder um die Buchung von Sporthallen für Sportveranstaltungen handelt, die Raumbuchungssysteme sollten für diese Zwecke geeignet sein. Diese Art von Software sollte auch einen Überblick über die verfügbaren Tagungsräume (oder welche Räume auch immer verfügbar sind), die geplanten Tagungszeiten und andere relevante Details bieten.

Welche Vorteile bieten Raumbuchungssysteme?

Die Vorteile von Raumbuchungssystemen liegen in erster Linie darin, die Buchung von Räumen und zugehörigen Ressourcen so einfach und fehlerfrei wie möglich zu gestalten. Dies kann vor allem durch die Automatisierung von Aufgaben und die Zentralisierung von Daten erreicht werden, wodurch der Arbeitsaufwand bei der Raumbuchung verringert und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern ausgeschlossen wird. Einige konkrete Vorteile von Raumbuchungssoftware sind:

  • Vermeidung von Buchungsfehlern durch zentralisierte Daten: Wenn mehrere Personen Buchungen in einem herkömmlichen System mit den üblichen Buchungsblättern oder Tabellenkalkulationen vornehmen, kann es zu Fehlern kommen. Digitale Raumbuchungssysteme vermeidet dies durch die Zusammenführung der Buchungsinformationen. Auf diese Weise kann das System sicherstellen, dass eine Buchung nicht mit anderen Buchungen im Konflikt steht, unabhängig davon, ob sie von einem Teammitglied oder direkt von einem externen Organisationsteam vorgenommen wird.

  • Reduzierung des Arbeitsaufwands bei der Raumbuchung: Traditionelle Methoden der Raumbuchung bedeuteten auch, dass eine Person oder ein Team von Personen für die Bearbeitung der Buchungen verantwortlich war. Mit einem Buchungssystem für Räume kann die überwiegende Mehrheit der Buchungen – ob intern oder extern – vollständig über die Software abgewickelt werden, was die Kosten für diesen Service erheblich senkt.

  • Schnelle und klare Übersichten über Räume und Buchungen: Eine vorteilhafte Funktion der Raumbuchungssoftware ist die Möglichkeit, einen klaren Überblick über die verfügbaren Räume, die aktuellen Buchungen und alle anderen relevanten Informationen zu erhalten. Diese Berichte sind mit einem Mausklick abrufbar und erleichtern so die Entscheidungsfindung, z.B. bei Kapazitätserweiterungen.

  • Ein besseres Kundenerlebnis: Das Raumbuchungssystem kann für interne Buchungen verwendet werden, wird aber häufig von Unternehmen genutzt, die Konferenzräume und andere Arten von Räumlichkeiten vermieten. Die Buchung von Räumlichkeiten über ein Online-Portal, das rund um die Uhr zur Verfügung steht und eine sofortige Genehmigung (oder Ablehnung) ermöglicht, bietet eine wesentlich bessere Kundenerfahrung für diese externen Buchungen.

  • Maximierung der Raumnutzung: Räume werden nicht immer auf die effizienteste Weise gebucht. Mithilfe von Raumbuchungstools kann ein Unternehmen den verfügbaren Raum optimal nutzen, indem es die Buchungen und die Anwesenheit überwacht. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Besprechung in einen kleineren Raum zu verlegen, wenn die Teilnehmerzahl geringer ist als erwartet, damit der größere Raum für eine passendere Buchung frei wird.

  • Automatisierung der grundlegenden Buchungsprüfungen: Viele der Prüfungen, die bei einer neuen Raumbuchung durchgeführt werden müssen, können von der Raumbuchungssoftware automatisch durchgeführt werden. Zum Beispiel, ob der Raum verfügbar ist oder ob es einen Raum mit ausreichender Kapazität gibt. Das bedeutet, dass eine Buchungsanfrage in den meisten Fällen sofort automatisch bearbeitet werden kann, anstatt auf die Bestätigung durch einen Menschen zu warten.

  • Digital Signage Management: Eine weitere nützliche und zeitsparende Funktion von Raumbuchungssystemen ist die Integration mit Digital Signage Software. Damit kann deutlich angezeigt werden, ob ein Raum gerade belegt ist, welche Besprechung oder Veranstaltung gerade stattfindet (was den Teilnehmenden das Auffinden erleichtert) oder es können sogar Informationen im Raum selbst angezeigt werden.

Über welche Funktionen verfügen Raumbuchungssysteme?

Die Funktionalitäten von Raumbuchungssystemen bestehen in der Regel aus einem Kernpaket und einem allgemeinen Paket. Die Kernfunktionen sollten in praktisch allen Raumbuchungstools vorhanden sein, während die allgemeinen Funktionen in vielen, aber nicht allen Lösungen enthalten sind. Der Funktionsumfang kann von Lösung zu Lösung stark variieren. Nachfolgend sind einige der am häufigsten verwendeten Funktionen von Raumbuchungstools aufgeführt:

  • Automatisierte Buchungsgenehmigung: Automatische Durchführung zahlreicher Prüfungen, um festzustellen, ob eine neue Raumbuchung genehmigt werden kann. Zum Beispiel die Überprüfung, ob ein Raum mit den gewünschten Spezifikationen verfügbar ist. Oder die Prüfung, ob ein bestimmter Raum, der angefragt wurde, verfügbar ist. Diese Raumbuchungssoftware kann solche Prüfungen automatisch durchführen und somit eine Buchungsanfrage sofort genehmigen oder ablehnen.

  • Zentraler Datenspeicher: Doppelbuchungen werden durch die Speicherung der Informationen für die Raumbuchung in einem zentralen System mit einer einzigen Anlaufstelle praktisch ausgeschlossen. Solange das Raumbuchungssystem für alle Buchungsvorgänge zuständig ist, sollten Doppelbuchungen ausgeschlossen sein.

  • Online Buchungsportal: Professioneller, effizienter und genauer dank digitaler Raumbuchungssysteme. Event-Organisationsteams können sehen, was sie buchen, erhalten in den meisten Fällen sofortiges Feedback und eine automatische Bestätigung, wenn die Buchung erfolgt ist.

  • Integration von Digital Signage Software: Zeit und Geld sparen mit Digital Signage Software. Eine der häufigsten Anwendungen von Digital Signage ist ein Schild über der Tür, auf dem das aktuelle Meeting angezeigt wird. Raumbuchungssoftware kann oft in die Digital Signage Software integriert werden und ermöglicht einen gewissen Grad an Automatisierung in Bezug auf das, was auf den Schildern angezeigt wird. Beispielsweise kann der Name der Besprechung über der Tür automatisch geändert werden, wenn das Zeitfenster für die nächste Besprechung beginnt.

  • Schnelle Reporting-Tools: Erstellung detaillierter Berichte aus der Fülle der gesammelten Daten. Solche Berichte lassen sich mit dem Raumbuchungssystem leicht erstellen und ermöglichen es dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen über mögliche Veränderungen, z. B. bei der Büroaufteilung und -gestaltung, zu treffen.

  • Desk Booking Möglichkeiten: Flexible Büroarbeit. Aus diesem Grund wird Hot Desking immer häufiger eingesetzt. Viele Raumbuchungstools bieten daher die Möglichkeit, Arbeitsplätze und Räume zu buchen.

  • Check-in-Funktionalität: Gewährung des Überblicks über die Teilnehmenden. Viele Softwarelösungen ermöglichen nicht nur die Nachverfolgung der Teilnehmenden, sondern unterstützen zudem berührungslose Methoden, wie z. B. die Möglichkeit, das System direkt über das Scannen von QR-Codes zu aktualisieren. Mit dieser Methode kann man auch die Ressourcen besser überblicken. Beispielsweise indem man QR-Codes an buchbaren Ressourcen anbringt, die dann ein- und ausgescannt werden können.

  • Buchung von Ausstattung: Verfolgung und Buchung von Geräten und anderen Ressourcen mit vielen Raumbuchungstools. Dies funktioniert im Wesentlichen genauso wie die Raumbuchung.

Was sollte beim Kauf von Raumbuchungssystemen berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung von Raumbuchungssystemen ist es wichtig, eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen. Außerdem ist zu bedenken, dass nicht alle Raumbuchungstools gleich aufgebaut sind. Auch bei der Bereitstellung der Software gibt es Unterschiede. So gibt es lokal bereitgestellte Software, die auf Hardware vor Ort installiert und betrieben wird, und SaaS, die von einem externen Dienstleister gehostet wird und über das Internet zugänglich ist. Die Wahl der richtigen Softwarelösung hängt in hohem Maße von der Größe des Unternehmens, den konkreten Zukunftszielen und den benötigten Funktionalitäten ab. Im Folgenden sind einige konkrete Überlegungen aufgeführt, die ein Unternehmen anstellen sollte, bevor es sich für eine bestimmte Softwarelösung entscheidet:

  • Was sind die wichtigsten Funktionen des Raumbuchungssystems? Der wichtigste Faktor bei der Auswahl einer Softwarelösung sollte die Überlegung sein, ob die Softwarelösung die benötigten Funktionen bietet. Ein Unternehmen, das über seine Raumbuchungssoftware die Ausstattung verfolgen möchte, sollte sicherstellen, dass diese Funktion von der ausgewählten Software unterstützt wird. Ebenso kann ein Unternehmen, das diese Funktion nicht benötigt, eine Alternative in Betracht ziehen, die diese Funktion aus Kostengründen nicht anbietet.

  • Was kostet das Raumbuchungssystem? Die Kosten der Softwarelösung sind natürlich eine wichtige Überlegung, auch wenn der größte Posten dieser Frage immer weniger ins Gewicht fällt. Traditionell wird die Software als einmalige Lizenz erworben und lokal auf den Servern eines Unternehmens installiert. Die Popularität und Effektivität von Software als Service haben diese Art der Softwarebereitstellung deutlich weniger attraktiv gemacht – auch wenn sie nicht völlig überholt ist. SaaS-Lösungen nehmen dem Nutzer einen Großteil der Kosten und der Wartung ab und sind insgesamt das bessere Produkt. Lokal bereitgestellte Lösungen geben dem Unternehmen jedoch die vollständige Kontrolle über seine Software.

  • Kann das Raumbuchungssystem die Organisation verbessern? Ein wichtiger Faktor, der oft übersehen wird, ist die Frage, ob die vorgeschlagene Softwarelösung das Unternehmen insgesamt verbessern wird. Es lohnt sich, die Vorteile der Software gegen eventuelle Nachteile abzuwägen, wie z. B. die Kosten für die Datenmigration und die Schulung der Belegschaft. Für Unternehmen, die von alten Buchungssystemen umsteigen, lohnt sich die Investition wahrscheinlich, aber für Unternehmen, die bereits ein cloudnatives Buchungssystem einsetzen, möglicherweise nicht.

  • Ist das Raumbuchungssystem für die Größe des Unternehmens geeignet? Bis zu einem gewissen Punkt ist die Größe eines Unternehmens für die Buchungssoftware nicht von Bedeutung. Darüber hinaus muss man sicherstellen, dass die Software den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Ein Unternehmen mit mehreren Standorten benötigt zum Beispiel eine Softwarelösung, die diese Standorte berücksichtigen kann. Andernfalls kann es zu Situationen kommen, in denen womöglich die Ausstattung für ein Meeting am anderen Ende des Landes ausgebucht ist.

  • Wie geht das Raumbuchungssystem mit Kundendaten um? Der Umgang mit Kundendaten ist in der heutigen Zeit ein sehr umstrittenes Thema, das mit einer Vielzahl von gesetzlichen Verpflichtungen verbunden ist. Bei Software-as-a-Service kann man in der Regel davon ausgehen, dass die Datenspeicherung sicher ist und den gesetzlichen Anforderungen entspricht (allerdings sollte man sich immer informieren). Bei lokal bereitgestellter Software liegt die Verantwortung für die Integrität der Daten allein beim Unternehmen. Daher muss unbedingt sichergestellt werden, dass die Daten ordnungsgemäß verarbeitet werden.

  • Ist das Raumbuchungssystem mit anderer Software kompatibel? Manchmal müssen Raumbuchungssysteme mit anderer Software zusammenarbeiten, z. B. mit Software für die Veranstaltungsplanung oder mit Warenwirtschaftssystemen. Wenn ein Unternehmen solche Verbindungen herstellen muss, muss es sich darauf verlassen können, dass die potenzielle Softwarelösung mit der bereits verwendeten Software kompatibel ist.

  • Ist das Raumbuchungssystem benutzerfreundlich? Unternehmen, die die Buchung von Besprechungsräumen für externe Parteien anbieten, müssen sicherstellen, dass die Nutzeroberfläche, die diese Kundschaft verwendet, visuell ansprechend und einfach zu bedienen ist. Da die Software im Wesentlichen das Schaufenster für diesen Dienst ist, könnte eine komplizierte Nutzeroberfläche die Kundschaft abschrecken.

Raumbuchungssysteme werden in Zukunft wahrscheinlich von vielen Trends beeinflusst werden. Dies ist vor allem auf die anhaltenden Auswirkungen der COVID-19-Pandemie und die Veränderungen in der Arbeitswelt zurückzuführen. Einige der wichtigsten Trends in diesem Bereich sind

  • Mehr Aufmerksamkeit für flexibles Arbeiten: Es wurde bereits erwähnt, dass die Software für Besprechungsräume manchmal auch die Möglichkeit bietet, Tischbuchungen durchzuführen. Dieser Trend wird wahrscheinlich anhalten. Da viele Unternehmen die Vorteile der Telearbeit für ihre Belegschaft erkennen, werden sich Praktiken wie Hot-Desking wahrscheinlich immer mehr durchsetzen. Infolgedessen werden diese Praktiken in der Software für die Buchung von Konferenzräumen voraussichtlich eine größere Rolle spielen.

  • Ein Anstieg der Nachfrage nach Tagungsräumen: Neben der oben erwähnten Telearbeit lernen viele kleinere Unternehmen, klüger mit ihrem Geld umzugehen und kommen dabei zu dem Schluss, dass es nicht immer notwendig ist, Büros fest anzumieten, um Geschäfte zu machen. Trotzdem ist es gelegentlich notwendig, alle in einem Raum zu versammeln, um über wichtige Angelegenheiten zu sprechen. Aus diesem Grund wird die Nachfrage nach Tagungsräumen wohl steigen.

  • Integration des Internets der Dinge (IoT): Raumbuchungssysteme nutzen bereits Elemente wie QR-Codes, und dieser Trend wird sich in Zukunft sicherlich fortsetzen. IoT ermöglicht es Unternehmen, ihre Ausrüstung und die Anzahl der Teilnehmenden genau zu verfolgen. Darüber hinaus können die Teilnehmenden in einer Welt nach COVID darauf verzichten, Dinge physisch zu berühren.