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OCR-Software

OCR-Software ermöglicht es, Text in gescannten Dokumenten und Bildern zu erkennen und in ein durchsuchbares und bearbeitbares Format zu konvertieren. OCR steht für Optical Character Recognition, zu Deutsch: optische Zeichenerkennung. So identifiziert ein OCR-Programm oder Texterkennungssoftware die Buchstaben in grafischen Dateien und wandelt sie in Text um.

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Optical Character Recognition hilft Unternehmen, Daten zu extrahieren, Dokumente zu konvertieren, zu klassifizieren und zu verifizieren, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Erfahre mehr über Klippa DocHorizon
Möchten Sie bis zu 70% Ihrer derzeitigen Bearbeitungskosten und -zeit einsparen? Dann ist Klippa DocHorizon genau das, wonach Sie suchen. Die leistungsstarke OCR-Engine von Klippa macht Ihre administrativen Geschäftsprozesse durch die Umstellung auf digitale Abläufe effizienter. Keine mühsamen Verwaltungsaufgaben mehr! Mit Klippa OCR extrahieren, konvertieren, klassifizieren, anonymisieren und verifizieren Sie automatisch wichtige Datenpunkte aus einer Vielzahl von Dokumenttypen. Sind Sie bereit für die Zukunft? Buchen Sie noch heute eine kostenlose onlineDemo! Erfahre mehr über Klippa DocHorizon

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KI-gestützte OCR (Optical Character Recognition) mit einer Genauigkeit von 99,8 %, nahtloser Integration und unübertroffener Effizienz. Revolutioniere deine Dokumentenverarbeitung. Erfahre mehr über ECIT Digital
Vorstellung von ECIT Digital: Die Zukunft der Dokumentenverarbeitung Verwandle dein Dokumentenmanagement mit ECIT Digital, einer äußerst genauen und skalierbaren IDP-Plattform (Intelligent Document Processing), die auf KI und maschinellem Lernen basiert. Die innovative Technologie rationalisiert die Dokumentenverarbeitung und eliminiert die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe, wodurch eine Genauigkeit von 99,8 % mit garantierter Qualität gewährleistet wird. Erfahre mehr über ECIT Digital

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Erstelle, bearbeite, konvertiere, signiere und kombiniere Dokumente mit der All-in-one-PDF- und E-Signaturlösung von Adobe.
Adobe Acrobat ist eine All-in-one-PDF- und E-Signaturlösung, der Fortune-500-Unternehmen vertrauen. Mit Acrobat kannst du Dokumente erstellen, bearbeiten, konvertieren, freigeben, signieren und kombinieren – alles von einer Adobe-Plattform aus. Du kannst nahtlose digitale Erlebnisse erstellen, mit denen dein Team von jedem Gerät und von überall aus zusammenarbeiten kann. Acrobat-Lösungen lassen sich in Anwendungen integrieren, die du täglich verwendest, einschließlich Microsoft 365, Google, Workday und weitere, sodass du Dinge nahtlos erledigen kannst. Erfahre mehr über Adobe Acrobat

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Diese Dokumentenverwaltungslösung wird dein Büro mit fortschrittlichen Tools für Automatisierung und Dateifreigabe verwandeln.
eFileCabinet kann all deine Dokumente selbst archivieren. Bei dieser Anwendung handelt sich um eine Dokumentenverwaltungslösung, die fortschrittliche OCR-, sichere Dateifreigabe- und leistungsstarke Workflow-Automatisierungstools kombiniert, um die Art und Weise, wie dein Unternehmen mit Dokumenten umgeht, zu transformieren. Das eFileCabinet-System verwendet OCR-Vorlagen, um jede Art von Dokument zu erkennen, das du verwendest, sodass das System beim Scannen oder Hochladen weiß, wie es zu benennen und wo es zu speichern ist. Rufe das Dokument mit den entsprechenden Schlüsselwörtern ab. Finde deine Dokumente immer wieder. Erfahre mehr über Revver

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PDF-Produktivitäts- und E-Signing-Tools für Wissensarbeiter.
Die Nitro Productivity Suite kombiniert die neueste Version von Nitro Pro – dem führenden Ersatz für Adobe Acrobat – mit Nitro Cloud, einer neuen browserbasierten Anwendung, die unbegrenzte elektronische Signaturen und leistungsstarke PDF-Produktivitätswerkzeuge bietet. Die Lösung ist nutzerfreundlich und kostengünstig und unterstützt Unternehmen dabei, die digitale Transformation im gesamten Unternehmen messbar zu beschleunigen. Erfahre mehr über Nitro

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Alternative zu Adobe® Acrobat®: PDFelement ist deine All-in-one-PDF-Lösung. Erstelle, bearbeite, konvertiere und unterzeichne PDF-Dateien mit einer besseren Methode.
PDFelement ist eine kostengünstige und äußerst nutzerfreundliche PDF-Lösung für Unternehmen. Ihre professionellen Tools sorgen dafür, dass der Wechsel von Adobe Acrobat zu einer guten Geschäftsentscheidung wird. Unternehmen benötigen mehr als je zuvor eine leistungsstarke jedoch intuitive Lösung, die einfach zu implementieren ist und auf Windows- und Mac-Plattformen standardisiert werden kann. PDFelement ist die einzige kostengünstige Lösung, die diese Anforderungen erfüllt. Erfahre mehr über PDFelement

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ABBYY FineReader 15 ist ein PDF-Tool zum effizienteren Arbeiten mit digitalen Dokumenten, das die KI-basierten OCR-Technologie von ABBYY verwendet.
ABBYY® FineReader® 15 ist ein PDF-Tool zum effizienteren Arbeiten mit digitalen Dokumenten. Mit der KI-basierten OCR-Technologie von ABBYY integriert FineReader gescannte Dokumente in digitale Workflows und erleichtert das Digitalisieren, Konvertieren, Abrufen, Bearbeiten, Schützen, Freigeben und Zusammenarbeiten von bzw. an Dokumenten aller Art am digitalen Arbeitsplatz. Erfahre mehr über ABBYY FineReader PDF

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Cloudbasierte Lösung, mit der Unternehmen Bilder, Dokumente und Whiteboard-Inhalte in PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien konvertieren können.
Cloudbasierte Lösung, mit der Unternehmen Bilder, Dokumente und Whiteboard-Inhalte in PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien konvertieren können. Diese Dateien können dann in OneNote oder OneDrive gespeichert werden. Handschriftlicher Text wird dank OCR (Optical Character Recognition) erkannt und ermöglicht das Durchsuchen und Kopieren von Wörtern für Bearbeitungszwecke. Gespeicherte Dateien können auch per E-Mail geteilt werden. Erfahre mehr über Microsoft Lens

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Mobile und cloudbasierte automatisierte Dateneingabeplattform, mit der Nutzer Dokumente hochladen, Daten extrahieren, automatisch veröffentlichen und vieles mehr können.
Eliminiere die manuelle Dateneingabe zur Vereinfachung deiner Buchhaltungsaufgaben und um Zeit zu sparen. Integration mit mehreren Buchhaltungslösungen, einschließlich Quickbooks, Xero, Sage, Kashflow, Fuzemetrix und mehr. Erfahre mehr über AutoEntry

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Mobiles Scan-Tool, das OCR-Funktionen (Optical Character Recognition) verwendet, um Texte aus gescannten Bildern zu extrahieren, Dateien zu bearbeiten und sie mit Kunden zu teilen.
Mobiles Scan-Tool, das OCR-Funktionen (Optical Character Recognition) verwendet, um Texte aus gescannten Bildern zu extrahieren, Dateien zu bearbeiten und sie mit Kunden zu teilen. Erfahre mehr über CamScanner

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M-Files erschließt Dokumentenwissen mit OCR. Mache Scans durchsuchbar, eliminiere die Dateneingabe und finde Informationen schneller.
Mit M-Files kannst du mithilfe fortschrittlicher OCR-Technologie (Optical Character Recognition) die Leistungsfähigkeit deiner gescannten Dokumente und Bilder nutzen. Die intelligente OCR-Engine extrahiert Text mit außergewöhnlicher Genauigkeit und verwandelt statische Dokumente in durchsuchbare und bearbeitbare Inhalte. Dies macht die manuelle Dateneingabe überflüssig und optimiert die Informationserfassung in deinen bestehenden Workflows. M-Files klassifiziert und organisiert deine konvertierten Dokumente automatisch, sodass sie zusammen mit deinen vorhandenen elektronischen Dateien sofort gefunden werden können. So können deine Arbeitskräfte im Bereich Wissen das volle Potenzial deiner Informationen nutzen, die Produktivität steigern und fundierte Entscheidungen treffen. Erfahre mehr über M-Files

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Die App zum Lesen, Notieren und Analysieren von Dokumenten wurde von Apple und Microsoft mit dem Editor's Choice ausgezeichnet: „PDF Editor with Superpowers“ FastCompany
Die erste App zum Lesen, Notieren und Analysieren von Dokumenten, die sowohl von Apple als auch von Microsoft mit dem Editor's Choice ausgezeichnet wurde. „PDF-Editor mit Superkräften“ FastCompany Für Fachleute, deren Arbeit die Analyse komplexer Dokumentensätze umfasst; zum Studieren, Analysieren und Ziehen von Schlussfolgerungen. LiquidText ist ein aktives Lese- und Notiztool, bei dem sich alle deine Dokumente, Hervorhebungen, Anmerkungen und Unterstreichungen im selben Arbeitsbereich wie deine Notizen befinden und du dynamische visuelle Verbindungen zwischen Inhalten und Notizen herstellen kannst. Erfahre mehr über LiquidText

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Technisches Computersystem, das Tools für die Bildverarbeitung, Geometrie, Visualisierung, maschinelles Lernen, Data Mining und mehr bietet.
Technisches Computersystem, das Tools für die Bildverarbeitung, Geometrie, Visualisierung, maschinelles Lernen, Data Mining und mehr bietet. Erfahre mehr über Wolfram Mathematica

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OCR-Rechnungsscan und vieles mehr. Tipalti automatisiert den gesamten AP-Workflow und eliminiert 80 % der manuellen Arbeitslast.
Verabschiede dich von einfacher OCR (Optical Character Recognition) und begrüße echte AP-Automatisierung. Tipalti ist eine Lösung, die das Scannen deiner Rechnungen zusammen mit End-to-End-Kreditorenbuchhaltung, globalen Zahlungen und Beschaffung automatisiert. Eliminiere die Rechnungseingabe, binde Lieferanten ein, rationalisiere die PO-Generierung, beschleunige Genehmigungen und tätige schnelle globale Zahlungen in 190 Ländern in lokaler Währung. Enthält auch Steuerkonformität, Zwei- und Drei-Wege-PO-Abgleich, Unterstützung mehrerer Entitäten und ERP-Integrationen in NetSuite, Xero, Sage und mehr. Erfahre mehr über Tipalti

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Dokumentenmanagementlösung, die die Erfassung, Abfrage und Verteilung von Geschäftsdaten vereinfacht.
Von erhöhter Produktivität und effektiver Zusammenarbeit bis hin zur Business Continuity und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, mit dem Dokumentenmanagement von Global Search sparst du Zeit und Geld und trägst zum Gesamtwachstum und zum Gesamterfolg deines Unternehmens bei. Verwalte deine Informationen noch heute ganz neu. Erfahre mehr über Square 9

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Docparser konvertiert PDFs und gescannte Dokumente in strukturierte Daten und unterstützt Unternehmen bei der Optimierung dokumentenbasierter Workflows.
Docparser ist eine Lösung zur Erfassung von Dokumenten, die für den modernen Cloudstack entwickelt wurde. PDFs oder gescannte Dokumente werden aus verschiedenen Quellen automatisch abgerufen, spezifische Datenfelder oder Tabellen können extrahiert und die geparsten Daten in Echtzeit an den jeweiligen Speicherort verschoben werden. Docparser ist anwenderfreundlich. Die Migration deiner Dokumentendaten in Hunderte von Cloudanwendungen ist dank verschiedener Cloudintegrationen und der API ein Kinderspiel. Natürlich können Daten auch im Excel-, CSV-, JSON- oder XML-Format heruntergeladen werden. Erfahre mehr über Docparser

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Xpendor ist eine leistungsstarke SaaS-Lösung für die Verwaltung von Rechnungen, Ausgaben und Rückerstattungen einer jeden Unternehmensabteilung.
Xpendor ist eine einfach zu bedienende SaaS-Lösung für die Verwaltung von Rechnungen, Ausgaben und Rückerstattungen einer jeden Unternehmensabteilung. Xpendor verbessert die Verwaltung von Unternehmensausgaben und -berichten, wodurch hohe Verwaltungskosten und langwieriger Papierkram reduziert sowie der Arbeitsablauf und die Teamkommunikation verbessert werden. Xpendor lässt sich in andere Managementsysteme integrieren und hilft Unternehmen bei der Digitalisierung und Optimierung ihrer Prozesse sowie der Rationalisierung ihres Managements. Erfahre mehr über XPENDOR

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Die Büroautomatisierungslösungen von DocuWare bieten einen intelligenten digitalen Workflow und Dokumentenkontrolle für beträchtliche Produktivitätssteigerungen.
DocuWare bietet digitales Dokumentenmanagement und automatisierte Workflow-Lösungen für Unternehmen jeder Größe und in allen wichtigen Branchen, von der Fertigung über den Einzelhandel bis hin zu Gesundheitswesen und Regierung. DocuWare, in 18 Sprachen verfügbar, unterstützt Cloud- und On-Premise-Bereitstellungen und bedient derzeit über 15.000 Kunden und 650.000 Nutzer in 100 Ländern mit einem globalen Netzwerk von über 750 Partnern. Erfahre mehr über DocuWare

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DocuPhase ist eine komplette browserbasierte Plattform, die Unternehmen auf der ganzen Welt unübertroffene Effizienz und Leistung bietet.
DocuPhase bietet Software und Dienste für die Automatisierung von Unternehmen. Die Plattform umfasst alles, was ein Unternehmen benötigt, um seine Strategien für die digitale Transformation, Prozessverbesserung und Wachstumsstrategien umzusetzen. Das Unternehmen beschäftigt Profis im Bereich Automatisierung. Transformiere deine Arbeitsweise mit DocuPhase. Lege gleich los. Besuche für weitere Informationen docuphase.com. Erfahre mehr über DocuPhase

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Digitalisiere Dokumente, Belege und PDFs mit OCR und Deep Learning.
Nanonets verwendet fortschrittliche OCR und Deep Learning, um relevante Informationen aus unstrukturiertem Text und Dokumenten zu gewinnen. Digitalisiere Dokumente, extrahiere Datenfelder und integriere deine täglichen Anwendungen über APIs in eine einfache, intuitive Oberfläche. Eliminiere manuelle Prozesse und automatisiere Rechnungs-, Beleg- und Dokumentenprüfungen. Reduziere die Bearbeitungszeit um bis zu 90 % und spare um bis zu 50 % Kosten. Erfahre mehr über Nanonets

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Ein umfassender PDF-Editor zum Überprüfen und Auszeichnen von PDF-Dokumenten mit Markups. Sorgt für volle Kompatibilität mit dem PDF-Standard. Windows, Mac und Linux.
Ein umfassender PDF-Editor zum Überprüfen und Auszeichnen von PDF-Dokumenten mit Markups. Sorgt für volle Kompatibilität mit dem PDF-Standard. Windows, Mac und Linux. Erfahre mehr über PDF Studio

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Conexiom ist eine Komplettlösung zur Eliminierung manueller Auftragsabwicklung. Ein Anbieter, der echte Automatisierung liefert.
Conexiom ist eine SaaS-Plattform, die eine komplette Lösung zur Automatisierung von Kundenaufträgen zur Vermeidung manueller Auftragsbearbeitung liefert. Conexiom ist ein Anbieter, der echte Automatisierung bietet – vollständig datengenaue, berührungslose Auftragsverarbeitung, die alle Bestellungen für die Komplettlösung automatisiert. Hersteller und Distributoren verwenden Conexiom, um Ressourcen erneut für Aktivitäten zu verwenden, die die Kundenerfahrung verbessern, eine höhere Rentabilität erzielen und die Auftragszykluszeit beschleunigen, um ihren Wettbewerbsvorteil aufrechtzuerhalten. Erfahre mehr über Conexiom

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Automatisierung der Buchhaltung für effektives Arbeiten.
Halbiere den Zeitaufwand für die Buchführung. Automatisiere die Dateneingabe aller Abrechnungen, Quittungen und Verkaufsrechnungen. Enthält: Lieferantenautomatisierung, Rechnungsbeschreibungen, Einzelposten, Batch-Scanning, faire Preisgestaltung. Erfahre mehr über Datamolino

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Für Organisationen und Anwaltskanzleien, die dauerhaft und kontinuierlich Dokumentenmanagement-Funktionen benötigen.
Mit NetDocuments können sich alle Mitglieder eines Teams synchronisieren. Dein Team kann Dokumente über eine einzige Schnittstelle durchsuchen, überprüfen und organisieren. Anstatt Dokumente ohne Sicherheitsvorkehrungen und Kontrolle per E-Mail zu versenden, kannst du sie mit anderen „teilen“ und die umfangreichen Funktionen nutzen, um deine Arbeit zu organisieren, zu verwalten und zu steuern. NetDocuments ist ein einziger Service für das Dokumenten- und E-Mail-Management und die Kollaboration. Erfahre mehr über NetDocuments

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MyQ ermöglicht es Organisationen und Einzelpersonen, die Digitalisierung von Arbeitsabläufen zu beschleunigen und ihre Druckerflotte effektiver zu unterstützen.
MyQ X bringt Respekt für Menschen in Dokumenten-Workflows. Hinter jedem Dokument stehen echte Menschen - und sie alle möchten, dass ihr tägliches Drucken und Scannen bequemer, sicherer und dennoch kosteneffizienter ist. MyQ X erfüllt diese Anforderungen, indem es den Menschen ermöglicht, ihre eigene individuelle Benutzererfahrung zu schaffen, sei es ein personalisiertes Embedded Terminal, ein mobiler Druckclient für den Endbenutzer, eine Remote-Bereitstellung für Administratoren oder eine einfachere Kosten- und Sicherheitskontrolle für Manager. Erfahre mehr über MyQ X

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OCR-Software: Ratgeber

Einführung

OCR-Software (Optical Character Recognition Software) ist eine Software zur optischen Zeichenerkennung oder Texterkennung. Dazu gehören Softwarelösungen, die nicht bearbeitbare Dokumente scannen und in ein editierbares Dateiformat wie etwa ein Microsoft Word-Dokument oder eine einfache Textdatei umwandeln können. Zu den Dokumenten, die gescannt und konvertiert werden können, gehören PDF-Dateien, Papierformulare und andere Papierdokumente, wie Verträge, Quittungen und Rechnungen. Daher kann die Software auch physische Dokumente schnell und mühelos in ein bearbeitbares digitales Format umwandeln, ohne dass diese manuell neu erstellt werden müssen.

Im Allgemeinen ermöglicht die Technologie der OCR-Programme die elektronische Umwandlung von Abbildungen schriftlicher Dokumente in maschinell kodierten Text. Das bedeutet, dass Dokumente konvertiert werden können, nachdem sie abfotografiert, gescannt oder direkt in die Software geladen wurden. OCR-Tools können in vielen Bereichen wie Buchhaltung und HR eingesetzt werden. Am häufigsten wird die Software jedoch im Bereich der Dateneingabe verwendet, wo sie es ermöglicht, handgeschriebene oder gedruckte Texte schnell und mit minimalem menschlichen Aufwand zu digitalisieren. Darüber hinaus erleichtert dieser Digitalisierungsprozess auch den Austausch von Dokumenten über das Internet, die Speicherung von Dokumenten in einer digitalen Datenbank oder einem Archiv, die Suche nach bestimmten Wörtern oder Begriffen und das Hochladen von Dokumenten ins Internet.

Die Texterkennungssoftware ist eine Technologie, die auf Mustererkennung, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen beruht. Die besten auf dem Markt erhältlichen Lösungen können Personen und Unternehmen zu mehr Effizienz und Produktivität verhelfen und gleichzeitig die sichere Speicherung, Änderung und Vervielfältigung wichtiger Dokumente ermöglichen. OCR-Software wird manchmal in die gleiche Kategorie wie Data Extraction Software und PDF-Tools eingeordnet. Die Software hat jedoch auch Ähnlichkeiten mit Lösungen wie Dokumenten-Management-Systeme und EDC Software (Elektronische Datenerfassung Software).

Die einzelnen Funktionen der OCR-Programme variieren, je nachdem, wie fortgeschritten die Software ist und an welche Zielgruppe sie sich richtet. Dennoch gibt es einige Kernfunktionen in fast jeder Lösung dieser Art sowie einige gemeinsame Funktionen, die in einer großen Anzahl von OCR Lösungen enthalten sind. Die überwiegende Mehrheit der Softwarepakete ermöglicht es dem Nutzer daher, die folgenden Handlungen auszuführen:

  • Extraktion des Textes aus einer Vielzahl von gescannten, fotografierten oder hochgeladenen Dokumenten und Erstellung einer editierbaren Textdatei
  • Konvertierung von Dokumenten in eine Vielzahl von Dateiformaten wie unter anderem Microsoft Word, Excel und einfachem Text
  • Umwandlung gescannter PDF-Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare PDF-Dokumente
  • Speicherung der editierbaren Textdokumente in einem Archiv, damit sie für eine spätere Verwendung leicht zugänglich sind

Was ist OCR-Software?

OCR-Software beschreibt Softwarelösungen, die den Text aus nicht editierbaren Dokumenten oder Dateien scannen, die Zeichen des Textes erkennen und ihn in ein editierbares und durchsuchbares Dateiformat konvertieren. Dazu gehören gescannte PDF-Dokumente, Papierformulare, Quittungen, Verträge und andere Papierdokumente, die dann in Microsoft Word, einfachen Text oder ein anderes editierbares Format umgewandelt werden können. Die zentrale Technologie, die von der Software verwendet wird, umfasst Mustererkennung, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen.

Die Funktionen der professionellen Scan-Software sind für jede Organisation oder Person nützlich, die Papierdokumente in digitale Dokumente umwandeln und ein digitales Archiv erstellen möchte. OCR-Tools werden auch häufig mit dem Bereich der Dateneingabe in Verbindung gebracht und ermöglichen die Umwandlung von gedruckten Papierunterlagen in digitale Datensätze. In diesem Sinne wird die Software häufig als ein Mittel zur Digitalisierung von Inhalten betrachtet. Es ist wichtig zu betonen, dass die meisten Lösungen auch nicht editierbare oder schreibgeschützte digitale Dateien in editierbare digitale Dateien umwandeln können.

Einer der Hauptnutzen von OCR Texterkennung ist die Möglichkeit, neue digitale Inhalte zu schaffen, ohne dass diese Inhalte manuell noch einmal erstellt werden müssen. Die meisten professionellen OCR-Programme sind in der Lage, Zeichen in einem Dokument automatisch zu erkennen und ein editierbares Textdokument auszugeben, sodass ein menschliches Eingreifen kaum erforderlich ist. Tools dieser Art können auch eine vollständig durchsuchbare Datenbank erstellen oder Dokumente in ein bevorzugtes Format konvertieren.

Welche Vorteile bietet OCR-Software?

Die Vorteile der OCR-Software richten sich an Unternehmen, Fachkräfte, die in Bereichen wie der Dateneingabe arbeiten, und andere Personen oder Organisationen, die Textdokumente digitalisieren oder archivieren müssen. Es ist jedoch anzumerken, dass die verschiedenen Vorteile, die eine professionelle OCR Software bietet, potenziell weitreichend sind, und dass sowohl einzelne Nutzer als auch Fachleute, die in einer Vielzahl von Funktionen tätig sind, davon profitieren können. Daher kann es hilfreich sein, einige der konkreteren Vorteile der Software hier zu untersuchen:

  • Höhere Produktivität bei der Dateneingabe: Die manuelle Eingabe von Daten aus nicht editierbaren digitalen Dokumenten – oder Papierdokumenten – kann zeitaufwändig sein und erhebliche Arbeitsressourcen erfordern. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit menschlicher Fehler, insbesondere wenn hohe Produktivitätsanforderungen gestellt werden. Ein wichtiger Vorteil der OCR-Software ist daher die Steigerung der Produktivität bei der Datenerfassung. Hochwertige Softwarelösungen in dieser Kategorie können mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeiten und die Informationen in ein editierbares Textformat umwandeln. Diese Informationen können dann einfach in eine Datenbank eingegeben oder in verschiedene Dateiformate konvertiert werden, sodass in kurzer Zeit wesentlich mehr Daten erfasst werden können. Da die Technologie der optischen Zeichenerkennung und künstliche Intelligenz insgesamt immer besser werden, steigt auch die Genauigkeit. Die OCR-Technologie scannt exakt den in einem Dokument enthaltenen Text und stellt ihn wieder her, sodass Tippfehler ausgeschlossen werden können. In vielen Fällen führt dies letztendlich dazu, dass die Software sowohl die Produktivität als auch die Genauigkeit verbessert.

  • Erhöhte Sicherheit und Zugänglichkeit: Das Scannen von OCR-Dokumenten kann Einzelpersonen, Unternehmen und anderen Organisationen dabei helfen, Papierdokumente in digitale Dateien umzuwandeln. Von daher ist es auch möglich, die Dateien zu sichern, sie zu duplizieren und an einem anderen Ort zu speichern. Dies ist ein wesentlich sichereres System als die Aufbewahrung von Papierdokumenten, die verlegt oder beschädigt werden oder gar verloren gehen können. Außerdem kann die Übernahme von Text aus einem Papierdokument oder die Konvertierung eines nicht editierbaren digitalen Dokuments die Zugänglichkeit verbessern, da die Dokumente auf diese Weise wesentlich leichter gefunden werden können. Ferner wird es auch viel einfacher, bestimmte Informationen in diesen Dokumenten zu finden, da dieser Vorgang die vollständige Durchsuchbarkeit dieser Dokumente gewährleistet. Die erhöhte Sicherheit, welche die Möglichkeiten zum Speichern und Sichern vollständig editierbarer Dokumente bieten, kann auch dazu beitragen, Unternehmen vor einigen der größten Bedrohungen im Zusammenhang mit Cybersicherheitsbedrohungen wie z. B. das Löschen von Daten oder Ransomware-Angriffe.

  • Erweiterte Unterstützung für Text-to-Speech: Einer der interessantesten potenziellen Vorteile von OCR-Tools ist die Möglichkeit, ein nicht editierbares oder Papierdokument in ein Dokument zu verwandeln, das von einer Text-to-Speech Software gelesen und interpretiert werden kann. Somit können sehbehinderte Menschen oder Menschen, die aus anderen Gründen Schwierigkeiten beim Lesen haben, schriftliche Dokumente aller Art wie etwa gescannte PDF-Dateien, handgeschriebene Papierdokumente, Formulare, Rechnungen, Quittungen und vieles mehr verstehen und interpretieren. Einige der besten OCR-Programme beinhalten sogar eine integrierte Text-to-Speech-Funktion, die diesen Prozess erheblich effizienter gestalten kann. Dies kann nicht nur dem Einzelnen helfen, sondern auch Unternehmen bei ihren Bemühungen um eine bessere Zugänglichkeit des Arbeitsplatzes unterstützen.

Über welche Funktionen verfügt OCR-Software?

Die Funktionen der OCR-Software beruhen in erster Linie auf optischer Zeichenerkennung und ähnlicher Technologie. Damit werden Informationen aus gescannten physischen Dokumenten oder hochgeladenen digitalen Dokumenten extrahiert und anschließend in eine editierbare digitale Datei übertragen. Zwar gibt es Unterschiede in Bezug auf die Umsetzung der Funktionen, die Genauigkeit der Software und die erweiterten Optionen, doch die meisten Lösungen umfassen folgende Kernfunktionen:

  • Extraktion von Text: Verarbeitung von digitalen Textdokumenten, Papierdokumenten oder Bildern, die Text enthalten. Anschließend wird der Text aus der Datei extrahiert und in ein neues Dokument eingefügt. Das Ergebnis kann in verschiedenen Dateiformaten vorliegen, z. B. als einfacher Text, PDF oder Microsoft Word-Dokument. Das Wichtigste ist, dass die resultierende digitale Datei vollständig editierbar und durchsuchbar ist. Auf diese Weise können Änderungen am Text vorgenommen werden und bestimmte Wörter oder Ausdrücke können leicht gefunden werden. Die besten OCR-Anwendungen können automatisch Wörter in gescannten, fotografierten oder importierten Dokumenten erkennen und diese Wörter dann so genau wiedergeben, dass die Bedeutung erhalten bleibt. Darüber hinaus sind die Spitzenlösungen mit intelligenter Zeichenerkennung (ICR) oder intelligenter Worterkennung (IWR) ausgestattet, sodass kursive und handgeschriebene Druckschriften in ein besser lesbares digitales Format umgewandelt werden können.

  • Dokumentkonvertierung: Konvertierung von Dokumenten, Abbildungen und anderen digitalen Dateien in ein Format, das es ermöglicht, sie zu bearbeiten und zu durchsuchen. Die einzelnen Dateiformate, die von OCR-Softwarepaketen unterstützt werden, sind unterschiedlich, aber einige der gängigsten Formate sind Microsoft Word-Dateien (.doc, .docx usw.), Microsoft Excel-Dateien (.xls, .xlsx, .xlsm usw.), einfache Textdateien (.txt) sowie HTML. Zusätzlich zu dieser Konvertierung, die es Nutzern ermöglicht, den in einem Dokument enthaltenen Text zu bearbeiten und zu ergänzen, kann die Software dazu beitragen, dass Dokumente in größerem Umfang gemeinsam genutzt werden können. Die meisten Texterkennungsprogramme unterstützen die Konvertierung in die gebräuchlichsten Dateitypen, um die Nutzung und den Zugriff zu erleichtern.

  • PDF-Konvertierung: Konvertierung gescannter PDF-Dokumente in editierbare PDF-Dokumente. Im Allgemeinen können Textdokumente, die im PDF-Dateiformat gespeichert sind, in zwei Hauptkategorien unterteilt werden. Die erste Kategorie sind PDF-Dateien, die als digitale Dateien erstellt und gespeichert werden. Der zweite Typ sind PDF-Dateien, die durch Scannen von physischen Dokumenten, Büchern oder Ausdrucken erstellt werden. Dieser zweite Typ war in der Vergangenheit weitaus schwieriger zu bearbeiten, da der Text als gescannte Abbildung und nicht als digitaler Text gespeichert wird. OCR-Software kann jedoch die in der gescannten Abbildung enthaltenen Zeichen erkennen und diese in Text umwandeln. Damit ist es möglich, ein gescanntes PDF-Dokument in ein Dokument zu konvertieren, in dem der Text bearbeitet und durchsucht werden kann. PDF Texterkennung erleichtert nicht nur die Arbeit mit dem Dokument, sondern ist auch eine hervorragende Möglichkeit, gedruckte Bücher und Texte zu digitalisieren. Ein derartiges Verfahren kann für die langfristige Aufbewahrung und die Erstellung von digitalen Bibliotheken nützlich sein.

  • Unterstützung mehrerer Sprachen: Nutzung optischer Zeichenerkennungstechnologie und oft auch optischer Worterkennungstechnologie, um möglichst genaue Ergebnisse zu liefern. High-End-Lösungen können jedoch Zeichen und Wörter aus mehreren verschiedenen Sprachen erkennen. Diese Unterstützung für mehrere Sprachen kann besonders wichtig sein, wenn Sprachen besondere visuelle Merkmale aufweisen, wie z. B. die Verwendung von Akzenten oder diakritischen Zeichen wie den Umlauten im Deutschen. Durch die Unterstützung mehrerer Sprachen kann vermieden werden, dass diese Zeichen von der optischen Zeichenerkennungstechnologie falsch interpretiert oder ignoriert werden. Der Prozess der Konvertierung von geschriebenem Text aus verschiedenen Sprachen in digitalen Text kann auch in Situationen wichtig sein, in denen automatische digitale Übersetzungen durchgeführt werden sollen, da der Text so in ein Übersetzungsprogramm importiert werden kann.

  • Daten-Import/-Export: Import der Daten vom Gerät oder einem externen Speicher und Konvertierung der Datei. Sobald eine konvertierte Datei erstellt wurde, kann diese auch aus der Anwendung heraus exportiert werden, sodass sie in einem beliebigen Ordner oder auf einem separaten externen Speichergerät gespeichert werden kann. Importierte Daten können zudem archiviert und zur späteren Verwendung gespeichert werden. In den meisten Fällen kann auf dieses Archiv einfach aus der OCR-Software heraus zugegriffen werden. Außerdem haben die Nutzer die Möglichkeit, dieses Archiv nach einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Inhalt innerhalb aller Dateien zu durchsuchen.

  • Mobile Erfassung von Dokumenten: Erfassung der Abbildung eines Dokuments auf einem mobilen Gerät, z. B. einem Smartphone oder einem Tablet, und Speicherung dieser Abbildung auf dem Gerät. Anschließend kann die Datei in der besten Texterkennungssoftware verwendet werden, um den Text zu extrahieren und stattdessen in einem editierbaren Textformat zu speichern. Mit dieser mobilen Dokumentenerfassung entfällt im Wesentlichen die Notwendigkeit, ein Dokument zu scannen, da die erfasste Abbildung demselben Zweck dient. Die OCR Erkennung erfasst Muster, Zeichen und Wörter in dem aufgenommenen Bild, erstellt ein Textdokument und ermöglicht es dem Nutzer, das resultierende Dokument als Textdatei, Microsoft Word-Datei, PDF-Datei oder in einem ähnlichen Dateiformat zu speichern.

Das OCR-Softwareverzeichnis von Capterra ermöglicht es, die verfügbaren Lösungen anhand der enthaltenen Funktionen zu sortieren. So kann sich ein Nutzer beispielsweise nur Softwarepakete anzeigen lassen, die eine mobile Dokumentenerfassung oder die Unterstützung mehrerer Sprachen enthalten. Dadurch wird die Suche nach Software wesentlich effizienter.

Was sollte beim Kauf von OCR-Software berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung von OCR-Software müssen mehrere Überlegungen in die endgültige Entscheidung einfließen. Das Hauptaugenmerk der interessierten Parteien sollte darauf liegen, die beste Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden, anstatt einfach nur auf das beste Allround-Produkt zu setzen. Schließlich sind möglicherweise unnötige Funktionen vorhanden, und ohne das richtige Maß an Sorgfalt kann dies dazu führen, dass man in eine erweiterte OCR-Lösung investiert, die nicht benötigt wird. Andererseits kann es sein, dass eine an sich gute Allround-Lösung eine bestimmte, dringend benötigte Funktion nicht bietet, die in einem anderen Paket angeboten wird. Am besten stellst du eine Reihe von Fragen und versuchst, sie zu beantworten, wie etwa:

  • Was kostet OCR-Software? Bei der Anschaffung von Software jeglicher Art sollten die Kosten sorgfältig bedacht werden. Einzelpersonen und Organisationen haben in der Regel ein bestimmtes Budget im Auge, und es ist wichtig, die am besten geeignete Option zu finden, ohne dieses Budget zu überschreiten. Die Kosten können eine kompliziertere Angelegenheit sein, als es auf den ersten Blick scheint. Interessierte Parteien sollten nicht nur den Preis eines OCR-Programms mit dem Preis eines anderen vergleichen. Besser wäre es, die Gesamtbetriebskosten der infrage kommenden Produkte zu vergleichen. Dazu können verschiedene versteckte oder weniger offensichtliche Kosten gehören. Zu den wichtigsten Beispielen gehören die Kosten für die Einrichtung der Software, die Kosten für die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der Software sowie die Kosten für die Speicherung der relevanten Daten und die Sicherung dieser Daten. Es lohnt sich außerdem, über Software-Updates nachzudenken, darüber, wie regelmäßig diese Updates veröffentlicht werden und ob diese Upgrades in Rechnung gestellt werden. Natürlich müssen bei cloudbasierter Software auch die laufenden Abonnementgebühren in diese Gleichung einbezogen werden.

  • Wofür wird die OCR-Software verwendet? Interessierte Parteien sollten sich genau überlegen, wofür die OCR-Software verwendet werden soll, denn das kann helfen, die Suche einzugrenzen. Auch wenn es von Vorteil sein kann, wenn OCR Programme über eine Vielzahl von Funktionen verfügen, werden einige dieser Funktionen wahrscheinlich nie genutzt. Also sollte man den Schwerpunkt auf die wichtigsten Funktionen legen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise regelmäßig Papierdokumente scannen muss, ist die Fähigkeit, Bilddateien zu importieren, von entscheidender Bedeutung, und die Technologie muss in der Lage sein, gescannte Dokumente mit unterschiedlichen Layouts zu verarbeiten. Eine mehrsprachige professionelle Scan-Software ist unerlässlich, wenn ein Unternehmen Dokumente in mehreren Sprachen scannt und digital übersetzen möchte. Verwenden die Benutzer eher ein Mobiltelefon als einen Scanner, ist die Anschaffung einer Lösung mit mobiler Dokumentenerfassung und guter Optimierung für mobile Geräte wichtig. Letztendlich sind die Prioritäten des Interessenten ausschlaggebend für die Wahl der besten Lösung. Die konkreten Anforderungen dürfen nicht außer Acht gelassen werden.

  • Welche Softwarebereitstellungsoption ist am besten? Im Allgemeinen lassen sich OCR-Texterkennung in zwei Hauptkategorien einteilen, wenn es um die Bereitstellung von Software geht. Die Bereitstellung vor Ort ist der traditionellere Ansatz, bei dem der Nutzer die Softwarelizenz erwirbt und dann die Verantwortung für die eigentliche Installation der Software, den Betrieb, die Verwaltung der zugehörigen Daten und die Aufrechterhaltung der Sicherheit übernimmt. Dieser Ansatz ist zwar mit hohen Anfangskosten verbunden, bietet aber ein Maximum an Kontrolle und vermeidet außerdem laufende Abonnementgebühren. Die wichtigste Alternative ist dagegen die Cloud-basierte Bereitstellung, bei der ein Drittanbieter die Software per Fernzugriff über Cloud-Technologie bereitstellt. Dieser Ansatz bietet zahlreiche Vorteile, wie unter anderem die Möglichkeit des Fernzugriffs auf die OCR-Software von einer Vielzahl von Geräten aus. Das Drittunternehmen übernimmt die Verantwortung für die Speicherung und Sicherung der Daten. Ein Backup dieser Daten wird automatisch erstellt. Zwar fallen bei diesem Ansatz laufende Abonnementgebühren an, aber die Anfangskosten sind extrem niedrig, und die langfristigen Kosten sind vorhersehbar und lassen sich leicht einplanen. Auch wenn es für einige Nutzer einen eindeutigen Gewinner gibt, ist die Debatte über die Bereitstellung in der Cloud oder vor Ort häufig eine Frage der persönlichen Vorlieben und der Art und Weise, wie die IT-Infrastruktur im Allgemeinen gehandhabt wird.

  • Welche Dateiformate werden unterstützt? Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die gewählte OCR-Software in die übergeordneten Pläne einer Person oder eines Unternehmens passt. Daher ist es wichtig, dass die Unterstützung für verschiedene Dateiformate sorgfältig geprüft wird. Interessierte Parteien sollten versuchen, eine OCR-Lösung zu finden, die Dateiformate importieren und exportieren kann, die sie bereits verwenden. Was die Ausgabedateiformate betrifft, so ist es am besten, eine Option zu finden, die mindestens Microsoft Word-, Microsoft Excel-, einfache Text- und HTML-Dateien erstellen kann. Auch andere Dateiformate können wichtig werden, wenn sie im Arbeitsalltag häufig verwendet werden. Was die Dateien betrifft, die importiert werden können, sucht man am besten nach einer Lösung, die dieselben Dateiformate sowie mehrere gängige Bildformate wie JPEG, JPG, PNG, GIF, EPS und RAW unterstützt. Auch hier kann ein Bedarf an zusätzlichen Bildformaten bestehen, wenn diese häufig verwendet werden.

Die wichtigsten Trends bei OCR-Software müssen sorgfältig geprüft werden, bevor die Entscheidung für den Kauf einer Software getroffen wird. Interessierte Parteien müssen sich darauf verlassen können, dass die Software, die sie erwerben, unter Berücksichtigung dieser wichtigen Trends entwickelt wurde. Wer ein wenig über diese Trends weiß, kann auch besser verstehen, warum bestimmte Funktionen wichtig sind. Einige der wichtigsten Trends in diesem Bereich sind derzeit die folgenden:

  • Stärkere Nutzung von KI und maschinellem Lernen: Die Technologie der optischen Zeichenerkennung funktioniert in der Regel über eine Mustererkennung, bei der die Software die einzelnen Buchstaben erkennen kann. Mit der fortschreitenden Verbesserung der Technologie wurde jedoch auch verstärkt auf die Technologie der künstlichen Intelligenz gesetzt, die ganze Wörter und die Bedeutung von Wörtern verstehen kann. Einer der wichtigsten Trends im Zusammenhang mit OCR-Dokumenten ist die Verwendung von KI und maschinellem Lernen, um die optische Zeichenerkennung auf eine neue Stufe zu heben. Durch die Interpretation der Bedeutung und das bessere Verständnis von Mustern hat die Technologie das Potenzial, Zeichen auf einer Seite zu erkennen und Wörter zu vervollständigen, die durch Abnutzung, physische Beschädigung eines Dokuments oder Probleme im Druckprozess verloren gegangen sind. Letztendlich kann dies zu einer genaueren und vollständigeren Konvertierung von Dokumenten führen. Die Technologie kann genutzt werden, um Texte wieder in ihren ursprünglichen Zustand zu versetzen.

  • Cloudbasierte Software-Bereitstellung: Auch wenn die Entscheidung zwischen der Bereitstellung vor Ort und in der Cloud von einer Vielzahl von Faktoren abhängt, sollte man bedenken, dass sich die cloudbasierte Bereitstellung immer größerer Beliebtheit erfreut. Die Unternehmen erkennen die Vorteile, die mit der Speicherung von Daten in der Cloud verbunden sind, und vermeiden die hohen anfänglichen Kosten, die mit der Bereitstellung vor Ort verbunden sind. Außerdem haben sie den Vorteil, dass sie von entfernten Standorten aus problemlos auf die Software zugreifen können. Auf cloudbasierte Software kann oft von jedem Gerät mit einem modernen Webbrowser und Internetzugang aus zugegriffen werden. Dies kann besonders in Situationen von Vorteil sein, in denen OCR-Tools außerhalb des eigentlichen Arbeitsplatzes verwendet werden müssen.

  • Mobile Zugänglichkeit und Optimierung: In der Vergangenheit wurde eine OCR-Anwendung in der Regel auf einem Computer zusammen mit einem Scanner oder mit vorhandenen digitalen Dateien verwendet. Heute besteht jedoch ein größerer Bedarf an mobiler Zugänglichkeit, und die mobile Datenerfassung ist einer der wichtigsten Trends im Zusammenhang mit OCR-Software. Der Zugriff über mobile Geräte oder sogar über eine spezielle mobile App ist die beste Lösung. Die mobile Optimierung ermöglicht eine einfache Navigation durch die Menüs auf einem kleineren Touchscreen, und für den Scanvorgang ist nur eine Smartphone-Kamera erforderlich. Die meisten Teammitglieder eines Unternehmens werden Zugang zu einem Smartphone mit einer guten Kamera haben. Wo dies nicht der Fall ist, kann der Zugang ermöglicht werden, aber der Zugang zu einem Scanner ist in der Regel begrenzter. Daher ist die mobile Zugänglichkeit von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das gesamte Personal an einem Arbeitsplatz die OCR-Software nutzen können, ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befinden.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

  1. Studie zu Datenschutz und Informationssicherheit: Wie steht es um die IT-Sicherheit in KMU während der Krise – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Mittwoch, 01. März 2022)

  2. Gut informiert beim Softwarekauf: Die wahren Anschaffungskosten von Software – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Mittwoch, 01. März 2022)