OCR-Software

Einführung

OCR-Software (Optical Character Recognition Software) ist eine Software zur optischen Zeichenerkennung oder Texterkennung. Dazu gehören Softwarelösungen, die nicht bearbeitbare Dokumente scannen und in ein editierbares Dateiformat wie etwa ein Microsoft Word-Dokument oder eine einfache Textdatei umwandeln können. Zu den Dokumenten, die gescannt und konvertiert werden können, gehören PDF-Dateien, Papierformulare und andere Papierdokumente, wie Verträge, Quittungen und Rechnungen. Daher kann die Software auch physische Dokumente schnell und mühelos in ein bearbeitbares digitales Format umwandeln, ohne dass diese manuell neu erstellt werden müssen.

Im Allgemeinen ermöglicht die Technologie der OCR-Programme die elektronische Umwandlung von Abbildungen schriftlicher Dokumente in maschinell kodierten Text. Das bedeutet, dass Dokumente konvertiert werden können, nachdem sie abfotografiert, gescannt oder direkt in die Software geladen wurden. OCR-Tools können in vielen Bereichen wie Buchhaltung und HR eingesetzt werden. Am häufigsten wird die Software jedoch im Bereich der Dateneingabe verwendet, wo sie es ermöglicht, handgeschriebene oder gedruckte Texte schnell und mit minimalem menschlichen Aufwand zu digitalisieren. Darüber hinaus erleichtert dieser Digitalisierungsprozess auch den Austausch von Dokumenten über das Internet, die Speicherung von Dokumenten in einer digitalen Datenbank oder einem Archiv, die Suche nach bestimmten Wörtern oder Begriffen und das Hochladen von Dokumenten ins Internet.

Die Texterkennungssoftware ist eine Technologie, die auf Mustererkennung, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen beruht. Die besten auf dem Markt erhältlichen Lösungen können Personen und Unternehmen zu mehr Effizienz und Produktivität verhelfen und gleichzeitig die sichere Speicherung, Änderung und Vervielfältigung wichtiger Dokumente ermöglichen. OCR-Software wird manchmal in die gleiche Kategorie wie Data Extraction Software und PDF-Tools eingeordnet. Die Software hat jedoch auch Ähnlichkeiten mit Lösungen wie Dokumenten-Management-Systeme und EDC Software (Elektronische Datenerfassung Software).

Die einzelnen Funktionen der OCR-Programme variieren, je nachdem, wie fortgeschritten die Software ist und an welche Zielgruppe sie sich richtet. Dennoch gibt es einige Kernfunktionen in fast jeder Lösung dieser Art sowie einige gemeinsame Funktionen, die in einer großen Anzahl von OCR Lösungen enthalten sind. Die überwiegende Mehrheit der Softwarepakete ermöglicht es dem Nutzer daher, die folgenden Handlungen auszuführen:

• Extraktion des Textes aus einer Vielzahl von gescannten, fotografierten oder hochgeladenen Dokumenten und Erstellung einer editierbaren Textdatei
• Konvertierung von Dokumenten in eine Vielzahl von Dateiformaten wie unter anderem Microsoft Word, Excel und einfachem Text
• Umwandlung gescannter PDF-Dokumente in bearbeitbare und durchsuchbare PDF-Dokumente
• Speicherung der editierbaren Textdokumente in einem Archiv, damit sie für eine spätere Verwendung leicht zugänglich sind

Was ist OCR-Software?

OCR-Software beschreibt Softwarelösungen, die den Text aus nicht editierbaren Dokumenten oder Dateien scannen, die Zeichen des Textes erkennen und ihn in ein editierbares und durchsuchbares Dateiformat konvertieren. Dazu gehören gescannte PDF-Dokumente, Papierformulare, Quittungen, Verträge und andere Papierdokumente, die dann in Microsoft Word, einfachen Text oder ein anderes editierbares Format umgewandelt werden können. Die zentrale Technologie, die von der Software verwendet wird, umfasst Mustererkennung, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen.

Die Funktionen der professionellen Scan-Software sind für jede Organisation oder Person nützlich, die Papierdokumente in digitale Dokumente umwandeln und ein digitales Archiv erstellen möchte. OCR-Tools werden auch häufig mit dem Bereich der Dateneingabe in Verbindung gebracht und ermöglichen die Umwandlung von gedruckten Papierunterlagen in digitale Datensätze. In diesem Sinne wird die Software häufig als ein Mittel zur Digitalisierung von Inhalten betrachtet. Es ist wichtig zu betonen, dass die meisten Lösungen auch nicht editierbare oder schreibgeschützte digitale Dateien in editierbare digitale Dateien umwandeln können.

Einer der Hauptnutzen von OCR Texterkennung ist die Möglichkeit, neue digitale Inhalte zu schaffen, ohne dass diese Inhalte manuell noch einmal erstellt werden müssen. Die meisten professionellen OCR-Programme sind in der Lage, Zeichen in einem Dokument automatisch zu erkennen und ein editierbares Textdokument auszugeben, sodass ein menschliches Eingreifen kaum erforderlich ist. Tools dieser Art können auch eine vollständig durchsuchbare Datenbank erstellen oder Dokumente in ein bevorzugtes Format konvertieren.

Welche Vorteile bietet OCR-Software?

Die Vorteile der OCR-Software richten sich an Unternehmen, Fachkräfte, die in Bereichen wie der Dateneingabe arbeiten, und andere Personen oder Organisationen, die Textdokumente digitalisieren oder archivieren müssen. Es ist jedoch anzumerken, dass die verschiedenen Vorteile, die eine professionelle OCR Software bietet, potenziell weitreichend sind, und dass sowohl einzelne Nutzer als auch Fachleute, die in einer Vielzahl von Funktionen tätig sind, davon profitieren können. Daher kann es hilfreich sein, einige der konkreteren Vorteile der Software hier zu untersuchen:

• Höhere Produktivität bei der Dateneingabe: Die manuelle Eingabe von Daten aus nicht editierbaren digitalen Dokumenten – oder Papierdokumenten – kann zeitaufwändig sein und erhebliche Arbeitsressourcen erfordern. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit menschlicher Fehler, insbesondere wenn hohe Produktivitätsanforderungen gestellt werden. Ein wichtiger Vorteil der OCR-Software ist daher die Steigerung der Produktivität bei der Datenerfassung. Hochwertige Softwarelösungen in dieser Kategorie können mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeiten und die Informationen in ein editierbares Textformat umwandeln. Diese Informationen können dann einfach in eine Datenbank eingegeben oder in verschiedene Dateiformate konvertiert werden, sodass in kurzer Zeit wesentlich mehr Daten erfasst werden können. Da die Technologie der optischen Zeichenerkennung und künstliche Intelligenz insgesamt immer besser werden, steigt auch die Genauigkeit. Die OCR-Technologie scannt exakt den in einem Dokument enthaltenen Text und stellt ihn wieder her, sodass Tippfehler ausgeschlossen werden können. In vielen Fällen führt dies letztendlich dazu, dass die Software sowohl die Produktivität als auch die Genauigkeit verbessert.

• Erhöhte Sicherheit und Zugänglichkeit: Das Scannen von OCR-Dokumenten kann Einzelpersonen, Unternehmen und anderen Organisationen dabei helfen, Papierdokumente in digitale Dateien umzuwandeln. Von daher ist es auch möglich, die Dateien zu sichern, sie zu duplizieren und an einem anderen Ort zu speichern. Dies ist ein wesentlich sichereres System als die Aufbewahrung von Papierdokumenten, die verlegt oder beschädigt werden oder gar verloren gehen können. Außerdem kann die Übernahme von Text aus einem Papierdokument oder die Konvertierung eines nicht editierbaren digitalen Dokuments die Zugänglichkeit verbessern, da die Dokumente auf diese Weise wesentlich leichter gefunden werden können. Ferner wird es auch viel einfacher, bestimmte Informationen in diesen Dokumenten zu finden, da dieser Vorgang die vollständige Durchsuchbarkeit dieser Dokumente gewährleistet. Die erhöhte Sicherheit, welche die Möglichkeiten zum Speichern und Sichern vollständig editierbarer Dokumente bieten, kann auch dazu beitragen, Unternehmen vor einigen der größten Bedrohungen im Zusammenhang mit Cybersicherheitsbedrohungen wie z. B. das Löschen von Daten oder Ransomware-Angriffe.

• Erweiterte Unterstützung für Text-to-Speech: Einer der interessantesten potenziellen Vorteile von OCR-Tools ist die Möglichkeit, ein nicht editierbares oder Papierdokument in ein Dokument zu verwandeln, das von einer Text-to-Speech Software gelesen und interpretiert werden kann. Somit können sehbehinderte Menschen oder Menschen, die aus anderen Gründen Schwierigkeiten beim Lesen haben, schriftliche Dokumente aller Art wie etwa gescannte PDF-Dateien, handgeschriebene Papierdokumente, Formulare, Rechnungen, Quittungen und vieles mehr verstehen und interpretieren. Einige der besten OCR-Programme beinhalten sogar eine integrierte Text-to-Speech-Funktion, die diesen Prozess erheblich effizienter gestalten kann. Dies kann nicht nur dem Einzelnen helfen, sondern auch Unternehmen bei ihren Bemühungen um eine bessere Zugänglichkeit des Arbeitsplatzes unterstützen.

Über welche Funktionen verfügt OCR-Software?

Die Funktionen der OCR-Software beruhen in erster Linie auf optischer Zeichenerkennung und ähnlicher Technologie. Damit werden Informationen aus gescannten physischen Dokumenten oder hochgeladenen digitalen Dokumenten extrahiert und anschließend in eine editierbare digitale Datei übertragen. Zwar gibt es Unterschiede in Bezug auf die Umsetzung der Funktionen, die Genauigkeit der Software und die erweiterten Optionen, doch die meisten Lösungen umfassen folgende Kernfunktionen:

• Extraktion von Text: Verarbeitung von digitalen Textdokumenten, Papierdokumenten oder Bildern, die Text enthalten. Anschließend wird der Text aus der Datei extrahiert und in ein neues Dokument eingefügt. Das Ergebnis kann in verschiedenen Dateiformaten vorliegen, z. B. als einfacher Text, PDF oder Microsoft Word-Dokument. Das Wichtigste ist, dass die resultierende digitale Datei vollständig editierbar und durchsuchbar ist. Auf diese Weise können Änderungen am Text vorgenommen werden und bestimmte Wörter oder Ausdrücke können leicht gefunden werden. Die besten OCR-Anwendungen können automatisch Wörter in gescannten, fotografierten oder importierten Dokumenten erkennen und diese Wörter dann so genau wiedergeben, dass die Bedeutung erhalten bleibt. Darüber hinaus sind die Spitzenlösungen mit intelligenter Zeichenerkennung (ICR) oder intelligenter Worterkennung (IWR) ausgestattet, sodass kursive und handgeschriebene Druckschriften in ein besser lesbares digitales Format umgewandelt werden können.

• Dokumentkonvertierung: Konvertierung von Dokumenten, Abbildungen und anderen digitalen Dateien in ein Format, das es ermöglicht, sie zu bearbeiten und zu durchsuchen. Die einzelnen Dateiformate, die von OCR-Softwarepaketen unterstützt werden, sind unterschiedlich, aber einige der gängigsten Formate sind Microsoft Word-Dateien (.doc, .docx usw.), Microsoft Excel-Dateien (.xls, .xlsx, .xlsm usw.), einfache Textdateien (.txt) sowie HTML. Zusätzlich zu dieser Konvertierung, die es Nutzern ermöglicht, den in einem Dokument enthaltenen Text zu bearbeiten und zu ergänzen, kann die Software dazu beitragen, dass Dokumente in größerem Umfang gemeinsam genutzt werden können. Die meisten Texterkennungsprogramme unterstützen die Konvertierung in die gebräuchlichsten Dateitypen, um die Nutzung und den Zugriff zu erleichtern.

• PDF-Konvertierung: Konvertierung gescannter PDF-Dokumente in editierbare PDF-Dokumente. Im Allgemeinen können Textdokumente, die im PDF-Dateiformat gespeichert sind, in zwei Hauptkategorien unterteilt werden. Die erste Kategorie sind PDF-Dateien, die als digitale Dateien erstellt und gespeichert werden. Der zweite Typ sind PDF-Dateien, die durch Scannen von physischen Dokumenten, Büchern oder Ausdrucken erstellt werden. Dieser zweite Typ war in der Vergangenheit weitaus schwieriger zu bearbeiten, da der Text als gescannte Abbildung und nicht als digitaler Text gespeichert wird. OCR-Software kann jedoch die in der gescannten Abbildung enthaltenen Zeichen erkennen und diese in Text umwandeln. Damit ist es möglich, ein gescanntes PDF-Dokument in ein Dokument zu konvertieren, in dem der Text bearbeitet und durchsucht werden kann. PDF Texterkennung erleichtert nicht nur die Arbeit mit dem Dokument, sondern ist auch eine hervorragende Möglichkeit, gedruckte Bücher und Texte zu digitalisieren. Ein derartiges Verfahren kann für die langfristige Aufbewahrung und die Erstellung von digitalen Bibliotheken nützlich sein.

• Unterstützung mehrerer Sprachen: Nutzung optischer Zeichenerkennungstechnologie und oft auch optischer Worterkennungstechnologie, um möglichst genaue Ergebnisse zu liefern. High-End-Lösungen können jedoch Zeichen und Wörter aus mehreren verschiedenen Sprachen erkennen. Diese Unterstützung für mehrere Sprachen kann besonders wichtig sein, wenn Sprachen besondere visuelle Merkmale aufweisen, wie z. B. die Verwendung von Akzenten oder diakritischen Zeichen wie den Umlauten im Deutschen. Durch die Unterstützung mehrerer Sprachen kann vermieden werden, dass diese Zeichen von der optischen Zeichenerkennungstechnologie falsch interpretiert oder ignoriert werden. Der Prozess der Konvertierung von geschriebenem Text aus verschiedenen Sprachen in digitalen Text kann auch in Situationen wichtig sein, in denen automatische digitale Übersetzungen durchgeführt werden sollen, da der Text so in ein Übersetzungsprogramm importiert werden kann.

• Daten-Import/-Export: Import der Daten vom Gerät oder einem externen Speicher und Konvertierung der Datei. Sobald eine konvertierte Datei erstellt wurde, kann diese auch aus der Anwendung heraus exportiert werden, sodass sie in einem beliebigen Ordner oder auf einem separaten externen Speichergerät gespeichert werden kann. Importierte Daten können zudem archiviert und zur späteren Verwendung gespeichert werden. In den meisten Fällen kann auf dieses Archiv einfach aus der OCR-Software heraus zugegriffen werden. Außerdem haben die Nutzer die Möglichkeit, dieses Archiv nach einer bestimmten Datei oder einem bestimmten Inhalt innerhalb aller Dateien zu durchsuchen.

• Mobile Erfassung von Dokumenten: Erfassung der Abbildung eines Dokuments auf einem mobilen Gerät, z. B. einem Smartphone oder einem Tablet, und Speicherung dieser Abbildung auf dem Gerät. Anschließend kann die Datei in der besten Texterkennungssoftware verwendet werden, um den Text zu extrahieren und stattdessen in einem editierbaren Textformat zu speichern. Mit dieser mobilen Dokumentenerfassung entfällt im Wesentlichen die Notwendigkeit, ein Dokument zu scannen, da die erfasste Abbildung demselben Zweck dient. Die OCR Erkennung erfasst Muster, Zeichen und Wörter in dem aufgenommenen Bild, erstellt ein Textdokument und ermöglicht es dem Nutzer, das resultierende Dokument als Textdatei, Microsoft Word-Datei, PDF-Datei oder in einem ähnlichen Dateiformat zu speichern.

Das OCR-Softwareverzeichnis von Capterra ermöglicht es, die verfügbaren Lösungen anhand der enthaltenen Funktionen zu sortieren. So kann sich ein Nutzer beispielsweise nur Softwarepakete anzeigen lassen, die eine mobile Dokumentenerfassung oder die Unterstützung mehrerer Sprachen enthalten. Dadurch wird die Suche nach Software wesentlich effizienter.

Was sollte beim Kauf von OCR-Software berücksichtigt werden?

Bei der Anschaffung von OCR-Software müssen mehrere Überlegungen in die endgültige Entscheidung einfließen. Das Hauptaugenmerk der interessierten Parteien sollte darauf liegen, die beste Lösung für ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden, anstatt einfach nur auf das beste Allround-Produkt zu setzen. Schließlich sind möglicherweise unnötige Funktionen vorhanden, und ohne das richtige Maß an Sorgfalt kann dies dazu führen, dass man in eine erweiterte OCR-Lösung investiert, die nicht benötigt wird. Andererseits kann es sein, dass eine an sich gute Allround-Lösung eine bestimmte, dringend benötigte Funktion nicht bietet, die in einem anderen Paket angeboten wird. Am besten stellst du eine Reihe von Fragen und versuchst, sie zu beantworten, wie etwa:

• Was kostet OCR-Software? Bei der Anschaffung von Software jeglicher Art sollten die Kosten sorgfältig bedacht werden. Einzelpersonen und Organisationen haben in der Regel ein bestimmtes Budget im Auge, und es ist wichtig, die am besten geeignete Option zu finden, ohne dieses Budget zu überschreiten. Die Kosten können eine kompliziertere Angelegenheit sein, als es auf den ersten Blick scheint. Interessierte Parteien sollten nicht nur den Preis eines OCR-Programms mit dem Preis eines anderen vergleichen. Besser wäre es, die Gesamtbetriebskosten der infrage kommenden Produkte zu vergleichen. Dazu können verschiedene versteckte oder weniger offensichtliche Kosten gehören. Zu den wichtigsten Beispielen gehören die Kosten für die Einrichtung der Software, die Kosten für die Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit der Software sowie die Kosten für die Speicherung der relevanten Daten und die Sicherung dieser Daten. Es lohnt sich außerdem, über Software-Updates nachzudenken, darüber, wie regelmäßig diese Updates veröffentlicht werden und ob diese Upgrades in Rechnung gestellt werden. Natürlich müssen bei cloudbasierter Software auch die laufenden Abonnementgebühren in diese Gleichung einbezogen werden.

• Wofür wird die OCR-Software verwendet? Interessierte Parteien sollten sich genau überlegen, wofür die OCR-Software verwendet werden soll, denn das kann helfen, die Suche einzugrenzen. Auch wenn es von Vorteil sein kann, wenn OCR Programme über eine Vielzahl von Funktionen verfügen, werden einige dieser Funktionen wahrscheinlich nie genutzt. Also sollte man den Schwerpunkt auf die wichtigsten Funktionen legen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise regelmäßig Papierdokumente scannen muss, ist die Fähigkeit, Bilddateien zu importieren, von entscheidender Bedeutung, und die Technologie muss in der Lage sein, gescannte Dokumente mit unterschiedlichen Layouts zu verarbeiten. Eine mehrsprachige professionelle Scan-Software ist unerlässlich, wenn ein Unternehmen Dokumente in mehreren Sprachen scannt und digital übersetzen möchte. Verwenden die Benutzer eher ein Mobiltelefon als einen Scanner, ist die Anschaffung einer Lösung mit mobiler Dokumentenerfassung und guter Optimierung für mobile Geräte wichtig. Letztendlich sind die Prioritäten des Interessenten ausschlaggebend für die Wahl der besten Lösung. Die konkreten Anforderungen dürfen nicht außer Acht gelassen werden.

• Welche Softwarebereitstellungsoption ist am besten? Im Allgemeinen lassen sich OCR-Texterkennung in zwei Hauptkategorien einteilen, wenn es um die Bereitstellung von Software geht. Die Bereitstellung vor Ort ist der traditionellere Ansatz, bei dem der Nutzer die Softwarelizenz erwirbt und dann die Verantwortung für die eigentliche Installation der Software, den Betrieb, die Verwaltung der zugehörigen Daten und die Aufrechterhaltung der Sicherheit übernimmt. Dieser Ansatz ist zwar mit hohen Anfangskosten verbunden, bietet aber ein Maximum an Kontrolle und vermeidet außerdem laufende Abonnementgebühren. Die wichtigste Alternative ist dagegen die Cloud-basierte Bereitstellung, bei der ein Drittanbieter die Software per Fernzugriff über Cloud-Technologie bereitstellt. Dieser Ansatz bietet zahlreiche Vorteile, wie unter anderem die Möglichkeit des Fernzugriffs auf die OCR-Software von einer Vielzahl von Geräten aus. Das Drittunternehmen übernimmt die Verantwortung für die Speicherung und Sicherung der Daten. Ein Backup dieser Daten wird automatisch erstellt. Zwar fallen bei diesem Ansatz laufende Abonnementgebühren an, aber die Anfangskosten sind extrem niedrig, und die langfristigen Kosten sind vorhersehbar und lassen sich leicht einplanen. Auch wenn es für einige Nutzer einen eindeutigen Gewinner gibt, ist die Debatte über die Bereitstellung in der Cloud oder vor Ort häufig eine Frage der persönlichen Vorlieben und der Art und Weise, wie die IT-Infrastruktur im Allgemeinen gehandhabt wird.

• Welche Dateiformate werden unterstützt? Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die gewählte OCR-Software in die übergeordneten Pläne einer Person oder eines Unternehmens passt. Daher ist es wichtig, dass die Unterstützung für verschiedene Dateiformate sorgfältig geprüft wird. Interessierte Parteien sollten versuchen, eine OCR-Lösung zu finden, die Dateiformate importieren und exportieren kann, die sie bereits verwenden. Was die Ausgabedateiformate betrifft, so ist es am besten, eine Option zu finden, die mindestens Microsoft Word-, Microsoft Excel-, einfache Text- und HTML-Dateien erstellen kann. Auch andere Dateiformate können wichtig werden, wenn sie im Arbeitsalltag häufig verwendet werden. Was die Dateien betrifft, die importiert werden können, sucht man am besten nach einer Lösung, die dieselben Dateiformate sowie mehrere gängige Bildformate wie JPEG, JPG, PNG, GIF, EPS und RAW unterstützt. Auch hier kann ein Bedarf an zusätzlichen Bildformaten bestehen, wenn diese häufig verwendet werden.

Welche Trends bei OCR-Software sind am relevantesten?

Die wichtigsten Trends bei OCR-Software müssen sorgfältig geprüft werden, bevor die Entscheidung für den Kauf einer Software getroffen wird. Interessierte Parteien müssen sich darauf verlassen können, dass die Software, die sie erwerben, unter Berücksichtigung dieser wichtigen Trends entwickelt wurde. Wer ein wenig über diese Trends weiß, kann auch besser verstehen, warum bestimmte Funktionen wichtig sind. Einige der wichtigsten Trends in diesem Bereich sind derzeit die folgenden:

• Stärkere Nutzung von KI und maschinellem Lernen: Die Technologie der optischen Zeichenerkennung funktioniert in der Regel über eine Mustererkennung, bei der die Software die einzelnen Buchstaben erkennen kann. Mit der fortschreitenden Verbesserung der Technologie wurde jedoch auch verstärkt auf die Technologie der künstlichen Intelligenz gesetzt, die ganze Wörter und die Bedeutung von Wörtern verstehen kann. Einer der wichtigsten Trends im Zusammenhang mit OCR-Dokumenten ist die Verwendung von KI und maschinellem Lernen, um die optische Zeichenerkennung auf eine neue Stufe zu heben. Durch die Interpretation der Bedeutung und das bessere Verständnis von Mustern hat die Technologie das Potenzial, Zeichen auf einer Seite zu erkennen und Wörter zu vervollständigen, die durch Abnutzung, physische Beschädigung eines Dokuments oder Probleme im Druckprozess verloren gegangen sind. Letztendlich kann dies zu einer genaueren und vollständigeren Konvertierung von Dokumenten führen. Die Technologie kann genutzt werden, um Texte wieder in ihren ursprünglichen Zustand zu versetzen.

• Cloudbasierte Software-Bereitstellung: Auch wenn die Entscheidung zwischen der Bereitstellung vor Ort und in der Cloud von einer Vielzahl von Faktoren abhängt, sollte man bedenken, dass sich die cloudbasierte Bereitstellung immer größerer Beliebtheit erfreut. Die Unternehmen erkennen die Vorteile, die mit der Speicherung von Daten in der Cloud verbunden sind, und vermeiden die hohen anfänglichen Kosten, die mit der Bereitstellung vor Ort verbunden sind. Außerdem haben sie den Vorteil, dass sie von entfernten Standorten aus problemlos auf die Software zugreifen können. Auf cloudbasierte Software kann oft von jedem Gerät mit einem modernen Webbrowser und Internetzugang aus zugegriffen werden. Dies kann besonders in Situationen von Vorteil sein, in denen OCR-Tools außerhalb des eigentlichen Arbeitsplatzes verwendet werden müssen.

• Mobile Zugänglichkeit und Optimierung: In der Vergangenheit wurde eine OCR-Anwendung in der Regel auf einem Computer zusammen mit einem Scanner oder mit vorhandenen digitalen Dateien verwendet. Heute besteht jedoch ein größerer Bedarf an mobiler Zugänglichkeit, und die mobile Datenerfassung ist einer der wichtigsten Trends im Zusammenhang mit OCR-Software. Der Zugriff über mobile Geräte oder sogar über eine spezielle mobile App ist die beste Lösung. Die mobile Optimierung ermöglicht eine einfache Navigation durch die Menüs auf einem kleineren Touchscreen, und für den Scanvorgang ist nur eine Smartphone-Kamera erforderlich. Die meisten Teammitglieder eines Unternehmens werden Zugang zu einem Smartphone mit einer guten Kamera haben. Wo dies nicht der Fall ist, kann der Zugang ermöglicht werden, aber der Zugang zu einem Scanner ist in der Regel begrenzter. Daher ist die mobile Zugänglichkeit von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass das gesamte Personal an einem Arbeitsplatz die OCR-Software nutzen können, ganz gleich, wo auf der Welt sie sich befinden.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Studie zu Datenschutz und Informationssicherheit: Wie steht es um die IT-Sicherheit in KMU während der Krise – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Mittwoch, 01. März 2022)

2. Gut informiert beim Softwarekauf: Die wahren Anschaffungskosten von Software – Capterra Blog (Zugriffsdatum: Mittwoch, 01. März 2022)