Was ist eine Terminplanungssoftware?

Terminplanungssoftware ermöglicht es Unternehmen und Fachleuten, ihren Buchungsprozess zu rationalisieren und hilft ihnen, Termine mit Belegschaft, Kunden, Patienten und anderen Personen zu planen. Diese Software ermöglicht es Unternehmen, vor dem Besuch Erinnerungen zu senden, um Nichterscheinen und kurzfristige Absagen zu minimieren. Die Lösung hilft Unternehmen auch bei der Bewältigung von Problemen wie Doppelbuchungen und Überbuchungen, indem sie eine Echtzeitansicht der täglichen Terminpläne bietet.

Vorteile von einer Terminplanungssoftware

• Reduzierung von Nichterscheinen und Buchungslücken: Die Terminplanungssoftware ermöglicht einen Überblick über anstehende Termine und sendet vorab Erinnerungen an Kunden und Dienstleister. Dies erinnert die Betroffenen an ihre Besuche und minimiert die Häufigkeit des Nichterscheinens. Mit Hilfe der integrierten Kommunikationsfunktionen können Kunden sogar ihren Termin verschieben und Dienstanbieteren im Voraus (per SMS oder E-Mail) informieren, wenn sie den ursprünglichen Termin nicht einhalten können.
• Bequeme Buchung über mehrere Kanäle: Im Gegensatz zu traditionellen Methoden der Terminplanung, bei denen Kunden Termine per Telefon oder persönlich buchen, bietet Terminplanungssoftware Flexibilität bei der Wahl des Buchungsmodus. Kunden können Termine über das Telefon, mobile Apps, Onlineportale und Agenturen Dritter buchen. Dies trägt dazu bei, Kunden/Patienten über mehrere Kanäle zu gewinnen, und bietet eine bessere Nutzererfahrung.
• Effiziente Personaleinsatzplanung: Mit der meisten Terminplanungssoftware können Unternehmen auch Personalzeitpläne überwachen, so dass die Organisation und Zuweisung von Schichten, die Nachverfolgung der täglichen Anwesenheit und die Erfassung der täglichen Arbeit ohne zusätzliche Kosten möglich ist.

Typische Funktionen einer Terminplanungssoftware

• Terminerinnerungen: Einrichtung automatischer Erinnerungen für Kunden und Dienstleister, um sie vor einem Besuch an anstehende Termine, Zahlungen und/oder Terminänderungen zu erinnern.
• Onlinebuchung: Buchung von Terminen für Kunden über Online-Buchungsportale, mobile Apps, Kioske und mehr. Kunden können auch verfügbare Termine ansehen und selbstständig buchen.
• Automatisierte Planung: Prüfung der Verfügbarkeit von Personal in Echtzeit und Planung von Schichten basierend auf Rolle, Dienstalter, Schichtpräferenz und mehr.
• Kalender-Synchronisation: Synchronisierung von Details zu Kundenbuchungen und Terminpläne mit cloudbasierten Systemen wie Google Calendar, Outlook und iCal.
• Wiederkehrende Termine: Planung von Terminen, die sich in regelmäßigen Abständen über einen bestimmten Zeitraum wiederholen. Kunden sparen sich damit die Notwendigkeit, ein periodisches Ereignis immer wieder neu buchen zu müssen.

Tipps für den Kauf von Terminplanungssoftware

• Suchen nach Funktionen, die die eigenen einzigartigen Geschäftsanforderungen erfüllen: Die Terminplanungssoftware richtet sich an Unternehmen jeder Größe, und der Nutzen der Software ist für jedes Nutzersegment unterschiedlich. Während Einzelpersonen oft nur Termine planen und verfolgen wollen, müssen kleine und mittlere Unternehmen Terminbuchungen verwalten und Personal effizient einplanen. Unternehmen benötigen oft ein funktionsreiches System mit Termin- und Personalplanung, Zeiterfassung, Besprechungserinnerungen, wiederkehrenden Terminen, Kundenbindung und Multitaskingfunktionalität. Käufer sollten daher die wichtigsten Anforderungen des Unternehmens identifizieren und eine Terminplanungssoftware wählen, die auf diesen spezifischen Bedürfnissen basiert.
• Marktspezifische Lösungen: Die meisten Terminplanungssoftwares können von allen Arten von Unternehmen verwendet werden, aber einige wenige Lösungen sind auf bestimmte Sektoren wie Gesundheitswesen, Gastgewerbe und Wellness ausgerichtet. Käufer sollten geschäftsspezifischen Lösungen gegenüber generischer Software den Vorzug geben (falls dies auf die eigenen Softwareanforderungen zutrifft). Dadurch erhält man gebrauchsfertige Vorlagen und nutzerdefinierte Felder, die für den jeweiligen Geschäftstyp optimiert sind. Häufig erleichtert dies auch die Einhaltung von Branchenvorschriften.

Relevante Trends in der Terminplanungssoftware

• Zunahme der Terminbuchungs-Bots: Anbieter wie SoBo Bot und botsplash bieten jetzt Konversations-Chatbots an, die sich in die Website eines Unternehmens, den Facebook-Messenger oder Messaging-Anwendungen wie WhatsApp integrieren lassen. Diese Chatbots – kombiniert mit künstlicher Intelligenz – verändern das Gesicht der technologischen Kommunikation im Planungsbereich, interagieren mit Kunden durch Text- und Sprachnachrichten und empfangen/genehmigen Buchungsanfragen ohne Beteiligung des Personals. Capterra fand heraus, dass etwa 68 % der KMU eine Art dialogorientierte Nutzerschnittstellentechnologie verwenden oder planen, diese innerhalb der nächsten zwei Jahre einzusetzen.
• Multichannel-Terminplanungslösungen sind das Tor zu einer außergewöhnlichen Kundenerfahrung: Die Buchung eines ersten Termins ist in vielen Fällen die erste Interaktion zwischen einem Unternehmen und seiner Kundschaft. Das Angebot einer Multichannel-Buchungsstrategie kann die Kundenerfahrung verbessern und die Chance erhöhen, dass Interessierte tatsächlich einen Termin vereinbaren. Immer mehr Unternehmen erkennen diese Vorteile und konzentrieren sich darauf, von Anfang an ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.
• Anstieg der mobilen, App-basierten Terminplanung: Laut der von eMarketer im Jahr 2018 veröffentlichten Studie verbringen Erwachsene in den USA durchschnittlich drei Stunden und 35 Minuten pro Tag mit ihrem Mobiltelefon. 90 % dieser Zeit verbringen sie mit mobilen Apps. Das bedeutet, dass immer mehr potenzielle Kunden in den USA eine klare Präferenz für Unternehmen und Anbieter zeigen, die mobile, App-basierte Terminplanungsoptionen anbieten.