Signatur Software

Was ist Signatur Software?

Signatur Software, auch bekannt als Software für elektronische Signaturen (E-Signaturen), ermöglicht die sichere Erfassung von Signaturen durch Kryptographie. Mithilfe dieser Systeme können Nutzer elektronisch ein Bild einer Unterschrift an ein Dokument anhängen. Digitale Unterschrift Software verifiziert die Identität des Unterzeichners und beschleunigt den allgemeinen Dokumenten-Unterzeichnungsprozess.

Welche Vorteile bietet Signatur Software?

• Effizienter Signaturworkflow: Das Workflowmanagement für manuelle Dokumentensignaturen kann zeitaufwändig sein. Manuelle Prozesse verlangen die Nachverfolgung mehrerer Personen, die ein Dokument unterschreiben müssen. Oftmals muss das Dokument manuell von einem Unterzeichner zum anderen weitergeleitet werden. Die elektronische Signatur Software ermöglicht es den Nutzern, einen Workflow mit unterschiedlichen Routinglogiken zu entwerfen, z. B. parallel (von mehreren Unterzeichnern in keiner bestimmten Reihenfolge unterzeichnet), seriell (von mehreren Unterzeichnern in einer bestimmten Reihenfolge unterzeichnet) und seriell und parallel kombiniert. Nutzer können auch den Status der benötigten Unterschriften in Echtzeit über ein Dashboard verfolgen.

• Erleichterung der Einhaltung von Dokumentenstandards/-anforderungen: Je nach Art müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumente bestimmte Standards oder Anforderungen erfüllen. Gegebenenfalls müssen diese Wasserzeichen, Ausfüllungszertifikate und die Offenlegung der Unterschrift enthalten. Eine Nichteinhaltung kann die Aufhebung von Verträgen zur Folge haben. Das digitale Signatur Programm erleichtert die Einhaltung der Standards durch die Durchsetzung dieser Standards an der Schnittstelle. Beispielsweise erzeugen elektronische Signatur Lösungen automatisch Abschlusszertifikate, sobald die jeweilige Transaktion abgeschlossen ist. Einige Lösungen bieten auch Prüfprotokolle, die die Aktivitäten der Dokumente von Anfang bis Ende protokollieren (einschließlich Weiterleitung, Druck, Unterzeichnung und Ablehnung einer Unterschrift).

• Schnellerer Geschäftsabschluss: Das Workflowmanagement bei papierbasierten Unterschriften erfordert einen erheblichen Zeitaufwand für die physische Weiterleitung des Dokuments von einem Unterzeichner zum anderen. Dabei kann der Aufwand für die Nachbereitung enorm sein. Der Prozess wird noch komplizierter, wenn Dokumente stadt- und länderübergreifend weitergeleitet werden müssen. Eine digitale Signatur Software vereinfacht diesen Prozess, indem sie es den Nutzern ermöglicht, Dokumente mit verschiedenen Verifizierungsmethoden elektronisch zu unterzeichnen, was schnellere Transaktionen und Geschäftsabschlüsse ermöglicht.

Was sind typische Funktionen einer Signatur Software?

• Authentifizierung: Ermitteln und Überprüfen der Identität der Unterzeichner und ihrer Unterschrift per E-Mail, SMS und Telefonanruf sowie über das Profil in den sozialen Medien und mit Geolokalisierung.
• Elektronische Unterschrift: Digitale Signatur erstellen bzw. Unterzeichnen von Dokumenten innerhalb des Softwaresystems, und Gewährleistung, dass nur der beabsichtigte/gewünschte Empfänger das Dokument unterzeichnet.
• Prüfpfad: Verfolgen von Dokumentänderungen, Anzeige von Änderungszeitstempeln und Verifizierung von Änderungen der Dokumenteigentümer.
• Mobile Unterschrift: Erfassen einer Signatur über eine mobile App oder eine webbasierte Schnittstelle.
• Unterzeichnung mehrerer Parteien: Freigabe von Dokumenten für mehrere Nutzer und Erfassung mehrerer Unterschriften seriell, parallel oder seriell und parallel kombiniert.

Welche Tipps sollte man beim Kauf einer Signatur Software beachten?

• Authentifizierungsmethoden: Eine digitale Signatur Software wird durch ihre Authentifizierungsmethoden sicher. Solche Lösungen bieten mehrere Authentifizierungsmethoden, einschließlich E-Mail, Zugangscode, Telefon und Profil in den sozialen Medien. Einige Produkte bieten auch eine Verifizierung durch Geolokalisierung an, bei der die GPS-Koordinaten am Ort der Unterschrift erfasst und die Unterzeichner ortsabhängig validiert werden. Käufer einer digitalen Unterschrift Software sollten ihre Authentifizierungsrichtlinien und -anforderungen festlegen und Produkte entsprechend in die engere Wahl ziehen.
• Mobile App: Da Unternehmen auch weiterhin mobile Arbeitskräfte aufbauen, werden mobile Apps zu einer Notwendigkeit. Mithilfe dieser Apps können Nutzer verschiedene Aufgaben von unterwegs aus erledigen, wodurch das Geschäft insgesamt schneller und effizienter wird. Mobile digitale Signatur Lösungen ermöglichen Nutzern, Fotos von physischen Dokumenten und Verträgen zu machen, sie in PDFs zu konvertieren und sofort den Unterzeichnern zuzuweisen. Die Unterzeichner können sich die Dokumente, die sie unterzeichnen müssen, ansehen und den Prozess innerhalb der mobilen App abschließen. Unternehmen, die mobile Teams haben oder aufbauen, sollten sich Produkte ansehen, die diese Funktionalität enthalten.

Welche relevanten Trends zeigen sich im Bereich der Signatur Software?

• Tragbare Technologien halten Einzug in den Markt für digitale Signaturen: Aufgrund eines erhöhten Risikos von Signaturbetrug suchen Unternehmen nach sichereren Lösungen für E-Signaturen. Eine solche Lösung ist die Verwendung tragbarer Technologie. Elektronische-Signatur-Anbieter haben damit angefangen, kryptographische Schlüssel in intelligente Chips zu verschlüsseln und diese Chips in tragbare Geräte einzubetten. Wenn diese Chips dann über Bluetooth mit mobilen Geräten verbunden sind, dienen sie als Identitätsnachweis des Unterzeichners. Da die Akzeptanz von tragbarer Technologie bei kleinen Unternehmen zunimmt, ist zu erwarten, dass die Popularität dieser Identifizierungsmethode in den nächsten fünf Jahren weiter steigen wird.
• Blockchain ist die Zukunft der digitalen Signatur Software: Die Forderung nach stärkeren Sicherheitsprotokollen treibt auch die Einführung der Blockchain-Technologie voran. Ein Blockchain-gestütztes Programm für digitale Signaturen verwendet öffentliche und private Schlüssel der Unterzeichner für die Authentifizierung von Verträgen. Da alle zugehörigen Transaktionsinformationen in einem öffentlich verteilten Netzwerk verfügbar sind, in dem mehrere Entitys die Unterschriften authentifizieren, werden Betrugsfälle erheblich reduziert.