Eine Zeiterfassungssoftware verfolgt die Gesamtzeit, die von den Beschäftigten für Aufgaben und Projekte aufgewendet wird. Diese Software erfasst die Zeit der Beschäftigten, die Stundenlöhne und die Kundenabrechnungssätze und nutzt diese Informationen zur Automatisierung von Rechnungs- und Lohnverwaltungsfunktionen.

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware

• Effektive Nachverfolgung für Freiberufler und remote arbeitende Arbeitskräfte: Da Unternehmen zunehmend auf mobile Arbeitskräfte setzen, stellt dieser Trend eine Vielzahl von Herausforderungen bei der Zeiterfassung dar. Es ist nicht gerade einfach, sowohl Anwesenheit als auch geleistete Arbeitszeit für jeden Freiberufler oder remote arbeitenden Angestellten separat zu erfassen. Eine Zeiterfassungssoftware registriert die Anwesenheit und die geleistete Zeit der Beschäftigten und sammelt sie auf einem Dashboard für Führungskräfte. Manche Zeiterfassungstools bieten auch eine automatische Bildschirmaufnahme, mit der die Nutzer die Gesamtzeit überwachen können, die von remote arbeitenden Beschäftigten und Freiberuflern für arbeitsfremde Tätigkeiten aufgewendet wird.
• Effizientes Management der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein zeitaufwändiger Prozess. Die Verantwortlichen der Lohnbuchhaltung müssen sich mit den Beschäftigten und deren Führungskräften abstimmen, um eine Reihe von Informationen wie Stundenzettel, Stundenlöhne, Urlaubsaufzeichnungen und Überstundenbezüge zusammenzutragen und basierend darauf die Vergütung der Beschäftigten zu berechnen. Die Zeiterfassungslösung erfasst Ein- und Ausbuchungszeiten der Beschäftigten und stellt den Nutzern Berichte über die insgesamt geleisteten Arbeitsstunden und den in Anspruch genommenen Urlaub zur Verfügung. Die Lösung berücksichtigt auch andere Faktoren zur Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, wie Staffellöhne und Mitarbeiterprämien.

Typische Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

• Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden: Verfolgung abrechenbarer und nicht abrechenbarer Stunden im Zusammenhang mit einem Projekt.
• Onlinezeiterfassung: Erfassung von Mitarbeiter- und Aufgabenzeiten mithilfe von Onlineanwendungen, die über einen Browser, eine mobile App oder eine Desktopanwendung aufgerufen und synchronisiert werden können.
• Automatische Zeiterfassung: Erfassung der Ein- und Ausbuchungszeiten der Beschäftigten und Berechnung der geleisteten Arbeitsstunden. Nutzer können die Zeit auch mit biometrischen und anderen elektronischen Zeiterfassungsmethoden erfassen.
• Mitarbeiterdatenbank: Speicherung von Kontaktinformationen der Arbeitskräfte und des Projektstatus.
• Überstundenberechnung: Erfassung und Verwaltung von Überstunden der Beschäftigten.

Tipps für den Kauf von Zeiterfassungssoftware

• Mobiler Zugriff: Aufgrund des steigenden Trends zu remote arbeitenden Angestellten ist ein mobiler Zugang auf dem heutigen Softwaremarkt zu einer Notwendigkeit geworden. Dank einer mobilen Zeiterfassungsapp können remote arbeitende Angestellte ihre Zeitpläne aufzeichnen, Urlaubsanträge stellen und Änderungen an ihren Zeitplänen von unterwegs aus einsehen. Einige Produkte gibt es auch mit GPS-Ortung, mit der Führungskräfte die Zeit verfolgen können, die ihre Außendienstmitarbeiter am Standort des Kunden verbracht haben. Unternehmen, die bereits Richtlinien zur Remotearbeit für ihre Beschäftigten haben oder planen, diese innerhalb der nächsten zwei bis drei Jahre einzuführen, sollten sich Lösungen auf Grundlage dieser Funktionalität näher ansehen.
• Compliance-Anforderungen: Unternehmen in den USA unterliegen heutzutage einer Reihe von lohn- und gehaltsbezogenen Vorschriften. Der Fair Labor Standards Act (FLSA) beispielsweise schreibt strenge Normen für Mindestlöhne und Überstundenzuschläge vor und verhängt schwere Strafen für Unternehmen, die sich nicht daran halten. Ein Zeiterfassungstool, das die Einhaltung dieser Vorschriften verfolgt, warnt Führungskräfte, wenn die Beschäftigten mehr als die empfohlenen Stunden arbeiten. Die Lösung stellt außerdem sicher, dass die Überstundenbezahlung in die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Beschäftigten aufgenommen wird. Die Zeiterfassungslösung umfasst auch Standardberichte über die Einhaltung dieser Vorschriften. Die Unternehmen sollten eine Liste mit den in ihrer Branche geltenden Vorschriften und Bestimmungen erstellen und ein Zeiterfassungssystem in die engere Wahl ziehen, das sie in diesem Punkt unterstützt.

Relevante Trends in der Zeiterfassungssoftware

• Künstliche Intelligenz (KI) ist der nächste große Trend im Bereich Zeiterfassung: Der Bedarf an effizienten Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit erhöht die Nachfrage nach künstlicher Intelligenz in einer Zeiterfassungssoftware. KI-Technologien wie die Gesichtserkennung bieten den Anbietern von Zeiterfassungssoftware narrensichere Möglichkeiten zur Erfassung der Mitarbeiterzeit. Diese Methoden automatisieren nicht nur die Zeiterfassung der Beschäftigten, sondern eliminieren auch das Risiko, dass ein Mitarbeiter einen anderen einbucht (Buddy-Punching). Es ist zu erwarten, dass es in den nächsten fünf Jahren weitere Anwendungsfälle von künstlicher Intelligenz in Zeiterfassungssystemen geben wird.
• Akzeptanz von Chatbots steigt: Die Akzeptanz von Chatbots wächst schneller denn je. Diesem Trend folgend, haben auch die Anbieter von Zeiterfassungssoftwares damit begonnen, eine Reihe von Anwendungsfällen für Chatbots in ihren Softwarelösungen zu prüfen. Beispielsweise können Chatbots mit Beschäftigten interagieren, um den Status ihrer aktuellen Aufgaben zu erfassen. Die Informationen werden automatisch in die Zeiterfassungsblätter eingetragen, sodass eine manuelle Nachverfolgung der Mitarbeiteraktivitäten nicht mehr erforderlich ist.