EDI-Software (Electronic Data Interchange)

Was ist EDI-Software?

Mit einer EDI-Software (Electronic Data Interchange Software) können Unternehmen, Daten und Informationen mit ihren Geschäftspartnern in einem standardisierten, strukturierten und papierlosen Format austauschen. Die Daten liegen in Dokumentform vor, wie z. B. Bestellungen, Angebotsanfragen, Angebote, Belege und Rechnungen. Jeder Dokumenttyp hat ein standardisiertes Layout und einen standardisierten Inhalt, der die Informationen übersichtlich darstellt und für alle Beteiligten leicht zu verstehen ist.

Welche Vorteile bietet EDI-Software?

EDI-Anwendungen vernetzen Unternehmen zur automatischen Übertragung strukturierter Daten untereinander, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Hier sind einige der Hauptvorteile, die sich aus der Verwendung der Software ergeben:

• Rationalisierung des Prozesses: EDI-Software automatisiert den Dokumentenaustausch zwischen den wichtigsten Interessengruppen, was zu einer schnelleren Lieferung und Informationsverarbeitung führt. Damit wird eine Menge Zeit gespart, die sonst für eine manuelle Prüfung und Weitergabe von Dokumenten vergeudet worden wäre.
• Verbesserung des Informationsflusses: Das Versenden und Empfangen von Daten in einem strukturierten Format eliminiert die manuelle Dateneingabe, mindert das Risiko von ungenauen Daten und verhindert den Verlust oder eine Beschädigung der Dokumente. Der Austausch präziser Informationen erleichtert den Unternehmen die reibungslose Umsetzung ihrer Prozesse und hilft ihnen bei der rechtzeitigen Erledigung der Aufgaben.
• Kosteneinsparung: Alle Transaktionen innerhalb der Software sind elektronisch, wodurch die Kosten für Druck, Archivierung, Vervielfältigung, Speicherung, Ablage und Porto entfallen. EDI-Software schützt Unternehmen vor den hohen Strafgebühren, die bei Verlust eines wichtigen Papierdokuments verhängt werden. Das Tool verhindert auch Konflikte zwischen den Partnern, die etwa durch unleserliche Handschrift entstehen könnten.

Was sind typische Funktionen einer EDI-Software?

• AS2-Funktion: Transport von Daten zwischen zwei Servern über das Internet mithilfe digitaler Zertifikate und Verschlüsselungsmethoden zur Datensicherung.
• Übersetzung des Datenformats: Übersetzung der kodierten EDI-Formate in bearbeitbare Formate.
• Verschiedene Messaging-Formate: Kommunikation von Nachrichten in verschiedenen Formaten, einschließlich branchenspezifischer Standards wie EDIFACT, HL7 und X12.
• Alarmfunktion/Benachrichtigungen: Festlegung von Warnmeldungen für wichtige Meilensteine und Aktivitäten und sofortige Benachrichtigung per E-Mail oder Textnachricht.
• Datenbank-Unterstützung: Unterstützung der Datenübertragung und der Datenextraktion in verschiedene Datenbanken wie MySQL und Oracle.
• Dokumentarchivierung: Komprimierung und Speicherung selten verwendeter Dokumente in einem Repository als zukünftige Referenz.
• Management by Exception: Schaffung von regelbasierten Workflows zur Abwicklung nicht konformer EDI-Transaktionen.
• Integration von Drittanbietertools: Verbindung der Anwendung mit vorhandenen Tools von Drittanbietern für einen verbesserten Datenaustausch.

Welche Tipps sollten beim Kauf von EDI-Software beachtet werden?

• Internes versus ausgelagerter EDI: EDI-Software kann für kleine und mittlere Unternehmen teuer sein, da sie dediziertes IT-Personal erfordert, um effizient zu laufen. Ein ausgelagerter EDI ist neu in diesem Bereich und wird immer beliebter. Ein Dienstleister für verwaltete EDI-Tools verlangt eine anfängliche Grundgebühr und berechnet dann einen nominalen Preis, der auf der Anzahl der auszutauschenden Dokumente basiert. Dieses Modell ist für kleine Unternehmen gut geeignet, die nur einige wenige Dokumente pro Tag austauschen. Es empfiehlt sich also, den aktuellen und künftigen EDI-Bedarf zu evaluieren, bevor man sich entscheidet, ob sich eine Auslagerung an Dritte lohnt oder nicht.
• Integrationsgrad: EDI-Software muss mit anderer Software interagieren, um Daten zu importieren/exportieren. Es sollte also sichergestellt sein, dass sich die Lösung in die eigenen bereits vorhandenen Systeme und in die der Geschäftspartner integrieren lässt. Die Lösung sollte außerdem so flexibel sein, dass sie auch mit allen zukünftigen Anwendungen, die verwendet werden sollen, kompatibel ist.
• Datensicherheitsstandards: EDI-Software wird häufig zur Übertragung vertraulicher Dokumente zwischen Unternehmen eingesetzt. Daher ist es wichtig, sich die Sicherheitsstandards des EDI Anbieters genau anzusehen. Es muss darauf geachtet werden, dass die Software die neuesten Sicherheitsstandards einhält und Daten während der Übertragung und im Speicher verschlüsselt sind.

Was sind relevante Trends im Bereich der EDI-Software?

• Gesundheitswesen und die Logistikbranche sind Vorreiter in der EDI-Implementierung: Wayne Marshall, VP of Professional Services and ISO, EDI Staffing, ist der Meinung, dass EDI nicht so schnell verschwinden wird. Er betont, dass EDI auch 40 Jahre nach seiner Einführung weiterwächst und sich im Gesundheits- und Logistiksektor durchsetzen wird. In den kommenden Jahren wird der EDI-Markt also wohl weiterwachsen.
• Die Nachfrage nach EDI wird bei kleinen Unternehmen zunehmen: Noch vor wenigen Jahren mussten kleine Unternehmen kostspielige EDI-Tools implementieren, um den Anforderungen ihrer Unternehmenspartner gerecht zu werden. Aber mit einer SaaS-basierten EDI-Software können kleine und mittlere Unternehmen die Anforderungen an den Datenaustausch mit einem überschaubaren Budget erfüllen. Diese Software ist nicht nur preiswert, sondern bietet verschiedene Vorteile wie geringere Investitionen in die Infrastruktur und eine Datensicherung rund um die Uhr. So berichten Unternehmen von einer verbesserten Qualität und Zuverlässigkeit beim Datenaustausch sowie von geringeren Kosten nach der Umstellung ihrer internen EDI-Lösung auf ein SaaS-Modell.