Die Digital Asset Management Software automatisiert die Verwaltung von Medieninhalten wie z. B. Anzeigen, Produktbilder, Verkaufsmaterial, Audio- und Videodateien. Mit Digital Asset Management Tools können Nutzer Zugriffsberechtigungen für digitale Assets standort- und branchenübergreifend entwickeln, organisieren, verteilen und verwalten.

Vorteile einer Digital Asset Management Software

• Schnellere Bild- und Dokumentensuche: Da die meisten Unternehmen eine Vielzahl von Tools für die Arbeit an ihren Medieninhalten nutzen, wie Grafikeditoren, Tools zur Speicherung in der Cloud, Marketinglösungen und Desktopdateien, kann es schwierig sein, einzelne Inhalte zu organisieren und zu finden. Digital Asset Management Systeme bieten ein Repository für Medieninhalte und ein Portal für die kombinierte Suche. Mit Digital Asset Management Lösungen können Nutzer ihre Inhalte mit individualisierbaren Tags versehen, wodurch die Stichwortsuche für ein noch schnelleres Auffinden von Inhalten vereinfacht wird.
• Einfachere Verwaltung von Lizenzen und Nutzervereinbarungen: Medieninhalte unterliegen einer Vielzahl von Lizenzvereinbarungen, Urheberrechtsbeschränkungen und Nutzungsvereinbarungen. Die Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften für jeden Medieninhalt kann durchaus überfordern. Mit einem Digital Asset Management System können Nutzer Ablaufdaten für Medieninhalte festlegen, wodurch die Anzahl der Verstöße gegen Nutzungsvereinbarungen für Unternehmen reduziert werden kann.
• Effiziente Strategien zur Wiederverwendung von Inhalten: Die Wiederverwendung von Inhalten, die den Nutzern hilft, die Qualität der Inhalte und den ROI zu verbessern, ist zeitaufwändig. Marketingspezialisten für Mediencontent müssen in einer Vielzahl von Quellen suchen, den bestmöglichen Content zur Wiederverwendung finden und sicherstellen, dass die aktuellste Version der verschiedenen Inhalte den Autoren zur Verfügung steht. Digital Asset Management Tools bieten zahlreiche Funktionen zur Bewältigung dieser Herausforderungen, einschließlich der Versionskontrolle, die den Marketingspezialisten stets die aktuelle Version des Inhalts zur Verfügung stellt. Eine Contentanalysefunktion hilft den Nutzern, die Qualität verschiedener Inhalte zu vergleichen und zu entscheiden, welcher Inhalt sich am besten eignet.

Typische Funktionen einer Digital Asset Management Software

• Kategorisierung der Inhalte: Markierung und Organisation von Assets in Ordnern und Unterordnern. Mit dieser Funktion können Nutzer auch ihre Dateihierarchie definieren.
• Zugriffskontrolle: Hochladen, Herunterladen oder Löschen von Dateien. Nutzer können auch Ablaufdaten für Inhalte anhand von Lizenz- und Nutzungsvereinbarungen festlegen.
• Inhaltsbibliothek: Speicherung und Organisation aller Inhalte, einschließlich Bilder, Videos und anderer Multimediadateien.
• Freigabe von Inhalten: Zugriffsgewährung auf Dateien innerhalb des Systems für Einzelpersonen oder Gruppen.
• Zugriffskontrollen/-genehmigungen: Definition von Berechtigungsstufen für den Zugriff auf bestimmte Dateien und Ordner. Die Zugriffsberechtigungen umfassen Lesen, Bearbeiten/Schreiben oder beides.
• Metadatenmanagement: Verwaltung und Verfolgung von Dateireferenzdaten, einschließlich Tags, Titel, Kommentare, Erstellungsdatum und Größe.
• Suchen/Filtern: Durchsuchen und Filtern von Elementen anhand von Namen, Schlüsselwörtern, Beschreibungen und Tags.

Tipps für den Kauf von Digital Asset Management Software

• Integrationsmöglichkeit in bestehende Marketingplattformen: Damit man den größtmöglichen Nutzen aus einem Digital Asset Management System ziehen kann, sollte man darauf achten, dass es sich in andere Marketinginstrumente des Unternehmens integrieren lässt (z. B. Kampagnenmanagement Software, E-Mail Marketing Software und Marketing Automation Software). Dank integrierter Lösungen können Nutzer direkt Dateien aus einer Inhaltsbibliothek eines Digital Asset Management Tools in ihre Marketing Software importieren und umgekehrt und sparen so die Zeit und den Aufwand für die manuelle Suche, das Herunterladen und Hochladen.
• Datenanalyse: Im Zeitalter datengestützter Entscheidungen ist eine umfassende Analysefunktionalität zu einer der wichtigsten Überlegungen beim Kauf einer Softwarelösung geworden. Dieser Trend ist auch bei der Digital Asset Management Software spürbar. Im Zusammenhang mit der Digital Asset Management Software gibt es im Hinblick auf die Datenanalyse eine Reihe von Vorteilen. Dazu zählen beispielsweise Berichte über die Anzahl der Contentdownloads und die Stichwortsuche. Diese Berichte helfen Marketingspezialisten dabei, Trends in der Nachfrage nach Inhalten zu verstehen und fundierte Entscheidungen über den Kauf und die Erstellung neuer digitaler Inhalte zu treffen.

Relevante Trends in der Digital Asset Management Software

• Das maschinelle Lernen wird die Automatisierung von Digital Asset Management Lösungen fördern: Die Akzeptanz des maschinellen Lernens in KMU wächst schneller als je zuvor. Diese Technologie verändert alle Softwaremärkte und die Digital Asset Management Software bildet dabei keine Ausnahme. Algorithmen für maschinelles Lernen helfen Unternehmen bei der Automatisierung von Metadatenverwaltungsprozessen, da sie Tags basierend auf Bildattributen wie Farbe und Objekt identifizieren können. Dies erhöht die Anzahl relevanter Suchergebnisse und verringert die Notwendigkeit von Suchen mit mehreren Stichwortvarianten.
• Die Anforderungen an die Datensicherheit und an das Contenteigentumsrecht werden die Anwendung von Blockchains in der Digital Asset Management Software vorantreiben: Die zunehmende Anzahl von Cyberangriffen erhöht die Nachfrage nach strengeren Datensicherheitsprotokollen. Dies drängt auch die Anbieter von Software für KMU dazu, die neuesten IT-Sicherheitstechnologien zu implementieren, die bisher nur auf Unternehmensebene verfügbar waren. Blockchain ist ein solches Beispiel. Sie sichert nicht nur das Digital Asset Management System, sondern liefert auch den Nachweis des Dokumenteneigentumsrechts. Beispielsweise können intelligente Verträge, die auf einer Blockchain basieren, sicherstellen, dass die Bildeigentums-/Nutzungsrechte von Fotografen oder Medienunternehmen auf den Käufer übertragen werden.