Was ist ein DAM System?

Ein DAM System automatisiert die Verwaltung von Medieninhalten wie z. B. Anzeigen, Produktbilder, Verkaufsmaterial, Audio- und Videodateien. Mit Digital Asset Management Software können Nutzer Zugriffsberechtigungen für digitale Assets standort- und branchenübergreifend entwickeln, organisieren, verteilen und verwalten.

Welche Vorteile bietet ein DAM System?

• Schnellere Bild- und Dokumentensuche dank einfacher Dokumentenverwaltung: Da die meisten Unternehmen eine Vielzahl von Tools für die Arbeit an ihren Medieninhalten nutzen, wie Grafikeditoren, Tools zur Speicherung in der Cloud, Bilddatenbank Server, Marketinglösungen und Desktopdateien, kann es schwierig sein, einzelne Inhalte zu organisieren und zu finden. Digital Asset Management Systeme bieten ein Repository für Medieninhalte und ein Portal für die kombinierte Suche. Mit Digital Asset Management Lösungen können Nutzer ihre Inhalte mit individualisierbaren Tags versehen, wodurch die Stichwortsuche für ein noch schnelleres Auffinden von Inhalten vereinfacht wird.
• Einfachere Verwaltung von Lizenzen und Nutzervereinbarungen: Medieninhalte unterliegen einer Vielzahl von Lizenzvereinbarungen, Urheberrechtsbeschränkungen und Nutzungsvereinbarungen. Die Verwaltung der Einhaltung der Vorschriften für jeden Medieninhalt kann durchaus überfordern. Mit einem Digital Asset Management Tool können Nutzer Ablaufdaten für Medieninhalte festlegen, wodurch die Anzahl der Verstöße gegen Nutzungsvereinbarungen für Unternehmen reduziert werden kann.
• Effiziente Strategien zur Wiederverwendung von Inhalten: Die Wiederverwertung von Inhalten zur Verbesserung der Qualität von Inhalten und des ROI, ist zeitaufwändig. Marketingspezialisten für Mediencontent müssen eine Vielzahl von Quellen durchsuchen, den bestmöglichen Content zur Wiederverwendung finden und die jeweils aktuellste Version der verschiedenen Inhalte den Autoren zur Verfügung stellen. Digital Asset Management Plattformen bieten zahlreiche Funktionen eines Content Management Systems zur Bewältigung dieser Herausforderungen. Dazu zählt die Versionskontrolle, die den Marketingspezialisten stets die aktuelle Version der Inhalte zur Verfügung stellt. Eine Contentanalysefunktion hilft den Nutzern, die Qualität verschiedener Inhalte zu vergleichen und zu entscheiden, welcher Inhalt sich am besten eignet.

Was sind typische Funktionen eines DAM Systems?

• Kategorisierung der Inhalte: Markierung und Organisation von Assets in Ordnern und Unterordnern. Mit dieser Funktion können Nutzer auch ihre Dateihierarchie definieren.
• Zugriffskontrolle: Hochladen, Herunterladen oder Löschen von Dateien. Nutzer können auch Ablaufdaten für Inhalte anhand von Lizenz- und Nutzungsvereinbarungen festlegen.
• Inhaltsbibliothek: Speicherung und Organisation aller Inhalte, einschließlich Bilder, Videos und anderer Multimediadateien.
• Freigabe von Inhalten: Zugriffsgewährung auf Dateien innerhalb des Systems für Einzelpersonen oder Gruppen.
• Zugriffskontrollen/-genehmigungen: Definition von Berechtigungsstufen für den Zugriff auf bestimmte Dateien und Ordner auf dem DAM Server. Die Zugriffsberechtigungen umfassen Lesen, Bearbeiten/Schreiben oder beides.
• Metadatenmanagement: Verwaltung und Verfolgung von Dateireferenzdaten, einschließlich Tags, Titel, Kommentare, Erstellungsdatum und Größe.
• Suchen/Filtern: Durchsuchen und Filtern von Elementen anhand von Namen, Schlüsselwörtern, Beschreibungen und Tags.

Welche Tipps sollten beim Kauf eines DAM Systems beachtet werden?

• Integrationsmöglichkeit in bestehende Marketingplattformen: Um den größtmöglichen Nutzen aus einem Digital Asset Management System zu ziehen, sollte es sich in andere Marketinginstrumente des Unternehmens integrieren lassen (z. B. Kampagnenmanagement Software, E-Mail Marketing Software und Marketing Automation Software). Dank integrierter Lösungen können Nutzer direkt Dateien aus einer Inhaltsbibliothek eines Digital Asset Management Tools in ihre Marketing Software importieren und umgekehrt. So spart man Zeit und Aufwand für die manuelle Suche, das Herunterladen und Hochladen.
• Datenanalyse: Im Zeitalter datengestützter Entscheidungen ist eine umfassende Analysefunktionalität eines der wichtigsten Kriterien beim Kauf einer Softwarelösung geworden. Dieser Trend ist auch bei der Digital Asset Management Software spürbar. So gibt es eine Reihe von Vorteilen der Datenanalyse bei der Verwaltung digitaler Bestände durch eine DAM Software. Dazu zählen beispielsweise Berichte über die Anzahl der Content Downloads und die Stichwortsuche. Diese Berichte helfen Marketingspezialisten dabei, Trends in der Nachfrage nach Inhalten zu verstehen und fundierte Entscheidungen über den Kauf und die Erstellung neuer digitaler Inhalte zu treffen.

Welche relevanten Trends zeigen sich im Bereich der DAM Systeme?

• Das maschinelle Lernen wird die Automatisierung von Digital Asset Management Lösungen fördern: Die Akzeptanz des maschinellen Lernens in KMU wächst schneller als je zuvor. Diese Technologie verändert alle Softwaremärkte und Digital Asset Management Programme bilden dabei keine Ausnahme. Algorithmen für maschinelles Lernen helfen Unternehmen bei der Automatisierung von Metadatenverwaltungsprozessen, da sie Tags basierend auf Bildattributen wie Farbe und Objekt identifizieren können. Dies erhöht die Anzahl relevanter Suchergebnisse und verringert die Notwendigkeit von Suchen mit mehreren Stichwortvarianten.
• Die Anforderungen an die Datensicherheit und an das Contenteigentumsrecht werden die Anwendung von Blockchains in der Digital Asset Management Solutions vorantreiben: Die zunehmende Anzahl von Cyberangriffen erhöht die Nachfrage nach strengeren Datensicherheitsprotokollen. Dies drängt auch die Anbieter von Software für KMU dazu, die neuesten IT-Sicherheitstechnologien zu implementieren, die bisher nur auf Unternehmensebene verfügbar waren. Blockchain ist ein solches Beispiel. Sie sichert nicht nur das Digital Asset Management System, sondern liefert auch den Nachweis des Dokumenteneigentumsrechts. Beispielsweise können intelligente Verträge, die auf einer Blockchain basieren, sicherstellen, dass die Bildeigentums-/Nutzungsrechte von Fotografen oder Medienunternehmen auf den Käufer übertragen werden.