Was sind Lohnprogramme?

Lohnprogramme automatisieren den Prozess der Verwaltung der Gehälter, Löhne, Prämien und Abzüge der Arbeitskräfte. Darüber hinaus werden auch Urlaub, Urlaubsrückstände und Leistungen erfasst. Lohnprogramme sind als eigenständige Anwendung oder als Teil einer umfangreicheren Softwaresuite wie HR- oder Buchführungsprogramme erhältlich.

Vorteile von Lohnprogrammen

• Verbesserte Compliance: Steuerregeln und -vorschriften ändern sich häufig. Die Berechnung von Steuern kann verwirrend sein, und das Versäumen von Fristen kann für Arbeitgeber hohe Bußgelder und Strafen nach sich ziehen. Lohnsysteme helfen Unternehmen dabei, die aktuellen staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze einzuhalten, indem sie Informationen und Erinnerungen an die Einhaltung der Vorschriften bereitstellen. Einige Lohnprogramme können auch automatisch Berichte bezüglich Einreichungsanforderungen erstellen.
• Eliminieren der Notwendigkeit des Outsourcings: Die Verwendung eines eigenen Lohntools trägt dazu bei, das Risiko der Weitergabe von vertraulichen und privaten Informationen der Arbeitskräfte an Dritte zu eliminieren und ermöglicht die volle Kontrolle über Finanzdaten.
• Selbstbedienungsfunktionen und Transparenz für Arbeitskräfte: Arbeitgeber können ihren Arbeitskräften über die Lohnprogramme einen begrenzten Zugang zu Lohn- und Gehaltsabrechnungsinformationen gewähren. Die Arbeitskräfte können über individuelle Konten auf einer Selbstbedienungswebsite für Mitarbeiter auf ihre Gehaltsabrechnungsinformationen zugreifen.
• Zeiteinsparungen: Mit automatisierten Funktionen in Lohnlösungen können Arbeitgeber jeden Aspekt des Gehaltsabrechnungsprozesses beschleunigen und Fehler reduzieren.

Typische Funktionen von Lohnprogrammen

• Zeiterfassung: Verfolgung von Arbeitszeitblättern und Verwaltung der Anwesenheit für die Gehaltsabrechnung.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung: Verfolgung von Anwesenheit, Gehaltshöhe, Leistungen, Rückerstattungen, Urlauben, Vorschüssen, Steuern sowie Richtlinien und Prozessen für die Gehaltsabrechnung der Arbeitskräfte.
• Steuerverwaltung: Bearbeitung von steuerbezogenen Transaktionen und Gewährleistung der Einhaltung von Anforderungen bezüglich Staats- und Bundessteuern.
• Berichterstattung/Analyse: Anzeige und Verfolgung relevanter Metriken und Erstellung von Gehaltsabrechnungsberichten wie Gehaltsabrechnungen, Leistungsberichten und Urlaubszusammenfassungen.
• Überweisung: Zahlung von Gehaltsabrechnungsbeträgen von Firmenkonten digital an die Bankkonten der einzelnen Arbeitskräfte.

Tipps für den Kauf von Lohnsystemen

• Integrationen: Die Lohnlösung sollte in andere verwendeten Softwarelösungen wie Buchhaltung und HR integrierbar sein. Die Integration in diese Lösungen stellt sicher, dass die Daten systemübergreifend konsistent sind. Dies ist besonders wichtig, da Unternehmen wachsen und die Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse immer komplexer werden.
• Komplette Kosten der Software: Die Wahl eines Lohnsystems, das dem jeweiligen Budget und den Anforderungen entspricht, ist von größter Bedeutung. Manchmal stellt der auf der Website eines Anbieters angegebene Preis nicht die kompletten Kosten dar. Die Lösung kann mit versteckten Gebühren verbunden sein, wie z. B. separat berechneten Funktionen oder Gebühren für Einrichtung, Systemupgrades, Gehaltsschecks oder Schulung und Support. Es ist wichtig, das Preismodell des Lohnservices des Anbieters zu kennen, um sich vor unnötigen Überraschungen zu schützen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Da es strenge Fristen für die Einreichung von Steuererklärungen und hohe Bußgelder für das Versäumen einer Steuerfrist gibt, sollten Lohnprogramme dabei helfen, die Steuergesetze, die Anforderungen der Sozialversicherung und die örtlichen Vorschriften einzuhalten. Die Software sollte auch automatisch aktualisiert werden, wenn sich die Steuergesetze und -anforderungen ändern. Ein Lohnsystem sollte auch in der Lage sein, die richtigen Lohnabzüge und Steueranpassungen für jede Arbeitskraft festzulegen.

Relevante Trends in Lohnprogrammen

• KI kann die Fragen der Arbeitskräfte beantworten: Von künstlicher Intelligenz (KI) gesteuerte Software und KI-Chatbots können im Lohnsystem verwendet werden, um Mitarbeiterfragen zu beantworten. Die KI kann auch bei der Einstufung von Arbeitskräften in die richtige Steuerklasse helfen. Durch all dies spart das HR-Personal Zeit.
• Integrierte Systeme liefern ein besseres Datenbild: Die Integration des Lohnsystems in andere Systeme wie Buchhaltung und Personalwesen ermöglicht eine bessere Kontrolle und Transparenz der Daten und Prozesse. Dies reduziert die Datenduplizierung und -redundanz, so dass sich Unternehmen aus einer einzigen Datenquelle ein klares Bild verschaffen können. Durch die Integration der Lohn- und Gehaltsabrechnung in die Systeme zur Verwaltung des Humankapitals erreichen Unternehmen eine umfassendere Perspektive auf ihre Belegschaft.