QM Software (Qualitätsmanagement)

Einführung

Ein QM System (Qualitätsmanagement System) erleichtert es Unternehmen, durchgängig, Qualitätsprodukte zu produzieren, die den Kundenanforderungen entsprechen, und Produktionsfehler zu vermeiden. QM Software kann zur Verwaltung und Überwachung der Qualität von Produkten in jeder Phase der Produktion eingesetzt werden. Dies beginnt bei der Beschaffung von Rohstoffen und endet bei der Auslieferung des fertigen Produkts an die Kundschaft.

Zu den Hauptmerkmalen der QM Software gehören Qualitätsmanagementrichtlinien und -ziele. Sie definieren, was Qualität im Kontext eines bestimmten Unternehmens bedeutet, und stellen ein Qualitätshandbuch dar, das den grundlegenden Rahmen vorgibt, innerhalb dessen die QMS-Software arbeitet. Darüber hinaus darf man ein klares Modell der Organisationsstruktur des Unternehmens und der Zuweisung von Verantwortlichkeiten erwarten, auf das das Team über die zentrale QMS-Datenbank zugreifen kann. Eine der wichtigsten Kernfunktionen jeder QM Anwendung ist eine zentrale Datenbank, in der sämtliche Daten gespeichert sind, die das Programm zum Betrieb benötigt. Diese Daten werden von den verschiedenen Modulen der QM Tools gemeinsam genutzt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Software als eine Einheit funktioniert.

Die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen in eine zentrale Datenbank für Qualitätsmanagement Systeme zu integrieren, erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams eines Unternehmens. Abgesehen davon verschafft Quality Management Software den Unternehmen zudem wertvolle Einblicke in die Qualität der Produkte, hilft bei der Identifizierung potenzieller Probleme und weist auf Bereiche hin, die verbessert werden können, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern. All dies sind wertvolle Erkenntnisse, mit denen datengestützte Geschäftsentscheidungen getroffen werden können, die sich letztendlich positiv auf den Gewinn des Unternehmens auswirken werden. QM Software ist jedoch nicht nur in finanzieller Hinsicht von Vorteil. Sie hilft Unternehmen auch dabei, Vertrauen bei ihrer Kundschaft aufzubauen und Produkte zu liefern, die den Erwartungen der Kundschaft stets entsprechen.

Da das Qualitätsmanagement ein integraler Bestandteil der gesamten Geschäftstätigkeit eines Unternehmens ist, ist die QM Software so ausgelegt, dass sie in jedem Geschäftsprozess eingesetzt werden kann. Das bedeutet, dass QM Software im Gegensatz zu Vertriebs- und Marketing Tools und Kundensupport Software nicht speziell auf einen bestimmten Geschäftsbereich ausgerichtet ist. Stattdessen berücksichtigt die QM Software das Unternehmen als Ganzes, um komplexe Prozesse zu vereinfachen. Dadurch lässt sich besser verstehen, wie ein bestimmter Prozess die Qualität der Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens beeinflusst. QMS-Systeme sind in der Regel relativ spezifisch und auf den Einsatz in einem bestimmten Unternehmen zugeschnitten. Sie bauen auf den besonderen Anforderungen des Unternehmens auf, aber einige Hauptkomponenten sind in praktisch allen QMS-Software-Systemen zu finden.

Es gibt mehrere Überlegungen, die ein Unternehmen in Betracht ziehen sollte, bevor es in ein bestimmtes QMS-System investiert. Dazu gehören Faktoren wie die Größe des Unternehmens, die Branche, in der es tätig ist, die Frage, ob ein Fernzugriff erforderlich ist oder nicht, und die Kompatibilität mit anderen Geschäftssystemen. QMS-Software ist als Vor-Ort- oder als cloudbasierte Lösung erhältlich, was ein weiterer wichtiger Aspekt für das Unternehmen ist. Um in der Kategorie QM Software berücksichtigt zu werden, bieten QMS-Softwarelösungen in der Regel folgende Möglichkeiten:

• Möglichkeit für Unternehmen, Qualitätsmanagement-Richtlinien und -Ziele für verschiedene Geschäftsbereiche zu erstellen, auf die von einer zentralen Datenbank aus zugegriffen werden kann
• Unterstützung von Unternehmen bei der Entwicklung eines digitalen Qualitätshandbuchs, das die spezifischen Qualitätsanforderungen und -prozesse beschreibt, die befolgt werden müssen, um die Qualität der hergestellten Produkte und Geschäftsprozesse zu gewährleisten
• Eine zentralisierte Datenbank, in der Informationen so gespeichert werden, dass sie von jedem der verschiedenen Module der QMS-Software abgerufen werden können
• Möglichkeit, detaillierte Berichte zu erstellen, um Bereiche zu ermitteln, die verbessert und weiterentwickelt werden müssen, um die Bereitstellung von Qualitätsprodukten und -dienstleistungen zu verbessern

Was ist QM Software?

QM Software (Qualitätsmanagement Software) hilft Unternehmen dabei, den Vorgang der Fehlererkennung und Mängelreduzierung bei Produkten zu automatisieren. QM-Anwendungen können die Qualität von Produkten überwachen und kontrollieren und Unternehmen dabei helfen, potenzielle Fehler zu erkennen, bevor sie zu Problemen für das Unternehmen führen können. Darüber hinaus helfen QM Tools Unternehmen, neue Trends zu erkennen und schnell auf Marktchancen zu reagieren. Das wiederum kann die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens steigern und die Rentabilität erhöhen.

Moderne Unternehmen sind oftmals von komplizierten Prozessen abhängig, und eine Panne in irgendeiner Phase des Produktionsprozesses kann schwerwiegende finanzielle und rufschädigende Folgen haben. In vielen Fällen sind diese Vorgänge derart komplex, dass eine manuelle Verwaltung nicht machbar ist. QMS-Systeme erleichtern es jedem Unternehmen, komplizierte Prozesse zu vereinfachen und wichtige Leistungsindikatoren zu verfolgen. So kann man sicherstellen, dass die Qualitätserwartungen erfüllt werden. Qualitätsmanagement Software kann automatisch die erwarteten Qualitätsindikatoren mit den tatsächlichen Qualitätsindikatoren vergleichen. Dadurch kann die Software mögliche Problembereiche identifizieren und die Belegschaft über die Ergebnisse informieren. Darüber hinaus können QMS-Softwareberichte einem Unternehmen helfen, proaktiv auf entdeckte Mängel zu reagieren, anstatt zu versuchen, sie nachträglich zu beheben.

Unternehmen greifen häufig auf QM Software zurück, um sich in der komplexen Welt der Industrienormen und Vorschriften zurechtzufinden, die zahlreiche Produktionsprozesse regeln. Diese Prozesse erfordern meist eine ständige Überwachung, um sicherzustellen, dass die Produkte die vorgegebenen Standards erfüllen oder übertreffen. QM Software erleichtert die Überwachung der Qualität bei Produktionsprozessen mit strengen Qualitätsstandards erheblich. Darüber hinaus hilft die QM Software den Unternehmen auch dabei, Mängel zu erkennen und zu beheben. Dies wiederum stellt sicher, dass die Produktionsprozesse so effizient wie möglich und in Übereinstimmung mit allen relevanten Industriestandards ablaufen. Außerdem verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich das Unternehmen mit kostspieligen Bußgeldern und Reputationsschäden aufgrund der Nichteinhaltung von Vorschriften auseinandersetzen muss.

Welche Vorteile bietet QM Software?

Die Vorteile von QM Software sind vielfältig und weitreichend. Die meisten von ihnen zielen auf die Verbesserung der Kundenzufriedenheit, der Loyalität und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften oder Branchenstandards ab. Da jedes Unternehmen unterschiedlich ist, werden die QM Tools in der Regel auf die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens zugeschnitten. Zu den grundlegenden Funktionen der meisten QM Software gehören:

• Zentralisierte Richtlinien und Ziele für das Qualitätsmanagement: Zentralisierung der Qualitätsmanagement-Richtlinien eines Unternehmens an einem Ort und Teilung auf einfache Weise mit den Teams und anderen Interessengruppen mit QM Software. Zentralisierte Qualitätsmanagementziele erleichtern es den Beschäftigten außerdem, ein klares Verständnis der Qualitätsziele und -vorgaben zu haben, die das Unternehmen anstrebt. So wird sichergestellt, dass jeder nach denselben Regeln arbeitet. Mit zentralisierten Datenbanken kann QM Software bessere Datenanalysemöglichkeiten bieten und die Gefahr von Unstimmigkeiten zwischen den Teammitgliedern in großen Organisationen verringern.
• Verbesserung der Kundenzufriedenheit: Verbesserung der Kundenzufriedenheit mit QM Software durch Wahrscheinlichkeitsreduzierung, dass ein fehlerhaftes Produkt an die Kundschaft verkauft wird. Darüber hinaus trägt QM Software dazu bei, den Ruf des Unternehmens zu schützen. Sie stellt sicher, dass Fehler in den Produktionsprozessen entdeckt und behoben werden, bevor sie Probleme verursachen können. Aus QM-Softwaresystemen können wertvolle Informationen gewonnen werden, wie beispielsweise die Ursachen von Mängeln, was zur Verbesserung der Produktionsprozesse getan werden kann und wie Kundenbeschwerden effektiver abgewickelt werden können.
• Verbesserte interne Richtlinienentwicklung: Vereinfachung der Ausarbeitung interner Richtlinien durch Einfließen der entscheidenden Erkenntnisse, die QM Software liefern kann, in diese Richtlinien. QM Software kann Entwicklungsteams von Richtlinien dabei helfen, Schwachstellen in bestehenden internen Richtlinien zu erkennen und diese entsprechend zu beheben, um die Effizienz und Qualität zu verbessern. Mit den Erkenntnissen aus der QM Software können Unternehmen interne Richtlinien aufstellen, um die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern und die Qualität im gesamten Unternehmen zu steigern. Außerdem können sie sicherstellen, dass die Kundschaft mit den Produkten, die das Unternehmen herstellt, stets zufrieden ist.
• Bessere Automatisierungsmöglichkeiten: Automatisierung von Aufgaben des Qualitätsmanagements dank QM Software. Sie kann die Arbeitsbelastung des Personals verringern und die Effizienz der Qualitätsmanagementsysteme im Unternehmen steigern. Außerdem kann die Automatisierung dazu beitragen, wertvolle Zeit zu sparen und die Gesamteffizienz einer Produktionslinie zu steigern. Qualitätssicherungssysteme stützen sich häufig auf eine partielle Automatisierung, um Qualitätsprüfungen an Produkten durchzuführen. Auch diese Prüfungen können durch die Einbeziehung von Erkenntnissen aus Software für Qualitätsmanagement verbessert werden.
• Verbesserung der internen Kommunikation: Erleichterung der Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen durch eine zentralisierte Datenbank und so Anwendung derselben Qualitätssicherungsrichtlinien. Dies ist besonders wichtig und vorteilhaft für große Organisationen und Unternehmen, die Artikel herstellen, die strengen Qualitätssicherungsstandards entsprechen müssen. Missverständnisse zwischen den verschiedenen Teammitgliedern und Abteilungen eines Unternehmens können zu ernsthaften Qualitätsproblemen führen. Daher müssen Unternehmen Tools wie QMS-Lösungen einsetzen, um eine reibungslose und effektive Kommunikation zu gewährleisten.
• Verbesserte Fehlererkennung: Aufspüren von Fehlern, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen hochwertige Produkte und Dienstleistungen anbieten kann. QMS-Software ermöglicht es Unternehmen, Fehler zu erkennen und Trends zu analysieren, um eventuell wiederkehrende Fehler vorherzusehen. Auf diese Weise können Unternehmen auf mögliche Qualitätsprobleme reagieren, bevor die Produkte an die Kundschaft ausgeliefert werden. So lässt sich das Risiko eines Imageschadens aufgrund von Mängeln in der Produktqualität verringern.

Über welche Funktionen verfügt QM Software?

Die Funktionen von QM Software bestehen im Allgemeinen aus Kernfunktionen und zusätzlichen Funktionen. QM Software wird häufig an die spezifischen Anforderungen eines bestimmten Unternehmens angepasst, sodass sich die Funktionen von Lösung zu Lösung erheblich unterscheiden können. Nachfolgend einige der häufigsten Funktionen:

• Fehlerverfolgung: Verfolgung der von der Kundschaft gemeldeten Mängel mithilfe der QM Software. Die Verfolgung von Fehlern ermöglicht es Unternehmen, wiederkehrende Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie zu einem Reputationsrisiko für das Produkt oder das Unternehmen werden. Darüber hinaus macht es eine ordnungsgemäße Fehlerverfolgung für ein Unternehmen einfacher, die Kundschaft glücklich und zufrieden zu halten, da sie schließlich ein besseres Produkt erhält, das ihren Erwartungen entspricht. Letztendlich soll die Fehlerverfolgung dazu führen, dass Fehler gar nicht erst auftreten. Deshalb ist die Fähigkeit, Fehler effektiv zu verfolgen, ein so wichtiger Aspekt der QM Software.
• Compliance-Management: Sicherung der Compliance mit den neuesten Industriestandards und -anforderungen durch den Einsatz von Quality Management Software. Dies liegt daran, dass eine solche Software den Überblick über gesetzliche Änderungen gewährleistet. QM Software kann Unternehmen auf Änderungen in den Standards aufmerksam machen. So ist es einfacher, Änderungen anzuwenden und die Konformität zu wahren. Die Nichteinhaltung von Branchenstandards kann dazu führen, dass Unternehmen Geld verlieren, ihren Ruf schädigen und letztlich das Vertrauen ihrer Kundschaft verspielen. Der Einsatz von QM Software zur Erkennung von Änderungen in den Standards und zur Benachrichtigung des Unternehmens über diese Änderungen verringert die Wahrscheinlichkeit des Auftretens derartiger Probleme erheblich.
• Schulungsmanagement: Effektivere Schulung des Personals mit QM Software. Es wird dafür gesorgt, dass die Schulungsunterlagen und -verfahren im gesamten Unternehmen einheitlich sind. QM Software wird oftmals mit einem speziellen Schulungsmodul geliefert. So kann ein Unternehmen sicherstellen, dass das Qualitätssicherungspersonal in allen wichtigen Aspekten geschult wird und die Fortschritte der Schulungsteilnehmenden überwacht werden. Damit wird gewährleistet, dass sie die geltenden Standards erfüllen.
• Auditmanagement: Durchführung regelmäßiger Audits der entscheidenden Qualitätssicherungsprozesse bei den meisten QM Softwarelösungen entscheidend. Die Prüfung von Qualitätssicherungsverfahren und -praktiken ist eine komplexe Aufgabe, die durch den Einsatz von QM Software zur Unterstützung der Prüfung von Dokumenten, Prozessen und Berichten vereinfacht wird.
• Kodierung und Kontrolle von Dokumenten: Nachverfolgung der verschiedenen Dokumentversionen mit einer zentralisierten QM Softwaredatenbank. Die automatische Kodierung von Dokumenten erleichtert den Überblick über Richtlinienänderungen und stellt sicher, dass alle Beteiligten immer die neuesten Versionen wichtiger Dokumente und Richtlinien verwenden.

Was sollte beim Kauf von QM Software berücksichtigt werden?

QM Software ist ein wichtiger Bestandteil der Software-Suite eines jeden Unternehmens. Allerdings sind QM Programme in der Regel teuer. Es gibt ein paar besondere Überlegungen, die Unternehmen anstellen sollten, bevor sie sich für eine bestimmte QM Lösung entscheiden. Jedes Unternehmen ist anders, und das Qualitätsmanagement ist nicht in jeder Organisation gleich. Das bedeutet, dass QM Systeme zwar viele gemeinsame Merkmale haben, aber oftmals auf die Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens zugeschnitten sind. QM Software kann als eigenständiges System oder über ein Software-as-a-Service-Modell bereitgestellt werden. Ein Unternehmen muss also seine betrieblichen Anforderungen berücksichtigen, wenn es sich für eines dieser beiden Modelle entscheidet. Einige der Überlegungen, die bei der Auswahl eines Qualitätsmanagement Tools berücksichtigt werden sollten, sind:

• Ist die Software flexibel? Die Möglichkeit, die Funktionen einer QM Softwarelösung auf die besonderen Bedürfnisse eines bestimmten Unternehmens zuzuschneiden, ist für die meisten interessierten Parteien von QM Software ein entscheidender Faktor. Jede Organisation ist einzigartig und hat besondere Anforderungen. Deshalb muss die QM Software flexibel und anpassungsfähig sein. Dies ist auch wichtig, wenn man bedenkt, dass sich die Qualitätssicherungslandschaft ständig verändert und die QM Software in der Lage sein sollte, sich problemlos den neuen Veränderungen anzupassen. Außerdem ist es wichtig, dass ein QM System mit dem Unternehmen mitwächst und bei Bedarf um neue Funktionen erweitert werden kann.
• Ist das Preismodell angemessen? Die Frage des Preises ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei der Anschaffung von Spezialsoftware. In der Regel ist QM Software in zwei Varianten mit unterschiedlichen Preismodellen erhältlich. Bei der ersten Version handelt es sich um eine Softwarelösung, die vor Ort auf den Servern des Unternehmens installiert und von den internen IT-Teams verwaltet wird. Die zweite Version ist eine cloudbasierte Anwendung, die als SaaS-Produkt an Unternehmen verkauft wird. Man sollte sich unbedingt überlegen, welches Preismodell für die Bedürfnisse des Unternehmens am besten geeignet ist. Dabei sollte man insbesondere die Vorlaufkosten berücksichtigen, die mit einer On-Premise-Softwarelösung verbunden sind.
• Sind die wichtigsten Geschäftsziele erreichbar? Das Verständnis der genauen Ziele und Anforderungen, die eine QM Software erfüllen muss, ist letztlich entscheidend für den Erfolg des Systems. Es ist von ausschlaggebender Bedeutung, diese Ziele vor der Entscheidung für ein bestimmtes System festzulegen, da es in der Regel kompliziert und teuer ist, das System zu wechseln, nachdem eine QM Softwarelösung implementiert worden ist.
• Ist die Software systemübergreifend kompatibel? QM Softwarelösungen müssen häufig mit anderen Unternehmenssoftwaresystemen zusammenarbeiten. Daher sollte man unbedingt prüfen, ob das gewählte QM System mit den bereits vorhandenen Systemen zusammenarbeiten kann oder nicht. Die Entdeckung von Kompatibilitätsproblemen zwischen wichtigen Systemen nach deren Installation führt häufig zu einer kostspieligen Fehlerkorrektur. Es ist daher besser, die Kompatibilität der Systeme vor der Entscheidung für ein bestimmtes System abzuklären.
• Entspricht die Software den gesetzlichen Anforderungen? QM Software befasst sich häufig mit sensiblen und personenbezogenen Daten, die durch Datenschutzgesetze und -vorschriften geschützt sind. Es ist von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass die gewählte QM Softwarelösung alle geltenden Datenschutzstandards erfüllt oder übertrifft, um mögliche rechtliche Komplikationen zu vermeiden. Darüber hinaus kann QM Software auch sensible und geschützte Daten speichern. Daher muss das gewählte System unbedingt Maßnahmen zum Schutz der Daten vor Cyberkriminalität wie Hacking und Industriespionage enthalten.

Welche Trends bei QM Software sind am relevantesten?

Die Qualitätssicherungslandschaft unterliegt verschiedenen Trends und diese sollten bei der Auswahl einer QM Software berücksichtigt werden. Unternehmen, die in Branchen tätig sind, in denen die Produktqualität nicht verhandelbar ist, sind für diese Trends besonders anfällig und müssen ihnen besondere Aufmerksamkeit widmen. Einige der wichtigsten Trends, die man im Auge behalten sollte, sind:

• Veränderung der Industriestandards: International anerkannte Industriestandards ändern sich regelmäßig, und dies kann Auswirkungen auf die internen Qualitätssicherungsstandards eines Unternehmens haben. Aus diesem Grund muss QM Software in der Lage sein, sich mit minimalem Aufwand an neue Industriestandards anzupassen. Die zeitnahe und automatische Umsetzung von Änderungen der Industriestandards ist von entscheidender Bedeutung. Sie kann einem Unternehmen helfen, Geldstrafen und Reputationsschäden zu vermeiden, die aus einer nicht beachteten Änderung der Industriestandards entstehen können.
• Höhere Kundenerwartungen: Die Kundschaft erwartet von Unternehmen heute mehr Qualität als je zuvor. Wenn ein Unternehmen auf einem anspruchsvollen Markt wettbewerbsfähig bleiben will, muss es in der Lage sein, hochwertige Produkte zu angemessenen Preisen zu liefern. QM Software kann wichtige Erkenntnisse liefern, die Unternehmen nutzen können, um die Erwartungen ihrer Kundschaft besser zu verstehen und zu erfüllen.
• Zunehmende Automatisierung der Produktionslinien: Mit der zunehmenden Automatisierung von Produktionsprozessen gewinnt die Qualitätssicherung an Bedeutung. Unternehmen tendieren zu einem höheren Grad an Produktionsautomatisierung, und dies ist eine der wichtigsten Triebfedern für die Entwicklung einer neuen QM Softwarefunktion.
• Bedarf an verbesserter Datenanalyse: Moderne Unternehmen werden von Daten gesteuert, und es ist sehr unwahrscheinlich, dass sich dieser Trend in nächster Zeit ändern wird. QM Software kann Unternehmen wichtige Einblicke in das Kundenverhalten und in Veränderungen der Industriestandards geben und auf der Grundlage von Datenanalysen Bereiche aufzeigen, in denen die Qualität verbessert werden kann.

Quellen

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

1. Google People Ask (Google – Nutzer fragen) (Zugriffsdatum: Montag, 16. Mai 2022)

2. Quality Management Software (QM Software (Qualitätsmanagement)) – Unifize Website (Zugriffsdatum: Montag, 16. Mai 2022)

3. Quality Management Software (QM Software (Qualitätsmanagement)) – Gartner Peer Insights (Zugriffsdatum: Montag, 16. Mai 2022)