Was sind Dokumenten-Management-Systeme?

Dokumenten-Management-Systeme unterstützen Nutzer innen bei der Erstellung, Speicherung und Freigabe von Dokumenten: von Standardformularen und Verträgen bis hin zur Einzelkorrespondenz. Diese Anwendungen umfassen Funktionen wie Bilderfassung, Dokumentensuche und Zugriffsverwaltung, mit denen Nutzer innen einfach durch Geschäftsdokumente navigieren können.

Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen

Dokumenten-Management-Lösungen können bei der digitalen Transformation von Unternehmen behilflich sein, indem sie den physischen Papierkram überflüssig machen.

Nachstehend sind einige der Vorteile einer Dokumenten-Management-Lösung aufgezählt:

• Zugriff auf Dokumente von überall und jederzeit möglich
• Kollaboration durch Datenaustausch
• Schutz von geschäftskritischen Dokumenten vor unbefugtem Zugriff, Cyberkriminalität, Ransomware und Naturkatastrophen
• Reduzierung der für die Aufbewahrung physischer Dokumente anfallenden Kosten

Typische Funktionen von Dokumenten-Management-Systemen

• Dokumentenerfassung: Digitalisierung von gedruckten Dokumenten mit Bilderfassungstechnologie. Fortschrittliche Plattformen bieten OCR-(Optical Character Recognition, optische Zeichenerkennung) und Suchfunktionen.
• Dokumentenablage: Speicherung, Zugriff, Veröffentlichung und Bearbeitung von Dokumenten auf einer gemeinsamen Plattform.
• Volltextsuche: Suche nach relevanten Dateien und Dokumenten durch die Eingabe von Stichwörtern in ein Suchfeld.
• Zugriffskontrolle/-berechtigung: Verwaltung von Zugriffsberechtigungen für bestimmte Personen oder Gruppen sowie Kontrolle, wer Dokumente ansehen und/oder bearbeiten darf.
• Kollaborationstools: Teilen von Dokumenten mit Einzelpersonen oder einer Gruppe von Personen und Möglichkeit zur Bearbeitung oder zum Hinzufügen von Kommentaren.
• Dokumentarchivierung: Erstellung eines zentralen Repositories für die Speicherung vertraulicher und archivierter Daten zur späteren Verwendung.

Tipps für den Kauf von Dokumenten-Management-Systemen

• Integrationsmöglichkeiten: Um die Dokumenten-Management-Lösung optimal nutzen zu können, muss sie sich in andere wichtige Geschäftssysteme wie Buchhaltung, CRM, HR und Buchhaltungslösungen integrieren lassen. Dank dieser Integration können Funktionen zur Speicherung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, die im Dokumenten-Management-System angeboten werden, nicht nur genutzt werden, sondern sie ermöglicht auch eine unternehmensweite Dokumententextsuche. So unterstützt beispielsweise eine Integration des Dokumenten-Management-Systems in die Buchhaltungslösung die Nutzer*innen bei der Indexierung und Ablage von Buchhaltungs- und Finanzdokumenten, was hilfreich ist, wenn bei internen oder externen Audits auf Dokumente zugegriffen werden muss.
• Datensicherheit: Kleine Unternehmen sind sowohl externen als auch internen Bedrohungen der Datensicherheit ausgesetzt. Externe Bedrohungen sind z. B. Hackerangriffe oder Datenschutzverletzungen, zu den internen zählt z. B. der Diebstahl von Daten durch Personal. Und da ein Dokumenten-Management-System der Speicherort für wichtige Geschäftsdokumente ist, sind diese viel anfälliger für eine Datenschutzverletzung. Um dem Datenverlust komplett vorzubeugen, muss sichergestellt sein, dass das Dokumenten-Management-System der Wahl mit den neuesten Sicherheitsprotokollen und -methoden ausgestattet ist. Dazu gehören eine AES-256-Verschlüsselung (Verschlüsselung nach der Methode AES (Advanced Encryption Standard) mit 256 Bit langen Schlüsseln) sowie eine SSL-/TLS-Verschlüsselung (Secure Sockets Layer/Transport Layer Security).
• Scannen und Imaging von Dokumenten: Mit dem Scannen und Imaging von Dokumenten können Nutzer innen Dokumente nicht nur scannen, sondern sie auch anhand einer Reihe von Schlüsselwörtern indizieren. Die digitale Speicherung in Kombination mit einer präzisen Indexierung erleichtert eine Suche nach diesen Dokumenten. Manche Produkte bieten auch OCR an, mit deren Hilfe handschriftliche Dokumente in ein digitales Format umgewandelt werden können. Käufer innen, die mit vielen physischen Dokumenten zu tun haben, sollten Produkte mit dieser Funktionalität favorisieren.

Relevante Trends bei Dokumenten-Management-Systemen

• Unternehmen möchten eine engere Verflechtung von Projektmanagement Software und Dokumenten-Management-Systemen: Innerhalb eines Unternehmens wird oft teamübergreifend zusammengearbeitet. Zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz setzen Unternehmen auf vereinheitlichte Lösungen, die Zeit und Mühe beim Wechsel zwischen einzelnen Tools sparen. Aus diesem Grund möchten Unternehmen ihre Projektmanagement Lösung in das Dokumenten-Management-System integrieren, sodass die Teams die Dokumente gemeinsam nutzen können, während sie an einem Projekt arbeiten.
• Die Zukunft des Dokumentenmanagements ist mobil: Da der Einsatz mobiler Geräte immer mehr steigt, priorisieren kleine Unternehmen Lösungen mit mobilen Funktionen. Wir können damit rechnen, dass die Anbieter immer mehr mobile Dienste wie responsive mobile Schnittstellen, mobile Apps und Kundenportale anbieten werden.