Was ist eine Schulverwaltungssoftware?

Schulverwaltungssoftware bietet ein einziges Repository für Schüler-, Mitarbeiter- und Fakultätsdaten, auf das Schulverwalter, Büromanager, Buchhalter und Registrare zugreifen können. Mit diesen Daten lassen sich die Zulassung, Einschreibung und Unterrichtsplanung deiner Bildungseinrichtung automatisieren. Darüber hinaus kann die Schulverwaltungssoftware in die bestehende Buchführungssoftware für Schulen integriert werden, um die Rechnungsstellung und die Verwaltung der Schulgeldzahlungen zu automatisieren, sowie in die Klassenzimmerverwaltung und in digitale Klassenbücher.

Vorteile einer Schulverwaltungssoftware

• Verbesserte Buchführung: Die Menge an Papierunterlagen, die für die Verwaltung einer Schule erforderlich ist, kann schwindelerregend sein. Schulverwaltungssoftware bietet einen zentralen Datenspeicher für die Aufzeichnung von Anwesenheit, Inventar und Vermögenswerten, Buchhaltungsinformationen und mehr. Administratoren können dann einfach über Desktop- und mobile Apps auf diese Informationen zugreifen.
• Einfache Buchhaltung: Mit einer Schulverwaltungssoftware kann man die Einschreibungs-, Anwesenheits- und Schulgebühren für einzelne Schüler erfassen. Wenn man bedenkt, dass viele Schüler ihre Schulgebühren aus verschiedenen Quellen (Stipendien, persönliche Mittel, Zuschüsse usw.) bezahlen, spart eine zentrale Datenbank, die als Hauptbuch fungiert und die Fakturierung automatisiert, Zeit und Geld, die mit traditionellen Buchhaltungsmethoden verbunden sind.
• Verbesserte Plattform für die Beteiligung der Eltern: Die Aufrechterhaltung der elterlichen Mitwirkung ist ein Eckpfeiler jedes Bildungsprogramms. Schulverwaltungssoftware ermöglicht es den Eltern, den Fortschritt ihrer Kinder zu überwachen und zu bewerten. Eltern können problemlos Kontakt zu Lehrern aufnehmen (und sich sogar mit ihnen treffen), Noten und Fortschrittsberichte einsehen und Zahlungen mit Hilfe von Portal-Tools verwalten.

Typische Funktionen einer Schulverwaltungssoftware

• Schülerinformation/-aufzeichnungen: Aufzeichnung der akademischen und verhaltensbezogenen Informationen aller Schüler.
• Teilnahmeerfassung: Verfolgung der Anwesenheit einzelner Schüler und der Gesamtanzahl der Teilnehmer bei einer bestimmten Klasse.
• Klassenterminplanung: Erleichterte Planung von Präsenz- und Online-Klassentreffen.
• Zulassungsmanagement: Automatisierung des Anmelde- und Zulassungsverfahrens für bestehende und neue Schüler.
• Eltern-/Schülerportal: Möglichkeit für Schülern und Eltern, über ein Online-Gateway Material einzusehen und mit Lehrern zu kommunizieren.
• Finanzmanagement: Umfassender Überblick über die Schulfinanzen.
• Beurteilungsmanagement: Aufzeichnung und Auswertung des Lernfortschritts der Schüler.

Im Verzeichnis der Schulverwaltungssoftware können Nutzer nach Funktion(en) filtern, um nur diejenigen Optionen anzuzeigen, die den geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Dies kann helfen, die Softwareauswahl einzugrenzen.

Tipps für den Kauf von Schulverwaltungssoftware

• Art der Schule: Der Markt für Schulverwaltungssoftware definiert „Schule“ im weitesten Sinne. Obwohl viele Schulverwaltungsangebote auf die Bedürfnisse traditioneller K-12-Umgebungen eingehen, sind andere für Schulen konzipiert, die spezifische Anweisungen oder Aktivitäten anbieten. Beispielsweise würde eine Schule, die Einzelunterricht in Musik erteilt, oder eine private Kindertagesstätte eine flexiblere Schnittstelle benötigen, um sich an die variablen Stundenpläne von Lehrern und Schülern anzupassen.
• Grad der Funktionalität/Integration in bestehende Software: Die Entwickler von Schulverwaltungssystemen bieten eine breite Palette von Funktionen an, die sich auf den Gesamtpreis auswirken können. Einige bieten Buchhaltungsfunktionen, die die Rechnungsstellung und den Unterricht für die Schüler automatisieren, während andere eine Integration mit der Klassenzimmerverwaltung oder den digitalen Klassenbüchern für Lehrer zur Verfügung stellen. Je nach den besonderen Bedürfnissen sind einige dieser Funktionen möglicherweise nicht erforderlich.

Relevante Trends in der Schulverwaltungssoftware

• Die Integration von Wearable-Technology wird die Anwesenheitsverfolgung verbessern: Lehrer benötigen pro Unterrichtseinheit ungefähr fünf bis zehn Minuten, um die Anwesenheit zu prüfen. In Anbetracht der jüngsten Innovationen im Bereich der Wearable-Technology und ihrer wachsenden Beliebtheit werden in den kommenden Jahren voraussichtlich mehr Schulen den Einsatz von Schlüsselanhängern oder anderen Geräten zur Automatisierung der Anwesenheitsprüfung in physischen Klassenzimmern einsetzen.
• Virtuelle Klassenzimmer und E-Learning werden neue Anforderungen an die Schulverwaltung stellen: Im Schuljahr 2016 haben in den USA etwa 5 Millionen der insgesamt 54 Millionen K-12-Schüler an mindestens einem online oder virtuell stattfindenden Unterricht teilgenommen. Diese Zahl entspricht derzeit etwa zehn Prozent der Schülerpopulation und wird voraussichtlich noch steigen. Da die Schulen nach Möglichkeiten suchen, mehr Schüler aufzunehmen, wird der Bedarf an einer erfolgreichen Verwaltung von Schülern und Klassenzimmern (sowohl physisch als auch virtuell) wachsen.