Besuchermanagement Software

Einführung

Besuchermanagement Softwaretools helfen Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Unterhaltungseinrichtungen und anderen Einrichtungen dabei, den Check-in von Besuchern durch Vorregistrierung, Scannen von Ausweisen, Drucken von Ausweisen und andere Technologien zu beschleunigen und zu automatisieren. Unternehmen können damit Zugangsbeschränkungen durchsetzen und Besucherinformationen überwachen, damit die Sicherheit ihrer Einrichtungen und Angestellten gewährleistet bleibt.

Systeme für die Besucheranmeldung werden in zahlreichen Einrichtungen eingesetzt, darunter Krankenhäuser, Schulen, Museen, Regierungsgebäude, Fabriken, Unternehmen, Hotels, Restaurants und Hausverwaltungen. Besucher- und Personalmanagementsysteme kommen auch in Co-Working-Spaces und Büros mit mehreren Mietern zum Einsatz, da Nutzer damit Teamkonfigurationen und Raumnutzung von der Ankunft bis zum Check-in verwalten können.

Solche Systeme ermöglichen ein digitales Besuchermanagement und sind eine enorme Hilfe für die Sicherung des Arbeitsplatzes. Sie können Auditoren und Inspektoren sofortigen Zugang gewähren, Lieferungen verwalten und erleichtern die Anmeldung von Beschäftigten am Arbeitsplatz. Oft gibt es Screening-Fragen für Besucher und Beschäftigte, sofortige Warnmeldungen für Manager und begleitende Besuchermanagement Anwendungen für Beschäftigte. Systeme zur Besucherregistrierung werden neuerdings auch für Temperaturkontrollen, Gesundheitspasskontrollen und andere kontaktlose Vorgänge eingesetzt.

Viele Organisationen, die den Zugang zu ihren Einrichtungen verwalten, stützen sich auf Besuchermanagement Systeme, die meisten haben daher einige gemeinsame Funktionen mit Kiosksystemen und Objektschutz Software. Einige bieten jedoch auch einen breiteren Anwendungsbereich im Gebäudemanagement, ähnlich wie IWMS Software, CAFM Software und Flächen & Raumverwaltung Software.

In manchen Situationen kann ein Visitor Management System auch als eine Art Concierge oder Empfangsdame fungieren und etwa den Ticketverkauf übernehmen. Das erleichtert Voranmeldungen, Wartelisten und Zeitverpflichtungen in der gleichen Weise wie Terminplaner Software und andere Planungssoftware-Tools. Ähnlich wie Raumbuchungssysteme können sie auch die Nutzung von Tagungsräumen verwalten. Zu guter Letzt können einige Tools in eine Fremdfirmenmanagement Software integriert werden, wodurch Auftragnehmer automatisch Zugang zum Firmengelände erhalten.

In Deutschland sind Besuchermanagement Systeme in vielen Branchen beliebt, vom Gastgewerbe bis zum Bildungswesen. Sie ermöglichen Nutzern ohne Schlüssel Zugang zum Firmengelände, sie bieten bedarfsgerechten Ausweisdruck, Online-Vorregistrierung und andere praktische Optionen. Oft sind sie mit Selbstbedienungsportalen und mobilfähigen Besuchermanagement Apps ausgestattet, wodurch Organisationen den Sicherheits-Check-in rationalisieren und gleichzeitig sicherstellen können, dass sie die DSGVO und das Datenschutzgesetz einhalten, und zwar auch dann, wenn sie auf das Strafregister und andere persönliche Informationen über Besucher zugreifen.

Aber Besuchermanagement Software ist nicht gleich Besuchermanagement Software. Einige Programme sind für bestimmte Branchen konzipiert, etwa Vorschulen, Universitäten, Museen, Berufsverbände, Restaurants und Hotels. Sie haben Funktionen speziell für ihren Nutzerkreis. In den letzten Jahren haben sich außerdem viele darauf konzentriert, Gesundheitsprüfungen und Informationen zur Kontaktverfolgung anzubieten, was aber nicht überall erforderlich ist. Es kann jedoch gesagt werden, dass die meisten Besuchermanagement Systeme sich aufgrund einiger grundlegender Funktionen an praktisch jede Arbeitsumgebung anpassen lassen:

• Willkommenheißen von Gästen beim Screening
• Zutritt gewähren auf der Grundlage von Beschränkungen, Kapazitätsgrenzen und Sicherheitsüberprüfungen
• Möglichkeit der Vorregistrierung der Besucher online über eine Webanwendung und/oder eine mobile App
• Anmeldung der Besucher über einen Self-Service-Kiosk
• Erfassen und Scannen von Fotos, Führerscheinen und anderen Ausweisdokumenten
• Drucken von ID-Ausweisen und Tokens für temporären oder permanenten Zugang
• Verfolgung des Ein- und Ausgangs, Meldung an die Verantwortlichen und Gewähren von Zugriff auf Evakuierungsberichte
• Unterzeichnung von rechtlichen Dokumenten wie NDAs, Gesundheits- und Sicherheitsformularen und Evakuierungsplänen

Was ist Besuchermanagement Software?

Eine Besuchermanagement Software soll Sicherheitspersonal, Empfangspersonal, Gastgeber und andere Beschäftigte mit Kundenkontakt dabei unterstützen, Besuchern Zutritt zu ihren Einrichtungen zu gewähren, ohne die Sicherheit von Personen oder Vermögenswerten zu gefährden.

Beschäftigte, Patienten, Gäste und autorisierte Besucher können dadurch das Gelände und seine Einrichtungen nutzen, indem die Software sie eincheckt, ihre Dokumente scannt, ihre Ausweise druckt und ein digitales Besucherbuch zur Verfügung stellt. Organisationen in einer Vielzahl von Sektoren, darunter Bildung, Gastgewerbe, Unterhaltung, Unternehmen, Behörden und Industrie, können damit auch Besucher überprüfen, Sicherheitsmaßnahmen durchsetzen und den Zutritt zum Gelände einschränken. Örtliche Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften (Health and Safety) und Datenschutzgesetze (z. B. die DSGVO, Data Protection Act) werden dadurch ebenfalls eingehalten.

In Räumlichkeiten wie Gäste-Lobbys werden Visitor Management Systeme in erster Linie von Empfangspersonal, Concierge oder Rezeptionisten eingesetzt. Sie erleichtern das Einchecken von Gästen und Angestellten und bieten gleichzeitig einen Überblick über Kapazitätsgrenzen, Belegungszahlen, Ein- und Ausgangsdaten und Sicherheitskontrollen. Manager können darauf zugreifen, um Überwachungslisten und schwarze Listen zu erstellen, Evakuierungsberichte aus der Ferne einzusehen und NDAs, Verzichtserklärungen und andere Zutrittsbestimmungen durchzusetzen.

Besuchermanagement Systeme bieten oft eine Vorregistrierung über das Internet oder eine mobile App, Self-Service-Kioske vor Ort mit je nach Nutzer anpassbaren Begrüßungsbildschirmen und eine Fotoerfassungstechnologie zum Drucken von Besucherausweisen. Einige bieten spezielle Funktionen für das Gastgewerbe, etwa WLAN-Zugang für die Dauer des Aufenthalts eines Gastes, aber die meisten kümmern sich in erster Linie um die Sicherheit vor Ort. Sie können manchmal in Zugangskontrollsysteme integriert werden, um polizeiliche Datenbanken und individuelle Überwachungslisten zu überprüfen.

Neuerdings führt Besuchermanagement Software auch Gesundheitsprüfungen durch, wendet Regeln zur Ermittlung von Kontaktpersonen an und kommuniziert mit Sicherheitsdatenbanken. So wurden beispielsweise einige Tools zum Scannen von Covid-19-Pässen und QR-Codes mithilfe der OCR-Technologie eingeführt. Einige wurden auch dafür eingesetzt, sich mit Sensoren in Echtzeit zu verbinden, um Temperaturmessungen für Beschäftigte, Reisende, Restaurant- und Hotelgäste zu ermöglichen.

Im Laufe der Jahre haben sich Besuchermanagement Anwendungen auch auf die Bereiche Terminplanung, Gebäudemanagement und Raumbuchung ausgeweitet. Anders als Buchungssysteme wickeln Besuchermanagement Tools jedoch normalerweise keine Zahlungen ab und stellen auch nicht die Einrichtungen eines Veranstaltungsortes vor, sondern konzentrieren sich vor allem auf Zutritt, Sicherheit und Schutz.

Manche Manager nutzen sie, um hybride Arbeitsplätze einzurichten, Dienstpläne und Bürolayouts zu erstellen und Personal sicher ins Büro zu bringen. Hot Desking und Hotelling, Parken, Cafeteria- und Konferenzraumverwaltung, das sind nur einige der Aktivitäten, die diese Buchungssysteme leichter für Manager und Assistenten machen. Führungskräfte können sich über Terminplaner und Besuchermanagement Apps mit ihren Angestellten abstimmen und daher Termine besser annehmen, Arbeitsabläufe verbinden und Ressourcen optimieren.

Ungeachtet ihrer Beliebtheit werden Besuchermanagement Systeme nur selten direkt auf einem Gelände eingesetzt, außer in Behörden und anderen Einrichtungen mit hohen Anforderungen an die Cybersicherheit. Für Hotels, Fabriken, Unternehmen, Schulen, Museen und andere Organisationen mit weitläufigem Gelände sind cloudbasierte Besuchermanagement Systeme eine kostengünstige und effiziente Alternative zu überholten Papierprotokollen und Sicherheitshardware.

Der Nutzerkreis hat sich auf Besitzer von Frühstückspensionen, Gastronomen und Betreiber kleinerer Veranstaltungsorte ausgeweitet, daher entscheiden sich die meisten Nutzer für Cloud- oder Hybrid-Konfigurationen. Solche Konfigurationen stellen Echtzeit-Updates der Gästelisten, automatische Benachrichtigungen über die Ankunft von Besuchern und Optionen zur Nachverfolgung von Gästen mit Online- und Offline-Funktionalität über iOS- und Android-Apps zur Verfügung. Da dies ohne Strom- oder Internetzugang funktioniert, überwiegen die Vorteile gegenüber den On-Premise-Lösungen.

Welche Vorteile bietet eine Besuchermanagement Software?

Die Vorteile einer Besuchermanagement Software kommen dem Personal an der Rezeption, Hausverwaltern und allen Personen zugute, die ein Gebäude betreten und umfassende Sicherheit und Aufmerksamkeit für ihr Wohlbefinden und ihre Zeit erwarten. Man kann daher die Vorteile von Besuchermanagement Systemen in folgende Gruppen einteilen:

• Optimierung des Besucher-Check-ins: Ob es sich um Einzelpersonen oder Gruppen handelt, die einchecken, Besucherregistrierungssysteme erleichtern allen Beteiligten den Zutritt zu Gelände und Räumen dank automatisiertem Ausweisdruck, schlüssellosem Zutritt und anderen Technologien, die eine manuelle Bearbeitung sowie das Unterschreiben von Einverständniserklärungen und die Autorisierung durch Manager auf Abruf überflüssig machen. Ganz davon abgesehen, dass ein System für die Besucheranmeldung wiederkehrenden Besuchern und Lieferfahrern die lästige Registrierung bei jedem Zutritt zum Gebäude erspart.
• Screening von Besuchern: Vom Personal an der Rezeption kann man nicht erwarten, dass es Sicherheitskontrollen durchführt, wenn keine Erfahrung mit Sicherheitsmaßnahmen und deren Durchsetzung vorhanden ist. Da Besuchermanagement Software in Echtzeit Ausweise scannt, Fotos erfasst, Hintergrundinformationen verarbeitet und Zutrittsbeschränkungen sofort durchsetzen kann, kann sie diesen Aspekt der Empfangsarbeit übernehmen. Diese Tools extrahieren Informationen aus von in- und ausländischen Behörden ausgestellten Dokumenten wie Pässen, Führerscheinen, Personalausweisen und Gesundheitspässen und alarmieren Beschäftigte und ihre Vorgesetzten sofort, falls das Risiko einer Sicherheitsverletzung besteht. In Bildungseinrichtungen, Museen und Behörden, die leicht das Ziel von bekannten Straftätern sein können, ist dies ganz besonders nützlich.
• Abschreckung von Straftätern: Alle Einrichtungen sind anfällig für Diebstahl, Einbruch, Belästigung des Personals und Beschädigung, und Einrichtungen mit hohem Publikumsverkehr sind davon noch mehr betroffen als andere. Ob es sich um eine Pension, eine Behörde, ein Restaurant, ein Museum oder eine Schule handelt, Besuchermanagement Software kann Personen davon abhalten, sich mit böswilligen Absichten Zutritt zu einem Gebäude zu verschaffen. Personen, die etwa wegen Sexualdelikten, Belästigung, Stalking, körperlicher Gewalt, Hausfriedensbruch, Einbruch oder anderen kriminellen Handlungen vorbestraft sind, können durchaus von einem Besucherzugangssystem als Teil des Sicherheitssystems davon abgeschreckt werden, sich einem Gebäude zu nähern.
• Einhaltung der Rechtsvorschriften: Der Eigentümer, Hausverwalter und Verwalter einer Immobilie hat eine Sorgfaltspflicht gegenüber den Besuchern der Immobilie. Dies gilt auch für Beschäftigte im Rahmen des Arbeitschutzgesetzes und Personen, die nicht in einem Arbeitsverhältnis mit ihnen stehen. Darüber hinaus müssen Organisationen Datenschutzgesetze wie die DSGVO und den Data Protection Act einhalten. Check-in-Protokolle in Papierform mit ungeprüften Namen und Unterschriften für Arbeitsschutzzwecke werden diesen Anforderungen nicht mehr gerecht, zumal es auch keine Garantie dafür gibt, dass die Informationen sicher und fristgerecht entsorgt werden. Besuchermanagement Systeme können all diese Prozesse automatisieren, was die Einhaltung der Vorschriften in der gesamten Organisation sicherstellt.
• Verringerung des Verwaltungsaufwands: Sowohl Personal an Empfang und Rezeption als auch Back-Office-Personal profitieren von einem besseren Check-in-Prozess für Besucher. Neben Hintergrundprüfungen umfassen Verwaltungsaufgaben auch zeitaufwändige Dinge wie Datenerfassung, Abgleich, Speicherung und Entsorgung. Selbst in kleinen Einrichtungen wie privaten Kindergärten, Gedenkmuseen, Kinderzentren, Privatkliniken und Veranstaltungsorten für Geburtstagsfeiern kann der Arbeitsaufwand für die Verwaltung von Anfragen, Genehmigungen, Buchungen, Wartelisten und Wartezeiten für Besucher geradezu beängstigend sein. Da eine Software aber alles automatisiert, werden solche Verwaltungsaufgaben gestrafft und sich wiederholende oder redundante Aufgaben eliminiert, sodass wiederkehrende Besucher leichter ein- und auschecken können, ohne das Personal an Rezeption oder Empfang zu brauchen.
• Erhöhte Produktivität: Bei der Teamarbeit können Besuchermanagement Systeme Kollegen dabei helfen, über den Aufenthaltsort der anderen auf dem Laufenden zu bleiben und Anfragen nur an die Kollegen zu richten, die vor Ort sind und in Echtzeit reagieren können. Dazu gehören Geschäftsleute, Lehrkräfte, Hotelangestellte und andere Teams mit einem hohen Maß an Mobilität in weitläufigem Gelände und Gebäuden. Teamleiter können nun ihre Teammitglieder leichter delegieren und sich an Veränderungen anpassen, etwa wenn höhere Infektionsraten auftreten und Beschäftigte sich rasch selbst isolieren müssen.
• Mehr Transparenz: Arbeitsstunden, Überstunden, bezahlter Urlaub und tägliches Kommen und Gehen sind schwer nachzuvollziehen und werden von Kollegen häufig falsch wahrgenommen. Mit einem Besuchermanagement System können autorisierte Teamkollegen und Manager das Engagement von Beschäftigten und die Anzahl der Stunden, die sie investieren, besser nachvollziehen, wodurch das Risiko einer Vorzugsbehandlung und Feindseligkeit unter den Beschäftigten eliminiert wird. Dasselbe gilt für nicht leitende Angestellte, die vielleicht beruhigt sind, wenn sie wissen, dass ihre Vorgesetzten genauso viel Arbeit leisten wie sie selbst, wenn ihre Vorgesetzten bereit sind, diese Informationen zu teilen.
• Mehr Verantwortlichkeit: Jeder Besucher wird über das Zutrittssystem verfolgt, mit einer Aufzeichnung des Grundes seines Besuchs und dem Namen seines Gastgebers in den Akten. Dies ermöglicht es Immobilienverwaltern, Gastgeber für Sicherheitsverletzungen zur Rechenschaft zu ziehen. Mit diesen Tools können Gastgeber Personen, einschließlich Verwandten, Freunden und Angehörigen, das Betreten des Gebäudes gestatten, und sie übernehmen auch die Verantwortung für alle Sicherheitsbedenken.
• Zentralisierte Verwaltung: Besucherdaten werden zentral in einer einzigen Datenbank gesammelt, gespeichert und verwaltet, anstatt in Tabellenkalkulationen oder Papierformularen, die an jedem Zugangspunkt gesammelt werden. Dies ermöglicht es den Beteiligten, entscheidende Erkenntnisse in Echtzeit zu gewinnen und mit der entsprechenden Berechtigung aus der Ferne auf die Daten zuzugreifen. Letztlich begrenzt dies die Anzahl der Personen, die Besucherdaten einsehen und verwenden können, da jedes Datenbit durch Maschinen geht und nicht durch das Rezeptionspersonal und diejenigen, die möglicherweise zu einem bestimmten Zeitpunkt an ihrem Schreibtisch stehen.

Über welche Funktionen verfügt eine Besuchermanagement Software?

Die Funktionen von Besuchermanagement Software variieren ziemlich stark, da Entwickler sehr bemüht sind, ihre Produkte zu differenzieren und Alleinstellungsmerkmale für die beabsichtigten Märkte bereitzustellen. In den letzten Jahren wurde die Funktionalität dieser Anwendungen auch an sich ändernde DSGVO-Regelungen, COVID-19-Pass-Screening-Anforderungen und neue Arbeitsumgebungen angepasst. Darüber hinaus können manche Funktionen wie WLAN-Gastkontenverwaltung, Parkplatz Software, Active-Directory-Integration und Vorbuchungs-Plug-ins für beliebte Bürosoftware anbieten. Entscheidend ist jedoch, ob sie die sechs grundlegenden Funktionen eines Visitor Management Systems anbieten können:

• Kontaktmanagement: Erfassung, Interpretation, Überprüfung und Speicherung von Kontaktinformationen von Besuchern. Sicherheitsmanager können sicher sein, dass sie für alle Besucher korrekte und genaue Kontaktinformationen in Echtzeit gesammelt haben, anstatt sich auf handschriftliche Notizen zu verlassen, die an der Rezeption auf Papier gekritzelt und am Ende des Arbeitstages eingesammelt werden. Nachdem die Visitenkarten, Führerscheine, Personalausweise, Reisepässe, Arbeitsausweise, Gesundheitspässe und andere Dokumente gescannt, die Daten mit Querverweisen versehen und in einer zentralen Datenbank gespeichert wurden, kann das Besuchermanagement System diese Informationen sofort verfügbar machen.
• Registrierungsverwaltung: Möglichkeit der Registrierung für den Self-Check-in durch die Besucher selbst, entweder vor Ort oder im Voraus. Besuchermanagement Systeme können diesen Service erleichtern, indem sie einen Vorregistrierungslink oder einen speziellen Buchungsbereich in einer App bereitstellen, welche die Konformitätsunterzeichnung und den Token-Druck im Voraus übernimmt. Dies kann Besucher dann zu einem QR-Code oder anderen Authentifizierungsmitteln berechtigen, die ihnen per SMS oder E-Mail mitgeteilt werden, was die Anmeldung bei der Ankunft beschleunigen kann.
• Verfolgung von Besuchern: Verfolgung der Besucher, die ein- und ausgehen, und Aufzeichnung des Grunds ihres Besuchs sowie ihres Gastgebers. Diese Funktion des digitalen Besuchermanagements ist im Grunde ein einfaches Protokolltool, das häufig in die bestehenden Auftragnehmerdatenbanken, CRMs und andere Tools des Unternehmens integriert werden kann. Es ermöglicht Nutzern, Echtzeitberichte zu erstellen, den Belegungsstand im Auge zu behalten und gesetzliche Kapazitätsgrenzen für Brandschutzübungen und reale Evakuierungsszenarien einzuhalten.
• Self-Check-in: Möglichkeit des Eincheckens der Besucher mit Ausweis. Besuchermanagement Systeme können so konfiguriert werden, dass sie im In- und Ausland ausgestellte Personalausweise, Arbeitsausweise, Reisepässe, Führerscheine und andere persönliche Dokumente erkennen und validieren. Dazu gehören auch solche, die QR-Codes, Text und Fotos enthalten. Diese Funktion entlastet das Rezeptionspersonal von der persönlichen Überprüfung von Dokumenten und dem Hin und Her mit Sicherheitspersonal oder Managern, um die Gültigkeit eines Dokuments festzustellen, das vielleicht nicht leicht identifiziert werden kann.
• Fotoaufnahme: Aufnahme von Sofortbildern von Besuchern zur Speicherung, für Querverweise oder verbesserte Sicherheitskontrollen. Nicht alle Systeme für die Besucheranmeldung machen ein Foto eines Besuchers und gleichen es sofort mit einer polizeilichen Datenbank oder einem anderen staatlichen Überprüfungstool ab. Manche Systeme erfassen und speichern Fotos nur für zukünftige Referenzzwecke, in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen, oder nur zum Drucken von Besucherausweisen.
• Drucken von Ausweisen: Ausstellung von Sofortausweisen für die dauerhafte oder vorübergehende Verwendung basierend auf Autorisierungsstufen und besucherspezifischen Einschränkungen. Mehrere Self-Service-Kioske können an den Check-in-Punkten eines Veranstaltungsorts genutzt werden, um sofort Ausweise zu drucken. Manche bieten sogar kostenlose Schlüsselbänder und Anstecknadeln an. Die meisten sind jedoch in der Lage, je nach den Anmeldeinformationen des Besuchers nutzerdefinierte Layouts und Inhalte zu erstellen, um sie von Beschäftigten, dem Management oder anderen Besuchern zu unterscheiden.
• Verwaltung der Beobachtungsliste: Führung einer Beobachtungsliste und deren Verwendung zur Information des Sicherheitspersonals über potenzielle Eindringlinge. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Immobilienverwalter ehemalige Beschäftigte, verärgerte Kunden, destruktive Gäste, widerspenstige Eltern oder andere unerwünschte Besucher auf eine Beobachtungsliste setzen. Besucherbuchungssysteme und Check-in-Software können dabei helfen, unliebsame Gäste auszusortieren, bevor sie das Gelände betreten.
• Warnungen und Benachrichtigungen: Information des Gastgebers darüber, wann die Gäste ankommen, und bedarfsgerechte Versendung von systemweiten Benachrichtigungen. Diese Funktion ermöglicht es Gästen, das Gelände, das Gebäude, den Tagungsraum oder die gebuchte Unterkunft sofort zu betreten, während Gastgeber ihre Termine beschleunigen, den Check-in vor Ort anpassen, Inspektoren und Wirtschaftsprüfern dringend eine vorübergehende Genehmigung erteilen und ihre Termine beschleunigen können.

Das Software-Verzeichnis von Capterra verfügt über zahllose Besuchermanagement Tools, von denen viele über einige weitere Qualitäten als die oben genannten verfügen. Die Leser werden ermutigt, das Softwareverzeichnis zu durchsuchen, das randvoll mit Besuchermanagement Systemen ist, die sich ideal für jedes Unternehmen eignen, und hoffentlich die Liste auf einen Konkurrenten heruntersieben, der alle Kriterien erfüllt.

Was sollte beim Kauf einer Besuchermanagement Software berücksichtigt werden?

Beim Kauf einer Besuchermanagement Software kann die Angebotsvielfalt von den wichtigsten Aspekten ablenken. Um sich bei der Entscheidung auf die absoluten Mindestanforderungen zu beschränken, täten Geschäftsinhaber gut daran, beim Kauf von Besuchermanagement Software zunächst fünf grundlegende Aspekte zu berücksichtigen:

• In welchen Sprachen ist die Software erhältlich? Es ist leicht, sich von all den auffälligen Funktionen eines erstklassigen Besuchermanagement Tools mitreißen zu lassen. Aber Geschäftsinhaber sollten zunächst sicherstellen, dass die Software ihrer Wahl für den Markt verfügbar ist, den sie bedienen, und auf Muttersprachler und Nicht-Muttersprachler zugeschnitten ist. Nicht nur Organisationen im Gastgewerbe und globale Konzerne müssen sich auf Nicht-Muttersprachler einstellen, sondern auch Schulen, Museen und Behörden.
• Lässt sich die Software in die Tools und Geräte der Organisation integrieren? Die Suche nach Software, die sich in bestehende und zukünftige APIs integrieren lässt, ist ein Muss, da sich alle Organisationen in einem rasanten Tempo entwickeln. Die Software sollte skalierbar sein, idealerweise durch flexible SaaS-ähnliche Abonnements, und in der Lage sein, sich mit Druckern, Mobilgeräten, Kiosken, Barcode-Scannern, CCTV-Kameras, Thermometern und allen anderen Geräten zu verbinden, die für die Arbeit des Nutzers erforderlich sind.
• Wird die Software mit Vorlagen und Anpassungsoptionen geliefert? Die Beteiligten sollten in der Lage sein, einfach auf Besucherdatensätze zuzugreifen und Berichte, Dashboards, Benachrichtigungslayouts und Sicherheitswarnbildschirme anzupassen. Ebenso können Besucher es als erfrischend empfinden, eine Vielzahl von Drucklayouts, Formaten und Textschriften zur Auswahl zu haben, wenn sie ihre Ausweise drucken.
• Ist die Software autark? Viele der heutigen Tools verwenden Algorithmen, um Daten mit Querverweisen abzugleichen, Datensätze zu prüfen, Dokumente zu validieren und Datenschutzbestimmungen durchzusetzen. Einige von ihnen erfordern jedoch regelmäßig menschliches Eingreifen. Selbst die, bei denen das nicht der Fall ist, arbeiten möglicherweise mit veralteten, voreingenommenen oder lokal ungültigen Regelungen. Nutzer müssen herausfinden, ob ihr Tool algorithmisch ist und auf welcher Codierung seine Programmierung basiert, um sicherzustellen, dass es den lokalen Arbeits-, Datenschutz- und Sicherheitsgesetzen entspricht.
• Hat die Software ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis? Budgets können mit Funktionsanforderungen kollidieren, aber gute Besucherbuchungs- und Anmeldesysteme sollten in mehreren Versionen erhältlich sein, um jedem Budget oder Geschäftsbedarf gerecht zu werden. Während Nutzer vielleicht erwarten, die Bereitstellung, Nutzerzahl und Hardwareanforderungen für ein gutes Tool zu überdenken, sollten sie Geschäftswachstum, Besucherzahlen, Bürostandorte oder Hostzahlen nicht aufgrund der Betriebskosten opfern.

Welche Trends bei Besuchermanagement Software sind am relevantesten?

In letzter Zeit spiegeln die relevantesten Trends bei Besuchermanagement Software breitere, makroökonomische Veränderungen und globale soziale Trends wider. Entwickler versuchen, aufzuholen und Funktionen anzubieten, die Unternehmen unter unvorhergesehenen Umständen, einschließlich Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsbedrohungen, optimal nutzen können. Hier sind ein paar aufkommende Trends bei Besuchermanagement Software, die für Nutzer unserer Zeit am relevantesten sind:

• Mehr Verlass auf künstliche Intelligenz: Besuchermanagement Systeme verzeichnen einen Anstieg bei Gesichtserkennung, Biometrie und anderen KI-fähigen Technologien. Wie bei allen Arten der Programmierung können diese Systeme anfällig für Voreingenommenheit, fehlerhafte Logik oder Codierungsfehler sein. Situationen, die von Menschen leicht korrigiert werden können, etwa eine falsche Identifizierung eines Besuchers, können für Besucher, darunter Jobbewerber, Abendgäste und Eltern Schwierigkeiten verursachen.
• Einführung von Wearable Tech: Smartwatches, Smart Rings und Smarte Brillen sind nur einige der Geräte, die Besucher immer häufiger verwenden. Während diese Geräte dazu beitragen können, den Check-in-Prozess zu beschleunigen, können einige die Ausweis-Validierung und Datenbankprüfungen behindern.
• Aufstieg des IoT: Von Thermometern, mit deren Hilfe Temperaturenprüfungen durchgeführt werden, bis zu RFID-Scannern, die Armbänder in Disneyland überprüfen, verwenden Organisationen immer häufiger Steckverbinder und Sensoren. Diese Geräte können Big Data speisen und den Betrieb eines Unternehmens enorm beschleunigen, aber sie können bei Besuchern auch Misstrauen und Trotz auslösen.
• Mobile Bereitschaft bedeutet Geschäft: Der Fernzugriff ist für alle Nutzer von größter Bedeutung und wird es auch weiterhin sein, da Geräte immer komplexer in ihrem Design werden. Besucher werden erwarten, dass sie auf die Besuchermanagement App, das WLAN-Netzwerk, die schlüssellose Zugangssoftware und die Self-Check-in-Einrichtung der Organisation zugreifen können, oft von ein- und demselben Gerät aus, was für Entwickler überall eine Herausforderung darstellt.
• Chatbot-Begrüßungsbildschirme: Self-Service-Kioske sind nichts Neues, aber jetzt gewinnen Chatbots an Popularität. Entwickler können möglicherweise nicht an jedem Check-in-Terminal Chatbot-Unterstützung anbieten, aber sie sollten zumindest die Ressourcen haben, um diese Option in Zukunft anzubieten, wenn die Nachfrage anhält.

Quellen:

Die hervorgehobenen Funktionen wurden im Verzeichnis von Capterra anhand ihrer Relevanz und ihres prozentualen Anteils in den Produkten, die sie anbieten, ermittelt. Folgende Quellen wurden in diesem Dokument verwendet:

Arbeitsschutzgesetz (Zugriffsdatum: Donnerstag, 20. Oktober 2022)