Eine Wissensdatenbank aufbauen: Die 5 besten Gratistools

Veröffentlicht am 23.2.2022 von Rahul Kumar und Ines Bahr

Dieser Artikel wurde ursprünglich am 4.04.2018 veröffentlicht.

Wenn du ein Unternehmen leitest, bist du mit den Vorteilen von Wissensmanagement-Software vielleicht schon gut vertraut: Du kannst eine Wissensdatenbank aufbauen, Angestellten Zugriff auf Informationen gewähren, Schulungen einfacher gestalten und die Zusammenarbeit fördern.

Eine Wissensdatenbank aufbauen

Viele Unternehmen entscheiden sich dabei für kostspielige Lösungen, doch insbesondere wenn du diese Art von Software erst einmal ausprobieren möchtest, kannst du zunächst auch Wissensdatenbank-Software kostenlos nutzen. Nicht wenige Tools bieten eine Gratisversion an.

In diesem Artikel findest du fünf der besten kostenlosen Wissensdatenbank-Softwarelösungen und erfährst, was jeweils das Upgrade auf die kostenpflichtige Version kosten würde. Die in alphabetischer Reihenfolge aufgeführten Tools wurden aus der Capterra-Shortlist 2021 für Wissensmanagement-Software ausgewählt. Jedes Produkt hat eine Mindestbewertung von 4 von 5 Sternen sowie mindestens 10 Nutzerbewertungen auf Capterra erhalten (die vollständigen Auswahlkriterien findest du am Ende des Artikels).

1. Bitrix24

Vorstellung der Wissensdatenbank in Bitrix24

 4,0/5

  • Gratisversion: Bis zu 5 GB Speicherplatz für unbegrenzt viele Nutzende.
  • Kostenpflichtige Optionen: Ab 39 €/Monat für 5 Nutzende und 24 GB Speicherplatz.

Bitrix24 ist eine Wissensmanagement-Software mit Modulen für Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung und Kommunikation. Über die einheitliche Plattform kannst du Nachrichten, Dateien, Projekte, Aufgaben und Kontakte verwalten. Außerdem kannst du Kundeninteraktionen protokollieren und verwalten, Vertriebsberichte erstellen und Lead-Daten erfassen und speichern.

Das Tool bietet mobile Apps für iOS und Android.

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2. Confluence

Vorstellung der Wissensdatenbank Confluence

 4,4/5

  • Gratisversion: Verfügbar für bis zu 10 Nutzende mit 2 GB Dateispeicher.
  • Kostenpflichtige Optionen: Verfügbar ab 5 $ pro Person und Monat mit 250 GB Dateispeicher.

Mit Confluence kannst du eine Wissensdatenbank für Projekte aufbauen und Dokumente gemeinsam organisieren, überprüfen und an ihnen arbeiten. Die Software kann sowohl lokal als auch cloudbasiert bereitgestellt werden. Du kannst Inhalte wie Meeting-Notizen, Produktanforderungen oder Forschungsberichte erstellen und verwalten. Außerdem kannst du Feedback in den Dokumenten durchsehen und teilen.

Du kannst den Zugriff auf vertrauliche Daten beschränken und mit den Aufgabenverwaltungsfunktionen Aufgaben an Teammitglieder delegieren und ihren Status verfolgen. Das Tool bietet mobile Apps für iOS und Android.

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3. Freshdesk

Vorstellung der Wissensdatenbank in Freshdesk (Video auf Englisch)

 4,5/5

  • Gratisversion: Mit E-Mail-Ticketverwaltung, Social-Media-Ticketverwaltung (nur für Facebook und Twitter), Wissensdatenbankmanagement und Berichterstellung.
  • Kostenpflichtige Optionen: Ab 15 € pro Person und Monat (bei jährlicher Abrechnung) verfügbar, mit Funktionen für die Workflow-Automatisierung, das Erkennen von Aufgabenkonflikten und Helpdesk-Berichte.

Freshdesk ist ein cloudbasiertes Wissensmanagement- und Helpdesk-Tool für Unternehmen jeder Größe. Dein Kundensupport-Team kann gemeinsam an Tickets arbeiten. Jedes Teammitglied kann andere Teammitglieder mit einbringen, um bestimmte Support-Tickets zu besprechen. Du kannst Tickets in Untertickets aufspalten, an denen mehrere Personen gleichzeitig arbeiten können.

Das Tool bietet mobile Apps für iOS und Android.

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4. Zendesk

Vorstellung der Wissensdatenbank in Zendesk (Video auf Englisch)

 4,4/5

  • Gratisversion: Einschließlich Business-Regeln und -Berichten sowie Performance-Dashboards.
  • Kostenpflichtige Optionen: Ab 49 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung.

Zendesk ist eine cloudbasierte Wissensmanagement- und Helpdesk-Lösung mit Tools zum Aufbauen von Wissensdatenbanken, Kundenservice-Portalen und Online-Communities. Die Software bietet ein anpassbares Front-End-Portal, Live-Chat-Funktionen und die Integration in andere Anwendungen wie Salesforce und Google Analytics.

Das Tool bietet mobile Apps für iOS und Android.

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5. Zoho Desk

Vorstellung der Wissensdatenbank in Zoho Desk

 4,5/5

  • Gratisversion: Unterstützt drei Nutzende und bietet ein Help Center, Kundenmanagement und einen mehrsprachigen Helpdesk.
  • Kostenpflichtige Optionen: Upgrades sind ab 14 € pro Teammitglied und Monat (bei jährlicher Abrechnung) verfügbar und umfassen ein Help Center, eine öffentliche Wissensdatenbank, einen mehrsprachigen Helpdesk und ein produktbasiertes Ticketmanagement.

Zoho Desk ist eine cloudbasierte Wissensdatenbank-Software mit Funktionen zur Ticketverwaltung, Self-Service-Funktionen für deine Kundschaft und Produktivitätstools für das Support-Team. Du kannst mit Zoho Desk Facebook- oder Twitter-Posts in Tickets umwandeln, die im Tool leicht nachverfolgt und beantwortet werden können. Social-Media-Posts und -Nachrichten kannst du mithilfe spezifischer Keywords filtern und automatisch in Tickets umwandeln.

Das Tool bietet mobile Apps für iOS und Android.

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Eine Wissensdatenbank aufbauen: So findest du das richtige kostenlose Wissensdatenbank-Tool

Die folgenden Überlegungen helfen dir, zu entscheiden, mit welchem Tool du deine kostenlose Wissensdatenbank aufbauen willst:

  • Rechne durch, wie viel du bei den jeweiligen Gratistools für andere Bereiche wie Schulungen und Support ausgeben musst. Wenn diese Summe zu hoch wird, sparst du mit einem ansonsten kostenlosen Produkt wenig Geld.
  • Such nach einer skalierbaren Lösung. Wenn dein Unternehmen wächst, musst du mehr Daten, mehr Bereiche und komplexere Vorgänge verwalten.
  • Vergleiche die Nutzungsbeschränkungen der kostenlosen Produktversionen (z. B. die Zahl der erlaubten Teammitglieder oder verfügbare Funktionen) und triff eine Auswahl anhand deiner Anforderungen.
  • Frag den Anbieter nach Integrationsmöglichkeiten. Die Integration in bestehende Lösungen für Kundenservice, Helpdesk oder Ticketerstellung sparen dir Zeit und Mühe beim Zusammenführen der Daten zwischen den Systemen. Achte auch darauf, ob ein Anbieter APIs anbietet, sodass du eigene Integrationen erstellen kannst.

Wichtige Fragen an Anbieter von kostenloser Wissensdatenbank-Software

Hole dir unbedingt bei Softwareanbietern oder ihren Vertriebsteams umfassende Informationen ein, um vor der Kaufentscheidung eventuelle Bedenken aus dem Weg zu räumen. Die folgenden Fragen lohnt es sich zu stellen:

  • Benötige ich zusätzliche Schulungen, um die Software zu nutzen? Informiere dich darüber, wie komplex ein Tool ist. Frag den Anbieter, ob du zusätzliche Schulungen benötigst, um dich mit den Funktionen vertraut zu machen, und ob diese Schulungen kostenpflichtig sind.
  • Ist der telefonische technische Support in den Upgrade-Kosten enthalten? So erfährst du, mit welchem Support du rechnen kannst, wenn du beginnst, für die Software zu zahlen.
  • Kann ich mit Kunden sprechen, die das Tool in den letzten sechs Monaten verwendet haben? Mit der Antwort auf diese Frage findest du heraus, ob der Anbieter sich Mühe gibt, wenn es um die Kundenzufriedenheit geht. Wenn er nur ungerne Informationen herausgibt, ist dies ein Zeichen dafür, dass du möglicherweise nicht den gewünschten Kundenservice erhältst.
Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Wissensmanagement-Software, um das passende Tool zu finden.

So sind wir bei der Auswahl vorgegangen

Die für diesen Artikel in Betracht gezogenen Produkte mussten auf der Capterra-Shortlist für Wissensmanagement-Software 2021 stehen und folgende Punkte erfüllen:

  • Eine kostenlose eigenständige Version der Software ist verfügbar (keine Testversion, die nach einem begrenzten Zeitraum einen Produktkauf erforderlich macht).
  • Das Tool entspricht unserer Definition für Wissensmanagement-Software: Wissensmanagement-Software hilft Unternehmen, Wissensressourcen zu verwalten und einen zentralen Ort für Informationen zu schaffen, auf den Angestellte und die Kundschaft zurückgreifen können.
  • Software, die der Marktdefinition entsprach, musste außerdem über mindestens 400 Nutzerbewertungen auf Capterra und eine im Vergleich zu anderen Produkten der Kategorie überdurchschnittliche Gesamtbewertung verfügen.
  • Die „besten“ Gratistools hatten zum Zeitpunkt der Veröffentlichung eine Gesamtbewertung von mindestens 4 von 5 Sternen auf Capterra. Wir haben die 5 Tools ausgewählt, die unter den Tools der Shortlist von 2021 die höchste Gesamtbewertung hatten (Stand 9. April 2021).

Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten. Gender Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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