Dieser Artikel wurde ursprünglich am 26.09.2023 veröffentlicht.
Die Auswahl an Wissensmanagement-Software – kostenlos ebenso wie kostenpflichtig – ist groß, und die Entscheidung für ein Tool fällt KMU nicht immer leicht. In diesem Artikel stellen wir fünf erstklassig bewertete Wissensmanagement-Tools im Vergleich vor.

Eine Wissensdatenbank aufbauen

Es steht außer Frage, wie wichtig ein effektives Wissensmanagement für die Entscheidungsfindung und das strategische Lernen in Unternehmen ist. Viele KMU haben momentan mit finanziellen Einschränkungen und ständig wachsenden Anforderungen zu kämpfen, sodass besonders die Nachfrage nach kostenlosen Wissensmanagement-Tools steigt. Mit diesen Tools können Teams ihr Wissen zentralisieren, teilen und organisieren, ohne hohe Kosten zu tragen. Außerdem können sie ihre Zusammenarbeit vereinfachen, den Kundensupport verbessern, Ressourcen optimaler nutzen und das Unternehmenswachstum vorantreiben.

Die Auswahl an Wissensmanagement-Software – kostenlos ebenso wie kostenpflichtig – ist groß, und die Entscheidung für ein Tool fällt KMU nicht immer leicht. In diesem Artikel stellen wir fünf erstklassig bewertete Wissensmanagement-Tools im Vergleich vor. So findest du leichter das passende Tool, egal ob du dich erstmals mit der Wissensverwaltung für dein junges Start-up beschäftigst oder eine interne Wissensdatenbank für ein etabliertes Unternehmen aufbauen möchtest.

Hier findest du eine Übersicht über alle 5 kostenlosen Wissensmanagement-Tools:

Die top kostenlosen Wissensmanagement-Tools für KMU

1.

Projektübersicht im kostenlosen Wissensmanagement Tool Confluence
Gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Confluence (Quelle)

Die von Atlassian entwickelte Plattform Confluence dient primär der gemeinsamen Arbeit an Dokumenten. Teams benötigen bei der Projektarbeit häufig einen zentralen Ort, an dem sie ihre Ideen, Dokumente und Arbeitsabläufe verwalten. Confluence bietet zu diesem Zweck eine Wissensmanagement-Plattform, die in andere Produkte von Atlassian wie Jira integriert werden kann.

Teams können mit Confluence Dokumente in Echtzeit erstellen, teilen und zusammen bearbeiten. Funktionen wie Vorlagen, dokumenteninterne Kommentare und Integrationen unterstützen die unterschiedlichsten Geschäftsfunktionen von der technischen Dokumentation bis zur Zusammenarbeit im Marketing. Über den zentralen Arbeitsbereich des Tools können alle Teammitglieder unabhängig vom Standort auf Projektmaterialien und Kommunikationsoptionen zugreifen.

Die Gratisversion von Confluence bietet Teams wichtige Tools für die Zusammenarbeit, darunter Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, unbegrenzt viel Platz für die organisierte Speicherung von Inhalten, eine Jira-Integration für die Aufgabenverfolgung, Feedback-Management und ein anpassbares Branding. Sie kann von bis zu zehn Personen genutzt werden.

2.

Dashboard im Wissensmanagement Tool Freshdesk
Gemeinsames Dashboard in Freshdesk (Quelle)

Freshdesk ist eine cloudbasierte Kundensupport-Software für Unternehmen jeder Größe. Kundensupport-Teams können Anfragen effizient bearbeiten und für eine hohe Kundenzufriedenheit sorgen. Mit den Multi-Channel-Support- und Feedbackmanagement-Funktionen können Teams die Kommunikation aus verschiedenen Plattformen in ein einheitliches System überführen.

Freshdesk vereinfacht den Supportprozess mit seinem Ticketsystem, das Tickets priorisiert, kategorisiert und zuweist, damit keine Kundenanfrage unbeantwortet bleibt. Zusätzlich können Kunden mit Funktionen wie einer Wissensdatenbank und Self-Service-Portalen selbständig Lösungen finden, sodass das Supportteam entlastet wird. Weitere Funktionen sind Zugriffskontrollen, Social-Media-Integrationen und ein anpassbares Branding.

In der Gratisversion erhalten Nutzer Zugriff auf E-Mail-Ticketing, Funktionen zur Teamzusammenarbeit, die Wissensdatenbankerstellung und grundlegende Berichte.

3.

Wissensmanagement Tools für Unternehmen: Kundenprojekte in monday.com
Übersicht über Kundenprojekte in monday.com (Quelle)

monday.com ist ein cloudbasiertes System, mit dem Teams Projekte und Arbeitsabläufe effizient organisieren können. Funktionen für das visuelle Wissensmanagement und die Zusammenarbeit im Team erleichtern Unternehmen die Verwaltung von Aufgaben, Projekten und Arbeitsbelastung. Farbliche Kennzeichnungen und Drag-and-Drop-Funktionen helfen dabei, Informationen und Aufgaben übersichtlich an einem Ort zusammenzuführen und die Transparenz und Produktivität von Teams zu stärken.

Neben dem Aufgaben- und Feedbackmanagement optimiert monday.com die Kommunikation und steigert die Gesamteffizienz. Nutzer können Workflows an ihre Prozesse anpassen, Routineaufgaben automatisieren und Integrationen für zahlreiche Drittanbieter-Apps wie Social-Media-Plattformen nutzen. Admins können anpassbare Branding-Optionen nutzen und rollenbasierte Nutzerberechtigungen festlegen.

In der Basisversion bietet monday.com KMUs Zugriff auf Funktionen wie unbegrenzt viele Boards, mehr als 20 Spaltentypen für benutzerdefinierte Aufgaben, Zwei-Faktor-Authentifizierung und eingebettete Formulare.

4.

Wissensmanagement in Notion: Arbeitsbereich
Arbeitsbereich in Notion (Quelle)

Notion bietet KMU einen umfassenden digitalen Arbeitsbereich. Das Wissensmanagementsystem vereint Funktionen für Notizen, Aufgabenverwaltung, Datenbanken und Zusammenarbeit. Sowohl Einzelpersonen als auch Content-Ersteller und Teams können mit Notion Informationen organisieren, Aufgaben verwalten und effizient zusammenarbeiten. Die modulare Drag-and-Drop-Oberfläche kann an unterschiedliche Arbeitsweisen und Anforderungen angepasst werden und bietet KMU somit eine skalierbare Lösung.

Notion funktioniert nach einem modularen Prinzip: Nutzer können verschiedene „Blöcke“ von einfachen Textfeldern bis hin zu umfassenden Datenbanken kombinieren und auf diese Weise ihren Arbeitsabläufen entsprechende Seiten erstellen. Durch diese Flexibilität eignet sich die Plattform genauso als privates Notizbuch wie als Projektmanagement-Tool für Unternehmen.

Die Gratisversion von Notion bietet Nutzern eine unbegrenzte Anzahl von Seiten und Blöcken, die Zusammenarbeit und gemeinsame Nutzung mit bis zu fünf Gästen, Rich-Content-Einbettungsoptionen (Videos, Bilder, Web-Lesezeichen) und Datenbankfunktionen mit Sortierung und Filterung.

5.

Messaging-Oberfläche in Slack
Messaging-Oberfläche in Slack (Quelle)

Slack ist ein Wissensmanagement-Tool zum Optimieren und Zentralisieren der Interaktionen in Teams. Auch wenn Slack den Fokus auf Kommunikation und Zusammenarbeit legt, bietet die Plattform mittlerweile auch viele Funktionen für die Dateifreigabe sowie Integrationen mit Drittanwendungen wie Social-Media-Plattformen. Slack zielt darauf ab, lästige und zeitraubende E-Mail-Kommunikation durch sorgfältig organisierte Kanäle zu ersetzen, um die Teamkommunikation transparenter, effizienter und besser durchsuchbar zu gestalten. Teams können ihre Tools synchronisieren, Benachrichtigungen erhalten und Aufgaben automatisieren, ohne den Arbeitsbereich von Slack verlassen zu müssen.

Für kleine Teams oder Startups kann die Gratisversion von Slack ausreichend sein: Sie erhalten Zugriff auf die 10.000 neuesten Nachrichten ihres Teams sowie Integrationen mit anderen Apps wie Google Drive oder Office 365, Sprach- und Videoanrufe zwischen zwei Personen, Kanäle für mehrere Teams und Zugriffskontrollen/-berechtigungen.

Wann lohnt sich die Bezahlversion eines Wissensmanagement-Tools?

  • Wenn das Unternehmen wächst und neue Teammitglieder hinzukommen, bietet eine Bezahlversion oft eine bessere Skalierbarkeit und erweiterte Integrationsoptionen.
  • Auch wenn der Bedarf an erweiterten Sicherheitsfunktionen, Anpassungsmöglichkeiten und Kundensupport-Optionen wächst, wird es Zeit für ein Upgrade.
  • Spätestens dann, wenn das Unternehmen häufig die Nutzungslimits der Gratisversion erreicht oder spezielle Funktionen benötigt, die nur in der Bezahlversion verfügbar sind, reicht die kostenlose Version nicht mehr aus.

So wählst du das richtige Wissensmanagement-Tool für dein Unternehmen

Damit du die richtige Entscheidung triffst, solltest du dir zunächst Klarheit über die individuellen Bedürfnisse, Anforderungen und Wachstumsziele deines Unternehmens verschaffen. Überlege als Erstes, welche Arten und Mengen an Informationen du verwalten möchtest und wie einfach und unkompliziert ein Tool zu nutzen sein sollte. Wichtig ist auch, wie wichtig Merkmale wie Integrationsoptionen, Sicherheitsmaßnahmen und Skalierbarkeit für dein Team sind.

Über Nutzerbewertungen kannst du dir einen Einblick in die tatsächliche Leistung und Benutzerfreundlichkeit eines Tools in der praktischen Anwendung verschaffen. Gleiche die Kosten für das Tool mit dem potenziellen ROI ab. Idealerweise sollte das Wissensmanagement-Tool perfekt zu deinen Unternehmenszielen passen, eine angenehme Arbeitsumgebung schaffen und die fundierte Entscheidungsfindung fördern.

Du möchtest mehr erfahren? Dann wirf einen Blick in unser Softwareverzeichnis für Wissensmanagement-Tools.


Methodik

Um in diese Liste aufgenommen zu werden, mussten die Softwaretools mit Stand August 2023 den nachfolgenden Kriterien entsprechen:

  • Die Tools entsprechen der Marktdefinition von Wissensmanagement-Tools: "Wissensmanagement-Tools helfen Unternehmen, Inhalte zu verwalten und Informationen für Mitarbeitende und Kundschaft an einem zentralen Ort zusammenzuführen.“
  • Alle gelisteten Tools bieten eine Gratisversion.
  • Sie bieten die folgenden Kernfunktionen:
    • Wissensdatenbankmanagement
    • Ticketverwaltung
  • Alle Tools haben im letzten Jahr (28. August 2022 bis 28. August 2023) mehr als 600 Nutzerbewertungen erhalten.
  • Sie haben eine durchschnittliche Gesamtbewertung von mindestens 4,5/5 Sternen.
  • Aus der durch diese Auswahl entstandenen Liste haben wir die fünf kostenlosen Wissensmanagement-Tools mit den höchsten Nutzerbewertungen im letzten Jahr ausgewählt.
  • Die Tools haben zudem die höchsten Bewertungen für Kundensupport, Benutzerfreundlichkeit, Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionen erhalten.