5 kostenlose Wissensmanagement Software-Lösungen

Veröffentlicht am 4.4.2018 von Ines Bahr

Google setzte es sich zum Ziel, „die Informationen der Welt zu organisieren“ – und damit wurden sie zur weltweit beliebtesten Suchmaschine, machten das Internet deutlich nützlicher und erzielten einen weltweiten Umsatz von 74,54 Billionen US-Dollar (Stand 2015).

Was könntest du erreichen, wenn deine eigenen Informationen besser organisiert wären?

Genau das ist das Ziel von Wissensmanagement Software, die es in den unterschiedlichsten Varianten gibt.

Kostenlose Wissensmanagement Software

Für Kundenservice-Teams und Kleinunternehmen kann eine Self-Service-Wissensdatenbank die Kosten für den Kundenservice drastisch reduzieren, genau wie den Arbeitsaufwand deiner Mitarbeiter. Eine Self-Service-Wissensdatenbank kann beispielsweise ein FAQ-Bereich oder ein Forum sein, in dem Kunden nach Antworten auf ihre Fragen suchen können, bevor sie den Kundenservice kontaktieren.

Eine Studie von Dimension Data fand heraus, dass 73 % der Verbraucher lieber erst selbst nach Antworten suchen, bevor sie sich an den Kundenservice wenden. Andere Studien  ergaben, dass 91 % der Verbraucher eine Online-Wissensdatenbank nutzen würden, wenn sie die Möglichkeit hätten, und dass 67 % der Verbraucher den Self-Service gegenüber Telefonanrufen vorziehen.

Doch auch über den Self-Service für Kunden hinaus gibt es noch andere Anwendungen für das Wissensmanagement.

Tatsächlich umfasst das Wissensmanagement eine recht breite Palette an Aktivitäten. Google zufolge handelt es sich beim Wissensmanagement um die „effiziente Handhabung von Informationen und Ressourcen innerhalb einer kommerziellen Organisation“. Gartners Definition des Wissensmanagements wurde erstmals 1998 veröffentlicht, als Google noch so aussah:

Kostenlose Wissensmanagement Software

„Das Wissensmanagement ist eine Disziplin, die einen integrierten Ansatz für die Identifikation, Erfassung, Auswertung, den Abruf und die Freigabe aller Informationsressourcen eines Unternehmens vorantreibt. Diese Ressourcen können Datenbanken, Dokumente, Richtlinien, Verfahren und zuvor nicht erfasste Fertigkeiten und Erfahrungen einzelnen Mitarbeiter umfassen.“

Hier findest du fünf kostenlose Open-Source-Softwarelösungen für das Wissensmanagement:

1. OpenKM

Kostenlose Wissensmanagement Software OpenKM

OpenKM ist hervorragend, um kostenlos eine voll ausgestattete Wissensdatenbank zu erstellen. Der Nachteil: Du musst ziemlich technisch versiert sein, damit alles funktioniert und gut aussieht.

Wenn du damit klarkommst, erhältst du dafür eine für Mobilgeräte optimierte Wissensdatenbank, ein Forum und ein Wiki einschließlich Aufgabenverwaltung, Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung und integriertem Kalender. Du kannst Notizen und Anmerkungen hinzufügen und frühere Versionen der Dokumente einsehen und wiederherstellen. OpenKM bietet die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern wie Bonitasoft BPM, Joomla, WordPress, Google Drive, Microsoft Office und Vtiger. Hier siehst du, wie eine OpenKM-Wissensdatenbank standardmäßig aussieht.

Die Sourceforge-Rezensenten lieben OpenKM und bezeichnen es als einfach zu installieren und benutzerfreundlich. Allerdings merken einige an, dass nicht alle Funktionen in der kostenlosen Version verfügbar sind.

2. eXo

Kostenlose Wissensmanagement Software eXo

eXo bezeichnet sich selbst als „The open-source, enterprise social collaboration platform software“, also als Open-Source-Kollaborationsplattform für Unternehmen. Um eXo zu nutzen, muss man sich anmelden – das solltest du im Kopf behalten, falls du eine öffentlich zugängliche Wissensdatenbank erstellen willst. Für die Zusammenarbeit innerhalb von Teams bietet eXo dafür sehr umfassende Funktionen gemessen daran, dass es sich um ein Gratistool handelt. Dokumente können gemeinsam bearbeitet werden und es gibt Versionskontrollen sowie Zugriffsberechtigungen. Du kannst ein eigenes Wiki und Forum erstellen, es gibt eine Kalender-App und einen Chat für die Zusammenarbeit und eine Aufgabenverwaltung mit benutzerdefinierten Workflows. Es gibt sogar ein CMS und native Apps für iOS und Android!

Capterra-Rezensenten mögen eXo und bewerten es durchschnittlich mit 4,5 Sternen. Ein Rezent schrieb: „Wir haben mit der eXo-Plattform eine sichere portalbasierte Website und ein Intranet erstellt, um die Mitarbeiter eines Unternehmens dazu anzuregen, Wissen und Dokumente auszutauschen, zusammenzuarbeiten, Kontaktdaten zu teilen, Aufgaben zu verwalten … alles gemeinschaftlich und mobil.“

3. Slack

Kostenlose Wissensmanagement Software Slack

Slack bezeichnet sich zwar nicht selbst als Wissensmanagement Software, doch selbst in der Gratisversion bietet es einige leistungsstarke Funktionen zum Wissensaustausch. Wie auch eXo ist es eine Plattform zur sozialen Zusammenarbeit. Die Hauptfunktion ist natürlich der Chat: Slack speichert die neuesten 10.000 Nachrichten sowie bis zu 5 GB an Dateien pro Team. Es gibt native Anwendungen für iOS, Android, Mac und Windows und Slack kann in zahlreiche unterschiedliche Anwendungen integriert werden. Mit einem Upgrade erhältst du einen unbegrenzten Nachrichtenspeicher, unbegrenzt viele App-Integrationen und mehr Speicherplatz für Dateien.

Die Slack-Kanäle kombinieren den Echtzeit-Faktor von IRC mit der Organisation und Durchsuchbarkeit eines Forums. Berechtigungen vergeben kannst du über private, nur per Einladung zugängliche Kanäle. Slack ermöglicht das Teilen von Dateien per Drag-and-Drop und Teammitglieder können Dateien innerhalb von Slack kommentieren. Außerdem kannst du Dateiinhalte in Slack durchsuchen. Slack macht es dir leicht, private Direktnachrichten an einzelne Teammitglieder oder Gruppen zu senden. Außerdem bietet es Funktionen, die viele Wissensmanagement-Softwarelösungen nicht bieten, beispielsweise Desktop-Benachrichtigungen.

Wie auch bei eXo muss man sich für Slack anmelden. Meiner Ansicht nach macht es jedoch alles, was es tut, besser als eXo – es macht nur weniger davon. Wenn du Dokumente gemeinsam bearbeiten und Versionskontrollen und Zugriffsberechtigungen nutzen willst, kannst du Slack in Kombination mit Google Drive nutzen.

4. Google Drive

Kostenlose Wissensmanagement Software Google Drive

Wo wir gerade dabei sind: Auch Google Drive selbst ist eine ziemlich leistungsstarke Wissensmanagement Software. Du kannst es ziemlich unkompliziert zu einer Wissensdatenbank und einem Forum machen. Jeder, der deine in Google Drive gespeicherten Informationen einsehen will, muss über ein Google-Konto angemeldet sein. Allerdings haben die meisten von uns bereits ein Google-Konto und sind die meiste Zeit angemeldet. Anders als bei eXo und Slack kannst du in Google Drive außerdem eine Wissensdatenbank erstellen und die entsprechenden Ordner für deine Community öffentlich verfügbar machen, sodass sich niemand registrieren oder anmelden muss.

Google Drive bietet native mobile Apps für iOS, Android, Windows und Mac. Du kannst mit Zugriffsberechtigungen entscheiden, wer deine Dokumente ansehen, kommentieren und bearbeiten darf. Außerdem kannst du einen Chat innerhalb von Dokumenten nutzen, frühere Versionen wiederherstellen und einsehen, wer wann Änderungen vorgenommen hat. Natürlich gibt es auch einen integrierten Kalender. Drive bietet eine Aufgabenverwaltung über Gmail und du kannst alternativ eine der Chrome-Erweiterungen für die Aufgabenverwaltung nutzen, die mit Google Drive funktionieren.

5. myBase

(Update November 2019: MyBase ist nicht mehr kostenlos)

Kostenlose Wissensmanagement Software myBase

myBase ist eine Software zum Erstellen eine Wissens- oder Forschungsdatenbank.

Paul J. Miller schrieb eine Rezension zu myBase und lobte die vielfältigen Funktionen, z. B. das hierarchische Tagging-/Schlagwort-System. Allerdings bemängelte er die fehlende Unterstützung von universellen Links. Bei großen Datensätzen oder Dateien mit einer Größe von über 300 MB neigt myBase dazu, langsam zu werden oder abzustürzen.

Fazit

Google hat ziemlich gute Arbeit geleistet, wenn es darum geht, öffentlich verfügbare Informationen zu organisieren. Das bewahrt dich jedoch nicht davor, eine Methode zum Organisieren deiner eigenen Informationen zu finden.

Falls du Zugang zu entwicklerischen Talenten hast und eine Wissensdatenbank erstellen willst, die ohne Anmeldung zugänglich ist, empfehle ich OpenKM. eXo ist klasse, wenn du kostenlos Dokumente gemeinsam bearbeiten und dabei Versionskontrollen und Zugriffsberechtigungen nutzen willst oder wenn dir Wiki- und Forum-Tools, Kalender, Chat und Aufgabenverwaltung wichtig sind und es dich nicht stört, dass deine Nutzer sich anmelden müssen. Wenn es dir hauptsächlich um die Zusammenarbeit geht, ist Slack eine tolle Alternative. Google Drive ist die beste Option für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Falls du kostenlos eine Datenbank erstellen willst, könnte myBase das Richtige für dich sein.

Habe ich was vergessen? Sag es mir in den Kommentaren!

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