Die Methoden der Projektplanung sind der Werkzeugkasten eines jeden Projektleiters. Bei kleineren und mittleren Projekten ist die Versuchung groß, auf diese Techniken ganz oder teilweise zu verzichten. „Das kriegen wir schon hin“, so lautet die Devise. Doch in Wahrheit verlieren Sie in der Folge den Überblick, verpassen Termine und übersehen wichtige Details. Ob Projektstrukturplan, Ablaufplan oder Aufwandsschätzung: Projektleiter tun gut daran, jederzeit das richtige Werkzeug parat zu haben.
»Planen heißt, den Zufall durch den Irrtum ersetzen.« – das behauptet zumindest so mancher Zyniker. Dieser Sarkasmus ist ein beliebter Einwand gegen jede Form der Planung – auch und gerade in kleineren Projekten. Er suggeriert, alle Planung sei ohnehin für die Katz. Denkt man einen Moment darüber nach, wird man jedoch feststellen: Der Tausch von Zufall gegen Irrtum ist am Ende gar kein so schlechtes Geschäft. Oder wollen Sie Ihr Projekt wirklich dem Zufall überlassen?
Die reine Lehre des Projektmanagements fordert deshalb: Wir sollen sorgfältig planen. Zu diesem Zweck empfiehlt die Literatur oft komplizierte Werkzeuge, in die man sich zunächst einarbeiten muss. Die Realität sagt dem Projektleiter dagegen, dass er mit dem Projekt besser schon vorgestern angefangen hätte. Wie gelingt dieser Spagat zwischen notwendiger Vorbereitung und real existierendem Termindruck?
In den meisten Projekten lässt sich die notwendige Planung mit den fünf einfachen Projektmethoden Projektstrukturplan, Ablaufplan, Aufwandsschätzung, Balken- und Terminplan und Risiko-Check bewältigen:
1 – Der Projektstrukturplan
Zunächst benötigen wir ein Instrument, das die erforderlichen Aktivitäten erfasst. Der Projektstrukturplan ist dafür genau das richtige Werkzeug. Hinter diesem Instrument steht die Idee, das Projekt in kleinere Teile zu gliedern und schrittweise weiter zu verfeinern.
Die erste Ebene fasst das Projekt als Ganzes zusammen, darunter folgen die Teilbereiche (Ebene 2) und die Tätigkeiten (Ebene 3). Indem wir das Projekt auf der dritten Ebene in einzelne Aufgaben, Tätigkeiten und Aktivitäten zerlegen, machen wir es besser plan- und steuerbar. Ziel des Projektstrukturplans ist, eine vollständige und strukturierte Übersicht über alle im Projekt anfallenden Aufgaben, Tätigkeiten und Vorgänge zu erhalten.
2 – Der Ablaufplan (Netzplan)
Der Projektstrukturplan gliedert das Projekt in einzelne Teilbereiche und führt alle zur Zielerreichung notwendigen Aktivitäten auf. Nun geht es darum, die einzelnen Aktivitäten in die richtige Reihenfolge zu bringen. Das Werkzeug hierfür ist der Ablaufplan.
Um den Ablaufplan zu erstellen, bespricht der Projektleiter mit den Fachleuten die Abhängigkeiten und Randbedingungen der geplanten Arbeiten. Das Team bestimmt, welche Aktivitäten sequenziell ablaufen und welche unabhängig voneinander parallel stattfinden können.
3 – Die Aufwandsschätzung
Es ist die wohl unangenehmste und mühsamste Aufgabe – doch sie muss im Rahmen der Projektplanung erledigt werden: Für jede Aktivität im Ablaufplan müssen Sie Aufwand und Dauer schätzen. Einzig und allein auf diese Weise erhalten Sie eine zuverlässige Terminplanung.
Doch denken Sie daran: Viele Projekte finden meist zusätzlich zum normalen Tagesgeschäft statt, das heißt, die Projektarbeit ist oft so etwas wie ein besserer Nebenjob. Bevor ein Projektmitarbeiter Dauer und Aufwand abschätzt, sollte er sich deshalb erst einmal klarmachen, wie viel Zeit am Tag ihm für Projektarbeit überhaupt zur Verfügung steht. Das Ergebnis ist oft sehr überraschend: Da erstreckt sich dann eine Aufgabe von wenigen Stunden über einen Zeitraum von Tagen, vielleicht sogar Wochen. Oft sind es solche Nachlässigkeiten in der Planung, die dafür sorgen, dass Terminpläne heillos überzogen werden.
4 – Balken- und Terminpläne
Wenn im Projektmanagement von einem Projektplan gesprochen wird, versteht man darunter meist das Gantt-Diagramm, benannt nach dem US-amerikanischen Unternehmensberater Henry L. Gantt (1861–1919). Das Gantt-Diagramm ist ein einfaches, aber sehr effektives Planungsinstrument. Es stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse dar – und wird daher oft einfach nur Balkendiagramm genannt.
Das Gantt-Diagramm hat einen großen Vorteil: Als Projektleiter behalten Sie alle Aktivitäten im Blick. Sie »verschlafen« keinen Vorgang, weil Sie vor Augen haben, wann die einzelnen Vorgänge beginnen müssen. Ebenso achten Sie darauf, eine Aktivität nicht zu überziehen – schließlich zeigt der Balken unmissverständlich den Endtermin an.
5 – Der Risiko-Check
Wer ein Projekt übernimmt, sollte darauf gefasst sein, dass hinter jeder Ecke ein neues Risiko auf ihn wartet. Risiken zu verdrängen oder kollektiv zu ignorieren bringt nichts. Die Realität schert sich nicht um Wunschdenken oder haltlosen Optimismus nach dem Motto: »Das wird schon alles irgendwie gut gehen«.
Um Risiken managen zu können, müssen sie zunächst identifiziert werden. Der Risiko-Check setzt genau dort an. Denken Sie anschließend über geeignete Maßnahmen durch, um den Risiken zu begegnen. Legen Sie dabei ein besonderes Augenmerk auf Risiken, die schwerwiegende Folgen haben können.
Fazit
Viele Projektleiter neigen dazu, auf eine Planung zu verzichten. Das ist nicht nur naiv, sondern bringt Sie schnell in Teufels Küche – vergessene Aktivitäten, verschwitzte Termine und erdrückende Arbeitslast. Natürlich können Sie versuchen, ohne Plan loszulegen. Aber wollen Sie wirklich alles dem Zufall überlassen?
Unternehmen können zur Unterstützung in der Planung von Projekten und Abbildung der verschiedenen Projektpläne Projektplanungssoftware einsetzen. Projektpläne wie der Projektstrukturplan können einfach und digital in der Software abgebildet, mit allen Teammitgliedern geteilt und in Echtzeit bearbeitet und angepasst werden.
