Software kaufen: In 4 Schritten zur richtigen Lösung für dein Unternehmen

Veröffentlicht am 3.10.2019 von Ines Bahr und Tirena Dingeldein

Junge Unternehmen wollen natürlich von Anfang an die richtige Software kaufen, doch welche Investitionen lohnen sich wirklich? Unser Leitfaden für den Softwarevergleich bietet einen strukturierten Ansatz für die Entscheidungsfindung.

Software Vergleich
Die Suche nach der für dein Unternehmen richtigen Software ist ein wenig wie die Suche nach dem richtigen Auto.

Du weißt, welche Merkmale du brauchst: Servolenkung, Platz im Kofferraum und ein möglichst geringer Kraftstoffverbrauch. Und du weißt auch, was du zusätzlich willst: Sitzheizung, Spurhalteassistent und eine elektronische Sitzverstellung.

Sobald du dich aufmachst und wirklich beginnst, Autos zu vergleichen, stellst du jedoch fest, dass es endlos viele mögliche Marken, Modelle und Ausstattungskombinationen gibt und du zwischen deutlich mehr Optionen wählen kannst, als du zuvor gedacht hast.

Ähnlich überfordert kann man sich beim Softwarekauf fühlen. Es gibt Dutzende verfügbare Funktionen, Preismodelle und Kundensupportoptionen. Wie grenzt man diese vielen Optionen am besten ein?

Software kaufen: 4 einfache Schritte

Schritt 1: Unternehmensziele und Softwareanforderungen identifizieren

Brauchst du einen Kleinwagen, eine Limousine, einen Kleinbus oder einen Geländewagen? Vielleicht hättest du gerne einen Geländewagen, aber ist das wirklich das, was deinen aktuellen Bedürfnissen am besten gerecht wird?

Der erste Schritt beim Softwarekaufen besteht darin, deine Anforderungen so klar wie möglich auszuformulieren und sicherzustellen, dass sie mit deinen Geschäftszielen übereinstimmen.

 Frage: Welches Problem möchte ich lösen?

Beginne mit einem spezifischen Problem, beispielsweise:

  • Unsere Angestellten sollen bei Projekten besser zusammenarbeiten
  • Unser Warenbestand muss über mehrere Filialen hinweg nachverfolgbar werden
  • Die Kommunikation mit unseren Kund*innen muss optimiert werden

Durch das genaue Festlegen des zu lösenden Problems gelingt es dir, den richtigen Softwaretyp zu identifizieren. So kannst du im nächsten Schritt genaue Anforderungen ermitteln und priorisieren.

 Frage: Wer ist von dieser Entscheidung betroffen?

Beziehe wichtige Stakeholder in deine Überlegungen ein, beispielsweise:

  • Endnutzer*innen, die die neue Software letztendlich verwenden werden
  • Finanzverantwortliche, die die neue Software finanzieren sollen
  • Führungskräfte, die den Softwarekauf genehmigen müssen
  • IT-Personal, das die neue Software implementieren wird
  • Manager*innen, die dafür verantwortlich sind, (Prozess-) Änderungen durchzusetzen
 Frage: Welche Prozesse sind von der neuen Software betroffen?

Schau bei dieser Frage auch über den Tellerrand. Häufig stellt sich erst heraus, welche Prozesse von einer neuen Software beeinflusst werden, wenn die ersten Probleme auftreten. Indem du schon im Voraus überlegst, wer und was alles mit der Software in Berührung kommt, kannst du eventuelle Schwierigkeiten vorwegnehmen.

Neben deinen prozessspezifischen Anforderungen solltest du auch folgende Punkte berücksichtigen, während du eine Liste von Anforderungen für die Softwareevaluation erstellst:

  • Nutzerfreundlichkeit (besonders wenn die Software tagtäglich verwendet wird)
  • Wachstumspotenzial bzw. Skalierungsmöglichkeiten (wie gut kann die Software zukünftig hinzukommende Anforderungen erfüllen?)
  • Integrationen (kann die Software mit anderen bzw. vorhandenen Softwareprodukten zusammen genutzt werden?)

Schritt 2: Eine Liste möglicher Softwareoptionen erstellen

Du hast dich genau mit deinen Anforderungen beschäftigt und weißt jetzt also: Du brauchst einen Kleinwagen. Bleibt die Frage: Wer vertreibt Kleinwagen?

Im nächsten Schritt des Softwarekaufprozesses erstellst du eine umfassende Liste aller Softwarelösungen, die deinen Bedürfnissen zu entsprechen scheinen. Eine gute Informationsquelle sind dabei Websites mit Softwarereviews.

Unseren Untersuchungen zufolge kann sich die Zeit, die du mit der Suche nach der richtigen Software verbringst, durch die Nutzung eines Softwareverzeichnisses um fast sechs Monate verkürzen. Solche Verzeichnisse haben gegenüber einer einfachen Google-Suche den Vorteil, dass sie eine nach bestimmten Kriterien filterbare Softwareliste bieten und du außerdem gleich auch Nutzerrezensionen lesen kannst.

Als Beispiel wollen wir einmal nach Projektmanagement-Software suchen:

Projektmanagement Software Suchergebnis Capterra

Eine erste Suche nach Projektmanagementsoftware auf der Capterra-Website ergibt 762 Ergebnisse (Quelle)

Keine Sorge: Im nächsten Abschnitt zeigen wir, wie du diese Liste deutlich eingrenzen kannst. Es lohnt sich, zunächst eine vollständige Liste aller möglichen Optionen anzulegen. So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass du ein gut passendes Produkt übersiehst.

Um eine erste Liste zu erstellen, such einfach nach der Art Software, die du brauchst. Hast du dein Unternehmen erst gegründet und bist noch unsicher, für welche Softwaretypen sich die Investition überhaupt lohnt? Wirf einen Blick darauf, welche Software andere kleine Unternehmen im Budget haben.

Schritt 3: Die Suche auf eine kuratierte Liste einschränken

Jetzt ist es Zeit, aus deiner Liste von Kleinwagen diejenigen herauszusuchen, die Sitzheizung und Spurhalteassistent bieten und deren Kofferraum dir tatsächlich groß genug ist.

Sobald dieser Schritt erledigt ist, sollte deine Softwareliste auf eine überschaubare Auswahl realistischer Lösungen zusammengeschrumpft sein. Idealerweise umfasst sie am Ende nicht mehr als drei bis sieben Produkte, sodass der Auswahlprozess sich nicht zu lange hinzieht.

 Frage: Kann ich diese Softwarelösung aus der Auswahl ausschließen?

Neben dieser Frage sind auch folgende Punkte wichtig:

  • Erfüllt diese Software deine wichtigsten Funktionsanforderungen?
  • Unterstützt die Lösung die Anzahl der Nutzer*innen, die sie letztendlich verwenden sollen?
  • Wie benutzerfreundlich ist die Lösung?
  • Wie einfach oder komplex ist die Implementierung?
  • Hat der Anbieter andere Kunden, die mit deinem Unternehmen vergleichbar sind? Wie überzeugend sind die Kundenstimmen für den Anbieter bzw. Reviews des betreffenden Produkts?
  • Liegt die Lösung deutlich über deinem Budget?
  • Hat die Lösung zu viele Funktionen, die du gar nicht brauchst?

Durch die Beantwortung dieser Fragen wirst du höchstwahrscheinlich feststellen, dass du die allermeisten Lösungen von deiner ersten langen Liste streichen kannst.

Auf der Capterra-Website kannst du deine Ergebnisse mit dem Funktionsvergleichstool weiter einschränken. Du findest es links auf der Seite mit den Suchergebnissen:

Projektmanagement Software Filterergebnis Capterra

Ergebnisseite für Projektmanagement-Software mit Funktionsvergleichstool auf der linken Seite (Quelle)

Schritt 4: Die Softwarelösungen aus der engeren Wahl vergleichen und eine finale Entscheidung treffen

An diesem Punkt hast du den schwierigsten Teil schon hinter dir.

Um zum Auto-Beispiel zurückzukommen: Jetzt gilt es zu entscheiden, ob du einen vergleichbaren Kleinwagen von Ford oder von Audi haben möchtest. Beide Modelle findest du super, also vergleichst du nun auch andere Faktoren, beispielsweise welche Vertragswerkstatt in deiner Nähe ist. Und dann ist es Zeit, dich endgültig festzulegen.

 Frage: Möchte ich diesem Unternehmen meine Geschäftsprozesse anvertrauen?

Bei deiner Beziehung mit dem Softwareanbieter handelt es sich um eine Partnerschaft. Daher solltest du herausfinden, welcher Anbieter für dich ein guter Partner sein wird:

  • Kontaktiere die Anbieter auf deiner Liste, um die endgültigen Preise und Supportoptionen zu erfragen und Produktdemonstrationen und Schulungsmaterialien anzusehen.
  • Lies Reviews von aktuellen Kund*innen, deren Anforderungen den deinigen ähneln.
  • Beobachte, wie hilfsbereit und proaktiv der Anbieter im Verkaufsprozess erscheint: Dies kann ein Hinweis darauf sein, wie zukünftige Interaktionen mit dem Kundenservice aussehen werden.

3 häufige Fragen, die beim Softwarekauf auftauchen

1. Sollten wir die Software einfach selbst entwickeln?

Würdest du dein eigenes Auto bauen? Wahrscheinlich nicht, außer du hast sehr talentierte Arbeitskräfte und eine ganze Menge Zeit.

Das Gleiche gilt auch für die Softwareentwicklung.

 Frage: Ist es sinnvoller, die Software zu kaufen oder selbst zu entwickeln?

Hier schließen sich weitere Fragen an:

  • Hat dein Team das nötige Fachwissen, um die Software zu entwickeln, die gebraucht wird?
  • Wie viel Zeit würde die Entwicklung wirklich in Anspruch nehmen? Wäre es sinnvoller, diese Zeit für andere Aktivitäten zu nutzen?
  • Wie individuell sind deine Anforderungen? Gibt es dafür bereits passende Lösungen auf dem Markt?

2. Woher weiß ich, dass ich die richtige Wahl getroffen habe?

Das kannst du nicht wissen – doch du kannst dir sicher sein, dass du dein Unternehmen voranbringst.

Die Frage, ob man nicht doch etwas verpasst oder eine andere Software noch optimalere Funktionen bietet, lässt sich kaum vermeiden. Am besten findet man heraus, ob die Entscheidung richtig ist, indem man die Empfehlungen von Branchenkolleg*innen berücksichtigt und sich die Zeit nimmt, die Entscheidung eine Weile sacken zu lassen.

Empfehlen alle deine Kolleg*innen dieses Produkt? War es gar nicht so einfach, auch negative Nutzerbewertungen zu finden? Das ist ein gutes Zeichen.

Triff am Ende eine Entscheidung und gib anschließend deinen Stakeholdern die Gelegenheit, sich dazu zu äußern. Lass die Entscheidung eine Weile ruhen, bevor du sie endgültig in Stein meißelst. Wenn niemand etwas gegen die gewählte Software einzuwenden hat, ist es wahrscheinlich die richtige Wahl.

3. Wird sich die Investition lohnen?

Einige Menschen können sich einen luxuriösen Sportwagen leisten. Das ist klasse! Aber langfristig kostet auch der Unterhalt eines solchen Wagens eine ganze Menge mehr als bei einem üblichen Kleinwagen.

Du willst keinesfalls eine tolle Software kaufen, um dann herauszufinden, dass die monatlichen Wartungskosten alle Vorteile zunichtemachen.

Berücksichtige vor der Anschaffung folgende Faktoren:

  • Updates: Frag nach, wie Software-Updates gehandhabt werden und ob in näherer Zukunft welche geplant sind. Wenn du jedes Mal neu bezahlen musst, wenn eine Wartung fällig ist, kann das die Gesamtkosten der Software ganz schön in die Höhe treiben.
  • Preise: Analysiere beim Softwarevergleich sämtliche anfallenden Kosten für die ausgehandelte Lizenz, Support, Wartung und Upgrade sowie für die benötigte Hardware, Implementierung und Schulungen.

Software kaufen ist kein Kinderspiel

Nicht nur beim Autokauf ist es eine schwere Entscheidung, ob man wirklich Zehntausende Euro für einen Neuwagen in die Hand nehmen will. Auch die Suche nach der richtigen Unternehmenssoftware bedeutet eine große Investition und eine weitreichende Entscheidung.

Lass dir Zeit, sprich mit Expert*innen, recherchiere ausführlich und sei bereit, dich festzulegen, sobald du deine Auswahl getroffen hast.

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Dann wirf einen Blick  auf unsere Liste der besten Projektmanagement-Software!

 

 

 

Informationen zu Capterras Umfrage „Top Technology Trends for SMBs“

Capterra hat im Juni und Juli 2018 eine Umfrage unter 715 in den USA ansässigen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) durchgeführt, die mehr als einen Angestellten und einen jährlichen Umsatz von weniger als 100 Millionen USD haben. Gemeinnützige Organisationen waren von der Umfrage ausgeschlossen. Die qualifizierten Teilnehmenden waren Entscheidungsträger*innen oder hatten einen maßgeblichen Einfluss auf die Softwarekaufentscheidungen in ihrem Unternehmen.