In 10 Schritten die perfekte Veranstaltung planen

Veröffentlicht am 26.9.2019 von Ines Bahr und Nick Morpus

Die Welt der Eventplanung ist spannend, aber auch hektisch. Falls du gerade selbst deine erste größere Veranstaltung planen willst, stehst du mit Sicherheit vor so einigen Herausforderungen.

Alles muss durchdacht sein, egal ob du für eine Veranstaltung ein Planungsteam unter Kollegen zusammenstellst oder deine eigene Eventagentur gründest: Welche Eventmanagementsoftware ist die Richtige? Wie findet man einen guten Caterer? Und was plant man eigentlich zuerst?

Wir wollen dir helfen, deine ganz persönliche Veranstaltungsplanung Checkliste  zu erstellen und so deine Veranstaltung vom ersten Planungsschritt an zum vollen Erfolg zu machen. Mit diesen Tipps, Tricks und Softwareempfehlungen kannst du deine Planung organisieren und sorgst so dafür, dass alles rechtzeitig fertig wird.

In 10 Schritten die perfekte Veranstaltung planen

1.Eine Vision für die Veranstaltung entwickeln

Eine Veranstaltung planen

Deine Vision ist das Fundament der Veranstaltung. In ihr legst du fest, wie die Veranstaltung aussehen soll, welche Ergebnisse du dir von ihr erhoffst und was alles hineinfließen soll. Auch Redner*innen, Umsatz, Teilnehmende, Konferenzsprachen und die eventuelle Medienberichterstattung sollten schon an diesem Punkt bedacht werden.

Erst wenn du weißt, wo die Reise hingehen soll, kann es losgehen. Das findest du heraus, indem du dir die folgenden drei Fragen stellst:

  • Was ist dein oberstes Ziel für die Veranstaltung?

    Dieses Ziel ist der Grund, weshalb du (oder dein Kunde) überhaupt die Veranstaltung planen wollt. Geht es primär darum, Geld für einen bestimmten Zweck zu sammeln? Wird ein Produkt veröffentlicht? Soll die Markenbekanntheit gestärkt werden? Oder geht es um eine Kombination mehrerer kleinerer Ziele? Überlege, was du erreichen willst und warum die Veranstaltung dafür das richtige Mittel ist.

  • Wie viele Teilnehmer möchtest du erreichen?

    Wenn die Veranstaltung jährlich stattfindet, solltest du eine von Jahr zu Jahr steigende Teilnehmerzahl anstreben. Falls du zum ersten Mal eine derartige Veranstaltung planst, ist es umso wichtiger, sich auf eine angestrebte Teilnehmerzahl festzulegen, damit du den Erfolg messen kannst (und das Budget planen, aber mehr dazu später). Recherchiere die Teilnehmerzahlen ähnlicher Veranstaltungen, die in den letzten Jahren stattgefunden haben, damit du ungefähr weißt, was du erwarten kannst.

  • Welchen Umsatz erhoffst du dir von der Veranstaltung? 

    Wie auch bei der Teilnehmerzahl solltest du hier ein jährliches Wachstum anstreben. Die Antwort auf die Umsatzfrage hilft dir, das Budget festzulegen und zu entscheiden, wie du vorgehen musst, um Ausgaben wieder einzuspielen.

Oft hat man bei der Veranstaltungsplanung als Erstes Ideen zu Themen, Design und Branding, doch diese Punkte (die zweifellos zu den spaßigeren Aufgaben gehören) sind erst zu einem späteren Zeitpunkt an der Reihe.

Bleibe von Anfang an fokussiert und begründe genau, warum die Veranstaltung sinnvoll ist. Schreibe alles auf, am besten ordentlich sortiert in deiner bevorzugten Projektmanagementsoftware.

2. Das Team zusammenstellen

Team für Eventplanung

Sobald deine Vision steht, brauchst du das passende Team, um sie umzusetzen. Dabei geht es natürlich nicht nur darum, ein paar Freiwillige zu finden, die Plakate aufhängen und Gäste begrüßen.

Als Veranstaltungsleiter*in bist du dafür verantwortlich, die richtigen Teammitglieder für alle anfallenden Aufgaben zu finden, besonders wenn spezielle Fertigkeiten gebraucht werden. Unter anderem brauchst du je nach Event Verantwortliche für die folgenden Aufgaben:

  • Veranstaltungsleitung
  • Programmkoordination
  • Organisation des Veranstaltungsorts
  • Organisation und Transport des Equipments
  • Bewerben der Veranstaltung und Medienplanung
  • Koordination von Redner*innen, Jurys o. Ä.
  • Sponsorenplanung
  • Catering
  • Vertrieb und Merchandise
  • Branding und visuelle Gestaltung inklusive Outfits für Freiwillige

Am besten notierst du dir gleich dazu, wer welche Aufgaben übernehmen soll, oder legst eine kleine Tabelle an. Dann haben immer alle alles im Blick und wissen, wen sie zu welchem Thema ansprechen können.

Wie groß dein Team letztendlich wird, hängt natürlich ganz davon ab, was du für eine Art Veranstaltung planen willst.

Sobald du dein Team zusammen hast, sind die passenden Kommunikationskanäle für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auszuwählen. Chatsoftware wie Slack, Aufgabenverwaltungssoftware für Teams wie Wrike oder das gute alte Google Hangouts sind gute Optionen.

Natürlich reicht es jedoch nicht aus, ein neues Kommunikationssystem zu implementieren und darauf zu hoffen, dass das Team gut zusammenarbeitet. Als Teamleiter*in solltest du mit geeigneten Teambuilding-Maßnahmen den Zusammenhalt im Team stärken.

3. Das Veranstaltungsbudget planen

Event planen - Budgetverteilung

Vielleicht gehören die Finanzen für dich zum spannendsten Teil der Veranstaltungsplanung, vielleicht eher zum langweiligsten. Fakt ist: Sie sind von allen Teilen wohl der wichtigste.

Ohne Geld gibt es schließlich keine Veranstaltung.

Egal ob du einen Business Case für ein angedachtes Event entwickeln, für einen Kunden eine zukünftige Veranstaltung planen oder den Finanzplan für ein bereits fest geplantes Event erstellen willst: Grundlage für all das ist ein durchdachtes Budget.

Zu den wichtigsten Ausgaben gehören folgende Bereiche:

  • Veranstaltungsort (Raummiete(n), Kaution, Parkplätze)
  • Technik (Projektoren, Internet/WLAN, Lautsprecher, Mikrofone, Kameras, ggf. Dolmetschkabinen)
  • Catering (Barkeeper*innen, Kellner*innen, Speisen, Getränke, Tischdecken, Tischdekoration)
  • Marketing (Social Media Marketing-Software, Printmaterialien und Design, Registrierungssoftware)
  • Unterhaltung (Musiker*innen/DJs, Speakerhonorare, Unterkunfts- und Transportkosten)
  • Verschiedenes (z. B. Dekoration des Veranstaltungsorts, Bestuhlung, zusätzliches Veranstaltungspersonal, Steuern und Gebühren)

4. Zeit und Ort wählen

Ort- und Zeitauswahl bei Eventplanung

Wenn das Budget feststeht, geht es als Nächstes darum, den richtigen Veranstaltungsort zu finden.

Lege zunächst eine Liste mit den wichtigsten Kriterien an. Diese Kriterien ergeben sich aus deiner Vision für die Veranstaltung. Verwende diese Liste bei der Suche konsequent als Entscheidungshilfe.

Für ein erstes Brainstorming können folgende Fragen hilfreich sein:

  • Wie soll die Anreise erfolgen? Welche Verkehrsmittel sollen erreichbar sein, wie viele Parkplätze werden benötigt?
  • Brauchst du eigenes technisches Equipment oder wird es am Veranstaltungsort bereitgestellt?
  • Bietet der Veranstaltungsort WLAN und/oder einen guten Mobilfunkempfang?
  • Wie viel Platz bzw. Bodenfläche benötigst du?
  • Brauchst du einen großen offenen Bereich oder getrennte Räume? (Wenn Letzteres: Wie viele?)
  • Wie lange kannst du am jeweiligen Veranstaltungsort im Voraus buchen? Ist er im benötigten Zeitfenster verfügbar?
  • Welche Richtlinien gelten für Anzahlung, Kaution und Rückerstattung?

5. Partner und Sponsoren finden

Geschäftspartner bei Veranstaltungsplanung
Um dein Budget und deine Reichweite zu erhöhen, sind Sponsoren und Partner das Mittel der Wahl.

So kannst du nicht nur einen Teil der Kosten senken, sondern auch zusätzliche Werbemöglichkeiten nutzen, kleinere Veranstaltungen finanziell breiter aufstellen, die Erfolgschancen erhöhen und eventuell sonst nicht erreichbare Veranstaltungsorte nutzen. Je mehr Sponsoren du hast, desto kleiner ist das finanzielle Risiko für dein Unternehmen oder deine Veranstaltungsfirma.

Wenn du bereit bist, Sponsoren und Partner anzusprechen, befolge diese vier Tipps:

Überblicke ihre Marketingziele. Suchen deine potentiellen Sponsoren/Partner nach einer Möglichkeit, ihr öffentliches Image zu verbessern? Möchten sie exklusiv werben können? Die Antworten auf diese Fragen solltest du bei der Sponsorensuche kennen, bevor du auf sie zugehst, damit es dich nicht kalt erwischt, wenn Sponsoren oder Partner im Gegenzug um Werbeflächen oder die Einbeziehung bei einer Veranstaltung bitten.

Identifiziere die tatsächlichen Entscheidungsträger*innen. Sorg dafür, dass du weißt, mit wem du sprechen willst, damit du deinen Pitch nicht ständig wiederholen musst oder dich auf die Zusage einer Person verlässt, die eigentlich gar keine Befugnis dazu hatte. In einigen Unternehmen liegt die Entscheidung beim Marketing-Team, in anderen musst du dich bis in die Führungsebene durchfragen.

Achte darauf, dass das Unternehmen zu deiner Vision passt. Wenn du eine Veranstaltung zu Tierrechten planst, ist eine Großschlachterei nicht gerade der ideale Partner. Suche Sponsoren, deren Unternehmensvision zu deiner Veranstaltungsvision passt, damit die Zusammenarbeit allen Spaß macht und die Außenwirkung stimmt. So vermeidest du gleichzeitig, durch eine unglückliche Sponsorenwahl und die sich daraus ergebenden widersprüchlichen Botschaften Interessenten zu verprellen.

Frag zum richtigen Zeitpunkt. Die meisten Unternehmen planen ihre großen Sponsorings vor Beginn des nächsten Geschäftsjahrs. Daher solltest du Anfragen entsprechend frühzeitig stellen, damit die Unternehmen dich im Blick haben, wenn es so weit ist.

6. Das Veranstaltungs-Branding entwerfen

Logo
Ziele, Budget und Team sind da. Jetzt wird es Zeit für den kreativen Teil.

  • Wie soll deine Veranstaltung heißen?
  • Was ist ihr Thema?
  • Gibt es ein Logo?
  • Welchen visuellen Gesamteindruck strebst du an und wie soll das Farbschema aussehen?

Die meisten dieser Fragen unterliegen der Verantwortung deiner Werbekoordinator*innen, wobei auch der Rest des Teams Mitspracherecht haben sollte.

Auch mit einem kleinen Budget lassen sich (insbesondere fürs Online-Marketing) ansprechende, gebrandete Werbematerialien erstellen, wenn du die richtigen Tools nutzt. Grafikdesign-Tools wie Canva, Piktochart, Pixlr und GIMP bieten zahlreiche (und teilweise alle) Funktionen kostenlos an. Einige bieten außerdem vorgefertigte Vorlagen, die es dir noch einfacher machen.

Optimiere deine selbst erstellten Grafiken und anderen Marketingmaterialien für die jeweiligen Marketingkanäle. Soziale Netzwerke nutzen beispielsweise unterschiedliche Bildgrößen und wenn du dasselbe Bild für alle verwendest, wird es eventuell aufgrund von Größenbeschränkungen seitlich abgeschnitten oder nicht richtig dargestellt.

Für Posts in den sozialen Medien sind derzeit folgende Bildgrößen empfehlenswert (dies kann sich gegebenenfalls ändern):

  • Facebook: 1200 x 630 px
  • Twitter: 440 x 220 px
  • Instagram: 1080 x 1080 px
  • Pinterest: 222 x 150 px

 

7. Die Kampagne fürs Veranstaltungsmarketing entwickeln und ausrollen

Kampagne online verbreiten
Die Grundzüge deiner Veranstaltung stehen fest. Nun brauchst du nur noch Teilnehmer.

Es gibt zahllose Möglichkeiten, Veranstaltungen zu bewerben, und was am besten zu deinem Event passt, hängt ganz davon ab, wen du erreichen willst. Traditionelle Offline-Marketingmethoden erreichen wahrscheinlich eher ein älteres Publikum, während jüngere Leute am liebsten online angesprochen werden wollen.

Digital Marketing in sozialen Medien

Das digitale Marketing hat zweifellos Potential: Fast jeder hat ein Smartphone (genauer gesagt ganze acht von zehn Menschen in Deutschland) und etwa jeder Zweite ist in sozialen Netzwerken aktiv. Diese Chancen sollten Veranstaltungsplaner*innen nicht ungenutzt lassen.

Die folgenden Tipps fassen zusammen, welche Altersgruppen du in den jeweiligen sozialen Netzwerken am besten erreichst und wie du dabei optimal vorgehst.

Facebook

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 18 bis 49 Jahre

Best Practices:

Twitter

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 18 bis Mitte 20

Best Practices:

Instagram

Beste Reichweite in der Altersgruppe: 14 bis ca. 30 Jahre

Best Practices:

  • Poste mindestens einmal täglich auf Instagram.
  • Nutze gerne eine große Anzahl Hashtags (maximal 30 pro Post sind erlaubt).
  • Nutze für jeden Post unterschiedliche Hashtags, da Instagram es nicht mag, wenn man immer wieder dieselbe Liste an Hashtags wiederholt.

Strategien fürs Content Marketing

Content Marketing ist mein Spezialgebiet (und mein Job). Es geht dabei darum, wertvolle und relevante Inhalte zu erstellen, die anschließend in Form von Videos, Blogartikeln oder Social-Media-Beiträgen geteilt werden.

Dir stehen hier eine Menge Möglichkeiten offen, um potenzielle Teilnehmer*innen anzusprechen und von deiner Veranstaltung zu überzeugen. Deine Inhalte sollten ihnen einen Mehrwert bieten, beispielsweise in Form von Leitfäden oder Ressourcenlisten, und thematisch zur Veranstaltung passen.

Doch es reicht nicht, einfach ein paar Blogartikel zu schreiben und zu erwarten, dass gleich eine Menge Anmeldungen eingehen. Nur weil Inhalte vorhanden sind, werden sie noch lange nicht gefunden. Eine wirkungsvolle Content-Marketing-Strategie erfordert Durchhaltevermögen und eine kontinuierliche Optimierung.

Arbeite an der Suchmaschinenoptimierung (SEO)

Es ist zwar super, wenn Interessent*innen deine Inhalte über soziale Medien finden, aber sich auf Facebook und Twitter zu verlassen ist angesichts der häufigen Algorithmenänderungen immer weniger effektiv. Daher solltest du mit deiner Veranstaltung auch in den Suchmaschinenergebnissen auftauchen.

Das Stichwort hierfür lautet SEO.

Zu diesem Thema ließe sich endlos viel schreiben, aber zusammengefasst gilt es, diese 5 Empfehlungen zu befolgen:

  • Produziere regelmäßig neue Inhalte. Egal ob Blogartikel oder YouTube-Videos: Regelmäßige Veröffentlichungen sind wichtig. Sie zeigen Google, dass du eine zuverlässige und aktuelle Informationsquelle bist, was zu einem höheren Ranking führt. Ein-, zwei- oder dreimal pro Woche? Das hängt ganz von dir ab, aber sorge mit einem Zeitplan für Regelmäßigkeit, damit dein Publikum weiß, wann es mit neuen Inhalten rechnen kann.
  • Bleib beim Thema. Google nutzt Webcrawler, um Inhalte zu analysieren, sie mit dem Titel abzugleichen und sicherzustellen, dass der Content hält, was er verspricht. Wenn das nicht der Fall ist, wird dein Content schlechter bewertet und rutscht in den Suchergebnissen nach unten.
  • Recherchiere Keywords. Keywords mit hohem Suchvolumen und geringer Konkurrenz sind für ein gutes Google-Ranking ausschlaggebend, doch sie müssen auch zu deinen Inhalten passen. Bei der Suche nach den richtigen Keywords können Tools wie der Keyword-Planner von Google oder io hilfreich sein.
  • Nutze interne Links. Setze Links auf andere Inhalte deiner Website oder deines Kanals, um die Bounce-Rate Absprungrate zu reduzieren (das ist die Zahl der Besucher*innen, die nur eine Seite deiner Website besuchen und sie danach verlassen). Je mehr Zeit eine Person auf deiner Website verbringt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit einer Konversion(in diesem Fall der Anmeldung zu deiner Veranstaltung).
  • Nutze Möglichkeiten zur Veröffentlichung von Gastbeiträgen. Es ist wichtig, Beziehungen zu anderen für deine Veranstaltung relevanten Anbieter*innen zu pflegen. Gastbeiträge sind eine tolle Gelegenheit, um gleichzeitig dein Event bekannter zu machen und Traffic für deine Website zu generieren. Je sichtbarer du bist, desto größer ist auch der Kreis der potenziellen Teilnehmenden. Außerdem erfährt Google durch hochwertige Gastartikelund entsprechende Referenzierungen auf deine Website, dass deine Inhalte nützlich und relevant sind.

 8. Die technischen Anforderungen feststellen

Tools - Veranstaltung planen

Kaum eine erfolgreiche Veranstaltung kommt heutzutage ohne gute Technik aus. Das ist dir völlig klar. Deinem Team auch. Aber was genau ist das in eurem Fall?

Die folgenden drei Technik- und Softwaretypen sind für die meisten Veranstaltungen unerlässlich. Wir haben unsere Liste mit ein paar Optionen zum Ausprobieren versehen.

Registrierungssoftware

Sobald potenzielle Teilnehmer*innen deine Veranstaltung entdecken, müssen sie sich anmelden können. Auf deiner Website brauchst du ein Anmeldefeld und ein Datenerfassungssystem, um alle Anmeldungen zu verwalten.

Eventmanagement-Software bietet üblicherweise auch Registrierungsfunktionen, doch wenn das bei deiner Software nicht der Fall ist, brauchst du separate Teilnehmerregistrierungssoftware.

Zu den am besten bewerteten Lösungen im Registrierungssoftware-Verzeichnis von Capterra gehören (mit jeweils einer 4,5- oder 5-Sterne-Bewertung und mindestens 50 Nutzerreviews) Configio, VBO Tickets, Arlo Training and Event Software, Ticket Tailor und RegFox.

Audio- und Videotechnik

Deine Teilnehmer*innen wollen während der gesamten Veranstaltung informiert und unterhalten werden – und dazu braucht es die entsprechende Ausstattung.

Meistens geht es um eine Kombination aus Folgendem:

  • Mikrofone
  • Projektoren
  • Lautsprecher
  • Ton-Schaltpult
  • Dolmetschkabinen
  • Licht

Wenn du nicht selbst über alles Nötige verfügst, frag bei der Veranstaltungsstätte nach, womit sie dienen können. Ansonsten gibt es immer die Möglichkeit, bei lokalen Anbietern Veranstaltungsequipment zu leihen.

Kommunikationsmittel

Ohne reibungslose Kommunikation lässt sich keine große Veranstaltung planen. Dabei muss die entsprechende Ausstattung nicht teuer sein (oder überhaupt etwas kosten).

Chat-Tools wie Slack oder Google Hangouts lassen sich ganz einfach als App installieren und eignen sich wunderbar als Kommunikationsplattform für die Eventplanung.

Wenn Geld keine Rolle spielt, kannst du nach lokalen Anbietern für Sprechfunkgeräte und Headsets suchen.

Andere Technologien

Sofern das Budget es erlaubt, gibt es noch eine Menge andere Technologien, die einen Blick wert sind. Dazu gehören:

  • NFC: Mithilfe von NFC können sich Teilnehmer*innen beispielsweise schnell selbst Einlass gewähren oder bei Veranstaltungen bezahlen.
  • Livestreams: Livestreams sind eine hervorragende Möglichkeit, um auch diejenigen zu erreichen, die deiner Veranstaltung nicht persönlich beiwohnen können. Mit kostenpflichtigen Livestreams lässt sich außerdem zusätzlicher Gewinn erwirtschaften.
  • Beacons: Beacons funktionieren mit Bluetooth und bieten zahllose Möglichkeiten für Einlass, Bezahlung und die Navigation von Teilnehmer*innen. 

9. Andere Anbieter*innen identifizieren und beauftragen

Auswahl an Anbietern bei Eventplanung

Wir sind auf der Zielgeraden! Das Team arbeitet gut zusammen, alle Ausstattung ist vorhanden und die ersten Anmeldungen trudeln ein. Jetzt wird es Zeit, dir die Unterstützung der benötigten Dienstleister*innen zu sichern. Je nachdem, was du für ein Event planen willst, können dabei die Anforderungen ganz unterschiedlich aussehen, aber meist geht es zunächst um Catering, Speaker (ggf. die Dolmetscher*innen nicht vergessen) oder Unterhaltungsprogramm.

Catering: Frag deine registrierten Teilnehmer*innen, was sie mögen und ob sie bestimmte Ernährungsvorlieben oder Unverträglichkeiten haben. Es gibt zahlreiche kostenlose Umfrage-Tools, mit denen du schnelle Rückmeldungen einholen kannst.

Sobald du weißt, welche Art von Speisen du anbieten möchtest, kannst du einen Caterer suchen. Dabei kann es nützlich sein, die Reviews auf Websites wie Yelp oder Google zu lesen.

Schreib dir eine Liste, kontaktiere verschiedene Anbieter und handle einen guten Preis für dein Event aus.

Unterhaltung/Speaker:
Auch die Buchung von Musiker*innen und Gastredner*innen sollte mehrere Punkte auf deiner Checkliste Veranstaltungsplanung umfassen:

  • Befrage deine Teilnehmer*innen, um herauszufinden, was sie interessiert.
  • Kontaktiere die entsprechenden Personen bzw. ihre Assistent*innen oder Manager*innen, um dich über die Kosten und eventuelle individuelle Bedürfnisse zu informieren.
  • Buche die Züge, Flüge oder anderen Transportmittel und organisiere die Unterkünfte.

 

10. Abschließende Vorbereitungen

Veranstaltung planen - Checkliste

Allmählich sehen wir das Licht am Ende des Tunnels, doch wir sind noch nicht ganz am Ziel.

Die Woche der Veranstaltung ist gekommen und nachdem du noch einmal überprüft hast, ob wirklich an alles gedacht wurde, geht es los.

Was vor der Veranstaltung zu tun ist:

1.Rufe die beteiligten Anbieter*innen an, um sicherzugehen, dass bei Equipment, Catering und Sponsoren alles glatt läuft.

2. Kontaktiere die Veranstaltungsstätte, um Datum und Uhrzeiten zu bestätigen, damit alles rechtzeitig vorbereitet ist.

3. Teste die gesamte technische Ausrüstung, sobald sie am Veranstaltungsort ankommt.

4. Richte deine Ticketsoftware für den Check-in der Gäste ein und kontrolliere, ob alles funktioniert wie gewünscht.

5. Erstelle den endgültigen Zeitplan und stelle sicher, dass ggf. die Programmhefte gedruckt sind.

6. Bereite Werbegeschenke, Materialien für die Teilnehmenden oder Goodie Bags vor.

7. Richte eine Freiwilligenmanagement-Software ein, um Schichten und Verantwortlichkeiten zu planen, wenn du freiwillige Helfer*innen hast.

Wenn dann die Veranstaltung beginnt, ist es deine Aufgabe, alles zu koordinieren und aufzupassen, dass alles glatt läuft. Behalte deine Gäste und Mitarbeiter*innen und ihre jeweiligen Bedürfnisse im Blick, ohne dich dabei zu sehr in Details zu verlieren. Konzentrier dich auf das Gesamterlebnis und einen reibungslosen Ablauf. Vertrau auf deine Vorbereitungsarbeiten und dein Team.

 

Was nach der Veranstaltung zu tun ist (und zusätzliche Ressourcen)

Gut möglich, dass du nach erfolgreichem Abschluss der Veranstaltung erst mal erschöpft aufs Sofa fällst. Aber behalte im Kopf, was gerade alles passiert ist, und vergiss nicht, das Event auszuwerten.

Deine Teilnehmer*innen, deinen Umsatz und die Aktivität in sozialen Netzwerken sollten in deiner Eventmanagement-Software gespeichert sein. Nutze diese Daten! Vergleiche die Ergebnisse mit deinen Zielen und protokolliere sie für die Zukunft. Gratuliere dir zu deinem Erfolg und betrachte eventuelle Probleme als Herausforderungen, die du beim nächsten Mal lösen kannst.

Zusätzlich zu deinen internen Daten solltest du außerdem die Zufriedenheit der Gäste mit einer Umfrage erfassen. So hast du auch die nötigen externen Informationen, um auszuwerten, wie gut deine Veranstaltung angekommen ist, was du richtig gemacht hast und was du zukünftig verbessern könntest. Auch hier können kostenlose Umfrage-Tools nützlich sein, sofern deine Eventmanagement-Software diese Funktion nicht bereits bietet.

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