Projektmanagement mit Excel – Vorlagen für die Projektarbeit

Veröffentlicht am 5.9.2019 von Christian Botta und Ines Bahr

Wusstest Du, dass eine Google-Suche nach den Begriffen Projektmanagement und Excel fast drei Millionen Treffer ergibt? Ehrlich gesagt war ich auch ziemlich überrascht und gleichzeitig erschlagen von dieser Menge. Vor gut einem Jahr habe ich an dieser Stelle einen Überblick über PM-Software verfasst und den unverändert hohen Anteil von Office Produkten bei der Projektarbeit erwähnt. Höchste Zeit also, dieses Thema noch einmal aufzunehmen und dabei ein besonderes Augenmerk auf Excel und dessen Einsatzmöglichkeiten im Bereich des Projektmanagements zu legen.

Bevor wir jedoch einzelne Excel-Vorlagen bzw. Quellen für entsprechende Templates betrachten, möchte ich noch kurz kritisch mit dem Einsatz von Vorlagen auseinandersetzen. Projekte sind per Definition einzigartig und daher gibt es auch nicht das eine passende Tool oder die eine Vorlage für jedwede Art von Projekt.

 

„Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.“ – Paul Watzlawick

Wie schon erwähnt gibt es eine Unzahl von Excel-Vorlagen zur Unterstützung unterschiedlichster Aspekte der Projektarbeit. Von der Planung über das Controlling bis hin zu Entscheidungshilfen und Checklisten. Die „Richtige“, für Dich und Dein Projekt exakt passende, Vorlage wird aber vermutlich nur schwer zu finden sein. Natürlich kannst Du das Internet stunden- oder tagelang durchforsten und einen Glückstreffer landen. Vielleicht solltest Du aber auch darüber nachdenken, mit einer halbwegs passenden Lösung zu arbeiten bzw. diese auf Deine Bedürfnisse entsprechend anzupassen. Ich habe bei meiner Recherche zu Excel-Vorlagen unzählige dieser Templates heruntergeladen und ausprobiert. Teilweise ist es faszinierend, was diese Tools alles können. Aber ist diese Menge an Features auch tatsächlich immer hilfreich oder reicht manchmal nicht auch die simple Lösung?

 

Im Rahmen dieses Blogbeitrags kann und möchte ich genau aus diesem Grunde keine Empfehlung für bestimmte Templates aussprechen (obwohl ich exemplarisch Vorlagen vorstelle, die mir subjektiv gut gefallen haben). Vielmehr möchte ich für die unterschiedlichen Arten von Excel-Vorlagen sensibilisieren und euch dazu anregen, nachzudenken, welche Sorte von Schablonen ihr in euren Projekten sinnvoll verwenden könnt. Darüber hinaus werde ich Quellen nennen, die euch die Suche nach den passenden Vorlagen im Dschungel der Excel-Templates hoffentlich erleichtern.

 

Die Suche nach der passenden Vorlage

Auch wenn Du bisher wenig Berührungspunkte mit Excel gehabt hast, kann ich Dich an dieser Stelle beruhigen. Nahezu alle sinnvollen Excel-Vorlagen für das Projektmanagement verfügen über Ausfüllhilfen im Excel-Sheet selbst, auf einem extra Tabellenblatt oder liefern eine separate, ausführliche Beschreibung zur Handhabung. Sie sind folglich in der Regel einfach zu bedienen.

Grundsätzlich gilt es zwischen freien und kostenpflichtigen Vorlagen zu unterscheiden. Problem bei den kostenpflichtigen, oft gebündelten Angeboten (z. B. 30 Excel-Vorlagen für den Projektleiter) ist, dass Du häufig die Katze im Sack kaufst. Zumeist kannst Du nur – wenn überhaupt – einzelne Produkte des gesamten Portfolios testen. Was die restlichen Templates können, wirst Du erst nach Bezahlung des Gesamtpaketes erfahren. Ich rate Dir davon ab, derartige Komplettpakete zu erwerben, da nur häufig ein Bruchteil der bezogenen Produkte seinen Einsatz finden wird. Zudem ist die Vielzahl an ähnlichen Angeboten so hoch, dass Du in der Regel auch eine freie Alternative finden wirst. Aber kommen wir nun zu einer kleinen Auflistung an Webseiten, die sich zur Suche von Excel-Vorlagen eignen.

 

1. Auf dem freien Projektmanagement-Portal info findet ihr eine umfangreiche Sammlung an Tools und Vorlagen. Diese sind zum einen auf der Webseite selbst beheimatet, verweisen aber auch auf externe Ressourcen im Web. Alle Excel Vorlagen auf dieser Seite sind kostenfrei beziehbar und stammen in der Regel von anderen Projektarbeitern, die diese Tools bereits erprobt haben.

2. Das Projektmagazin hat einen eigenen Bereich „Projektmanagement-Vorlagen und Tools als Download“ auf seiner Webseite. Die Werkzeuge sind für Abonnenten frei, einen Überblick können sich aber auch Gastbenutzer verschaffen. Die Seite eignet sich auch, um sich für seine weitere Suche inspirieren zu lassen.

3. Auf der englischsprachigen Webseite von vertex24.com finden sich ebenfalls umfangreiche Excel-Templates für den Bereich Projektmanagement. Die Vorlagen sind in der Regel frei und sowohl für Excel als auch für Google Sheet erhältlich.

4. Auf smartsheet.com findet ihr ebenfalls eine sehr große Sammlung an freien und nützlichen Excel-Vorlagen für euren Projektalltag.

Planung & Co.

Die wohl meisten Excel-Vorlagen finden sich zu dem Thema Projektplanung. Gantt-Charts und/oder Balkenpläne findet ihr in Hülle und Fülle. Ich möchte euch zwei dieser Schablonen kurz vorstellen. Für kleine und sehr einfache Projekte bietet sich die Balkenplan-Vorlage von „Projekte leicht gemacht“ an, die ihr hier herunterladen könnt.

Projektmanagement mit Excel - Vorlage

Das simple, aber optische ansprechende Tool erzeugt basierend auf Anfangsdatum und Dauer eines Vorgangs ein entsprechendes Diagramm, welches in einer Wochen- bzw. Monatsanasicht betrachtet werden kann. Ferner können auch Meilensteine definiert werden, die optisch entsprechend gekennzeichnet werden.

Deutlich komplexer kommt da der Projektplan von Stefan Hagen daher. Auch dieser Plan ist auf PM-Blog.com kostenlos erhältlich. Neben dem klassischen Balkendiagramm bietet diese Vorlage auch die Möglichkeit, den Projektfortschritt zu überwachen. Hierfür müssen lediglich die Fortschritte der entsprechenden Teilaufgaben in der entsprechenden Tabellenspalte eingetragen werden.

Projektmanagement mit Excel - Vorlage

Wenn ihr der Meinung seid, dass es nicht immer einen Gantt-Chart oder Balkenplan zur Planung bedarf. Dann testet doch einmal das Excel von Marcus Raitner. Diese Vorlage findet ihr auf openpm.info und sie eignet sich als Projektplanungs- und Ressourcenübersichtsliste gleichermaßen. Das sehr stark mit Filtern arbeitende Template erlaubt es sich schnell über Aufgaben und Auslastungen von Projektbeteiligten zu informieren.

Projektmanagement mit Excel - Vorlage

Auch für agile Herangehensweisen in Projekten gibt es Excel-Unterstützung im Bereich Planung. Besonders auf Smartsheet.com finden sich einige Vorlagen, wie ein agiles Projektplanungstemplate oder ein Template zur Erstellung einer Produkt Roadmap. Es gibt aber auch noch weitere Vorlagen für Kanban-Boards und Ähnliches. Insgesamt haben mich diese Lösungen aber nur bedingt überzeugt, da ich beispielsweise im Bereich von Boards das Tabellenkalkulationsprogramm Excel für das falsche Tool halte. Greife doch an dieser Stelle besser auf etablierte Lösungen wie Trello oder den Microsoft eigenen Planner im Rahmen der Office 365 Anwendungen zurück.

Excel-Vorlagen eignen sich auch hervorragend für das Thema Kosten- und Ressourcenplanung. So bietet beispielsweise das PM-Handbuch ein Template an, mit dem schnell ein Überblick hinsichtlich der zu erwartenden Personal- und Materialkosten bezogen auf den Projektstrukturplan zu erstellen ist.

Projektcontrolling

Auch im Bereich des Projektcontrollings bzw. des Monitorings von Projekten gibt es eine Menge von Excel-Vorlagen. Von komplexen Dashboards bis hin zu Earned Value Management Vorlagen wie der nachfolgenden von vertex42.com, ist auch hier das Reservoir an Quellen nahezu unerschöpflich.

Projektmanagement mit Excel - Vorlage

Aber auch zu Meilenstein- und Kosten-Trendanalysen, Issue-Tracking-Lists zur Nachverfolgung von Aktivitäten und Burn Down Charts findet ihr – auch unter den oben genannten Quellen – jede Menge Material zum Ausprobieren.

Risikomanagement

Der Projektmanagement-Dienstleister Ayonik bietet (neben vielen anderen) kostenlose Excel-Vorlagen im Bereich Risikomanagement an. Die Vorlage „Risikoanalyse und Risikoregister“ dient zur qualitativen und quantitativen Risikobewertung. Zusätzlich werden die Kosten und Aufwände für die einzelnen Risiken, sowie für das gesamte Projekt berechnet. Durch den Abgleich der Resultate vor und nach der Bewältigungsplanung kann der Erfolg des Risikomanagements dokumentiert werden.

Zur detaillierteren Beschreibung einzelner Risiken gibt es eine weitere Vorlage mit dem Namen „Vorlage Risikodetails“. Die hier definierten Risiken mit der Vorlage „Risikoregister“ verlinkt werden, um so ein umfangreiches Risikomanagement aufzubauen.

Weitere Helferlein

Neben diesen klassischen Projektmanagement Templates aus den Bereichen Planung und Controlling gibt es aber noch viele weitere Werkzeuge die sich wunderbar für die Projektarbeit eignen. Eine RACI-Matrix eignet sich beispielsweise hervorragend um eine Rollenklärung im Projekt durchzuführen. Eine sehr simple aber völlig ausreichende Variante findet sich beispielsweise hier.

Rund um das Thema Stakeholder-Management findest Du ebenfalls jede Menge Vorlagen auf den Seiten von Smartsheet.com. Auch im Bereich von Umfeld-Analyse gibt es neben Templates für SWOT-Analysen auch Helferlein für weniger bekannte Werkzeuge wie die STEP oder PESTEL, die helfen äußere Faktoren, die auf ein Projekt wirken betrachten zu können.

Und dann gibt es natürlich noch Unmengen an Checklisten. Nachfolgend findet ihr eine kurze Auflistung von möglichen Bereichen in denen solche Vorlagen hilfreich sein können:

  • Messen der Kundenzufriedenheit
  • Erstellung eines Projektauftrages
  • Inhalte eines Projekthandbuches
  • Vorbereitung von Workshops
  • Abschluss eines Projektes

Zu guter Letzt gibt es noch eine große Vielfalt an Kalendern, die für Projektarbeit hilfreich sein können. Von Jahreskalendern bis hin zu Urlaubsplanungskalendern bleibt auch hier nahezu kein Wunsch offen.

Ich hoffe, ich konnte euch vermitteln, wie umfangreich das Angebot an Excel-Vorlagen im Netz ist. In der Regel ist es also nicht nötig, das Rad selbst neu zu erfinden, da sich zu nahezu allen projektrelevanten Themen entsprechende – meist freie – Vorlagen finden lassen. Ich freue mich, wenn ihr in den Kommentaren die Liste der Quellen ergänzt oder zusätzliche Anwendungsgebiete mit Bezug auf das Projektmanagement auflistet.

Weitere kostenlose Templates gibt’s hier:

Gantt-Chart Excel Template für einen Überblick in Projekten 

Das Burn-Down-Diagramm – Effizientes Tool für agile Teams 

 

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