Dieser Artikel wurde ursprünglich am 05.09.2019 veröffentlicht.

Projektmanagement Vorlagen in Excel ermöglichen es, den Projektstatus zu verfolgen, den Fortschritt zwischen Teammitgliedern und Entscheidungsträgern zu kommunizieren und Probleme effektiv zu verwalten, sobald sie auftreten. In diesem Artikel stellen wir eine Auswahl der besten Projektmanagement-Vorlagen in Excel vor, einschließlich unserer eigenen Vorlagen, die kostenlos heruntergeladen und verwendet werden können.

Projektmanagement mit Excel – Mit kostenlosen Projektplan-Vorlagen

In diesem Artikel

Bevor wir jedoch einzelne Projektmanagement Excel-Vorlagen bzw. Quellen für entsprechende Templates betrachten, möchten wir uns noch kurz kritisch mit dem Einsatz von Vorlagen auseinandersetzen. Projekte sind der Definition nach einzigartig und daher gibt es auch nicht das eine passende Tool oder die eine Vorlage für jede Art von Projekt.

„Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.“ – Paul Watzlawick.

Es gibt eine Vielzahl von Excel Vorlagen im Projektmanagement, die die unterschiedlichsten Aspekte der Projektarbeit unterstützen. Von der Planung über das Controlling bis hin zu Entscheidungshilfen und Checklisten. Die „Richtige“, für dich und dein Projekt exakt passende, Projektplan Vorlage wird aber vermutlich nur schwer zu finden sein. Natürlich kannst du das Internet stunden- oder tagelang durchforsten und einen Glückstreffer landen. Vielleicht solltest du aber auch darüber nachdenken, mit einer halbwegs passenden Lösung zu arbeiten bzw. diese auf deine Bedürfnisse entsprechend anzupassen. Bei unseren Recherchen zu Excel-Vorlagen für Projektmanagement haben wir unzählige dieser Vorlagen heruntergeladen und ausprobiert.

Im Rahmen dieses Blogbeitrags möchten wir dich für die verschiedenen Arten von Projektmanagement Excel Vorlagen sensibilisieren und dazu anregen, darüber nachzudenken, welche Art von Vorlagen für Projekte in deinem Unternehmen sinnvoll sind.

Die Suche nach der richtigen Projektmanagement Excel Vorlage

Auch wenn du bisher wenig Berührungspunkte mit Excel gehabt hast, können wir dich an dieser Stelle beruhigen. Nahezu alle sinnvollen Excel Projektmanagement Vorlagen verfügen über Ausfüllhilfen im Excel Sheet selbst, auf einem separaten Tabellenblatt oder liefern eine separate, ausführliche Beschreibung zur Handhabung. Sie sind daher in der Regel einfach zu handhaben.

Grundsätzlich gilt es zwischen freien und kostenpflichtigen Vorlagen zu unterscheiden. Problem bei den kostenpflichtigen, oft gebündelten Angeboten (z. B. 30 Excel-Vorlagen für den Projektleiter) ist, dass du häufig die Katze im Sack kaufst. Zumeist kannst du nur – wenn überhaupt – einzelne Produkte des gesamten Portfolios testen. Was die restlichen Templates können, wirst du erst nach Bezahlung des Gesamtpaketes erfahren. Wir raten dir davon ab, derartige Komplettpakete zu erwerben, da nur häufig ein Bruchteil der bezogenen Produkte seinen Einsatz finden wird. Zudem ist die Vielzahl an ähnlichen Angeboten so hoch, dass du in der Regel auch eine kostenlose Alternative finden wirst. Nun aber zu einer kleinen Liste von Webseiten, die für die Suche nach Projektmanagement Excel geeignet sind.

1. Das Projektmagazin hat einen eigenen Bereich „Projektmanagement-Vorlagen und Tools als Download“ auf seiner Webseite. Die Projektmanagement Tools sind für Abonnenten frei, einen Überblick können sich aber auch Gastbenutzer verschaffen.

2. Auf der englischsprachigen Webseite von vertex24.com finden sich ebenfalls umfangreiche Excel Vorlagen für den Bereich Projektmanagement. Die Projektmanagement Excel Vorlagen sind in der Regel kostenlos und auch für Google Sheet verfügbar.

3. Eine weitere englischsprachige Webseite ist die von Spreadsheet123.com. Auch auf dieser Seite findet man eine umfangreiche Sammlung von Excel Projektmanagement Vorlagen sowie Tabellenkalkulationen, Rechner und Excel-Kalender. Alle Projektmanagement Excel Vorlagen sind kostenlos. Außerdem bietet es einen Überblick über eine Reihe von Kategorien und ermöglicht es, schnell die passende Projektmanagement-Vorlage zu finden.

4. Auf smartsheet.com findet ihr ebenfalls eine sehr große Sammlung an kostenlosen Projektmanagement Excel Vorlagen für euren Projektalltag.

5. Darüber hinaus bieten wir auch eine Reihe kostenloser Projektmanagement Excel Vorlagen zum Herunterladen an, die bei der effizienten Umsetzung des Projektmanagements helfen.

Projekte planen mit dem Gantt-Chart Excel Template

Die meisten Projektmanagement Excel Vorlagen finden sich wahrscheinlich zum Thema Projektplanung. Gantt-Charts und/oder Balkendiagramme gibt es in Hülle und Fülle. Im Projektmanagement haben sich Gantt-Charts als Planungsinstrument durchgesetzt. Gantt-Charts Excel Vorlagen haben nur 2 Achsen: Auf der einen (vertikalen) Achse werden die Aufgaben im Projekt dargestellt, auf der anderen (horizontalen) Achse der Zeitraum, in dem diese Aufgaben erledigt werden sollen.

Mit unserer Vorlage kann dein Unternehmen das Planungsinstrument ausprobieren. Das Gantt-Chart Excel Template enthält Erklärungen, wie die einzelnen Felder auszufüllen sind, sowie Formeln, die nach Eingabe der Daten das Gantt-Chart erzeugen. Weitere Informationen zu Gantt-Charts findest du in diesem Artikel.

Screenshot von Capterra’s Gantt-Chart Excel Vorlage

DOWNLOADE HIER KOSTENLOS UNSER GANTT-CHART EXCEL TEMPLATE

Neben unserer kostenlosen Vorlage findest du auch eine für Excel Vorlage von Spreadsheet123, die es auch in einer kostenlosen und einer erweiterten Version gibt. Diese Gantt-Chart Excel Vorlage ermöglicht die Kontrolle von Zeitplänen, Ressourcen und Ergebnissen. Der Planer unterteilt das gesamte Projekt in Unterebenen, deren Status in Echtzeit aktualisiert wird. Dadurch erhält das Team einen Überblick über das Projekt während des gesamten Lebenszyklus und kann rechtzeitig Entscheidungen treffen, um die Projekttermine einzuhalten, die Produktivität des Teams zu steigern und die Qualität der Ergebnisse zu verbessern.

Screenshot vom Spreadsheet123 Gantt-Chart Excel Template
Screenshot vom Spreadsheet123 Gantt-Chart (Quelle)

Auch im Bereich der Planung gibt es Excel-Unterstützung für agile Vorgehensweisen in Projekten. Insbesondere auf Smartsheet.com finden sich einige Vorlagen, wie z. B. eine agile Projektplanung Vorlage oder eine Vorlage für die Erstellung einer Produkt-Roadmap.

Das Excel-Template für Kosten- und Ressourcenplanung bietet eine einfache Möglichkeit, die Kosten eines Projekts zu überblicken. Es enthält drei Reiter: Der erste dient der Erfassung von Basisdaten wie Projektdetails und Kostenarten. Unter "Ressourcen" werden Typen, Einheiten und Kosten für Personen, Dienstleistungen und Material festgelegt. Im zweiten Reiter trägt man Arbeitspakete, PSP-Elemente und Ressourcen ein. Geplante Kosten werden automatisch berechnet, Änderungskosten im roten Bereich erfasst. Der Bereich Auswertungen ist schließlich der dritte Reiter. Hier erfolgt eine Kostenübersicht nach Projektphasen bzw. Meilensteinen und Kostenarten. Außerdem erhältst du ein Diagramm über die prozentuale Verteilung der Kostenarten.

Wenn du mehr über die Kosten- und Ressourcenplanung für dein Projektmanagement erfahren möchtest, dann schau dir unseren Blog-Artikel dazu an.

Screenshot kostenloses Kosten- und Ressourcenplanung Excel Template

HIER GEHT’S ZUM KOSTENLOSEN DOWNLOAD UNSERES KOSTEN- UND RESSOURCENPLAN EXCEL TEMPLATES

Einfaches Projektcontrolling mit Excel

Auch im Bereich des Projektcontrollings bzw. Projektmonitorings gibt es eine Vielzahl von Projektcontrolling Excel-Vorlagen kostenlos. Von komplexen Dashboards bis hin zu Earned Value Management Vorlagen wie der folgenden von vertex42.com ist auch hier das Reservoir an Quellen nahezu unerschöpflich.

Projektcontrolling Excel Vorlage kostenlos
Projektcontrolling Excel Vorlage von vertex42.com (Quelle)

Aber auch zu Meilenstein- und Kosten-Trendanalysen, Issue-Tracking-Liste zur Nachverfolgung von Aktivitäten und Burn Down Charts findet ihr – auch unter den oben genannten Quellen – jede Menge Material zum Ausprobieren.

Effektives Risikomanagement im Projektmanagement mit Excel Vorlagen

Der Projektmanagement-Dienstleister Ayonik bietet (neben vielen anderen) kostenlose Multiprojektmanagement Excel Vorlagen im Bereich Risikomanagement an. Die Vorlage „Risikoanalyse und Risikoregister“ dient der qualitativen und quantitativen Bewertung von Risiken. Zusätzlich werden die Kosten und Aufwände für die einzelnen Risiken sowie für das Gesamtprojekt berechnet. Durch den Vergleich der Ergebnisse vor und nach der Bewältigungsplanung kann der Erfolg des Risikomanagements dokumentiert werden.

Für die detaillierte Beschreibung einzelner Risiken steht eine weitere Excel Vorlage mit dem Namen „Vorlage Risikodetails“ zur Verfügung. Die hier definierten Risiken können mit der Vorlage „Risikoregister“ verknüpft werden, um ein umfassendes Risikomanagement aufzubauen.

Agile Projektplanung mit unserer Burn-Down-Chart Excel Vorlage

Eine weitere Vorlage, die besonders für die agile Projektplanung von großem Nutzen ist, ist unsere Burn-Down-Chart Excel Vorlage. Agile Methoden zeichnen sich durch Flexibilität und Transparenz aus. Es geht nicht darum, im Voraus einen exakten Plan zu erstellen – in agilen Projekten ist oft nicht einmal das Projektziel zu Beginn erkennbar. Vielmehr geht es darum, sich in iterativen Zyklen einem Endergebnis zu nähern, das den Kundenanforderungen entspricht. Mit unserer kostenlosen Burn-Down-Chart Excel Vorlage kann dein Unternehmen (oder ein einzelnes Team) agile Luft schnuppern, ohne sich gleich auf eine dauerhafte Umstellung einlassen zu müssen. Die Burn-Down-Chart Excel Vorlage enthält Erklärungen, wie die einzelnen Felder auszufüllen sind. Außerdem sind bereits alle Formeln enthalten, um nach Eingabe der Daten das Diagramm mit dem verbleibenden Arbeitsvolumen zu generieren.

Kostenloses Burn-Down-Chart Excel Template

DOWNLOADE UNSER KOSTENLOSES BURN-DOWN-CHART EXCEL TEMPLATE

Weitere Hilfe zur Projektplanung mit Excel

Neben diesen klassischen Projektmanagement Excel Vorlagen aus den Bereichen Planung und Controlling gibt es noch viele weitere Werkzeuge, die sich hervorragend für die Projektarbeit eignen. Eine RACI-Matrix eignet sich beispielsweise hervorragend, um eine Rollenklärung im Projekt durchzuführen. Eine sehr einfache, aber völlig ausreichendes Projektplan Excel Vorlage findet sich z. B. hier.

Projektmanagement Excel Vorlage RACI Matrix Template
Projektmanagement Excel Vorlage RACI Matrix Template (Quelle)

Rund um das Thema Stakeholder Management finden sich auch viele Projektmanagement Excel Vorlagen auf den Seiten von Smartsheet.com. Auch im Bereich der Umfeldanalyse gibt es neben Vorlagen für SWOT-Analysen auch Hilfen für weniger bekannte Tools wie STEP oder PESTEL, die dabei helfen, externe Faktoren, die auf ein Projekt einwirken, zu betrachten.

Und natürlich gibt es eine Vielzahl von Checklisten. Nachfolgend eine kurze Auflistung möglicher Bereiche, in denen solche Projektmanagement Excel Vorlagen hilfreich sein können:

  • Messen der Kundenzufriedenheit
  • Erstellung eines Projektauftrages
  • Inhalte eines Projekthandbuches
  • Vorbereitung von Workshops
  • Abschluss eines Projektes

Zu guter Letzt gibt es noch eine Vielzahl von Kalendern, die bei der Projektarbeit hilfreich sein können. Vom Jahreskalender bis zum Urlaubsplaner bleibt auch hier kaum ein Wunsch offen.

Es ist also in der Regel nicht notwendig, das Rad selbst neu zu erfinden, denn zu fast allen projektrelevanten Themen lassen sich entsprechende – meist kostenlose – Projektmanagement Excel Vorlagen finden. Wir freuen uns, wenn ihr in den Kommentaren weitere Projektplanung Excel Templates mit Bezug zum Projektmanagement auflistet.

Weitere kostenlose Capterra Templates gibt’s hier:

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