Der perfekte 90-Tage Onboarding-Prozess

Veröffentlicht am 22.8.2019 von Brian Westfall und Ines Bahr

Nicht nur in Zeiten des Fachkräftemangels ist es ärgerlich, wenn Mitarbeiter noch in der Probezeit wieder gehen. Nicht nur hat man Zeit und Geld investiert, um die Leute zu finden und einzuarbeiten, es wird wieder Geld und wieder durchschnittlich 113 Tage kosten, die Stelle neu zu besetzen, von den Nerven aller Beteiligten ganz zu schweigen. Deshalb ist es so wichtig, einen sorgfältig erarbeiteten Onboarding-Prozess zu haben.

Denn eigentlich ist es ganz klar: Ist der Anfang in einem neuen Unternehmen langweilig, stressig oder bürokratisch überlastet, wird dein Wunschkandidat oder deine Lieblingsbewerberin es sich vielleicht doch noch einmal überlegen. Bleibt der Anfang als positiv in Erinnerung, am besten als eine nahtlose Fortsetzung einer guten Candidate Experience in der Bewerbungsphase, so bist du auf dem besten Weg zu einem neuen, engagierten Mitarbeiter bzw. einer ebensolchen Mitarbeiterin.

Ein Onboarding Prozess

Es empfiehlt sich also nicht nur für Konzerne, sondern auch für kleinere Unternehmen, hier nicht nur aus dem Bauch heraus vorzugehen, sondern einen sauberen Prozess aufzusetzen (und sich dann auch daran zu halten).

In den USA konnten kleine Unternehmen durch die Einführung eines sorgfältig geplanten Onboardings die Mitarbeiterabwanderung um bis zu 60 % senken.

Wenn du auf der Suche nach einer Handreichung bist, bist du hier richtig. Wir gehen der Reihe nach durch, was in den ersten 90 Tagen passieren sollte, die neue Mitarbeiter*innen in deinem Unternehmen verbringen, damit sie dir lange, zufrieden und fleißig erhalten bleiben. Als Bonus gibt es unten eine umfassende Liste mit allem, was es zu beachten gilt.

Eine Woche vor Antritt: Vorstellung und Papierkram

Warte mit dem Beginn deiner Bemühungen nicht bis zum offiziellen ersten Arbeitstag, du kannst schon vorher einiges tun, um den Erfolg sicherzustellen.

Denk zurück an das letzte Mal, als du eine neue Stelle angetreten hast: Eine neue, unbekannte Umgebung, neue, unbekannte Aufgaben, neue, unbekannte Kollegen und Kolleginnen. Das ist nervenaufreibend und anstrengend. Du hast es aber in der Hand, diesen ersten Tag weniger ermüdend zu gestalten.

Deshalb solltest du eine Woche vor Dienstantritt eine E-Mail an deinen Neuzugang verschicken. Darin enthalten:

  • Ein Willkommensgruß
  • Ein zeitlicher Abriss über die erste Woche
  • Der Hinweis, dass du jederzeit für Fragen zur Verfügung stehst

Mit ein wenig Unterstützung deinerseits werden deine Neuankömmlinge sich bei dir gut aufgehoben fühlen, was wiederum die perfekte Ausgangsbasis für eine erfolgreiche Zukunft im Unternehmen ist.

Du solltest außerdem einen Mentor oder eine Mentorin benennen, idealerweise jemanden, der seit einiger Zeit weiter oben, aber in einer ähnlichen Position bei dir arbeitet. Bestenfalls findet sich sogar die Zeit für eine kurze Vorstellung per E-Mail oder am Telefon. Ein Mentor ist nicht nur eine erste Bekanntschaft im Unternehmen und ein freundliches Gesicht am ersten Tag, Studien belegen die vielen Vorteile des Mentoring, das bei der Generation Z auch sehr gut ankommt.

Und wo du schon mal dabei bist, solltest du jetzt die letzten bürokratischen Hürden aus dem Weg schaffen. Füge deine Neuzugänge einer Onboarding-Software hinzu und sie können alle eventuell ausstehenden Informationen digital einreichen und die Anmeldung bei der Agentur für Arbeit, der Krankenkasse, der BG usw. vorbereiten, dann ist das aus dem Weg.

Screenshot von einem Onoarding Prozess bei namely

So sieht die Ausfüllmaske bei Namely aus (Quelle)

So ist der Versicherungsschutz für deine Neuen gleich vom ersten Tag an in trockenen Tüchern und ihr könnt euch gemeinsam dem wirklich Wichtigen zuwenden: Einer Einführung ins Unternehmen.

Am Tag vor Antritt: Richte einen einladenden Arbeitsplatz ein

Stell dir vor, du trittst eine neue Stelle an, man führt dich zu deinem Platz und alles ist sauber, mit dem versehen, was du für die erste Woche brauchst und vielleicht sogar bestückt mit einem kleinen Willkommensgeschenk. Nett, oder?

Und jetzt stell dir vor, dein neuer Arbeitgeber hat sich nicht einmal die Mühe gemacht, den Tisch abzuwischen und vielleicht findest du in der Schublade sogar noch ein altes Taschentuch vom Vorbesitzer. Das hinterlässt natürlich auch Eindruck, aber eben nicht den richtigen.

Ein unordentlicher Arbeitsplatz

Also, dann machen … Hey, wo willst du hin? (Quelle)

Denn der erste Eindruck zählt. Und genau deshalb solltest du dafür sorgen, dass die neue Kollegin sich wirklich wohl fühlt an ihrem Arbeitsplatz.

Das geht im Grunde recht einfach:

  • Beseitige alle Spuren früherer Kolleg*innen. Namensschild oder Visitenkarten des Vorgängers drücken aufs Gemüt und haben an einem neu zu beziehenden Arbeitsplatz nichts zu suchen. Lass deine Mitarbeiter*innen unbeschwert starten.
  • Versorge sie mit allem, was sie brauchen. Hier sollten HR und IT zusammenarbeiten: Computer samt entsprechender Softwareausstattung, Telefon, Bürobedarf, Namensschild, Unternehmensverzeichnis und mehr gehören an einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz. Nimm das Zusammentragen vorweg und mach deinen Neuen das Leben leichter.
  • Sei großzügig mit Werbegeschenken. Schau nochmal im Schrank und treibe alles auf, wo das Firmenlogo drauf ist. Kaffeetasse, Kugelschreiber, Flaschenöffner, ganz egal: Schenke deinen Neuen alles, was sich tragen lässt. Vielleicht kannst du es sogar noch personalisieren lassen?
  • Leg Willkommensgrüße von den Kolleg*innen dazu. Ein paar freundliche Worte von den zukünftigen Kolleg*innen können den Tag deutlich angenehmer machen.

Vielleicht sogar Blumen? Für jemanden, der extra in deine Stadt gezogen ist, ist auch ein Stadtplan eine tolle Idee. Und wenn sich die Willkommensgeschenke irgendwie mit deiner Unternehmenskultur oder deinen Produkten bzw. Dienstleistungen in Einklang bringen lassen, dann umso besser. So würde sich für einen Outdoorbedarfshersteller zum Beispiel auch eine Wanderkarte empfehlen. Sei kreativ und passe deine Geschenke an dein Unternehmen, aber auch an die dir bekannten Gegebenheiten aus dem Leben des oder der Neuen an.

Tag 1: Erinnerungswürdig statt monoton

Wenn ich einen einzigen, wichtigsten Moment in den ersten 90 Tagen herausgreifen müsste, dann wäre das der erste Arbeitstag. Also plane ihn besonders sorgfältig. Jetzt kannst du einen besonders guten Eindruck hinterlassen, die Gelegenheit solltest du nutzen. Wenn deine neue technische Zeichnerin heute Abend auf dem Heimweg denkt: „Das wird super!“, hast du alles richtig gemacht.

Zuerst sorge dafür, dass sie morgens von jemandem am Eingang in Empfang genommen wird, am besten von ihrer direkten Vorgesetzten oder ihrer Mentorin. (Du machst dir keine Vorstellung davon, wie viele Neuzugänge ihren ersten Tag damit beginnen, an der Pforte zu warten, bis jemand Zeit für sie hat. Frustrierend, oder?) Zeig ihr, wo sie ihre Sachen ablegen kann, versorge sie mit einem Kaffee oder einem Snack und führe sie herum.

Während sie sich an ihrem neuen Arbeitsplatz einrichtet, solltest du ein kurzes Rundschreiben verfassen, in dem du sie und ihre Aufgabe vorstellst und erklärst, wo sie im Unternehmen sitzt und wer ihr vorgesetzt ist. Lade sie mit ein paar ihrer neuen Kolleg*innen zum Mittagessen ein.

Und wenn du etwas wirklich Außerordentliches tun willst, nimm dir ein Beispiel:

Diese 3 Unternehmen begehen den ersten Tag auf ganz besondere Weise

  • Everlane gibt neuen Angestellten am ersten Tag 100 US-Dollar, die sie sofort für etwas ausgeben sollen, das ihnen supergut gefällt. Völlig egal, was es ist, es gibt nur eine Einschränkung: Sie müssen in der nächsten Woche ihren Kollegen berichten, was sie mit dem Geld angestellt haben.
  • Bei ATLETO suchen sich Neue ihren Lieblingssport aus und spielen dann eine Runde mit ihren Kolleg*innen und Als 2016 ein neuer technischer Direktor ins Unternehmen kam, war die Belegschaft gemeinsam Stand-Up-Paddeln.
  • Bei TINYpulse wird der erste Tag aller neuen Angestellten feierlich mit einer Flasche Champagner

Langsam sollte klar sein, worauf wir hinauswollen: Sorge für einen ersten Tag, an den man gern (sehr gern!) zurückdenkt. Das heißt im Klartext: Kein Papierkram (der sollte sowieso bereits erledigt sein) und schon gar keine Schulungen. Dafür ist in den nächsten Wochen allemal genug Zeit.

Tag 2–10: Einarbeitung, Begleitung, Zielsetzung und erstes Feedback

Sobald der so grundlegend wichtige erste Tag hinter euch liegt, geht es an die Arbeit. In dieses Zeitfenster gehören Schulungen für Tools und Prozesse auf der einen Seite, detaillierte Gespräche über Aufgaben und Verantwortungsbereiche sowie die Geschichte, Kultur und Werte des Unternehmens auf der anderen.

Gerade Kultur und Werte werden an dieser Stelle häufig vergessen, dabei sind sie für den Erfolg der Einstellung von grundlegender Bedeutung. Warum das so ist? Schaut man sich an, warum Neuankömmlinge nicht lange im Unternehmen bleiben, dann liegt das nur in 11 % der Fälle tatsächlich an den Fähigkeiten des oder der Betreffenden.

Viel häufiger liegt das Problem an Kulturunterschieden und den daraus folgenden Unterschieden in Motivation, Temperament und Kommunikationsverhalten.

Eine Metastudie aus 172 Studien fand heraus, dass Mitarbeiter*innen, die im Einklang mit der Unternehmenskultur sind, meist zufriedener und produktiver sind und länger im Unternehmen bleiben. (Die Zahlen sind aus den USA, das sollte bei uns aber ähnlich sein.) Die Lektion ist also klar: Geh nicht einfach davon aus, dass dein neuer Vertriebler „sich schon im Unternehmen zurechtfinden“ wird, hilf ihm dabei.

Aber ersticke ihn nicht mit trockener Einarbeitung. Es gibt noch ein paar andere Dinge, die am besten jetzt erledigt werden sollten:

  • Lass den Neuen ein paar Kolleg*innen in verschiedenen Abteilungen begleiten. Das hilft ihm dabei, die Abläufe im Unternehmen besser und schneller zu verstehen, was wiederum dazu führt, dass ihm seine eigene Funktion klarer wird. Und ganz nebenbei verbessert das Vorgehen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
  • Setze Nahziele und kommuniziere sie deutlich. Neben persönlichen Gesprächen mit der Führungskraft wünschen sich Neuangestellte vor allem eine Richtschnur und Leistungsziele. Dabei können die Nahziele ruhig sehr einfach sein, „Lerne 10 deiner Kollegen kennen“ zum Beispiel. Ein gutes Fernziel wäre demgegenüber „Schließe bis Jahresende drei Projekte ab“. So oder so sollten es konkrete Ziele sein.
  • Bitte um Feedback für den bisherigen Verlauf deines Onboardings. Vielleicht geht es ihm zu schnell. Vielleicht sind ihm bestimmte Regelungen (oder auch die Firmenpolitik insgesamt) an einigen Stellen noch nicht ganz klar. Das erfährst du nur, wenn du ihm die Gelegenheit gibst, es dir mitzuteilen. Und wenn du es weißt, kannst du es für deinen nächsten Neuzugang berücksichtigen.

Einige Softwarelösungen für das Onboarding haben eine eigene Fragebogenfunktion für Neuzugänge. Oder du suchst dir eine Mitarbeiter-Engagement-Software mit einer Umfragefunktion und erhältst in regelmäßigen Abständen Feedback von der gesamten Belegschaft.

Umfrage bei der Onboarding Software Honestly

So entwirfst du in Honestly eine entsprechende Umfrage (Quelle)

Tag 11–30: Weitere Einarbeitung, Kontakt halten, einsetzende Normalität

Nach einem Monat sollte die neue Kollegin in der IT ein Gefühl für das Unternehmen entwickelt haben und soweit angekommen sein, dass sie ins Tagesgeschäft einbezogen werden kann. Das heißt im Klartext, dass sie zum Beispiel langsam anfangen sollte, an Besprechungen teilzunehmen, auch wenn sie vielleicht noch nicht viel beitragen kann.

Der Grundstein ist jetzt gelegt und hoffentlich ist auch genug Vertrauen aufgebaut, dass du dich langsam traust, sie auch in Firmengeheimnisse einzuweihen, ohne dass sie damit gleich zur Konkurrenz entschwindet. Also führe sie in die Strategien und die Marktpositionierung deines Unternehmens ein.

Wirf dabei nicht einfach alle Informationen in eine Powerpoint-Präsentation oder einen e-Learning-Kurs, sondern lass sie ganz klassisch von einem Vorgesetzten, vielleicht sogar aus der Leitungsebene, im Gespräch darlegen, damit all die vielen Fragen gleich geklärt werden können und nicht untergehen.

Und falls du das bisher nicht gemacht haben solltest, solltest du jetzt anfangen, dich einmal pro Woche nach dem Stand der Dinge zu erkundigen. Nicht nur beim Neuzugang selbst, sondern auch bei seinem oder ihrem Mentor bzw. der Mentorin, um eventuelle Fragen zu klären. Unter Umständen besprechen sie bestimmte Dinge lieber nicht mit Vorgesetzten. Es gibt deutliche Hinweise darauf, dass das Maß an Unterstützung während der Anfangsphase deutliche Auswirkungen auf das Aufgabenverständnis und die Zufriedenheit hat.

Auch nach den 90 Tagen sollte der oder die Vorgesetzte regelmäßig nach dem Rechten sehen, die Rücksprachetermine mit den Mentor*innen kannst du dann aber beenden.

Tag 31–60: Zusammenarbeit, Anerkennung, Karriereplanung

Es wird Zeit, dass dein neuer Mann im Marketing mit anpackt – wenn auch erst einmal noch mit verminderter Kraft. Denn denk dran: Es kann gut und gern über ein Jahr dauern, bis ein Neuzugang zu voller Produktivität aufläuft. Gib ihm also Zeit und halte die Kommunikation weiter offen.

Im zweiten Monat ist es dann soweit: Das erste große Projekt deines Neuen steht an. Entweder er arbeitet mit jemand anderem an einem bestehenden Projekt oder er bekommt ein eigenes übertragen, das er mithilfe seiner Mentorin oder eines anderen Kollegen bearbeitet. So oder so sollte gelegentlich jemand einen Blick auf die Arbeit werfen und den Stand der Dinge im Auge behalten.

Und wenn er das gut macht, lass es ihn wissen. 2017 hat eine Studie gezeigt, dass Mitarbeiter*innen, deren Arbeit in den letzten zwei Monaten gewürdigt wurde, zufriedener und engagierter sind als diejenigen, die nie Anerkennung erfahren.

Wenn du hierfür einen moderneren, interaktiveren Weg suchst als E-Mails oder Vollversammlungen, denk doch mal über eine Mitarbeiteranerkennungssoftware nach. Diese Systeme erinnern ein wenig an soziale Medien und ermöglichen es Kolleg*innen, sich selbst einzubringen und sich gegenseitig mit Lob zu überhäufen, auch Gamification-Elemente sind enthalten und sorgen für eine regelmäßige Nutzung. Oder du suchst dir aus unserer Liste mit 40 Vorschlägen für die Mitarbeiteranerkennung etwas heraus.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter durch Mitarbeiteranerkennungssoftware

In Bonusly können Mitarbeiter*innen die Punkte aus dem Lob ihrer Kolleg*innen gegen echte Belohnungen eintauschen (Quelle)

Jetzt gilt es auch, in die langfristige Planung einzusteigen. Die meisten Millennials legen Wert auf Karrieremöglichkeiten – und die Generation Y macht in Deutschland immerhin etwa 20 % der Arbeitnehmer*innen aus. Entsprechend gut kommt es an, wenn sich Vorgesetzte mit ihnen zusammensetzen, ihre Pläne und Aussichten besprechen und einen Karriereplan für die Zukunft im Unternehmen entwerfen. Natürlich können und werden sich derartige Pläne ändern, aber das Gespräch an sich gibt allen Beteiligten ein klareres Bild und kann die Motivation deutlich steigern.

Diese Informationen hinterlegt man dann am besten in einer Software für die Nachfolgeplanung, damit hast du immer im Blick, wer für zukünftige Beförderungen zur Verfügung steht und wer sich lieber in eine andere Richtung orientieren möchte.

Nachfolgeplanung beim Onboarding Prozess

Nachfolgeplanung in TalentGuard (Quelle)

 

Tag 61–90: Unabhängiges Arbeiten, Leistungsbeurteilung, abschließendes Feedback

Wenn beim ersten gemeinschaftlich betreuten Projekt deines Neuzugangs alles glatt gelaufen ist, kannst du ihm oder ihr im dritten Monat ein erstes eigenes Projekt übertragen. Aber denke dran, Zwischenziele einzuplanen und den Projekterfolg nicht nur klar zu definieren, sondern auch zu kommunizieren. Es sollten alle Unklarheiten ausgeräumt sein.

Am Ende der 3 Monate steht dann die erste Leistungsbeurteilung an. Jetzt ist es an der Zeit, durchzusprechen, was beim Onboarding gut, was weniger gut gelaufen ist und in welchen Bereichen Luft nach oben ist. Stelle klar, dass die Kommunikation hier in beide Richtungen fließen soll. Natürlich muss der oder die Neue eine ehrliche Leistungseinschätzung über die Anfangszeit erhalten, aber erbitte auch seine/ihre Meinung zu deinem Onboarding. Was hat seiner/ihrer Meinung nach gut funktioniert, was weniger? Was könnte man verbessern?

Und wenn es wirklich nicht passt? Dann lass ihn oder sie ziehen. Natürlich wird es langwierig und teuer, wieder eine Bewerbungsphase durchzuführen und wieder jemanden einzuarbeiten, aber schlecht ins Unternehmen passende Angestellte sind noch teurer.

Unsere große Onboarding-Checkliste

Klar soweit? Prima.

Wir haben hier trotzdem nochmal alles übersichtlich zusammengefasst.

Onboarding Checkliste

Wenn du noch weitere Informationen zum Einstellvorgang suchst, haben wir hier weitere Ressourcen zusammengetragen und auch die Motivation bestehender Mitarbeiter mit aufgenommen.

Hinweis: Die in diesem Artikel verwendeten Informationen stammen aus Quellen, die wir für vertrauenswürdig halten. Die ausgewählten Anwendungen sollen beispielhaft erwähnte Features abbilden und stellen keine Empfehlungen dar.

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