Interne Kommunikation-Tools richtig auswählen

Projekt Manager lieben den Begriff „Agile“, denn als „agile“ Person bist du flexibel, vielseitig, anpassungsfähig und innovativ.

Warum nur nutzen wir dann im Unternehmen für die interne Kommunikation Tools, die eigentlich schon längst ausgedient haben könnten?

Beim Wasserfall-Projektmanagement wird viel dokumentiert und über E-Mail kommuniziert, bei agilen Methoden hingegen kommen persönliche Meetings und Kollaborationssoftware zum Einsatz. Auch bei Scrum, was ebenfalls zu den agilen Methoden gehört, gibt es ein tägliches Scrum-Meeting, d. h. ein kurzes Stand-Up-Meeting, bei dem die Teammitglieder stehend ihren Status mitteilen.

Welchem Projektmanagement-Stil man auch folgt, das interne Kommunikations-Tool sollte individuell für jedes Projekt ausgewählt werden. Schließlich hat die Mitarbeiterkommunikation massive Auswirkungen auf den Erfolg.

Einem Gartner-Webinar zufolge hat eine effektive Mitarbeiterkommunikation eine Menge positiver Auswirkungen auf Unternehmen:

• 19 % höhere Geschäftsergebnisse
• 57 % höhere Aktionärsrendite
• 4,5-mal höhere Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter*innen sich stark einbringen
• Mit 20 % Wahrscheinlichkeit geringere Mitarbeiterfluktuation

Wenn so viel auf dem Spiel steht, wird es umso wichtiger, für jede Situation die richtigen Tools für die interne Unternehmenskommunikation auszuwählen.

Indem die besten internen Kommunikation-Tools aus den verschiedenen Projektmanagement-Ansätzen eingesetzt werden, können kleine Unternehmen einen effektiven Plan erarbeiten und so die interne Kommunikation verbessern.

Die richtige Mischung aus internen Kommunikation Tools

Im modernen Projektmanagement gelten Wasserfallmethoden als nachteilig, da sie mit aufwendiger Dokumentation verbunden sind. Aber Dokumentation hat sich in einigen Bereichen auch durchaus bewährt, warum also nutzen wir sie nicht zusätzlich zu unseren täglichen Stand-Up-Meetings?

Und selbst bei einem Team, das den Agile-Ansatz perfektioniert hat, ist ab und an eine E-Mail ganz nützlich, wenn beispielsweise Informationen schnell an eine bestimmte Gruppe von Personen weitergeleitet werden müssen.

Kommunikation im Jahre 2019 ist viel komplizierter als noch 1989, wo man sich praktisch nur zwischen einem Anruf, einem Fax und einem handgeschriebenen Brief entscheiden musste. Heutzutage muss die Kommunikation stärker als je zuvor auf die Situation abgestimmt sein.

Wie man den richtigen Kommunikationskanal auswählt

„Wird beispielsweise auf Führungsebene eine Position neu besetzt, kommt man schnell in Versuchung, einfach zu denken: ‚Ich poste das schnell im Intranet‘,“ erläutert Iliyana Hadjistoyanova, Senior Research Analyst bei Gartner. „Stattdessen sollten die Verantwortlichen sich fragen: ‚Wie stelle ich sicher, dass die Mitarbeiter richtig informiert werden und mit dieser Änderung klarkommen?‘“

In diesem Fall könnten eine E-Mail an sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens gesendet, ein Post im Intranet eingestellt und eine Videokonferenz für die Teamleitung abgehalten werden.

Am besten ist es natürlich, wenn du für die interne Kommunikation Instrumente aus den verschiedenen Projektmanagement-Ansätzen kombinierst und so die effektivste Lösung für deine Teams findest.

In den nächsten Abschnitten wollen wir dir zeigen, wie das geht. Wir gehen dabei auf die fünf wichtigsten internen Kommunikationsmittel ein: E-Mail, Kommunikation-Tools, Videokonferenz, persönliche Meetings und Telefon – sorry, das Fax hat es leider nicht geschafft. Wir zeigen auf, wann bestimmte interne Kommunikation-Tools am besten eingesetzt werden und wann sie lieber außen vor bleiben sollten. Dabei betrachten wir ein weites Spektrum an Kommunikationssituationen im Projektmanagement.

1. E-Mail zum Updaten von großen Gruppen und zum Senden von Dateien

Wann man es nutzen sollte:

• Um eine große Gruppe über Probleme bzw. Sachverhalte zu informieren, die alle Mitarbeiter betreffen, aber keine individuellen Antworten erfordern
• Zum Versenden von Kalendereinträgen oder für Einladungen zu anderen Kommunikationskanälen, die für bestimmte Situationen geeigneter sind
• Zum Senden von Dokumenten an Personen, die kein Filesharing-Tool nutzen

Wann man es nicht nutzen sollte:

• Wenn man vom Empfänger eine schnelle Antwort benötigt
• Wenn man mit dem Empfänger ein sensibles Thema besprechen muss, wie ein Mitarbeitergespräch oder einen Personalwechsel
• Wenn die Nachricht eine lange Antwort oder Diskussion nach sich zieht

E-Mail sollte in der Kommunikation im Unternehmen nur eingesetzt werden, wenn dadurch keine Missverständnisse entstehen und auch sensible Themen mit dem nötigen Fingerspitzengefühl behandelt werden. Man stelle sich zum Beispiel vor, ein Kollege, mit dem man fünf Jahre eng zusammengearbeitet hat, teilt seine Kündigung per E-Mail mit: Das wäre sicherlich für viele ein seltsames Gefühl

Weiterhin können E-Mails schnell nervig werden und man sollte niemanden zuspammen. Wenn man die Wahl hat, ein Stand-Up-Meeting für sechs Personen anzuberaumen oder eine Instant Messaging-Gruppe einzurichten, ist dies einem E-Mail-Thread mit Dutzenden von Nachrichten auf jeden Fall vorzuziehen.

Wo es gut funktioniert: Eine E-Mail wirkt noch effektiver, wenn im Anschluss ein Video oder ein Blogbeitrag im Intranet mit weiteren Informationen folgt. Beispiel: Der CEO eines Unternehmens setzt sich zur Ruhe oder die Zusatzleistungen ändern sich. In diesem Fall kann man zuerst eine E-Mail mit einer Ankündigung schicken und dann eine Videokonferenz zur Verabschiedung bzw. eine detaillierte Auflistung im Intranet anschließen.

2. Interne Kommunikation Tools für den unstrukturierten Austausch

Wann man es nutzen sollte:

• Ungezwungene Gespräche innerhalb eines Teams
• Bitten zum Teilen von Informationen wie Referenzdokumente oder Termine
• Digitales Brainstorming, bei dem kein sofortiger Handlungsbedarf besteht

Wann man es nicht nutzen sollte:

• Besprechung von sensiblen Informationen wie bei einem Mitarbeitergespräch oder Gehaltsverhandlungen
• Unterhaltung zwischen zwei Personen in einem öffentlichen Kanal
• Brainstorming, das intensive Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern erfordert

Zu Zeiten des Web 2.0 sind Kollaborations-Tools die perfekte Lösung für über den Globus verstreute agile Projektmanagement-Teams. Was früher zu einer wahren Flut an E-Mails führte, kann jetzt elegant in einem Tool gehandhabt und bei Bedarf auch noch durchsucht werden. Wenn man es nicht braucht, verschwindet es im Hintergrund und stört niemanden.

Kollaborations-Tools ersparen einem auch unnötige Meetings. Beispiel: Anstatt das gesamte Team Montagmorgen in einem Konferenzraum für eine halbe Stunde antreten zu lassen, schickt jeder einen kurzen Statusbericht.

Wo es gut funktioniert: Wenn E-Mails vom Thema abkommen oder alles verkomplizieren und niemand mehr durchsteigt, sollte man zu einem Kollaborations-Tool wechseln. Auch eine in einer Videokonferenz oder bei einem persönlichen Treffen begonnene Unterhaltung kann hier fortgeführt werden, sodass das Meeting nicht aus dem Ruder läuft.

3. Videokonferenzen oder persönliche Treffen bei verteilten Teams

Wann man es nutzen sollte:

• Beim Planen von Meetings zwischen sich an unterschiedlichen Orten befindlichen Entscheidungsträgern
• Sensible Gespräche zwischen Managern und direkten Untergebenen, wenn Reisen zu kostenaufwändig sind
• Brainstorming zwischen verteilten Teilnehmern von einem zeitkritischen Projekt

Wann man es nicht nutzen sollte:

• Wenn man nur mal schnell bei einer Einzelperson oder einer kleinen Gruppe reinhören möchte
• Wenn man Informationen überbringt, die keine Antwort benötigen
• Wenn man ein oder zwei gezielte Fragen an einen Kollegen hat

Videokonferenzen (die schon seit den 1960ern existieren, aber erst 50 Jahre später effizient eingesetzt werden konnten) eignen sich hervorragend in Situationen, bei denen man sich am besten persönlich treffen sollte, dies aufgrund hoher Reisekosten jedoch nicht kann. Beispiel: Das jährliche Mitarbeitergespräch oder die Beförderung eines Mitarbeiters an einem anderen Standort.

Bei den meisten Videokonferenz-Tools lässt sich der Bildschirm teilen, sodass man bspw. ein Team gut in ein neues Projektmanagement-Tool einarbeiten kann. Tipp: Die Videokonferenz-Software sollte man immer im Voraus testen und sich mit ihr vertraut machen, sodass die ersten 15 Minuten des Meetings nicht für die Einrichtung draufgehen.

Wo es gut funktioniert: Bei einem Routine-Chat mit einem Kollegen im Kollaborationstool stellt sich heraus, dass der Kollege ein Problem mit einem Feature eines Projektmanagement-Tools hat oder man stößt auf einen Konflikt in der Planungsdatei für das Quartal. In solchen Fällen sollte man vom Chat zur Videokonferenz wechseln, um etwas detailliert zu erklären oder den eigenen Bildschirm zu teilen.

4. Persönliche/Stand-up-Meetings für schnelle Gesprächsrunden

Wann man es nutzen sollte:

• Wenn mehrere Teammitglieder sich an einem Ort befinden und eine Situation besteht, bei der normalerweise eine Videokonferenz einberufen würde (siehe oben)
• Wenn man ein klares Ziel vor Augen hat, das man mit anderen Entscheidungsträgern in einem persönlichen Meeting in weniger als einer Stunde erzielen kann
• Wenn man ein sensibles Gespräch mit einem Kollegen vor Ort führen muss

Wann man es nicht nutzen sollte:

• Wenn wichtige Entscheidungsträger nicht teilnehmen können (in diesem Fall wäre eine Hybrid-Lösung möglich, bei der sich Teilnehmer vor Ort persönlich treffen und gleichzeitig eine Videokonferenz mit Remote-Stakeholdern abgehalten wird)
• Wenn kein konkretes Ziel für ein Meeting vorliegt, sondern man einander bspw. nur auf den neuesten Stand bringen will
• Wenn das Ziel des Meetings mithilfe einer effizienteren Methode wie E-Mail oder mit einem Kollaborations-Tool erreicht werden kann

Das direkte Gespräch ist das Nonplusultra der Kommunikation, jedoch nicht unbedingt die effizienteste Methode. Und im Projektmanagement ist Effizienz von höchster Wichtigkeit.

Persönliche Treffen sind – wenn es die Situation erfordert und man die Zeit hat – den Alternativen immer vorzuziehen. Dabei sollte man sich vorher allerdings folgende fünf Fragen stellen:

1. Warum findet das Meeting statt?
2. Könnte man stattdessen eine E-Mail schicken?
3. Können verschiedene Meetings zusammengelegt werden?
4. Wer muss an dem Meeting teilnehmen?
5. Wie lange muss das Meeting dauern?

Wo es gut funktioniert: Bevor Teammitglieder sich persönlich treffen, ist es für einen effizienten Ablauf hilfreich, im Voraus eine E-Mail mit wichtigen Dokumenten oder Präsentationen zu schicken. Tritt während des Treffens eine Frage auf oder müssen anschließend noch Informationen verschickt werden, eignet sich hierfür ein Kollaborations-Tool.

5. Anrufe in dringenden Fälle und bei Telefonkonferenzen

Wann man es nutzen sollte:

• In dringenden Fällen, zum Beispiel wenn ein Meeting eine Stunde vorher abgesagt wird
• Wenn ein örtlich verteiltes Team sich zu einem Live-Gespräch treffen soll, jedoch nicht jeder über eine Internetverbindung oder die Technologie für eine Videokonferenz verfügt
• Bei einem Gespräch mit einem Stakeholder, der lieber telefoniert als andere Kommunikationsmittel einzusetzen

Wann man es nicht nutzen sollte:

• An Wochenenden, Feiertagen oder nach Feierabend, wenn kein dringender Notfall vorliegt
• Wenn stattdessen eine E-Mail oder eine Chatnachricht gesendet werden kann
• Wenn man stattdessen eine Videokonferenz abhalten kann (was zusätzlich den Vorteil bietet, dass man einander sehen und die Bildschirmfreigabe nutzen kann)

Ahh, das gute alte Telefon. Es mag etwas altmodisch erscheinen, aber wenn man genauer darüber nachdenkt, ist die moderne Version – das allmächtige Smartphone – ein Hub für vier der fünf Kommunikation-Tools in dieser Liste.

Aber wann setzt man seine verschiedenen Features ein? Um diese Frage zu beantworten, muss man sein Team gut kennen. Wenn Kollegen immer schnell per Instant Messaging antworten und das Kollaborations-Tool vom Team auf den Smartphones installiert ist, warum sollte man sie mit einem Telefonanruf stören?

In Situationen wie der folgenden gibt es einen guten Grund dafür: In drei Stunden sollte eigentlich ein wichtiges Treffen mit einem Lieferanten stattfinden, doch der Termin muss verschoben werden. Die E-Mail mit der Absage verbleibt zwei Stunden lang ohne Antwort. Jetzt ist ein Anruf die optimale Lösung.

Wo es gut funktioniert: Bei den meisten Softwarelösungen für Webkonferenzen können die Teilnehmer sich entweder über ihren Computer als Video-Anrufer zuschalten oder sich über ihr Telefon einwählen. So werden Video- und Telefonkonferenz kombiniert und auch Teilnehmer ohne Zugriff auf Computer oder mit einer schlechten Internetverbindung können daran teilnehmen.

Welche internen Kommunikation Tools kommen bei dir zum Einsatz?

Als Projektmanager*in solltest du vertrauensvoll alle Kommunikation-Tools nutzen, die dir zur Verfügung stehen. In diesem Artikel wurde versucht, einige der gängigsten Szenarien als Beispiele dafür aufzuführen, wie man besser kommunizieren kann, aber es gibt unzählige weitere Möglichkeiten.

Was ist dein Erfolgsrezept für effiziente Kommunikation? Videokonferenzen in Kombination mit Instant Messaging? E-Mail und ab und an ein gezielter Telefonanruf? Und in welchen Situationen würdest du nie eines der oben genannten Tools einsetzen? Erzähl es in den Kommentaren!

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