Der ultimative Leitfaden für das Lean Project Management

Veröffentlicht am 11.2.2019 von Abhishek Singh und Ines Bahr

Möchtest du dein Projektmanagement entschlacken und verbessern? In einigen Fällen bedeutet das, weniger Ressourcen einzusetzen, in anderen, das Bestandsmanagement zu verbessern. Welcher Ansatz auch verfolgt wird, Produktivität ist für jedes Projekt von entscheidender Bedeutung und wenn du diese erhöhen möchtest, solltest du dich mit Lean Project Management befassen.

lean project management

Als Projektmanager hast du wahrscheinlich schon einige Ansätze zur Produktivitätssteigerung getestet. Wie sieht’s mit Lean Management aus?

Im Folgenden erläutern wir, was Lean Management überhaupt ist, in welchen Projektmanagement-Ansätzen wir es finden und wie es eingesetzt wird.

Worum handelt es sich bei Lean Project Management?

Lean Management

Das „schlanke“ Management wurde zusammen mit dem Toyota-Produktionssystem (TPS) entwickelt, um Verschwendung zu vermeiden, die Herstellung und Logistik zu fördern und die Interaktion mit Lieferanten und Kunden zu optimieren. Lean folgt dem Prinzip der „Just-in-time-Produktion“.

Der Toyota Weg: Erfolgsfaktor Qualitätsmanagement von Dr. Jeffrey Liker beschreibt die 14 Prinzipien des Lean Management auf Grundlage des TPS und schildert die Herausforderungen, auf die Toyota bei der Optimierung seiner Automobilherstellung getroffen ist. Diese Herausforderungen waren u. a.:

  • Transport – Produkte werden bewegt, die für den Herstellungsprozess nicht nötig sind
  • Materialbestände – Schlechtes Management von Komponenten, Prozessen und dem fertigen Produkt
  • Laufwege – Mitarbeiter und Materialien werden im Laufe eines Prozesses unnötig bewegt
  • Wartezeiten – Zusammenarbeit mit dem nächsten Produktionsschritt führt zu Wartezeiten
  • Überproduktion – Mehr Komponenten als aktuell benötigt werden hergestellt
  • Umständliche Bearbeitung – Mehr Ressourcen als der Standard vorschreibt werden eingesetzt
  • Fehler – Fehlerrisiko aufgrund mangelnder Qualitätsprüfung

Diese Risiken sind bekannt als die sieben Mudas oder Verschwendungen, die Toyota mit seinem TPS bei der Automobilproduktion eliminieren wollte.

Wie kam Toyota auf Lean Management?

Toyota hat die Mudas im eigenen Unternehmen identifiziert und dann Prozesse entwickelt, die durch eine entschlackte Herstellung zu den gewünschten Ergebnissen führten. Seitdem hat sich Lean Management über die Prinzipien von Toyota hinaus weiterentwickelt und als eigenständige Methode etabliert.

John Krafcik stellte im Jahr 1988 im Rahmen seiner Masterarbeit an der MIT Sloan School of Management das Konzept von ‚Lean‘ im Artikel „Triumph of the Lean Production System vor. Krafciks Studien wurden anschließend vom International Motor Vehicle Program (IMVP) am MIT fortgeführt und mündeten letztendlich in dem internationalen Bestseller „Die zweite Revolution in der Autoindustrie: Konsequenzen aus der weltweiten Studie des Massachusetts Institute of Technology, der von Jim Womack, Daniel Jones und Daniel Roos geschrieben wurde.

Lean Project Management hat mittlerweile Einzug in die verschiedensten Sektoren gehalten, darunter IT, Bauwesen und Bildung.

Das Lean Management bietet zahlreiche Vorteile:

  • Erweiterter Kundendienst – Kunden erhalten genau das, was sie brauchen
  • Verbesserte Produktivität – Steigerung von Leistung und Mehrwert pro Person
  • Qualität – Implementierung rigoroser Qualitätssicherungen zur Reduzierung von Produktfehlern und Nachbesserungen
  • Innovation – Verbesserung des Projekts durch Brainstorming und kreative Ideen
  • Reduzierung von Verschwendung – weniger Transport, geringere Wartezeiten, effizientere Platznutzung und weniger Abfall
  • Verbesserte Durchlaufzeit – schnellere Reaktion auf Projektanforderungen und weniger Verzögerungen
  • Optimierteres Bestandsmanagement – weniger laufende Arbeiten und Inventar und somit weniger Engpässe

Definition

Das Lean Enterprise Institute stellt fest: „Beim Kerngedanken von Lean Management geht es um die Maximierung des Kundennutzens, während Verschwendung minimiert wird. Einfach gesagt wird mit weniger Ressourcen ein Mehrwert für den Kunden geschaffen. Ein nach Lean-Prinzipien arbeitendes Unternehmen versteht den Kundennutzen und konzentriert seine Schlüsselprozesse auf dessen Steigerung. Alles ist darauf ausgerichtet, dem Kunden durch einen perfekten Wertschöpfungsprozess größtmöglichen Nutzen bereitzustellen, und das ohne Verschwendung.“

Kurz gesagt soll in jeder Phase Verschwendung jeglicher Art reduziert und ein Mehrwert geschaffen werden.

Im Folgenden stellen wir den Demingkreis (PDCA-Zyklus), Kanban und Lean Six Sigma (DMEDI) als Vertreter des Lean Projektmanagement vor.

 

Was gibt es für Lean Management-Prozesse?

Demingkreis (PDCA-Zyklus)

Inspiriert von den Kaizen-Tools für Lean Management entwickelte W. Edwards den Demingkreis, der einen vierstufigen kontinuierlichen Verbesserungsprozess umfasst. Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Elementen:

  • Plan – Das Problem identifizieren und analysieren
  • Do – Lösungen entwickeln, um das Problem zu beheben
  • Check – Die Effektivität der Lösungen überprüfen und diese verbessern
  • Act – Die überarbeiteten Lösungen umsetzen

Im Deutschen werden diese Schritte auch als ‚Planen – Tun – Überprüfen – Umsetzen‘ oder ‚Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln‘ übersetzt.

Ein Beispiel für den angewandten Demingkreis ist die 5-Why-Methode.

Der Demingkreis ist besonders bei wiederkehrenden Projekten äußerst hilfreich. Ein Beispiel: Während der Planphase sollte eine Wirkungsanalyse durch Brainstorming erstellt werden, wobei besonderer Fokus auf der Beantwortung der Fünf Warums liegt, um den vorherigen Prozess zu durchleuchten.

Sehen wir uns das am Beispiel der folgenden Frage genauer an: „Traten bei vorherigen Projekten Engpässe auf?“

In der Umsetzungsphase soll das Team Lösungen für Probleme in einem Projektlebenszyklus entwickeln. In der Überprüfungsphase werden die Qualität und die Effektivität der implementierten Lösungen getestet. Während der abschließenden Handlungsphase werden Verbesserungen an dem Projekt vorgenommen. Theoretisch sollte das Projekt bei jeder Wiederholung des Demingkreises ein Stück weit verbessert werden.

Zusätzlich zum Bereich der Fertigung wird der Demingkreis auch im Bauwesen eingesetzt, wobei sich diese Methode des Lean Project Management für alle Branchen mit einem systematischen Produktionszyklus eignet.

Lean Six Sigma (DMEDI)

Lean Six Sigma (Six Sigma oder 6σ ist ein statistisches Konzept, bei dem 3,4 Fehler je 1 Million in einem Produktionsprozess behoben werden) identifiziert die Ursache eines Problems im Projektmanagement. Der Fokus dieses Ansatzes liegt auf der Vermeidung von Zeit- und Ressourcenverschwendung und unterteilt sich in fünf Phasen:

  • Define – Der Projektumfang wird festgelegt, Ziele werden geplant und der Nutzen für den Kunden identifiziert.
  • Measure – Es wird ermittelt, wie der Erfolg im Laufe eines Projekts gemessen und die bestehenden Kundenanforderungen erfüllt werden können.
  • Explore – Neue Möglichkeiten zur Fertigstellung eines Projekts und zur Verbesserung des Prozesses werden ausgewertet.
  • Develop – Ein vollständiger Projektplan wird aufgrund der Prozessanforderungen entwickelt.
  • Implement – Der Projektplan wird zur Einhaltung der Projektziele umgesetzt.

Die ersten Buchstaben der Lean Six Sigma-Phasen bilden das Akronym DMEDI.

lean project management six sigma

Lean Six Sigma-Methoden greifen auf Tools für das Lean Management zurück, um Daten zu überprüfen und die kontinuierliche Verbesserung der Projektziele zu messen. Zu den Tools für das Projektmanagement gehören die folgenden:

  • Wertstromanalyse – Der Projektprozess wird von Anfang bis Ende in seinem Ist-Zustand durchleuchtet.
  • Umfragen zum Kunden-Feedback und Fokusgruppen  tragen zur Lösung wiederholt auftretender Problemstellungen im Projekt bei.
  • Fehler-Ursachen-Analyse – Probleme und Symptome werden erfasst.
  • Gantt-Diagramm – Fortschritte in Projekten und Ziele werden in einem Gantt-Diagramm oder in einem Balkenplan dargestellt.
  • Statistische Prozesslenkung – Daten werden überprüft.

Kanban

Das japanische Kanban bedeutet so viel wie „Karte“, „Tafel“ oder „Beleg“ und ist Teil des Lean Project Management. Warum? Teams können mithilfe von visuell dargestellten Arbeitsabläufen kommunizieren und sind so während eines Projektverlaufs immer auf demselben Stand. Weiterhin werden Aufgaben standardisiert, um Verschwendung zu reduzieren und den Kundennutzen zu maximieren.

Kanban ist in der Projektverwaltung einsetzbar, indem jede Phase in die drei Kategorien „Aufgabe“ („To Do), „In Bearbeitung“ („Doing“) und „Erledigt“ („Done“) unterteilt und die Aufgaben mithilfe von Haftnotizen zugewiesen werden. Anstelle der manuellen Vorgehensweise kann auch von Kanban inspirierte Projektmanagement-Software eingesetzt werden.

 

Lean Project Management umsetzen

Bevor du Lean Project Management in deinem Unternehmen implementierst, sollst du mit den Toyota-Prinzipien (Englisch) vertraut sein.

Sie bilden die Eckpfeiler der Lean Management-Philosophie und sollten bei der Entwicklung neuer Prozesse für das Projektmanagement als Referenz und Inspiration dienen.

Zusammengefasst sind es die folgenden Prinzipien, die es dir ermöglichen, Verschwendung zu reduzieren und produktiver zu arbeiten:

Plane lieber auf lange Sicht als kurzfristige Finanzziele im Auge zu haben

Die Mitarbeiter in deinem Projekt müssen einen Sinn in ihrer Arbeit sehen, um ihre Projektziele zu erreichen. Mit der richtigen Motivation behalten sie das Ziel im Auge und stehen dafür ein. Identifiziere Lücken oder Verschwendung in deinem Projektmanagement-Prozess. Häufig tragen auch die Erkenntnisse, die man während der Projektoptimierung gewonnen hat, entscheidend zum Projekterfolg bei und sind gleichzeitig in sich wertvoll für die Zukunft. ROI und Gewinn sind nicht das einzige Maß für Geschäftserfolg.

Mach Problembereiche kenntlich, indem du einen kontinuierlichen Prozessverlauf schaffst

Konzentriere dich nicht auf eine Projektaufgabe nach der anderen, sondern verbessere den gesamten Projektmanagementprozess gleichzeitig. Verfolge diesen Ansatz, wenn mehr als 10 Personen an dem Projekt arbeiten. Innoviere immer wieder neue Prozesse, um den Projektzyklus zu verbessern.

Nutze das Pull-System  zur Vermeidung von Überproduktion

Woher weißt du, dass du einem Kunden keine weiteren Lieferungen schicken sollst? Der Kunde würde dir sehr wahrscheinlich schreiben und einen Lieferungsstopp erwirken. Konzentriere dich auf eine effektive Kommunikation mit allen Interessenvertretern und nutze Kanban mithilfe von Software wie Trello, damit alle auf dem Laufenden sind. Angebot und Nachfrage sollten auf dem Projektmanagementprozess basieren. Jeder Stakeholder wird über den Status informiert.

Verteile die Arbeit gleichmäßig auf alle Teammitglieder

Auf diese Weise wird Verschwendung minimiert und keiner der Mitarbeiter überlastet. Vergiss nicht: Jeder Stakeholder im Projekt nimmt eine vordefinierte Rolle ein und wenn eine Aufgabe eine Person übermäßig in Anspruch nimmt, leidet die Qualität. Als Projektmanager solltest du Qualität über Quantität stellen. Teile den Mitgliedern deines Teams Aufgaben zu, die sie auch wirklich bewältigen können.

Erschaffe ein Umfeld, in dem Probleme behoben werden und so höchste Qualitätsstandards herrschen

Alle Stakeholder in einem Projekt haben das gleiche Recht, Lösungen zu implementieren und Qualitätsmängel aufzuzeigen. Während des gesamten Managementprozesses solltest du für Feedback offen sein.

Aufgaben und Prozesse sollten kontinuierlich ausgeführt und unter Mithilfe der Mitarbeiter verbessert werden

Führe Checklisten zur Qualitätskontrolle ein und standardisiere Betriebsverfahren, um ein vereinheitlichtes Projekt zu erhalten. Die Projektqualität wird nur durch standardisierte Parameter gesteigert.

Verwende visuelle Kontrollen wie Kanban, um Problembereiche herauszukristallisieren und den Überblick zu behalten

Die 5S sind eine Lean-Methode, die es jedem Team ermöglicht, seinen Arbeitsplatz für maximale Prozesseffizienz zu organisieren. Die 5S stehen für:

  • Sortieren (Seiri)
  • Ordnung schaffen (Seiton)
  • Arbeitsplatz zum Glänzen bringen (Seiso)
  • Standards einführen (Seiketsu)
  • An die Regeln halten (Shitsuke)

Mithilfe von Kanban werden Probleme in den einzelnen Projektschritten deutlich.

Nutze verlässliche und bewährte Technologie für dein Team und dein Projekt

Finde heraus, welche Tools und welche Software dein Projektmanagement verbessern können.

Stärke Führungskräfte, die die Arbeitsphilosophie verstehen und an das Team weitergeben

Die Lean-Prinzipien sollten Teil des Projektmanagementprozesses sein, da sie ohne konstante Innovation in den Hintergrund rücken. Deine Mitarbeiter sollten ihre eigenen Fähigkeiten stetig weiterentwickeln und Schulungen erhalten, damit das ganze Unternehmen in einem fortlaufenden Lernprozess bleibt.

Fördere Einzelpersonen und Teams, sodass sie der Philosophie deines Unternehmens folgen

Stelle Teams aus mindestens 4 bis 5 Personen aus verschiedenen Führungsebenen zusammen. Der Erfolg deines Projekts hängt vom Team und nicht von einzelnen Personen ab.

Respektiere deine Netzwerkpartner und Lieferanten, indem du sie bei der Verbesserung ihrer Prozesse unterstützt

Dieses Prinzip gilt unter Umständen nicht für dich als Projektmanager. Arbeite mit anderen Teammanagern zusammen und respektiere ihre Best Practices im Projektmanagement.

Bilde dich selbst und deine Teammitglieder zu zentralen Projektanforderungen weiter

Projektmanagement ist ein kontinuierlicher Lernprozess, in dem du aus Erfolgen und Fehlschlägen lernst.

Berücksichtige alle Optionen und triff eine Entscheidung basierend auf Konsens

Manchmal erfüllt ein Projektplan nicht die in ihn gesetzten Erwartungen. Folge diesen Parametern, um solche eine Situation zu vermeiden:

  • Finde heraus, was los ist
  • Ermittele die Ursache des Problems
  • Berücksichtige alle Alternativen
  • Schaffe Konsens über die Lösung
  • Nutze effiziente Kommunikationstools

Schaffe durch kontinuierliche Reflexion und Verbesserung eine lernende Organisation

Bemühe dich, eine Umgebung zu schaffen, in der dein Team gerne und selbstständig lernt.

Diese breitgefächerten Prinzipien sind Teil der Unternehmensvision und ‑mission von Toyota.

Wende die ersten fünf Prinzipien auf dein Projektmanagement an und gestalte deine Projekte basierend auf den restlichen Prinzipien neu.

In seinem oben erwähnten Buch „Der Toyota Weg: Erfolgsfaktor Qualitätsmanagement“ erklärt Jeffrey Liker (übersetzt aus dem Englischen): „Wenn Sie mithilfe des Toyota-Wegs zu einem schlanken Unternehmen werden möchten, müssen Sie nicht Toyota imitieren und bestimmte Tools einsetzen, um denselben schlanken Eindruck zu erwecken. Der Toyota-Weg ist eine Philosophie und bedient sich einer Reihe von Werkzeugen, die entsprechend Ihrer Situation eingesetzt und gegebenenfalls angepasst werden müssen. Sie sollten an diese Prinzipien glauben und danach streben. Sie sind Teil eines höheren Systems, das sich für nachhaltigen Erfolg um Einklang und Perfektion bemüht.“

Kurz gesagt: Halte dich nicht streng an alle Prinzipien, sondern setze jene um, die deiner Meinung nach essentiell für dein Projektmanagement sind.

Wann solltest du Lean Management einsetzen?

Schlanke Projekte haben eine ähnlich iterative Struktur wie agiles Projektmanagement, aber darüber hinaus ist auch der Kunde Teil des Lean Management-Prozesses.

Kleine, eigenverantwortliche Teams sind bei großen Projekten weniger effektiv, daher sollte Lean Project Management vorrangig bei kleinen Projekten mit einer engen Lieferzeit eingesetzt werden. In solchen Projekten müssen die Teammitglieder gut kommunizieren können und weitere Ressourcen sind nicht von Vorteil.

Willst auch du Lean Project Management einsetzen?

Lean Management reduziert unnütze Vorgänge und verbessert die Zusammenarbeit mit Kunden, wodurch es sich ideal für kleine Projekte eignet.

Was ist deine Meinung zu Lean Project Management? Hast du es schon einmal genutzt? Erzähl uns in den Kommentaren von deinen Erfahrungen.

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