So klappt die Planung: Projektplanungssoftware für Startups

Gibt es überhaupt einen Unterschied bei der Planung von Projekten bei Start-ups und bei etablierten Unternehmen? Eine spannende Frage und eine gute Möglichkeit einmal meine Arbeitshistorie zu reflektieren. Nach 15 Jahren als Führungskraft und Projektmanager in mittleren und großen Unternehmen war ich vor knapp 4 Jahren Mitbegründer eines Start-ups – also beste Voraussetzungen, um meine Erfahrungen mit Ihnen zu teilen.

Die Projektanbahnung

Ein Kunde droht mit Auftrag. Er findet Ihr Produkt oder Ihre Dienstleitung interessant und nun liegt es an Ihnen – dem Projektleiter – dieses Projekt erfolgreich durchzuführen, um den Kunden bestmöglich zufriedenzustellen. Um die Unterschiede zwischen Start-up und etabliertem Unternehmen klar zu machen, betrachten wir zunächst die Unternehmenssicht:

In der Regel werden Sie darüber informiert, dass ein neues Projekt ansteht. Vermutlich haben Ihre Sales-Kollegen haben das Vorhaben an Land gezogen, die Rahmenbedingungen sind grob abgesteckt und Sie wurden von Ihrem Chef dazu auserkoren, dieses Projekt zu rocken. Sie haben bereits mehrere Projekte in Unternehmen erfolgreich durchgeführt, kennen die Projektmanagementrichtlinien des Unternehmens und sind mit den standardisierten Werkzeugen des Unternehmens bestens vertraut. Sie starten also damit, das Projekt zu initiieren. Sie versuchen sich ein möglichst umfassendes Bild des anstehenden Vorhabens zu machen und feststellen, ob Ihnen das Projektthema inhaltlich auf den Leib geschneidert ist oder eben nicht. Sie werden sich bzgl. der terminlichen und finanziellen Erwartungen informieren und hoffen, dass dem Kunden keine unrealistischen Versprechungen gemacht wurden. Vermutlich werden Sie anschließend einen Projektauftrag erarbeiten, sich erste Gedanken bzgl. der Teamzusammenstellung machen und einen ersten Kundenkontakt haben. Eine gewisse Projektroutine beginnt.

Und wie ist das in einem Start-up? Anders und vor allen Dingen emotionaler. Unfassbar – ein potenzieller Kunde steht vor Tür und interessiert sich für Ihr Baby. Tatsächlich findet jemand Ihre Idee, für die Sie so viel investiert und gebrannt haben, interessant – nein, er will sie sogar von Ihnen kaufen. Sie haben sich bereits mehrfach mit ihrem potenziellen Auftraggeber getroffen, „geskyped“ oder gechattet. Sie verstehen, wo den Kunden der Schuh drückt und warum er der Meinung ist, dass genau Sie ihm bei seinem Problem helfen können. Jetzt geht es darum, dass Sie mit dem Kunden das gemeinsame Projekt starten.

Planungserwartung frühzeitig klären

Aber selbstverständlich wollen Ihre Kunden auch wissen, wann das Projekt fertig sein wird, was das Ganze kosten soll und ob Sie überhaupt in der Lage sind ein solches Vorhaben zu stemmen. Vor diesen Fragen werden Sie als Gründer nicht gefeit sein. Die Frage ist nun aber, auf was Sie sich mit bestem Wissen und Gewissen einlassen können. Denn schließlich geht es nicht um weniger, als Ihre Existenz. Denken Sie an Themen wie Ihre Liquidität, Gewährleistungsansprüche und nicht zuletzt an Ihre Gesundheit. Denn so schön es auch sein mag, einen neuen und womöglich großen, neuen Kunden zu gewinnen, sollten Sie auch an die Risiken denken – auch wenn es noch so schwerfällt.

Terminplanung

Werfen wir zunächst einen Blick auf das Thema Terminplanung. Sie sollten sich Gedanken machen, um welche Art von Projekt es sich handelt und leiten Sie daraus Ihre Strategie ab. Denn Projekte können groß, einfach, komplex lange oder kurz sein. Lassen Sie mich dies anhand einer kurzen Metapher erklären:

Stellen Sie sich vor, Sie wären Projektleiter eines Expeditionsprojektes und müssten einen Schatz auf einer Insel bergen. Das Projekt an sich wirkt klar, aber die Ausgangsbedingungen können komplett unterschiedlich sein. Betrachten Sie hierzu folgende 4 Szenarien:

• Szenario Eins: Es fährt täglich eine Fähre zur Insel.Das ist einfach! Sie müssen sich also einen Tag auswählen und ein Ticket kaufen. DieRisiken sind überschaubar. OK, das Schiff könnte sinken oder die Reederei nicht fahren, aber im Großen und Ganzen handelt es sich um eine relativ triviale Geschichte.
• Szenario Zwei: Es fahren keine Schiffe zur Insel. Die Insel und der Weg dahin sind aber bekannt. Das heißt, Sie müssen ein Schiff besorgen, benötigen einen Kapitän und eine Mannschaft. Sie müssen viel mehr planen und vorbereiten. Die Risiken nehmen zu!
• Szenario Drei: Noch niemand hat es geschafft, per Schiff zu dieser Insel zu gelangen. Extreme Strömungen und hohe Wellen machen diese Expedition extrem komplex. Sie können sich vorstellen, was das für die Risikobetrachtung bedeutet.
• Und zu guter Letzt Szenario Vier: Sie sind der Entdecker!

Hierzu versetzen wir uns in das Jahr 1492 zurück. Stellen Sie sich vor, dass Sie in die Rolle von Christoph Kolumbus schlüpfen. Sie vermuten Ihr Ziel, wissen aber nicht, ob es tatsächlich existiert. Eine konkrete Planung ist also gar nicht möglich und das Risiko, das Ziel nicht zu erreichen, ist sehr hoch.

Sie sehen Terminplanung im Projekt ist immer kontextspezifisch. Machen Sie dies Ihrem Kunden klar. Handelt es sich um ein Projekt, welches primär dem ersten oder zweiten Szenario entspricht, können Sie das Projekt von Anfang bis zum Ende durchplanen. Handelt es sich aber um ein komplexes oder unsicheres Projekt müssen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Kunden zum Ziel durchhandeln. Ja, sie müssen iterativ Vorgehen, stets reflektieren ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind und transparent und offen arbeiten. Denn nur so, wird es Ihnen gelingen, Ihre Kunden adäquat abzuholen.

Dieses Vorgehen ist übrigens nicht Start-up-spezifisch, sondern sollte auch in etablierten Unternehmen praktiziert werden. Schließlich sollte man sich immer vor Augen halten, dass Projekte per Definition einzigartig sind und Projektmanagement Pionierarbeit ist. Folglich müssen die angewendeten Methoden und Vorgehen auch und besonders hinsichtlich der Planung stets situationsbedingt angepasst werden.

Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.“ – Paul Watzlawick

Übrigens – Sie müssen nicht bei einer Planungsstrategie über den ganzen Projektlebenszyklus bleiben. Verziehen sich die Wolken der Unsicherheit nach einiger Zeit im Projekt, können Sie das Projekt auch gerne bis zum Ende durchplanen.

Kosten- und Ressourcenplanung

In Unternehmen haben Sie klassischerweise ein Projektbudget, welches von der Controllingabteilung oder dem Management freigegeben wurde. Als Gründer haben Sie dies eventuell nicht. Vielleicht geht es tatsächlich um Ihr Geld und nicht das Ihrer Firma. Das birgt jede Menge Gefahren.

Gerade bei den ersten Projekten neigt man als Gründer dazu sich finanziell geißeln zu lassen. Typische Fragen die man sich stellt, sind:

• Bin ich generell zu teuer?
• Was tun, wenn ich nicht auf sein Preisangebot eingehe? Geht der Kunde dann zur Konkurrenz?
• Wieviel muss ich mindestens verdienen, damit ich keinen Verlust mache?
• Wo brauche ich Hilfe und was kann ich selbst machen?
• Wie schaffe ich es, dass meine Kosten nicht aus dem Ruder laufen?

Beginnen wir mit den ersten drei Punkten. Überlegen Sie sich vorher, wie hoch Ihr Marktwert vielmehr der Ihrer Dienstleitung oder Ihres Produktes ist, und notieren Sie sich diesen Preis und Ihre Schmerzgrenze. Gehen Sie positiv und selbstbewusst in die Verhandlungen und lassen Sie sich nicht unterhalb Ihrer Schmerzgrenze drücken.

Überlegen Sie sich frühzeitig, wen Sie für die Umsetzung Ihres Projektes benötigen. Versuchen Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und versuchen Sie lästige und zeitfressende (z.B. administrative) Themen abzugeben. Wenn Sie versuchen alles selbst zu machen, werden sie schnell an Ihre Grenzen stoßen. Auch hinsichtlich Materialkosten sollten Sie sich überlegen, ob sie diese nur temporär benötigen oder diese über das Projektende hinaus hilfreich sein könnten. Vielleicht sind Miet- oder Leihmodelle günstige Alternativen zum Kauf.

Um einen Überblick über Ihre Kosten zu behalten, sollten Sie diese regelmäßig kontrollieren. Beginnen die Kosten aus dem Ruder zu laufen, zögern Sie nicht, dies Ihrem Kunden mitzuteilen und notwendige Schritte einzuleiten. Auch hier gilt das Gebot der Transparenz.

Um dies zu vermeiden, vereinbaren Sie Zwischenziele und denken Sie an Exit-Strategien. Ansonsten kann das Projekt schnell im Fiasko enden. Mit anderen Worten handeln Sie verantwortungsvoll.

Planungstools

Der Markt bietet Projektmanagement-Tools in Hülle und Fülle. Aber braucht ein Start-up gleich die ausgereifteste Software-Lösung. Ich glaube nein. Vielmehr geht es darum, praktische und leichtgewichtige Tools sinnvoll zu kombinieren. Folgende Software-Kategorien sollten Sie hierbei mindestens auf dem Schirm haben:

• Planungssoftware
• Kommunikationssoftware
• Software zur Dokumentenverwaltung
• Abrechnungssoftware
• Dokumentationssoftware

Ich möchte nachfolgend ein wenig aus unserem Nähkästchen plaudern und Ihnen unser Set-up diesbezüglich kurz vorstellen.

Bei der Planung haben wir auf umfangreiche Projektmanagement-Werkzeuge verzichtet. Bei uns kommt Trello zum Einsatz. Das leicht anpassbare Taskboard eignet sich hervorragend, um Aufgaben zu strukturieren, Personen zuzuordnen und den Fortschritt nachzuverfolgen.

Neben der guten alten E-Mail setzen wir im Bereich Kommunikation auf Chat- und Videokonferenz-Tools wie

Zur Verwaltung der Dokumente nutzen wir Google-Drive. Da es Google-Drive auch als Web- und App-Applikation gibt, ist sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente von überall erreichbar sind. Auch eine sinnvolle Berechtigungsstruktur kann problemlos angelegt werden.

Als Rechnungsprogramm haben wir die Cloudsoftware

Zu guter Letzt benutzen wir Office-Programme. Wobei wir uns auch hier immer mehr in Richtung

Ich hoffe, ich konnte Ihnen in diesem Artikel einen kleinen Einblick in die Planungswelt von Start-ups geben. Grundsätzlich ist sie gar nicht so gravierend anders als bei etablierten Unternehmen. Der Fokus ist nur ein anderer. Während bei Start-ups der Kosten- und Erfolgsdruck oft zu pragmatischen, kreativen und schnellen Entscheidungen und Vorgehen führt, setzen Unternehmen häufig auf Richtlinien, Prozesse und Best Practice.