Machst du deine Bewerbermanagement-Software für eine schlechte Candidate Experience verantwortlich?

Veröffentlicht am 18.1.2019 von Halden Ingwersen und Ines Bahr

Was einmal die Lösung war, ist nun zu einem Problem geworden. So empfinden jedenfalls einige in Bezug auf Bewerbermanagement-Software (BMS). Auf der einen Seite werden neue Mitarbeiter schneller, einfacher und passender zum Job eingestellt, auf der anderen Seite kann der Bewerbungsprozess sich verlängern, das Tool sorgt für Verwirrung und eine schlechte Candidate Experience und die falsche Wahl wird getroffen.

Bewerber beschweren sich, dass BMS einem schwarzen Loch gleicht und Personalvermittler nutzen sie hauptsächlich als Suchmaschine. Und hier liegt ein Problem: Wenn du die BMS nicht mit sorgfältig ausgewählten Stichwörtern fütterst, erhältst du garantiert falsche Ergebnisse.

Die meisten regelmäßigen Nutzer wissen, dass Probleme auftreten, wenn die BMS nicht erfolgreich in den Bewerbungsprozess integriert wird. Wird sie jedoch richtig eingesetzt und die Bewerber nehmen das Einstellungsverfahren trotzdem negativ wahr, liegt dies wahrscheinlich nicht an deiner Software.

Schlechte Candidate Experience Bewerbermanagement

Warum haben Bewerber eine schlechte Candidate Experience?

Zur Candidate Experience gehört so viel mehr als eine gute BMS.

Bewerber verlassen sich in Zeiten des Fachkräftemangels mehr auf ihre eigene Erfahrung als auf das Gesamtbild eines Unternehmens. Wenn du ihnen ein gutes Gefühl vermittelst, bist du in der Lage, die besten Leute für den Job einzustellen und dein Business voranzutreiben.

Das Marktforschungsunternehmen Gartner hat herausgefunden, dass die führende Candidate Experience zu einer verbesserten Pipeline führte (95 % würden sich erneut bewerben), die Anzahl der Empfehlungen anstieg (97 % würden andere Bewerber empfehlen) und auch die Kundenbindung sich steigerte (88 % würden mehr Produkte des potenziellen neuen Arbeitgebers kaufen). (Der vollständige Artikel steht Gartner-Kunden auf Englisch zur Verfügung.)

Wenn auch du solche Ergebnisse erzielen möchtest, muss deine Candidate Experience herausragend sein.

In diesem Artikel betrachten wir daher die potenziellen Fallstricke und zeigen Wege, wie diese vermieden werden können.

1. Nichtssagende Stellenbeschreibungen

Schlechte Candidate Experience Bewerbermanagement Stellenanzeige

Fehler: Deine Stellenbeschreibung ist viel zu allgemein, z. B. werden keine Gehaltsinformationen, Arbeitsbedingungen, zusätzlichen Sozialleistungen und Informationen zum Bewerbungsprozess und dem Bewerbungsgespräch erwähnt. Vielleicht fehlen schlimmstenfalls sogar die Kontaktinformationen.

Warum du dies ändern solltest: Bekanntlich zählt der erste Eindruck und sollte der Bewerber dein Unternehmen nicht bereits zuvor kennen, ist der erste Eindruck die Stellenanzeige. Wenn deine Jobbeschreibung nur aus einer Auflistung der gesuchten Skills besteht, haben deine Bewerber hinterher wahrscheinlich mehr Fragen als zuvor.

Eine perfekte Stellenanzeige fällt nicht vom Himmel und es gibt einiges zu beachten. Mit ein bisschen Recherche (wie dieser Artikel mit Tipps zum Schreiben einer Stellenanzeige) können jedoch viele Probleme vermieden werden.

 Deine To-Do-Liste:

  • Liste die Herausforderungen und Ziele der ersten sechs Monate oder des ersten Jahres auf.
  • Beschreibe den Bewerbungsprozess so detailliert wie möglich: Wie viele Bewerber werden berücksichtigt und wie viele Stufen gibt es? Noch besser: Wie lange dauert jede Stufe ungefähr und wer ist dafür verantwortlich?
  • Du bist dir nicht sicher, ob die Beschreibung detailliert genug ist? Teile sie in einem Dokument mit anderen, die am Einstellungsprozess beteiligt sind, und bitte sie um ihr Feedback.
  • Gib eine Gehaltsspanne und eventuelle Zusatzleistungen an.
  • Füge Kontaktinformationen und auch den Namen der zu kontaktierenden Person hinzu.

2. Deine Arbeitgebermarke wird nicht deutlich

Schlechte Candidate Experience Employer Brand

Fehler: Deine Ausschreibung sticht nicht aus der Masse hervor und wird schnell vergessen. Deine BMS sieht aus wie jede andere. Ein Kandidat kann sich nicht an deine Stellenanzeige erinnern, weil einfach nichts daran besonders ist und du das Employer Branding ganz ignoriert hast.

Warum du dies ändern solltest: Wenn du eine Stellenanzeige einstellst, machst du gleichzeitig Werbung für dein Unternehmen. Genau wie du (potenzielle) Kunden durch den Verkaufstrichter begleitest und sie bei jeder Gelegenheit an deine Marke erinnerst, müssen auch mögliche neue Mitarbeiter im Laufe des Bewerbungsprozesses an deine Marke erinnert werden. Sonst läufst du Gefahr, dass sie das Interesse verlieren oder sich letztendlich gegen dich entscheiden.

Betrachte wir den Vorgang aus dem Blickwinkel der Kandidaten: Sie bewerben sich wahrscheinlich parallel bei vielen verschiedenen Stellen. Eine Studie aus Großbritannien hat ergeben, dass der durchschnittliche Jobsuchende sich auf 27 Anzeigen meldet, um nur ein Vorstellungsgespräch zu erhalten. Bei dieser Masse an Bewerbungen ist es schier unmöglich, sie auseinanderzuhalten.

In deinem Unternehmen sollte nicht einfach nur irgendein weiteres Formular ausgefüllt werden. Du bist etwas Besonderes – und daran sollen die Bewerber sich auch erinnern.

 Deine To-Do-Liste:

  • Stell sicher, dass das Employer Branding die Marke und Kultur deines Unternehmens auf der Bewerbungs-Website widerspiegelt und auch die Gesichter dahinter zeigt.
  • Verwende eine Bewerbermanagement-Software, die mindestens teilweise an dein Corporate Design angepasst und deinen Vorstellungen nach gestaltet werden kann.
  • Liste deine offenen Stellen auf einer für Mobilgeräte optimierten Website auf und entferne sie nach der Deadline. Hier solltest du auch eine Option für Initiativbewerbungen anbieten, damit dir kein Talent entgeht.

3. Bewerber erhalten keine Antwort

Fehler: Du kommunizierst nicht mit deinen Bewerbern. Weder wird eine Bestätigung über den Erhalt der Bewerbung geschickt noch eine Benachrichtigung oder Erklärung, dass jemand nicht angenommen wurde und aus welchem Grund. Deine Kandidaten haben keinerlei Rückmeldung und wissen nicht, woran sie sind.

Warum du dies ändern solltest: Dieser Fehler unterläuft einem so schnell. Du hast einfach zu viel zu tun, zu viele Bewerbungen auf dem Tisch und viel zu wenig Zeit.

Aber jetzt mal ernsthaft, eine schlechtere Entschuldigung gibt es eigentlich nicht. Deinen Bewerbern gegenüber ist es unhöflich und eine bisher gute Meinung verwandelt sich in eine schlechte Candidate Experience.

Jemand hat sich die Arbeit gemacht, sich bei dir zu bewerben, also ist es jetzt dein Job, dieser Person zu antworten. Solange sie sich noch im Bewerbungsprozess befinden, haben potentielle Arbeitnehmer ein Recht darauf, zu wissen, was als Nächstes und zu welchem Zeitpunkt passiert. Genauso wie ein ausgeschiedener Bewerber das Recht hat, dies zu erfahren und auch den Grund dafür.

Besonders heutzutage, wo viele BMS automatisch eine E-Mail-Antwort verschicken können, hast du keine Ausrede mehr. Sonst stichst du im schlechtesten Fall unter all den anderen Unternehmen negativ hervor.

 Deine To-Do-Liste:

  • Synchronisiere deinen Posteingang mit deiner BMS, um den Überblick über deine Kommunikation mit den Bewerbern zu behalten.
  • Gestalte deine automatische E-Mail-Antwort so freundlich und persönlich wie möglich (egal ob du nun siezt oder duzt), bevor du sie als Massen-E-Mail verschickst. Beispiel:

Hallo [Name des Bewerbers],
vielen Dank für deine Bewerbung bei [dein Unternehmen]. Hiermit bestätigen wir den Erhalt und die Vollständigkeit deiner Unterlagen. Wir melden uns bis zum [Abschlussdatum der Screeningphase ] bei dir. Solltest du weitere Fragen haben, melde dich bei [Name der Kontaktperson] unter [E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Kontaktperson].
Freundliche Grüße
[Dein Name]

4. Unstrukturierte Vorstellungsgespräche

Fehler: Deine Vorstellungsgespräche sind unstrukturiert. Deine Interviewer sind nicht vorbereitet. Das Gespräch verläuft spontan und dem Bewerber ist dies auch bewusst.

Warum du dies ändern solltest: Du gibst ein unprofessionelles Bild von dir und damit auch deinem Unternehmen ab, wenn du dich nicht auf ein Vorstellungsgespräch vorbereitest, und wahrscheinlich stellst du so auch die falschen Leute ein. Laszlo Bock, Senior Vize President of People Operations bei Google, bemerkte: „Typische unstrukturierte Vorstellungsgespräche waren ein ziemlich schlechter Indikator für die spätere Performance im Job.“

Allen Bewerbern sollten dieselben Kernfragen gestellt werden, was dir später einen direkten Vergleich ermöglicht. In der letzten Runde kannst du die Notizen deiner Kollegen und die Rangliste der Bewerber aus der BMS hinzuziehen. Wenn alles schriftlich festgehalten wird, verläuft die abschließende Entscheidung objektiv und fair.

 Deine To-Do-Liste:

  • Führe ein strukturiertes Vorstellungsgespräch mit vorbereiteten Fragen für verschiedene Bewerber, die sich alle um dieselbe Stelle bemühen. Entwirf einen Bewertungsbogen, um den Vorgang zu standardisieren.
  • Stell verhaltensorientierte Fragen wie:
    • Wie hat sich dein aktuelles Unternehmen durch dich geändert?
    • Kannst du deinen größten Erfolg beschreiben?
    • Beschreibe ein schwieriges Problem, das aufgrund deiner Fachkenntnisse gelöst wurde.
    • Welche Fragen haben wir dir nicht gestellt?
  • Hol dir noch am selben Tag das Feedback von allen Interviewern. Gib alle Notizen und Kommentare in deine BMS ein.
  • Melde dich bei den Bewerbern und frag nach, wie ihnen das Vorstellungsgespräch gefallen hat und wie es ihrer Meinung nach verbessert werden könnte.

Schiebst du immer noch die Schuld für eine schlechte Candidate Experience auf dein Bewerbermanagementsystem?

Indem du unsere Tipps befolgst, verwandelst du eine schlechte Candidate Experience ganz schnell in eine herausragende.

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Du suchst eine Bewerbermanagement-Software? Wirf einen Blick in die Capterra-Liste der besten BMS-Lösungen.

 

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