Update 17.04.2019:  Dieser Artikel wurde aktualisiert, um weitere Buchhaltungssoftware und die aktuellsten Informationen zu den ursprünglichen Optionen hinzuzufügen.

Buchhaltungssoftware

Eine vernünftige Buchhaltungssoftware ist für reibungslose Abläufe im Unternehmen unerlässlich. Das gilt für Unternehmen aller Größen gleichermaßen. Natürlich ist das eigentlich nicht neu, aber es hat sich in einer kürzlich von uns unter 270 Teilnehmer*innen aus kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland durchgeführten Umfrage wieder bestätigt.

Die Umfrage hat klar gezeigt, dass Buchführungssoftware derzeit die von deutschen Unternehmen meistgenutzte Softwarekategorie ist.

Derartige Lösungen haben beeindruckende Auswirkung auf den Umsatz. Für 65 % der Befragten steht fest, dass ihr Einsatz jetzt schon die Unternehmenszahlen verbessert und sie erwarten sich in den nächsten 1-2 Jahren weiter steigende Vorteile. Damit liegt diese Softwarekategorie – gleichauf mit Lösungen zur Informationssicherheit – bei dieser Frage an erster Stelle, weit vor CRM-Systemen, Personalverwaltungsprogrammen oder sogar Projektmanagement-Tools.

29 % der deutschen Unternehmen, also ein knappes Drittel, haben Finanz- und Buchhaltungssoftware im Budget für die nächsten ein, zwei Jahre berücksichtigt. Nur in den Bereichen Daten- und Informationssicherheit und Cloud Computing wollen noch mehr Unternehmen Neuanschaffungen tätigen (35 % bzw. 32 %).

Im Durchschnitt sind in Deutschland jährliche Ausgaben von fast  20.000 Euro für Buchhaltungsprogramme geplant. Damit hält diese Kategorie zwar den letzten Platz auf der Liste der durchschnittlichen Ausgabenhöhe, was aber durch die große Zahl investitionswilliger Unternehmen mühelos ausgeglichen wird. Gleichzeitig betrachten 95 % der Unternehmen Buchhaltungssoftware als geschäftskritisch (61 %) oder zumindest vorteilhaft für das Unternehmen (34 %).

Buchhaltungssoftware in Zahlen

Um all diesen vielen Unternehmen zu helfen, haben wir hier eine Auswahl an Buchhaltungslösungen zusammengestellt und dabei darauf geachtet, dass für Unternehmen aller Größen etwas dabei ist.

Einzelunternehmer*innen

Auch kleine Selbstständige müssen nicht auf den Komfort einer Buchhaltungssoftware verzichten. Nicht einmal gleich nach der Gründung, wenn noch gar kein Kapital für Softwareanschaffungen da ist. Hier bietet sich zum Beispiel die Freeware Monkey Office an.

Buchhaltungssoftware Monkey Office

D as 

2019  ist der Nachfolger von MonKey Kassenbuch, MonKey Faktura und MonKey Bilanz. Die kostenlose Version reicht für Einzelunternehmer vollkommen aus. Die Freeware bietet bietet neben der Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben sowie der Verwaltung von Mahnungen, offenen Posten und Adressen auch das Erstellen von Steuermeldungen. Die Freeware unterstützt weiterhin die vorbereitende Buchführung. 

MonKey Office bietet sogar folgende kostenlosen Support-Möglichkeiten für alle Nutzer an:

  • Online-Dokumentation
  • Wiki und FAQ
  • Community Forum
  • Supportanfrage über Ticketsystem

Das Tool ist übersichtlich gestaltet und ist für Mac- und Windowssysteme verfügbar. Durch den Kauf von  erweiternden Modulen, kann jederzeit der Leistungsumfang der Software vergrößert werden.    

Buchhaltungssoftware Papierkram

Eine andere Möglichkeit ist zum Beispiel

. Die Cloud-Software ist eine einfache Buchhaltungslösung, die sich speziell an Selbständige und Kleinstunternehmen richtet. Sie hat einen geringeren Funktionsumfang als die meisten Konkurrenten. Mit Papierkram können Einzelunternehmer jedoch ihre Buchhaltung einfacher und schmerzfreier als mit den meisten anderen Programmen erledigen. Die Software ist sehr benutzerfreundlich und bietet eine kostenlose Version. In der Gratis-Lösung können Angebote und Rechnungen erstellt sowie Ausgaben, Waren und Dienstleistungen erfasst werden. Weiterhin werden Belegmanagement und Zeiterfassung unterstützt. Für 8 Euro im Monat erhalten Nutzer in der Pro-Version weitere Funktionen wie Einnahmeüberschussrechnung, DATEV-Export und Lieferscheine.

Kleinstunternehmen

Kleinstunternehmen sind Unternehmen, die höchstens 10 Mitarbeiter*innen haben und deren Jahresumsatz 2 Millionen Euro nicht übersteigt.

Buchhaltungssoftware Sage

hat Lösungen, die speziell an die Bedürfnisse sehr kleiner und kleiner Unternehmen angepasst sind und über grundlegende Funktionen für Rechnungslegung, Zeiterfassung und Ausgabenverwaltung verfügen.

Die Software ist auf mehreren Sprachen (und für verschiedene Währungen) verfügbar und für Nutzer*innen mit grundlegenden Buchhaltungskenntnissen recht intuitiv bedienbar. In Nutzerbewertungen kommt gelegentlich eine gewisse Langsamkeit zur Sprache, davon macht man sich aber am besten selbst ein Bild: Es gibt eine kostenlose, 30-tägige Testversion. Mit seinen 3 Millionen Kunden in aller Welt und den unzähligen Firmen, die eines der Verwaltungsprogramme einsetzen, ist Sage zweifellos eine der beliebtesten Softwareschmieden.

Buchhaltungssoftware lexoffice

ist ein weiteres Tool, das besonders für sehr kleine Unternehmen interessant ist. lexoffice ist die Cloud-Lösung  des in Deutschland etablierten Buchhaltungssoftware-Anbieters Lexware. Mit dem Online-Banking-Tool können Nutzer Rechnungen erstellen und erhalten Online-Banking-Funktionen wie  Zahlungsabgleich,  Einnahmenüberschussrechnung und Gewinn- und Verlustrechnung. Weiterhin hat lexoffice eine Schnittstelle für Steuerberater und  Daten können via ELSTER an das Finanzamt gesendet werden.  lexoffice bietet je nach Bedürfnissen des Unternehmens die drei verschiedenen Pakete Buchhaltung & Berichte, Buchhaltung & Finanzen sowie Rechnung & Finanzen, die sich zwischen 7,90 und 16,90 Euro bewegen an.

debitoor ist ein benutzerfreundliches Tool, welches sich besonders für Gründer, Kleinunternehmer und Freelancer eignet. Selbst Anfänger können sich schnell in der Online-Software zurecht finden. In debitoor können Rechnungen erstellt, Zahlungen überwacht und Belege erfasst werden. Der Anbieter stellt eine Schnittstelle zu Datev sowie ELSTER bereit. Weiterhin kann die einfachen (EÜR) und doppelten (GuV) Buchführung einfach und übersichtlich erstellt werden. Eine Besonderheit der Software liegt in der Möglichkeit der direkten Kartenzahlung per iZettle und den dazugehörigen Kartenlesern. debitoor bietet 4 verschiedene Preis- bzw. Funktionsstufen an, die zwischen 4 und 24 Euro im Monat liegen.

Buchführungslösungen für KMU (kleine und mittlere Unternehmen)

Man hört es immer wieder: Der Mittelstand ist der Motor der deutschen Wirtschaft. Der Bundeszentrale für politische Bildung zufolge sind über 99 % der Unternehmen in Deutschland Mittelständler, wobei das natürlich ein klein wenig von der angelegten Definition abhängt. Sie erwirtschaften etwa 45 % der gesamten Wirtschaftsleistung und beschäftigen ungefähr 60 % der Arbeitnehmer*innen in Deutschland. Das ist für die Hersteller von Buchhaltungssoftware natürlich ein interessanter Markt und entsprechend groß ist die Auswahl.

Buchhaltungssoftware Quickbooks

Eines der Programme, die wir hier vorstellen wollen, ist

. Es gehört zu den bestbewerteten Buchhaltungsprogrammen auf Capterra. Je nach Paket bietet es Zugänge für mehrere Nutzer*innen und spart bei der Verwaltungsarbeit viel Zeit. Der Vorteil: Seine Benutzerfreundlichkeit – das machen die Bewertungen von mehr als 9.000 Capterra-Nutzer*innen deutlich. Der Nachteil: Es gibt nur eine englischsprachige Lösung.

Buchhaltungssoftware WISO Buchhaltung 365

Für Unternehmen mit bis zu 250 Angestellten ist auch 

eine hervorragende Lösung. Die Software des Buhl Data Service aus Neuenkirchen wurde durch die Zusammenarbeit mit dem ZDF bekannt. Die Software bietet Funktionen wie die doppelte Buchführung, Storno-Buchungen, Splittbuchungen, Kassenbuch sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung an. Die WISO-Reihe bietet eine große Palette an unterschiedlichen Lösungen an. Die Buchhaltungssoftware punktet durch ihre günstige Anschaffung und übersichtlichen Bedienung.

Große Mittelständler

Je nach Definition werden auch Unternehmen, die größer sind als KMU, teilweise noch zum Mittelstand gerechnet, wenn sie mindestens anteilig familiengeführt sind. Auf halben Wege zum Großunternehmen, aber oft mit anderen, gewachsenen Strukturen: An diese Betriebe denken wir hier. Gleichzeitig sind die hier genannten Softwarelösungen häufig für alle Unternehmensgrößen geeignet.

Buchhaltungssoftware Datev

Wer mehrere Tausend Angestellte hat, hat natürlich bestimmte Anforderungen an eine Software. Kaum ein Anbieter ist in Deutschland bekannter für Buchhaltungs-Software als

Datev
. Die meisten Steuerberater in Deutschland nutzen die Software. Datev bietet verschiedene Software-Versionen an und ist mit Lösungen für Einsteiger bis zu Großunternehmen vertreten. Die Herausforderung für Unternehmen ist unter dem ganzen Angebot die richtige Version zu finden. Der Hauptvorteil von Datev ist seine Kompatibilität. Die meisten deutschen Buchhaltungsprogramme weisen eine Schnittstelle zu Datev auf.

Buchhaltungssoftware Zoho Books

Alternativ bietet sich

an. Diese Lösung bietet eine kostenlose Testversion und ist auch für Smartphones verfügbar. Ihre einfache Handhabung und ausgesprochen hohe Anpassbarkeit (Rechnungen, Angebote, Automatisierung, Bestellscheine u. v. m.) sind ein weiteres Plus, sie glänzt mit gutem Kundenservice und hat eine CRM-Integration. Das alles bekommt man schon ab 9 USD/Monat. Und sogar auf Deutsch.

Große Unternehmen

Großunternehmen gibt es naturgemäß in sehr viel geringerer Zahl als Unternehmen im Mittelstand. Dem statistischen Bundesamt zufolge machen sie nicht einmal ein halbes Prozent der Unternehmen aus, beschäftigen aber beinahe 45 % aller Arbeitnehmer. Eine für diese großen Strukturen angemessene Lösung bietet zum Beispiel

.

Buchhaltungssoftware Odoo

Odoo ist ein ERP-System, das Einkauf, CRM, Supply Chain-Management, Lagerbestand und Verkäufe erfassen und für bis zu 1.000 Nutzer*innen ausgebaut werden kann. Damit ist es perfekt für Großunternehmen geeignet. Entsprechend ist der Preis eher am oberen Ende der Skala und auch für die Einrichtung braucht es ein erfahrenes Team, aber der Funktionsumfang lohnt die Mühen. Die Lösung ist auf Deutsch verfügbar.

Buchhaltungssoftware NetSuit

Eine Alternative ist zum Beispiel Oracles Cloud-Lösung NetSuite. Auch dieses System beinhaltet alles, was ein großes Unternehmen braucht, darunter  CRM, Lagerverwaltung und Vertriebsmanagement, und auch hier sollten sich nur Profis an der Installation versuchen. Die flexible Plattform ist ausgesprochen individualisierbar und aufgrund der vielen Währungen und der starken Ausrichtung auf internationale Geschäfte sehr gefragt. Eine deutsche Version ist natürlich vorhanden.

Ein paar Tipps für die Auswahl einer auf Anhieb passenden Buchhaltungssoftware

Zum Abschluss haben wir noch ein paar Ratschläge zusammengestellt, die bei der Auswahl des passenden Produktes beachtet werden sollten.

1. Nie dem Preis vertrauen

Preise bedeuten im Grunde nicht viel: Ein höherer Preis ist nicht zwangsläufig eine Garantie dafür, dass die Software auch in ein Unternehmen und zu den jeweiligen Arbeitsweisen passt. Wichtiger ist es, vor Beginn der Suche eine Liste mit unbedingt nötigen Funktionen aufzustellen. Dabei sollte mit der Buchhaltung Rücksprache gehalten werden: Was wird wirklich benötigt? Ist eine Datev-Schnittstelle erforderlich? Welche Standards müssen erfüllt werden? Darf es eine Cloud-Lösung sein?

So lässt sich die Suche von vornherein einschränken. Außerdem empfiehlt sich die Nutzung von Gratis- oder Testversionen. Das ist zwar langwieriger, aber immer noch der beste Weg, eine Software wirklich auf Herz und Nieren zu prüfen.

2. Bezahl-Upgrades nicht sofort mitnehmen

Die meisten Programme bieten Upgrades und Updates an. Das scheint auf den ersten Blick verlockend, aber braucht man wirklich alles, was angeboten wird? Wenn das Team aus der Buchhaltung mit einer Lösung zufrieden ist, kann man gelegentlich eine Version überspringen. Das Geld ist besser investiert, wenn man gezielt die Versionen aussucht, die tatsächlich die gewünschten neuen Features enthalten.

3. Mit Rat zur Tat

Über Softwareanschaffungen sollte nie nur eine Person allein entscheiden. Eine Besprechung mit denjenigen, die hinterher mit dem Programm arbeiten sollen, ist eine wirklich hilfreiche Sache. Und sei es nur, weil es die Zufriedenheit zentraler Mitarbeiter*innen sicherstellt: Immerhin sind sie es, die später tagtäglich mit der Software zu tun haben. Darüber hinaus spart die Investition in eine nutzerfreundliche Lösung Zeit, was wiederum die Rentabilität verbessert.

Auch die IT-Abteilung sollte einbezogen werden und einmal prüfen, ob und wie sich eine Version in die bestehende Dateninfrastruktur einbinden lässt. So bieten zum Beispiel nicht alle Anbieter auch Mac-Versionen.

Gegebenenfalls sollte auch die Rechtsabteilung einen Blick auf die Gesetzeskonformität werfen.

4. Ein guter Kundendienst ist Gold wert

In einer Hinsicht ist Software auch bloß eine Maschine: Keine läuft je ganz ohne Macken jahrelang stabil. Entsprechend ist es wahrscheinlich, dass man früher oder später mit dem Support zu tun hat, um bestimmte Fragen zu klären. Kurze Antwortzeiten und eine hohe Hilfsbereitschaft sorgen für schnelle und effektive Abhilfe. Das ist unverzichtbar.

Egal ob für Solo-Selbständige oder Großunternehmen: Ohne eine ordentliche Buchhaltung geht es nicht. Umso erstaunlicher ist es, dass beinahe ein Viertel der Unternehmen in Deutschland (22 %) bisher ohne ausgewiesene Buchführungssoftware arbeiten. Dennoch sollte man sich bei der Auswahl der passenden Lösung Zeit lassen. Sie muss zu allen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens passen, weshalb eine sorgfältige Bedarfsanalyse vor der Entscheidung von grundlegender Bedeutung ist.

Hoffentlich konnten wir mit dieser kleinen Einführung bei der Auswahl helfen. Eine große Auswahl weiterer Buchhaltungssoftware findet sich hier.