Wir haben für dein Unternehmen eine Spesen- und Reisekostenabrechnung Excel-Vorlage erstellt, die du kostenlos herunterladen kannst.
In diesem Artikel
Die genaue Erfassung und Abrechnung von Spesen und Reisekosten ist für Unternehmen und Selbstständige entscheidend, um Kosten zu kontrollieren und eine transparente Finanzführung zu gewährleisten. Eine Excel-Vorlage hilft Unternehmen, den Prozess der Spesen- und Reisekostenabrechnung zu beschleunigen. In diesem Artikel bieten wir dir eine Excel-Vorlage zum Download an, die eine effiziente Erfassung von Ausgaben ermöglicht und automatisch relevante Berechnungen durchführt, um den Abrechnungsprozess zu optimieren.
Hier kannst du unser Template kostenlos runterladen
Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung wird von den Mitarbeitern oder dem Unternehmen erstellt, mit dem Ziel, Ausgaben zu erfassen und zu erstatten, die während einer Dienstreise, Geschäftsreise oder anderen beruflichen Tätigkeiten angefallen sind. Spesenabrechnungen werden üblicherweise von Mitarbeitern eingereicht, die im Auftrag ihres Arbeitgebers reisen oder Kosten im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit tragen.
Nachdem die Spesenabrechnung eingereicht wurde, prüft die Buchhaltungsabteilung oder der Vorgesetzte die Ansprüche, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Wenn alles in Ordnung ist, werden die erstattungsfähigen Ausgaben dem Mitarbeiter zurückerstattet.
Spesenabrechnung vs. Reisekostenabrechnung
Die Begriffe "Spesenabrechnung" und "Reisekostenabrechnung" werden oft synonym verwendet, da sie beide Ausgaben erfassen und erstatten, die während geschäftlicher Aktivitäten anfallen. Dennoch gibt es einige Unterschiede zwischen den beiden Begriffen:
Die Spesenabrechnung erfasst und erstattet allgemeine Kosten und Ausgaben, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen, ohne dass unbedingt eine Reise unternommen wurde. Dies kann Ausgaben für Geschäftsessen, Parkgebühren, Bewirtung von Kunden, kleinere Einkäufe, Porto oder Telefonkosten umfassen. Im Wesentlichen handelt es sich um Kosten, die im normalen Arbeitsalltag anfallen und nicht zwangsläufig mit einer Dienstreise verbunden sind.
Die Reisekostenabrechnung konzentriert sich speziell auf die Erfassung und Erstattung der Kosten, die während einer Geschäftsreise anfallen. Dies beinhaltet in der Regel Ausgaben wie Flugtickets, Unterkunft, Verpflegung, Transport vor Ort und andere Reiseausgaben. Der Schwerpunkt liegt hier auf den Kosten, die ausschließlich während einer dienstlichen Reise entstehen.
Gesetzliche Spesenabrechnung und Reisekostenabrechnung
Jeder dienstlich Reisende, der seinem Heimatort mehr als 8 Stunden fernbleibt, hat einen Anspruch auf Spesen. Die Erstattung der Reisenebenkosten durch den Arbeitgeber ist steuerfrei.
Taggelder: Mitarbeitern stehen Taggelder gem. § 9 Abs. 4a EStG bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden oder am An-/Abreisetag von € 14 zu. Bei voller Abwesenheit von 24 Stunden (0 bis 24 Uhr) stehen Mitarbeitern 28.00 €/Tag zu.
Reduzierung des Tagesgelds: Gibt es auf Dienstreisen die Möglichkeit, ein durch den Arbeitgeber bereitgestelltes kostenloses Frühstück einzunehmen (oder eines, das im Hotelpreis inkludiert ist), ist der Verpflegungsmehraufwand entsprechend zu kürzen (§ 9, Absatz 4a, Satz 8 EStG). Bei der Übernahme des Frühstückes sind 5.60 € und bei der Übernahme des Mittag- oder Abendessen 11.20 € zu kürzen.
Kilometergeld: Das gesetzliche Kilometergeld gem. § 9 Abs. 4 EStG liegt bei 0.30 €/km.
Wie unsere Spesen- und Reisekostenabrechnung Excel-Vorlage funktioniert
Hier nochmal unsere Spesen- und Reisekostenabrechnung Vorlage zum Download.
Das Template umfasst folgende 5 Tabs:
- Tab Basisdaten: Pflege von Basisdaten und Auflistung relevanter gesetzlicher Rahmenbedingungen
- Tab Spesen: Überblick über Spesen
- Tab Taggelder: Eintragen der Reisezeit und Ausgaben
- Tab KM-Gelder: Eintragen der Reisestrecke
- Tab Hilfstabelle: Hilfstabelle für Kalenderjahr (nicht auszufüllen)
Diese Tabs werden von den Mitarbeitern ausgefüllt:
Spesen: In dem 2. Tab füllen Mitarbeiter die hellblauen Felder aus. Hier fügen sie ihre Ausgaben mit dem dazugehörigen Beleg hinzu, z.B. Zug- oder Taxifahrt. Im Folgenden wird der Bruttobetrag automatisch berechnet.
Taggelder: Mitarbeiter geben hier den Reisezweck, die Stadt bzw. das Land, in dem sie waren, das Datum und den Beginn sowie das Ende an. Die Stunden sowie der Tagessatz werden daraufhin automatisch berechnet. Wenn Frühstück, Mittag- oder Abendessen enthalten war, wird das auch eingetragen, damit die entsprechende Kürzung automatisch berechnet werden kann.
Kilometergelder: Mitarbeiter tragen hier das Datum, die Wegstrecke (eine Fahrt pro Zeile), den Reisezweck und die Kilometeranzahl ein. Daraufhin wird das gesetzliche Kilometergeld automatisch berechnet.
Spesenmanagement-Software
Kleinere Unternehmen können prima unsere Excel-Vorlage für ihr Spesenmanagement verwenden. Für größere Unternehmen empfiehlt es sich jedoch, in Software zu investieren.
Beim manuellen Ausfüllen von Spesenformularen können sich Fehler einschleichen. Das Auswerten der verschiedenen Formulare sorgt für Unternehmen für viel Arbeit. Um Fehler zu vermeiden und den Prozess der Spesen- und Reisekostenabrechnung zu beschleunigen, kann eine Online-Spesenmanagement-Software eingesetzt werden.
Vorteile von Spesenmanagement-Software sind:
- Belege und Rechnungen können mit automatischer Texterkennung (OCR) verarbeitet werden, was eine große Zeitersparnis für Mitarbeiter ist.
- Rückerstattungen können von Vorgesetzten einfach genehmigt werden
Die Spesenmanagement-Software kann in die Buchhaltungssoftware eingebunden werden, wodurch Geschäftsspesen und Reisekosten direkt als Ausgaben eingebucht werden können.
Willst du mehr erfahren? Dann wirf einen Blick auf unser Spesenmanagement Software Verzeichnis, um weitere Produkte zu entdecken.
