Die wichtigsten Schritte zur Optimierung deiner Onboarding-Prozesse inklusive Onboarding Checkliste

Tag eins bis Jahr eins: In diesem Artikel findest du einen Wegweiser für effektives Onboarding inklusiver Onboarding Checkliste zum Downloaden.

Onboarding ist der Prozess, mit dem neue Mitarbeiter in Unternehmen integriert werden. Ein Ziel des Onboardings ist natürlich, neue Mitarbeiter schnell zu befähigen, produktiv und erfolgreich zu arbeiten – aber das ist nicht der einzige Grund, aus dem ein gut durchdachter Onboarding-Prozess so wichtig ist. Fast noch wichtiger ist: Der Onboarding-Prozess zeigt, was es bedeutet, für ein Unternehmen tätig zu sein. In der Recruitment-Phase ist es vergleichsweise einfach, das eigene Unternehmen gut aussehen zu lassen. Im Onboarding wird es ernst. Ist alles vorbereitet? Erhalten neue Mitarbeiter alles, was sie brauchen, oder warten diese erst einmal zwei Wochen darauf, dass die IT ihre Zugänge freischaltet?

In anderen Worten: Der Onboarding-Prozess verrät eine Menge über ein Unternehmen, seine Werte, wie effektiv es organisiert ist und was es von seinen Mitarbeitern erwartet. Ein gelungener Prozess unterstützt neue Mitarbeiter, sich schnell und effizient in ihre neue Rolle einzufinden, begeistert sie für ihre Tätigkeit und bietet Anreize, sich selbst ehrgeizige Ziele zu stecken. Ein misslungener Prozess vermittelt den Eindruck, dass es sich nicht lohnt, sich einzubringen; das Gefühl, vom eigenen Unternehmen Steine in den Weg gelegt zu bekommen.

Nur: Wie organisiert man einen erfolgreichen Onboarding-Prozess? Die wichtigsten Antworten und Tipps verraten wir in diesem Artikel!

Den Prozess standardisieren & Onboarding Prozess Checkliste erstellen!

Das Ausrufezeichen in dieser Überschrift haben wir bewusst gesetzt. Standardisierung ist das A und O fürs Onboarding. Jedes Unternehmen hat Mitarbeiterfluktuation. Kein Unternehmen kann zu 100 % kontrollieren, wann diese Fluktuation stattfindet. Das bedeutet: Mitarbeiter müssen zu jedem Zeitpunkt neu eingestellt werden können – ganz egal, wie viel Druck gerade die Kunden machen oder was vielleicht gerade sonst noch so los ist. Wenn das Problem nicht jedes Mal von Neuem gelöst werden soll, ist Standardisierung die Lösung. Dabei sind vor allem Checklisten extrem hilfreich.

Onboarding Checkliste zum Downloaden

Checklisten zu erstellen, bei denen wirklich nichts vergessen wird, ist gar nicht so einfach. Glücklicherweise haben wir schon einmal vorgearbeitet, sodass niemand von Null anfangen muss. Einfach unten klicken, unsere Onboarding-Checkliste herunterladen und ans eigene Unternehmen anpassen.

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Den Prozess als Prozess sehen

Onboarding ist kein punktuelles Ereignis. Es geht nicht um den ersten Tag oder die erste Woche, die neue Mitarbeiter im Unternehmen verbringen. Der genaue Ablauf hängt natürlich immer von der zu besetzenden Position und Rolle ab, aber die folgende grobe Struktur leistet üblicherweise gut Dienste:

• Vor dem ersten Arbeitstag: Das Onboarding beginnt mit der Zusage. Warten Sie nicht, bis ihre neuen Mitarbeiter am ersten Tag durch die Tür laufen.
• Der erste Arbeitstag: Der erste Eindruck zählt! Es gilt sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter einen fantastischen ersten Tag haben, an dem einfach alles funktioniert.
• Der erste Monat: Allem Anfang wohnt ein Zauber inne! Der erste Monat im neuen Job ist immer unglaublich intensiv und lehrreich. Neue Mitarbeiter lernen hier unglaublich viel über das Unternehmen und was es für sie bedeutet, dort zu arbeiten.
• Das erste Jahr: Dies ist die Zeit, in der sich die Mitarbeiter vollständig in ihre Rollen einfügen, Fähigkeiten weiter ausbauen und tiefgreifende Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufbauen. Ziel ist es, dass sie ihren Platz als integralen Bestandteil des Teams finden, um zu dessen Erfolg beizutragen.

Feedback einholen & den Prozess kontinuierlich verbessern

Teil des Onboardings sollte es immer wieder sein, Mitarbeitern die Gelegenheit zu geben, Feedback zum Onboarding-Prozess zu geben und diesen beständig weiter zu verbessern. Das sorgt nicht nur für einen immer besseren Onboarding-Prozess, es zeigt Mitarbeitern auch von Beginn an, dass ihre Meinung zählt und dass sich Mitdenken lohnt. In unserer Checkliste haben wir dafür eine eigene Spalte eingebaut, in der Feedback neuer Mitarbeiter direkt festgehalten werden kann.

Wichtige Tipps, für dein Onboarding

Wir haben unsere Top-Tipps für die verschiedenen Phasen des Onboardings zusammengestellt. Hier sind sie:

Vor Tag 1: Die Onboarding-Reise startet früh

1. Bereitstellung eines Willkommenspakets: Das Senden eines Willkommenspakets an neue Mitarbeiter, das relevante Unterlagen und Informationen über das Unternehmen, die Rolle und die Teammitglieder enthält, kann einen großen Unterschied machen.
2. Technische Vorbereitung: Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass alle technischen Anforderungen vor dem ersten Arbeitstag erfüllt sind - vom E-Mail-Konto über den Zugang zu notwendigen Systemen und Plattformen bis hin zur Vorbereitung des Arbeitsplatzes.
3. Vorabtreffen: Durch das Organisieren eines informellen Treffens oder Anrufs mit dem Team oder dem Vorgesetzten kann bereits vor dem Start ein Gefühl der Zugehörigkeit vermittelt werden. Auch offene Fragen lassen sich so schnell klären.

Der erste Arbeitstag: Einen starken ersten Eindruck machen

1. Orientierung bieten: Ein strukturierter Ablauf für den ersten Tag, einschließlich einer Tour durchs Büro und der Vorstellung der wichtigsten Kollegen und Abteilungen, erleichtert neuen Mitarbeitern den Start.
2. Mentorship: Die Zuweisung eines Mentors oder Buddy, der durch den ersten Tag führt und als Ansprechpartner dient, kann für neue Mitarbeiter äußerst wertvoll sein.
3. Kommunikation von Erwartungen: Klare Ziele und Erwartungen für die erste Woche mindern Unsicherheiten und bieten den Mitarbeitern Orientierung.

Der erste Monat: Ein solides Fundament schaffen

1. Förderung von Feedback: Regelmäßiges Feedback an die neuen Mitarbeiter und die Ermutigung zu Gegenfeedback können zur Verbesserung und Anpassung des Onboarding-Prozesses beitragen.
2. Weiterbildung: Der Zugang zu relevanten Weiterbildungs- und Schulungsressourcen unterstützt die Kompetenzentwicklung.
3. Team-Integration: Durch die Förderung der Integration in das Team, beispielsweise durch gemeinsame Aktivitäten oder Projekte, wird ein Gefühl der Zugehörigkeit gestärkt.
4. Übertragung von Verantwortung: Sobald diese sich sicherer fühlen,  kann nach und nach mehr Verantwortung an neue Mitarbeiter übertragen werden.

Das erste Jahr: Das Ziel der vollen Integration

1. Karriereplanung: Langfristige Ziele und Karriereplanung können diskutiert und auf den Weg gebracht werden.
2. Fortgesetzte Unterstützung: Durch regelmäßige Check-Ins und die Möglichkeit, Fragen oder Bedenken zu äußern, fühlt sich der neue Mitarbeiter auch weiterhin unterstützt.
3. Entwicklungsmöglichkeiten: Durch die Möglichkeit zur Teilnahme an Projekten außerhalb des normalen Arbeitsbereichs können Fähigkeiten erweitert und das Verständnis des Unternehmens vertieft werden.
4. Förderung der Selbstständigkeit: Bis zum Ende des ersten Jahres sollte der neue Mitarbeiter in der Lage sein, selbstständig in seiner Rolle zu agieren und sich vollständig integriert zu fühlen.

Wir hoffen, dieser Artikel hat gezeigt, dass der Onboarding-Prozess eine Reise ist – und dass es uns gelungen ist, wichtige Schritte und Tipps für die Vorbereitung und Durchführung dieser Reise aufzuzeigen. Wir wünschen viel Freude und Erfolg beim Umsetzen unserer Tipps. Und falls einige unserer Leser noch Tipps & Tricks für das Onboarding haben, auf die wir hier nicht eingegangen sind, freuen wir uns, diese in den Kommentaren zu hören! 

Hier nochmal unsere Onboarding Checkliste zum runterladen.