Risiko-Check Teil 1: Wie man unliebsame Überraschungen erkennt

Veröffentlicht am 19.11.2018 von Ines Bahr und Mario Neumann

Vor Risiken verschließt man gerne die Augen. Das gilt für große Projekte, in denen die Beteiligten selbst offensichtliche Risiken gerne einfach nicht wahrhaben wollen. Und umso mehr gilt es für kleinere Projekte: „Das wird schon hinhauen“, lautet hier meistens die Devise. Ein Fehler! Projektrisiken verschwinden nicht, nur weil man sich weigert, sie zur Kenntnis zu nehmen.

Risiko-Check Teil 1: Wie man unliebsame Überraschungen erkennt

Die meisten Risiken sind vorhersehbar. Das muss auch Thomas K. zugeben, dessen neuer Lüfter ihn und sein Team vor immer neue Herausforderungen stellt. Sein Kollege hatte ihn von Anfang an gewarnt: „Nimm das Projekt nicht auf die leichte Schulter!“ Selbstsicher hatte Thomas damals abgewunken: “Karl-Heinz, mach die Pferde nicht scheu! Wir haben keine Zeit, darüber nachzudenken, was übermorgen vielleicht passieren könnte.“ Spätestens jetzt muss er zugeben, dass er damals ziemlich leichtfertig argumentiert hat. Erst sitzen die Bohrlöcher an der falschen Stelle, dann schwankt die Lüfterleistung plötzlich und nun gibt es auch noch Schnittstellenprobleme bei der Steuerung.

Viele Projektleiter spekulieren darauf, das Glück werde sich der Risiken schon annehmen. Ganz wohl ist ihnen dabei jedoch nicht. Meist ahnen sie bereits kurz nach der Auftragsklärung, dass ihr Projekt eben doch einige kritische Punkte birgt. Aber anstatt auf ihre innere Stimme zu hören, verdrängen sie das ungute Gefühl. Warum die Pferde unnötig scheu machen?

Hinter jeder Ecke lauert ein Risiko. Im Grunde weiß das jeder, der die Leitung eines Projekts übernimmt. Trotzdem fallen viele Projektleiter aus allen Wolken, wenn ein solches Problem dann tatsächlich auftritt.

Risikofindung mit dem Magischen Dreieck

Für das Aufspüren der Risiken kann das Magische Dreieck eine gute Hilfe sein. Letztlich betreffen die Risiken eines Projekts immer die drei Zielgrößen Umfang, Ressourcen und Termine. Jedes Projekt birgt – in unterschiedlichem Ausmaß – drei grundsätzliche Risiken:

  • Qualitätsrisiko: Es besteht die Gefahr, dass die Projektziele nicht in vollem Umfang erreicht werden.
  • Kostenrisiko: Es besteht die Gefahr, dass das Projekt teurer und zeitaufwendiger wird als geplant.
  • Terminrisiko: Es besteht die Gefahr, dass das Projekt nicht rechtzeitig abgeschlossen werden kann.

Jedes gute Risikomanagement beginnt mit einer möglichst vollständigen Sammlung der bestehenden Risiken. Es empfiehlt sich, die Projektmitarbeiter zusammenzurufen und gemeinsam zu erörtern, welche Risiken das Projekt ernsthaft gefährden könnten. Dabei geht man nach dem Muster eines Brainstormings vor: Zunächst wird ohne Diskussion alles zusammengetragen, was den Beteiligten an möglichen Projektrisiken einfällt; erst in einem späteren Schritt folgt die Bewertung.

Risikomanagement und Projektrisiken Kosten Zeit Umfang

Die Risiken konkretisieren

Im nächsten Schritt nehmen wir die einzelnen Risiken etwas genauer unter die Lupe. Um die Analyse systematisch durchzuführen, hat sich ein „Risiko-Logbuch“ bewährt. Es beschreibt die einzelnen Risiken anhand von drei Aspekten und ist dementsprechend in drei Spalten gegliedert:

  • Ursache: In der Spalte „Ursache“ stellen wir die Umstände dar, die dazu führen, dass ein Risiko eintritt. Die Ursache lässt offen, ob das Risikoereignis tatsächlich eintritt.
  • Risiko: In der Spalte „Risiko“ beschreiben wir das Ereignis, das dazu führt, dass ein Schaden für das Projekt eintritt. Dabei achten wir darauf, hier nur das Risikoereignis zu schildern – und noch nicht seine Auswirkungen.
  • Auswirkung: In der Spalte „Auswirkungen“ schätzen wir den Schaden, der eintritt, wenn niemand auf das Risiko reagiert und keine Gegenmaßnahmen ergriffen werden. Es geht um die Auswirkungen auf die drei Zielgrößen Qualität, Kosten und Termine.

Risiken präzise formulieren

Wer Risiken benennt, sollte sich präzise ausdrücken. Oft wird zum Beispiel als Risiko einfach nur ein Stichwort notiert – zum Beispiel: „Lieferant“. Das mag gut gemeint sein, aber der Lieferant an sich ist kein Risiko, er kann ja auch nicht passieren. Ein Risiko ist nur etwas, das passieren kann. Es kann natürlich passieren, dass der Lieferant ausfällt, die geforderte Qualität nicht liefern kann oder einen Engpass bei der Auslieferung hat. Das sind dann tatsächlich Risiken.

Survival-Tipps

  • Verlassen Sie sich besser nicht auf Ihr Glück. Decken Sie die Risiken Ihres Vorhabens lieber ganz am Anfang auf, anstatt sich später überraschen zu lassen.
  • Jedes gute Risikomanagement beginnt mit einer möglichst vollständigen Sammlung der bestehenden Risiken. Schreiben Sie deshalb im ersten Schritt alle Risiken auf.
  • Rufen Sie Ihre Mitstreiter zusammen und erörtern Sie gemeinsam, welche Risiken das Projekt ernsthaft gefährden könnten.
  • Laden Sie auch Ihren Auftraggeber zur Diskussion über die möglichen Risiken ein. So bekommt er von vornherein ein realistisches Bild davon, mit welchen Schwierigkeiten er unter Umständen rechnen muss.
  • Wer Risiken benennt, sollte sich konkret ausdrücken. Also: Machen Sie es konkret. Risiken sind immer Ereignisse, die Sie auch als solche formulieren sollten.
  • Machen Sie sich immer wieder bewusst: Es ist völlig risikolos, die bestehenden Risiken zu benennen und aufzulisten.

Hinweis

Risikomanagement-Tools helfen Unternehmen, Projektrisiken zu erkennen und Verluste zu minimieren. Den vollständigen „Risiko-Check“ mit zahlreichen Beispielen, Checklisten und Hinweisen können Sie nachlesen in „Abenteuer Projekte – Einfache Werkzeuge für kleine und mittlere Projekte“ – erschienen im Campus Verlag.