IT-Projekte – es wird Zeit umzudenken

Veröffentlicht am 5.10.2018 von Ines Bahr und Christian Botta

IT-ProjektmanagementDigitalisierung, Agilität und VUCA: Drei Buzzwords, die für eine Veränderung stehen, die auch nicht vor dem IT-Projektmanagement Halt macht. Aber Schritt für Schritt: Lassen Sie uns zunächst 10–15 Jahre zurückgehen. IT-Projekte wurden zum Boom – besonders wenn es darum ging, Geschäftsprozesse zu standardisieren und zu digitalisieren. Die IT hatte das Ziel, das klassische Geschäftsmodell eines Unternehmens zu unterstützen bzw. effizienter zu machen. Unter anderem wurden große ERP-Systeme aufgebaut, mit ihren Modulen für Rechnungswesen, Materialwirtschaft, Personalwesen und vielem mehr. All das basierte auf dem Grundgedanken, dass die Anforderungen bzw. Prozesse über Jahre hinweg stabil bleiben würden. Derselben Annahme folgend wurden riesige Datenbank-Webapplikationen aufgebaut oder Data-Warehouse-Projekte ins Leben gerufen. Das war auch die Zeit, in der immer mehr IT-Projekte bzw. IT-Großprojekte mit mehreren Monaten oder gar Jahren Laufzeit entstanden.

Der Wandel im IT-Projektmanagement

Anfang der 2000er war professionelles Projektmanagement in der IT noch nicht sehr verbreitet, also orientierte man sich an den traditionellen Methoden des Projektmanagements. Die Projektmanager schossen langsam, aber sicher wie Pilze aus dem Boden und das Projektmanagement wurde salonfähig. Initiierung, Planung, Durchführung, Controlling und Projektabschluss: Genau nach dem Vorbild der großen Verbände wie PMI, GPM oder Prince2 wurden IT-Projekte schulmäßig umgesetzt. Über die Jahre hinweg wurde das IT-Projektmanagement immer weiter professionalisiert: Zertifizierungen, Standards, Reifegradmodelle und immer neue und mächtigere PM-Tools waren die Folge. Aber wurden die Projekte besser? Die simple Antwort lautet: nein. Um das zu erkennen, muss man nur einmal die Studien zu erfolgreichen IT-Projekten in den letzten 15 Jahren betrachten. Die Anzahl der erfolgreichen Projekte bewegt sich stabil zwischen 30 und 40 %.

Und dann kam auf einmal die „agile Welle“ und zog in die IT ein. Nahezu jedes Software-Entwicklungsprojekt, das etwas auf sich hielt, und jede Organisation, die hip sein wollte, musste ab sofort agil und am besten mit der Wunderwaffe Scrum arbeiten. Die Folge davon war, dass sich die Fronten zwischen Vertretern des „klassischen Projektmanagements“ und den „Agilisten“ verhärteten. Heute beginnen sich die Rivalen wieder anzunähern und in „hybriden Projektmanagementansätzen“ aufeinander zuzugehen. Die Anzahl der erfolgreichen Projekte wurde durch den Einsatz von agilen Methoden wie Scrum zwar marginal verbessert, bewegt sich aber immer noch in dem zuvor genannten Korridor von 30–40 %.

Aber wie geht es weiter mit dem Projektmanagement in der IT?

Im Folgenden möchte ich Ihnen ein paar Denkanstöße geben.

Das Thema mit der Kommunikation

Wie Sie vermutlich wissen, sind die häufigsten Grunde für nicht oder wenig erfolgreiche Projekte im Bereich der Kommunikation zu suchen. Ist ja auch logisch, denn schließlich haben wir es in Projekten mit Menschen zu tun. Aber genau diese Menschen ändern sich. Die Projektleiter und Projektmitarbeiter von morgen entstammen den Generationen Y und Z, sie haben mit Sicherheit andere Bedürfnisse als eine klare Top-Down Kommunikation. Kreativität, kontinuierliches Lernen und Vernetzung werden zu den Kernkompetenzen eines modernen Projektmanagers gehören. Die Einbindung von Social-Media-Netzwerken und anderen Netzwerkpartnern in bestehende Organisationsstrukturen wird im Fokus stehen. Es wird also darum gehen, zu kollaborieren und Teamarbeit zu fördern. Selbstorganisation und Kreativität werden in Zukunft wichtiger sein als das reine Befolgen eines Plans. Ferner wird ein Projektleiter in Zukunft weniger mittels Command & Control, starrer Strukturen und fester Regeln ein Projektteam führen. Vielmehr wird er über Aspekte wie Kultur, Prinzipien und Werte wirken können.

IT-Projektmanagement

Digitale Geschäftsmodelle

Wie bereits zuvor beschrieben, war und ist die IT in vielen Unternehmen Mittel zum Zweck. Aber ist dem wirklich so? Bewegen wir uns im Rahmen der Digitalisierung nicht von digitalen Geschäftsprozessen zu digitalen Geschäftsmodellen? Warum sind Unternehmen wie Zalando oder Amazon so erfolgreich? Weil das Geschäftsmodell auf IT basiert. Ohne IT geht heute nichts mehr, weder bei einer Bank noch bei einem Auto. Oder um es mit den Worten von Prof. Frederik Ahlemann zu sagen:

Wer die IT beherrscht, beherrscht das Business!

Während also früher die IT als reine Kostenstelle mit dem klaren Fokus auf Effizienz ausgelegt war, wird sie in der heutigen Zeit immer mehr zum Business-Treiber. Und dies wird auch Auswirkungen auf den Stellenwert der IT und deren Mitarbeiter im Unternehmen haben. Mitarbeiter in der IT werden nicht mehr als hinter Pizzaschachteln versteckte Nerds wahrgenommen werden, sondern als die essentiellen Mitarbeiter zur Sicherstellung eines erfolgreichen Geschäftsmodells. Und letztendlich wird sich genau dieser Wandel auch auf die IT-Projekte auswirken. Diskussionen frei nach dem Motto „Du darfst im Firmenkontext kein Mac oder iPhone haben“ werden obsolet werden und die eingesetzte PM-Software wird sich von monolithischen Systemen hin zu losen, plattformunabhängigen und sich ständig im Wechsel befindlichen unterschiedlichen PM-Werkzeugen wandeln.

Tempo – sonst hat es ein anderer schon gemacht

Ein weiterer entscheidender Faktor in der heutigen Zeit ist das Thema Geschwindigkeit. Können Sie es sich noch erlauben, ein Projekt im September einzureichen, auf die Budgetrunden Ende des Jahres abzuwarten und dann im Februar das Go zu bekommen, um ein halbes Jahr später mit Ihrem Projekt zu starten? Ich glaube, Sie wissen, wie die Antwort lautet. Wir müssen also flexiblere und schnellere Entscheidungswege im IT-Projektmanagement erarbeiten – weg vom langsamen Tanker, hin zum schnellen und wendigen Motorboot.

Oder haben Sie schon einmal über Deployment-Zyklen nachgedacht? Vor einigen Jahren war es noch vollkommen normal, dass ein Software-Update einmal pro Quartal durchgeführt wurde. Aber auch hier hat sich mittlerweile viel getan. So führt beispielsweise Facebook mehrere Deployments pro Tag durch.

Sie sehen: Der Druck, schnell neue Ideen und Produkte auf den Markt zu bringen, ist immens. Genau dies ist ein riesiger Vorteil von agilen Methoden gegenüber traditionellen Wasserfall-Ansätzen. Scrum-Teams liefern in der Regel in einem Rhythmus von 2 Wochen Produktinkremente. Dies hat den großen Vorteil, dass agile Teams schnell Feedback von ihren Kunden und Stakeholdern erhalten und somit ihre Lieferungen und Vorgehensweisen zeitnah überprüfen können. Ferner fördert dieses empirische Vorgehen das Lernen im Team und erleichtert den Umgang mit Komplexität und Unsicherheit.

DAS VUCA-Problem

Apropos Komplexität und Unsicherheit: Olaf Hinz und Heiko Bartlog schreiben in ihrem brandneuen Buch „#PM2025 – Projekte.Gut.Machen.“ davon, dass viele Projektmanager dem weit verbreiteten Irrtum unterliegen, dass Projekte dann erfolgreich werden, wenn sie in einem streng methodischen Prozess durchgeführt werden. Und da bin ich voll bei den beiden Autoren. Denn per Definition sind Projekte komplexe und neuartige Vorhaben, die auf mehreren Ebenen stattfinden. Für Hinz und Bartlog sind diese Ebenen die drei inneren Ebenen, also die des Projektleiters selbst, die des Teams und die der umgebenden Organisation, sowie äußere Umweltfaktoren und die gesellschaftliche Ebene. Denken Sie an Stichworte wie Globalisierung, Digitalisierung oder Internationalisierung und ich kann Ihnen nicht verübeln, wenn Sie nun stöhnen und denken: „Aber wie soll ich denn das alles berücksichtigen?“

Nun, herzlich willkommen in der heutigen Welt der Projekte. Diese Welt ist charakterisiert durch das Kunstwort VUCA. Projekte bewegen sich oft nicht mehr in einem stabilen Umfeld. Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität sind ständige Begleiter, die sich leider nicht mit statischen PM-Konzepten in den Griff bekommen lassen.

Weniger ist mehr

Kennen Sie den Begriff „Projektitis“? Darunter versteht man die Tendenz vieler Organisationen, aus jedem Auftrag und jeder Anweisung ein Projekt zu machen. Betrachten wir doch einmal die Definition des Terminus Projekt gemäß dem PMBOK:

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Schaffung eines einmaligen Produktes, einer Dienstleistung oder eines Ergebnisses.

Hinterfragen Sie sich doch einmal, ob Sie mit jedem Ihrer neuen Projekte etwas wirklich Neues oder Einmaliges schaffen. Ertappen Sie sich vielleicht dabei, dass eine Änderung einer Produktspezifikation oder eine Anforderung gleich zu einem Projekt wird, nur weil sie nicht mit einem Standardprozess abgewickelt werden kann? Überlegen Sie, ob jeder Kundenwunsch gleich ein Projekt sein muss? Oder starten Sie Projekte, weil sich Ihre Mitarbeiter wichtiger fühlen, wenn sie sich die Projektmanager-Schulterklappen annähen dürfen? Bestimmt gibt es zahlreiche Gründe, weshalb die Anzahl der Projekte bei vielen Unternehmen ausufert – und das mit großer Wahrscheinlichkeit auch in Ihrem Umfeld.

Der Zertifizierungswahnsinn

Nur zertifizierte Projektmanager sind gute Projektmanager. Glauben Sie wirklich, dass ein zertifizierter Scrum-Master nach einem 2-tägigen Training inklusive online abgeschlossenem Multiple-Choice-Test Ihr Unternehmen agil machen kann? Leider habe ich viel zu oft erfahren müssen, dass Organisationen und speziell Personalabteilungen davon ausgehen, das würde ausreichen. Gute Projektmanager lernen aus Erfahrungen und haben einen großen Werkzeugkasten, aus dem sie sich situativ je nach Kontext richtig bedienen.

Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.

Denn Zertifizierungen und Standardisierungen können sich immer nur auf das Gestrige beziehen und geben in der Regel keine Blaupausen für Projekte, da – wie wir ja wissen – Projekte etwas Neuartiges und Einzigartiges sind.

In Zukunft sollten wir uns im IT-Projektmanagement also stärker um die Themen Offenheit, Zusammenarbeit und Vernetzung kümmern als um den Wahrheitsanspruch eines Zertifikats.

König Kunde

Ansätze wie Design Thinking werden aktuell deshalb so in den Himmel gehoben, weil sie etwas ganz Natürliches tun: Sie rücken den Kunden in das Zentrum unserer Wertschöpfung. Gerade in der IT war das in der Vergangenheit nicht gerade selbstverständlich. Da wurde verkauft – und zwar alles, was in dem eigenen Bauchladen zu finden war, und das an jeden.

Leider funktioniert das heute nicht mehr so wirklich. Hauptsächlich deshalb, weil es mittlerweile Firmen gibt, die ihre Kunden wirklich verstehen wollen und das produzieren, was diese wirklich wünschen. Für IT-Projekte bedeutet das, dass wir nicht mehr unsere Lösungen verkaufen sollten, sondern lernen, unseren Kunden zuzuhören. In der Tat kann es erst mal schwierig sein, zu lernen, zuzuhören und Empathie zu zeigen, vor allem, weil es nur selten Inhalt der Projektmanagement-Zertifizierungskurse ist.

Sie sehen, das Projektmanagement und ganz besonders das IT-Projektmanagement verändern sich. Seien Sie mutig und beschreiten Sie neue Wege, seien Sie offen und nehmen Sie die neuen Herausforderungen an – es bleibt Ihnen ohnehin nichts anderes übrig.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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