Sechs Fehler, die du bei der Projektplanung vermeiden solltest

Veröffentlicht am 28.9.2018 von Ines Bahr

Du kennst das bestimmt auch: Viele Projekte scheitern, und das oft dramatisch. Immer wieder belegen Studien, dass höchstens ein Drittel aller Projekte erfolgreich, pünktlich und im Rahmen des vorgesehenen Budgets beendet werden, und viele IT-Führungskräfte glauben sogar, dass ihre Projekte von vornherein zum Scheitern verurteilt sind.

Was wäre, wenn ich dir sagen würde, dass die meisten dieser Fehlschläge auf nur sechs verschiedene Fehler bei der Projektplanung zurückzuführen sind, die Projektmanager*innen regelmäßig begehen? Und was, wenn ich sage, dass all diese Fehler absolut vermeidbar sind?

Sechs Fehler, die du bei der Projektplanung vermeiden solltest

 

6 Fallstricke bei der Projektplanung

Ein Projekt kann nur gelingen, wenn die einzelnen Schritte und der zeitliche Ablauf gut geplant wurden. Egal ob du Gantt-Diagramme verwendest, die Methode des kritischen Pfades nutzt oder lieber SCRUM-Sprints planst: Die hier beschriebenen Fehler sind das Todesurteil für dein Projekt.

Wenn dein Projekt Erfolg haben soll, solltest du sie unbedingt vermeiden.

Fehler Nr. 1: Kein Projektziel definieren

Fehlende Ziele sind ein großer Fehler bei der Projektplanung

Das Project Management Institute fand heraus, dass in einem Drittel der Fälle ineffektive Kommunikation zum Scheitern von Projekten führt. Natürlich sollte man im Verlauf des Projekts eine klare Kommunikationsstrategie verfolgen, doch schon der allererste Schritt in jedem Projekt muss darin bestehen, das Ziel und den Zweck des Projekts zu definieren und allen Teammitgliedern genau mitzuteilen.

Managing Projects schreibt:

„Man darf sich nicht täuschen lassen: Bevor ein Team einen Zeitplan entwerfen kann, müssen die Teammitglieder den Zweck des Projekts kennen, sich auf Ziele verständigen, die beste Vorgehensweise zum Erreichen dieser Ziele auswählen, einen umfassenden Projektstrukturplan entwickeln und mögliche Unsicherheiten bei der Projektdurchführung bewerten.“

Stell sicher, dass du mit deinem Team ausführlich darüber redest, warum das Projekt wichtig ist, was es dem Unternehmen bringt und was seine Ziele sind, bevor ihr tiefer in die Planung einsteigt.

Fehler Nr. 2: Keine Anforderungen festlegen

Auch wenn die Vision für euer Projekt klar vor euch liegt, ist es wichtig, genau festzulegen, welche Anforderungen bei der Planung berücksichtigt werden sollen.

Eine häufige Empfehlung dabei lautet, einen schriftlichen Anforderungskatalog mit dem Kunden abzustimmen.

Duncan Haughey von ProjectSmart schreibt dazu: „Dieses Dokument ist ein Leitfaden für die Anforderungen des Projekts. Sobald man den Anforderungskatalog erstellt hat, sollte man ihn vom Kunden und anderen Stakeholdern gegenzeichnen lassen und sicherstellen, dass allen klar ist, dass genau das geliefert wird, was vereinbart wurde.“

Der Vorteil dieses Vorgehens: Wenn sich der Projektumfang im Nachhinein ändert, liegen Verantwortung und Risiken beim Kunden und nicht bei deinem Team.

Wenn ihr nach agilen Methoden vorgeht, stört ihr euch vielleicht an der Vorstellung, schon sehr frühzeitig Anforderungen festzulegen. Trotzdem lohnt es sich, eine erste, grobe Liste anzulegen: So habt ihr einen groben Überblick über das Projekt und es fällt euch leichter, den Umfang abzuschätzen und der Planung eine Struktur zu geben.

Fehler Nr. 3: Schätzungen ohne gute Grundlage erstellen

Realistische Schätzungen sind bei der richtigen Projektplanung wichtig

Wenn du mit deinem Team nicht offen darüber sprichst, welche Deadlines es einhalten kann, oder wenn deine Schätzungen zu optimistisch sind, wird es dir mit großer Wahrscheinlichkeit nicht gelingen, das Projekt rechtzeitig abzuschließen.

Kläre also unbedingt gemeinsam mit deinem Team, welche Kapazität es für dein Projekt hat und wie viel Einsatz jedes Teammitglied von sich selbst erwartet. Nutze Projektmanagement-Software, um Berichte zur bisherigen Produktivität zu erstellen und mithilfe dieser Zahlen herauszufinden, wie viel dein Team vermutlich zukünftig leisten kann.

Fehler Nr. 4: Ungenaue Schätzungen liefern, weil Stakeholder Druck machen

Wir alle kennen diese Situation: Du weißt genau, dass du deinen Bericht unmöglich bis Donnerstag fertig haben wirst, aber du versprichst es trotzdem, weil zu viel Druck vom Management kommt. Am Donnerstagnachmittag sind dann alle gehetzt, gestresst und nachlässig und letztendlich ziemlich genervt oder enttäuscht. Diesen Fehler solltest du unbedingt vermeiden.

Der Grat zwischen hohen Erwartungen und unrealistischen Zielen ist schmal. Gib dein Bestes, um die Anforderungen deiner Stakeholder einzuhalten, aber nimm dir auch die Zeit, um die Risiken zu berücksichtigen, die mit knappen Deadlines einhergehen. Wenn etwas einfach nicht zu schaffen ist, ist es für alle Stakeholder am besten, wenn du das geradeheraus und offen sagst – und dein Team wird die Aufrichtigkeit am meisten zu schätzen wissen. Auch wenn du die Herausforderung suchst: Sei ehrlich zu dir selbst und anderen, wenn es darum geht, was möglich ist und was nicht.

Fehler Nr. 5: Auf das Risikomanagement verzichten

Mangelndes Risikomanagement ist ein häufiger Fehler bei der Projektplanung

Die Info-Tech Research Group hat herausgefunden, dass Unternehmen mit einer offiziellen Risikomanagement-Strategie mit mehr als doppelt so hoher Wahrscheinlichkeit (53 % höher) Erfolge beim Management verzeichnen als diejenigen mit einer reaktiven Vorgehensweise. In anderen Worten: Für den Projekterfolg ist es von grundlegender Wichtigkeit, von Anfang an eine Risikomanagement-Strategie festzulegen und diese auch zu befolgen.

Es ist nicht schwer, eine Risikomanagement-Strategie zu entwerfen, allerdings braucht es ein wenig Zeit. Wenn du deinen Projektzeitplan durchgehst, solltest du unbedingt sicherstellen, dass du gegen die üblichen Risiken vorgesorgt hast, beispielsweise unrealistische Zeitpläne, Änderungen am Projektumfang und Arbeiten, die über den ursprünglichen Projektumfang hinausgehen (das sogenannte „Gold plating“). Beurteile, wie hoch jedes Risiko im Einzelnen ist und wie groß seine Auswirkungen auf dein Projekt sein könnten. Erstelle anschließend Notfallpläne, um auf negative Vorfälle reagieren zu können und sie auszugleichen.

Fehler Nr. 6: Unnachgiebig sein

Bist du bekennender Scrum-Anhänger und weigerst dich, auch nur einen Blick auf ein Gantt-Diagramm zu werfen? Oder willst du keine Ausreden mehr dafür hören, warum ein Projekt nicht geliefert werden kann? Dann solltest du dein Verhalten überdenken: Fehlende Flexibilität – egal ob in Bezug auf bestimmte Methoden oder beim Umgang mit Feedback, das dir nicht gefällt – ist eine schlechte Eigenschaft, die unter Projektmanagern leider nicht selten ist.

Wenn du den Zeitplan für ein Projekt aufstellst, solltest du wissen, welche Projektmanagement-Methode du gerne nutzen möchtest und was deine Anforderungen sind. Dabei ist es jedoch genauso wichtig, nach Möglichkeit Raum für ungeplante Improvisationen zu lassen. Nur wenige Projekte verlaufen genau so, wie sie ursprünglich geplant waren. Schenke dir selbst und deinem Team die Flexibilität, euch an unvorhergesehene Probleme anzupassen und bei Bedarf auch mal unkonventionelle Methoden einzusetzen.

Welche weiteren Fehler geschehen bei der Projektplanung?

Die Planung von Projekten kann ziemlich aufwendig sein. Wer sich dennoch die Zeit nimmt, es richtig anzugehen, erhöht die Erfolgschancen ungemein. Habe ich Faktoren vergessen, die man bei der Projektplanung keinesfalls auslassen darf? Lass uns in den Kommentaren an deinen Erfahrungen teilhaben!

Grafiken von Abby Kahler

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