Todoist und Wunderlist im Vergleich (Microsoft To-Do): Das Kopf-an-Kopf-Rennen der Aufgaben-Tools

Veröffentlicht am 4.9.2018 von Ines Bahr

Ob zu Jahresbeginn oder nach dem Sommerurlaub: Wenn wir ausgeruht zurück ins Büro kommen und viel Motivation für neue Projekte mit uns bringen, ist oft der richtige Zeitpunkt für den Entschluss, endlich wirklich produktiv und organisiert zu werden.

Seit einigen Jahren stehen dabei zwei To-Do-Listen-Apps ganz oben in der Gunst der Organisationsfans: Todoist und Wunderlist.

2018 wurde dieser klassische Wettstreit zwischen Rivalen ein wenig komplizierter.

Wir wollen die beiden schlichten und doch ausgeklügelten To-Do-Apps einmal etwas genauer unter die Lupe nehmen und Preis, Benutzerfreundlichkeit, Beliebtheit und herausragende Funktionen von Todoist und Wunderlist im Vergleich betrachten.

Todoist und Wunderlist im Vergleich

Doch zunächst ein paar Neuigkeiten zu Wunderlist …

Was ist (oder war …) Wunderlist?

Seit die Veröffentlichung von Microsofts To-Do-App in Office 365 nach der achtmonatigen Preview-Phase bekanntgegeben wurde, ist denkbar, dass Wunderlist bald seine allerletzte Aufgabe zu erledigen hat: in den Ruhestand gehen.

Für Wunderlist-Nutzer, die dem Ende der App schon seit einiger Zeit mit Bedauern entgegensehen, ist diese Nachricht wahrscheinlich nichts Neues.

Wunderlist, das beliebte, 2011 veröffentlichte To-Do-Listen-Tool des Berliner Start-ups 6 Wunderkinder, wurde 2015 von Microsoft aufgekauft, nachdem es eine Menge Fans gewonnen hatte. Im letzten Frühjahr kündigte Microsoft an, dass das übernommene Wunderlist-Team die Anwendung durch eine neue App namens Microsoft To-Do ersetzen wird.

Ori Artman, der Geschäftsführer von Microsoft To-Do, sagte: „Sobald wir zuversichtlich sind, dass wir das Beste von Wunderlist in Microsoft To-Do umgesetzt haben, werden wir Wunderlist verabschieden.“

Das ist über ein Jahr her, doch Wunderlist ist entgegen aller Spekulationen noch immer nicht in Rente gegangen.

Auch wenn es mehrere Monate lang keine Updates oder Bugfixes für Wunderlist gab, blieben seine Nutzer ihm treu. Im Dezember schrieb das Wunderlist-Team, dass die Verabschiedung von Wunderlist nicht in den nächsten Monaten geschehen wird und die Nutzer ausreichend lange im Voraus benachrichtigt werden.

Viele Nutzer taten in Blogkommentaren ihren Ärger über die Entscheidung kund, Wunderlist mit einem Microsoft-Produkt zu ersetzen. Produktmanager von Wunderlist versicherten ihnen, die neue App würde alles bieten, was Wunderlist kann, und noch mehr.

Das Wunderlist-Team kündigte beispielsweise an:

  • „2018 ist das Jahr von Microsoft To-Do“,
  • „größere und bessere Funktionen sind in Arbeit“,
  • „Wir sind das gleiche Team hinter To-Do, es ist also mit Sicherheit kein Ende, sondern ein neuer Anfang“.

Was bedeutet das alles?

Wenn du nach einer unkomplizierten und leistungsstarken To-Do-App gesucht hast, war Wunderlist immer eine gute Wahl. Doch jetzt, wo es Wunderlist bald nicht mehr gibt, fragst du dich vielleicht: Sollte ich trotzdem einfach zu Microsoft To-Do wechseln oder woanders weitersuchen?

An dieser Stelle kommt Todoist ins Spiel.

Was ist Todoist?

Bevor Wunderlist auftauchte und viel Aufmerksamkeit auf sich zog, war Todoist in der Welt der Projektmanagement-Tools ein Phänomen.

Die App wurde 2007 vom bosnischen Flüchtling Amir Salihefendic entwickelt, um seine eigenen Projekte zu organisieren. Nach einer Weile teilte er sie mit dem Rest der Welt und zog Millionen von Nutzern an, was die App von einem Nebenprojekt in ein komplettes Unternehmen verwandelte.

Als schließlich Wunderlist auf den Markt kam, wurde es für Todoist schnell so etwas wie Pepsi für Coca-Cola. Wenn du eins der beiden Tools in eine beliebige Suchmaschine eingibst, taucht das andere prompt als Alternative auf.

Jetzt, wo Wunderlist von Microsoft To-Do ersetzt wird, sind die Karten neu gemischt und wir dürfen gespannt sein, wie sich das neue Tool im Vergleich zu seinem Vorgänger schlagen wird.

Bis dahin wollen uns beide Tools einmal etwas genauer ansehen: Wie schlagen sie sich im direkten Vergleich?

Todoist versus Microsoft To-Do

Todoist und Microsoft To-Do sind zwei Weltmeister der Aufgabenverwaltung. Was ließ sie die Konkurrenz besiegen und was trennt sie voneinander?

Ich möchte zunächst einen Blick auf die herausragenden Funktionen werfen, die beide Anwendungen gemeinsam haben.

Die Gemeinsamkeiten

  • Eine Gratisversion. Du kannst beide Tools herunterladen und sofort loslegen (und brauchst nichts weiter als einen kostenlosen Microsoft-Account beziehungsweise – für Todoist – eine Mailadresse oder ein Facebook- oder Google-Konto).
  • Zusammenarbeit. Ein Markenzeichen beider Apps ist die Möglichkeit, To-Do-Listen zu teilen und gemeinsam zu bearbeiten. (Hinweis: Einige in Wunderlist verfügbare Funktionen, beispielsweise zur Zusammenarbeit, werden in Microsoft To-Do erst nach und nach integriert. Du kannst hier verfolgen, welche Funktionen bald implementiert werden, und selbst neue Funktionen vorschlagen.)
  • Plattformübergreifende Funktionalität. Du kannst beide Apps auf nahezu jedem Gerät verwenden, das einen Touchscreen oder eine Tastatur hat (na gut, vielleicht nicht auf deinem Taschenrechner). Microsoft To-Do bietet Apps für iOS, Windows und Android, aber bisher keine speziellen Apps für Tablets, Mac oder Chrome, auch wenn diese dem Microsoft-Team zufolge in Arbeit sind.
  • Integrationen. Beide Apps bieten Zapier-Integrationen und können somit mit so ziemlich allen anderen Business-Lösungen verbunden werden. Microsoft To-Do funktioniert mit allen Office 365-Programmen und Todoist bietet eine native Integration der G Suite.
  • Benachrichtigungen und Erinnerungen. Ohne das wäre eine Aufgaben-App ja auch nutzlos, oder?

Die Unterschiede

Jetzt, wo wir wissen, warum beide Tools großartig sind, wollen wir uns mal ihren Unterschieden widmen.

1. Preis

Die Nutzung von Todoist oder Microsoft To-Do kostet zunächst keinen Cent. Aber was, wenn du ein Upgrade willst? Das bekommst du für den Aufpreis:

  • Preise von Todoist: Die kostenlose Basisversion ermöglicht bis zu 80 aktive Projekte mit fünf Nutzern pro Projekt. Wenn dir das nicht reicht, kriegst du mit Todoist Premium für 32 € pro Jahr 200 Projekte und 25 Personen pro Projekt, außerdem nützliche Funktionen wie Erinnerungen, standortbasierte Benachrichtigungen, Kommentare, Datei-Uploads, Produktivitäts-Tracking und Vorlagen.
  • Preise von Microsoft To-Do: Es ist gratis. Immer. Das ist alles.

Fazit: Bei Microsoft To-Do kriegst du genau das, was du in der kostenlosen Version siehst. Bei Todoist kannst du den Funktionsumfang erweitern, aber musst dafür Geld ausgeben.

2. Benutzerfreundlichkeit

Wenn du nach einem To-Do-Listen-Tool suchst, nehme ich an, dass du möglichst unkompliziert dein privates und geschäftliches Leben optimieren willst. Schließlich hat noch niemals jemand gesagt: „Ich muss organisierter werden. Ich werde mir das komplizierteste Aufgabenverwaltungstool suchen, das ich finden kann.“

Sowohl Todoist als auch Microsoft To-Do hatten das bei der Entwicklung im Kopf. Bei beiden Tools musst du nicht erst lange Optionen durchwühlen, sondern du kannst sie einfach öffnen und anfangen, Aufgaben hinzuzufügen.

Vor allem am Anfang wirkt Microsoft To-Do etwas karg. Das wird sich ändern, wenn du Aufgaben hinzufügst, und vermutlich auch im Laufe der weiteren Entwicklung. Der Vorgänger Wunderlist bekam auf Capterra mehr als 350 Reviews und sein Bedienkomfort wurde mit 5 von 5 Sternen bewertet.  

Der Bedienkomfort von Todoist wurde mit 4,5 von 5 Sternen bewertet und es hat mittlerweile über 300 Reviews.  

Man könnte argumentieren, dass Todoist mehr Funktionen hat und somit ein wenig komplizierter ist.

Fazit: Du wirst mit keiner der Apps überfordert sein, aber falls du eine davon deiner wenig technikaffinen Großmutter empfehlen möchtest, ist Microsoft To-Do vielleicht etwas einfacher zu verwenden.

3. Beliebtheit

Todoist hat eigenen Angaben zufolge mehr als fünf Millionen Nutzer.

Office 365 ist bei mehr als 85 Millionen Nutzern installiert, womit Microsoft To-Do auf mehr Geräten vorhanden ist als Todoist (wobei sicherlich nicht alle Nutzer die To-Do-App verwenden).

Selbst vor der Übernahme durch Microsoft hatte Wunderlist mehr als 13 Millionen Nutzer.

Todoist hat fast 40.000 Follower auf Twitter und über 32.000 Likes auf Facebook.

Der Twitter-Account von Microsoft To-Do ist noch nicht aktiv, aber es gibt einen To-Do Help-Account mit etwa 3.000 Followern und einen Facebook-Account mit etwas mehr als 1.600 Likes. (Wunderlist hat 46.000 Twitter-Follower und mehr als 75.000 Likes auf Facebook.)

Fazit: Wunderlist war vor der Übernahme durch Microsoft die beliebtere Option, doch mittlerweile hat Todoist stark an Boden gewonnen, während Microsoft To-Do noch nicht ganz so weit ist.

4. Funktionen

Jede der beiden Apps hat Funktionen, die sie von der anderen unterscheiden und einzigartig machen.

Bei Todoist ist es die Gamification. Mit jeder abgehakten Aufgabe erhältst du Karmapunkte. Zusätzliches Karma bekommst du, wenn du selbst festgelegt Tages- und Wochenziele erreichst. Je mehr Punkte du sammelst, desto höher der Level, den du erreichst – vom Anfänger bis zum „Erleuchteten“.

Karma in Todoist
Karma gewinnen in Todoist

Solche kleinen Features sowie gelegentliche inspirierende Zitate oder Witze lassen Todoist etwas lebendiger wirken.

Das bisher bemerkenswerteste (und nahezu durchweg gelobte) Feature von Microsoft To-Do ist die Mein Tag-Ansicht.

Microsoft To-Do im Vergleich
„Mein Tag“ in Microsoft To-Do

Zu Beginn jedes Tages kannst du einige Aufgaben aus deiner Liste auswählen, auf die du dich an jenem Tag konzentrieren willst. Sehr praktisch für Fans agiler Methoden!

Fazit: Keine Frage, Todoist hat aktuell mehr Funktionen zu bieten, auch wenn einige dieser Funktionen erst in der kostenpflichtigen Version zu haben sind. Microsoft To-Do ist eine solide, schlanke To-Do-Listen-App und die gelungene Funktion „Mein Tag“ ist ein Indiz dafür, dass wir von Microsoft noch Gutes zu erwarten haben.

Das Ergebnis

Aktuell ist Todoist die etabliertere, funktionsreichere Option mit der fröhlicheren Benutzeroberfläche. Du kannst das Erledigen von Aufgaben in ein Spiel verwandeln, mit anderen zusammenarbeiten, Erinnerungen und Unteraufgaben einrichten und Dateien anhängen, und das für kaum mehr als 2,50 € im Monat.

Wenn du begeisterter Wunderlist-Nutzer bist und den Gedanken nicht ertragen kannst, dich von deiner zuverlässigen To-Do-Liste zu verabschieden, solltest du Microsoft To-Do mindestens eine Chance geben. Du kannst sogar das Theme anpassen, damit es mehr nach Wunderlist aussieht. Das Tool ist schlank und aufgeräumt, die „Mein Tag“-Funktion ist erstklassig und es werden weitere Funktionen hinzukommen.

Beide Tools sind unkomplizierte und elegante To-do-Listen-Apps, keine überbordenden CRMs. Du kannst beide ganz schnell und einfach einmal ausprobieren – und genau das ist auch meine Empfehlung. Nach ein paar Tagen oder Wochen weißt du, welches Tool dir am meisten liegt.

Fazit: Wenn du dich an erweiterte Funktionen wie Zusammenarbeitsmöglichkeiten, Unteraufgaben und Dateianhänge gewöhnt hast, wirst du mit Todoist eventuell zufriedener sein, da in Microsoft To-Do bisher noch weniger Funktionen umgesetzt wurden. Auch für eingefleischte G-Suite-Fans hat Todoist mit seinen nativen Integrationen Vorteile.

Wenn du erstmalig eine Software zur Aufgabenverwaltung nutzt und mit all diesen Dingen noch gar nichts anfangen kannst, solltest du als Erstes Microsoft To-Do ausprobieren. Es ist wunderbar unkompliziert und völlig kostenlos. Auch wenn du Office 365 intensiv nutzt, ist Microsoft To-Do für dich die beste Wahl. Allerdings ist noch offen, welche neuen Funktionen zukünftig von Microsoft zu erwarten sind und wie lange es dauert, bis sie implementiert werden.

Wie organisierst du deine Aufgaben?

Wir wollen dir bei der Entscheidung helfen, ob du 2018 lieber Todoist oder Microsoft To-Do für deine digitale To-Do-Liste nutzt – aber vielleicht gefällt dir ja eine andere, unbekanntere App zur Aufgabenverwaltung viel besser? Erzähl es uns in den Kommentaren!