Alles was du über Change Management wissen musst: von Change Management Methoden, Modellen und Software

Veröffentlicht am 24.8.2021 von Ines Bahr

Das Leiten eines Unternehmens ist mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden und insbesondere in Krisenzeiten müssen Führungskräfte Maßnahmen treffen, um erfolgreich wirtschaften zu können und das Fortbestehen ihrer Firma zu sichern. Diesbezüglich gilt es diverse Managementkonzepte zu nennen und eines der wichtigsten wäre das sogenannte Change Management. Change Management hilft Unternehmen auf Wandlungsprozesse zu reagieren und vereinfacht den Schritt zur wichtigen Digitalisierung.

Was es damit auf sich hat, warum das Konzept von Relevanz ist, welche Methoden und Modelle es gibt, was die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind und warum Unternehmen nicht auf den Einsatz von Change-Management-Software verzichten sollten, erfährst du in diesem Artikel.

Von Change Management Methoden, Modellen und Software

Was ist Change Management?

Change Management oder auch Veränderungsmanagement ist ein Konzept, das weitreichende Veränderungen in einem Unternehmen bewirken soll. Dabei werden Maßnahmen wie Aktivitäten und Projekte durchgeführt, um Unternehmensstrategien an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen. Change Management kann sich auf unterschiedliche Arten äußern und beispielsweise mit neuen Strategien, verbesserten Prozessen, veränderten Verhaltensweisen sowie frischen organisatorischen Systemen einhergehen. Um das Konzept erfolgreich umzusetzen, müssen Führungskräfte aktiv in Anpassungsprozesse eingreifen, was eine strategisch sinnvolle Planung erfordert, damit die Zielsetzungen des Unternehmens in Harmonie mit den Ansprüchen der betroffenen Mitarbeiter stehen.

Warum ist Change Management wichtig?

Bereits in der Vergangenheit mussten Unternehmen in der Lage sein, richtig auf Veränderungen zu reagieren, aber in unserer schnelllebigen Zeit ist dieser Aspekt wichtiger denn je. Damit Firmen langfristig auf dem Markt bestehen können, ist ein fortlaufendes Anpassen von Strukturen vonnöten. Im Folgenden siehst du einige Faktoren, welche die Rahmenbedingungen von Unternehmen beeinflussen:

  • Voranschreiten der digitalen Transformation
  • Politische Maßnahmen wie neue Gesetze
  • Veränderte Ansprüche von Angestellten
  • Verknappung von Ressourcen
  • Internationale Verflechtung von Volkswirtschaften (Globalisierung)
  • Demografischer Wandel und weitere soziale Veränderungen

Diese und andere Faktoren können dazu beitragen, dass sich Unternehmen anpassen müssen, um weiterhin auf dem Markt bestehen zu können. Zugegebenermaßen stehen Führungskräfte und Mitarbeiter einem derartigen Wandel nicht immer positiv gegenüber, da sie am Bestehenden festhalten möchten. Das kann sich jedoch schnell als Fehler herausstellen und in Zeiten der Pandemie macht sich das immer wieder bemerkbar. 

Es gibt Unternehmen in allen Branchen, die im Zuge von COVID-19 erhebliche Umsatzeinbußen erleiden oder gar Insolvenz anmelden mussten. Auf der anderen Seite gibt es aber auch Firmen, die ihre Unternehmensstrategien an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst haben und manche davon konnten sogar von der Krise profitieren. In unseren Umfrageergebnissen* wird sichtbar, dass viele Unternehmen die Krise nutzen, um die Digitalisierung voranzutreiben und neue digitale Vertriebskanäle aufzubauen. Stolze 59 % aller kleinen und mittelständischen Unternehmen haben ihr Geschäftsangebot entweder vollständig (16 %) oder teilweise (43 %) angepasst, damit es jetzt virtuell bereitsteht.

Entsprechende Entwicklungen zeigen, wie wichtig Change Management für Unternehmen ist und zu einem gewissen Grad ist das Konzept mit Darwins Evolutionstheorie vergleichbar. Im Endeffekt überleben schließlich die Unternehmen, welche sich am besten an ihre Rahmenbedingungen anpassen und diese können sich nun mal schlagartig verändern – COVID-19 ist der beste Beweis dafür.

Change-Management-Modelle

Wie bei anderen Managementkonzepten gibt es auch beim Change Management verschiedene Modelle, an denen sich Unternehmen orientieren können und einige der wichtigsten wären das 3-Phasen-Modell des Sozialpsychologen Kurt Lewin, das 8-Stufen-Modell des amerikanischen Führungsmanagement-Professors John Paul Kotter, das 5-Phasen-Modell des Wirtschaftswissenschaftlers Wilfried Krüger und das ADKAR-Modell von Prosci® Gründer Jeff Hiatt. All diese Konzepte haben ihre Vorzüge und was sie im Spezifischen auszeichnet, möchten wir dir zeigen.

3-Phasen-Modell von Lewin

Das 3-Phasen-Modell von Lewin dient der einfachen Darstellung von sozialen Veränderungen in Gemeinschaften und Gruppen. Der Sozialpsychologe verfolgte die Ansicht, dass der Wandel eines Unternehmens in drei Phasen erfolgt: Auftauen, Bewegen, Einfrieren.

Change-Management-Modell von Lewin

Durch das Befolgen dieser drei Phasen können Unternehmen eine alte Struktur in eine neue Struktur umwandeln. Ursprünglich diente das 3-Phasen-Modell von Lewin übrigens zur Veranschaulichung von Veränderungsprozessen in gesellschaftlichen Gruppen, aber inzwischen hat es sich zu einer Pioniertheorie im Bereich des Change Managements entwickelt.

8-Stufen-Modell von Kotter

Die Pioniertheorie von Kurt Lewin wurde im Laufe der Zeit mehrmals aufgegriffen und erweitert. Eine dieser Erweiterungen ist das 8-Stufen-Modell von Kotter.

8Stufen-Modell von Kotter

Im Gegensatz zum 3-Phasen-Modell von Lewin werden die einzelnen Schritte beim 8-Stufen-Modell von Kotter besser beschrieben und das Modell deckt indirekt einige der größten Fehler beim Change Management auf. Aus diesen beiden Gründen wird das Konzept von vielen Führungskräften als Orientierungsgrundlage genutzt.

5-Phasen-Modell von Krüger

Das Change-Management-Modell von Krüger orientiert sich an zuvor entstandenen Konzepten wie dem 8-Stufen-Modell von Kotter und führt diese weiter aus. Beim 5-Phasen-Modell werden alle Schritte beschrieben, die erforderlich sind, um einen erfolgreichen Wandlungsprozess in Unternehmen durchzuführen. Schauen wir uns also an, was du im Hinblick auf die verschiedenen Phasen wissen solltest.

Initialisierung (Phase 1)

In der ersten Phase geht es erst einmal darum, den Wandlungsbedarf des Unternehmens festzustellen. Ob ein Wandel erforderlich ist, lässt sich an unterschiedlichen Aspekten wie beispielsweise einer sinkenden Produktivität, einem mangelnden Interesse seitens der Kunden oder einer stärker werdenden Konkurrenz erkennen. Sollten entsprechende „Baustellen“ vorliegen, ist es wichtig, durch Change Management darauf zu reagieren, um langfristig auf dem Markt bestehen zu können. Zudem geht es in Phase 1 darum, alle für die Wandlung zuständigen Führungskräfte und Mitarbeiter zu mobilisieren, sodass eine gemeinsame Analyse der bestehenden internen und externen Prozesse möglich ist. Auf diese Weise lässt sich feststellen, wo akuter Handlungs- und Wandlungsbedarf besteht.

Konzeption (Phase 2)

Damit Change-Management-Maßnahmen Erfolg haben und der Wandel ohne größere Komplikationen vollzogen werden kann, braucht es ein fundiertes Konzept. Beim Ausarbeiten dieses Konzept müssen konkrete Wandlungsziele definiert und schriftlich fixiert werden. Führungskräfte sollten sich darüber Gedanken machen, welche Veränderungen sinnvoll sind und was sich das Unternehmen davon erhofft. Das Anschaffen von neuen Geräten kann beispielsweise in einer höheren Produktivität resultieren und Energiekosten senken. Was letztendlich für Maßnahmen erforderlich sind, hängt immer von dem jeweiligen Ziel ab und es ist wichtig, dass alle Strategien aufeinander abgestimmt werden.

Mobilisierung (Phase 3)

Sobald das Konzept steht, müssen die geplanten Veränderungen den Angestellten mitgeteilt werden. Dabei geht es nicht nur darum, Anweisungen zu erteilen, sondern auch darum, den Nutzen der verschiedenen Maßnahmen zu erklären. Im Optimalfall zeigen die Mitarbeiter Begeisterung für das Change Management und fördern den Wandlungsprozess durch aktiven Input. Generell ist das Konzept nur dann erfolgversprechend, wenn alle Beteiligten es akzeptieren und als sinnvoll erachten. Allerdings sind Vorbehalte bei Veränderungen ganz normal und das macht es umso wichtiger, Unsicherheiten bereits in der Phase der Mobilisierung aus der Welt zu schaffen.

Umsetzung (Phase 4)

Im Anschluss an die Mobilisierung geht es an die Umsetzung der im Konzept festgehaltenen Veränderungen beziehungsweise den damit verbundenen Zielen. Damit das Ganze möglichst flüssig abläuft, müssen Prioritäten gesetzt werden, sodass alle Mitarbeiter wissen, was es zu welchem Zeitpunkt umzusetzen gilt. Sollten die umgesetzten Maßnahmen zu den geplanten Ergebnissen führen, ist es sinnvoll, diese beizubehalten. Ist hingegen das Gegenteil der Fall oder es kommt zu Komplikationen, braucht es eine Anpassung oder gar eine neue Strategie. Zudem entwickeln sich im Zuge der Umsetzung automatisch Folgeprojekte, die zeitnah angegangen werden sollten.

Verstetigung (Phase 5)

Mit der Umsetzung allein ist es noch nicht getan und in der letzten Phase sollen erfolgreiche Veränderungen beibehalten und verfestigt werden. Dabei geht es vor allem darum, die getätigten Maßnahmen fest in die Prozesse des Unternehmens zu integrieren und dafür braucht es oft einen kontinuierlichen Feinschliff. Nach der Verstetigung sollten sich Führungskräfte jedoch nicht ausruhen, sondern weiterhin aktiv nach neuen Strategien suchen, damit eine stetige Anpassung beziehungsweise Weiterentwicklung des Unternehmens möglich ist.

ADKAR-Modell

Beim ADKAR-Modell handelt es sich um ein zielorientiertes Change-Management-Modell zum Steuern von individuellen und organisatorischen Veränderungen. ADKAR ist ein Akronym für fünf Faktoren, die bei einem Menschen gegeben sein müssen, damit eine dauerhafte Veränderung möglich ist: Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verankerung). Erst einmal muss ein Bewusstsein für die Notwendigkeit von Veränderungen vorliegen und die Person muss den Wunsch haben, am Wandel teilzuhaben und diesen zu unterstützen. Damit das möglich ist, braucht es jedoch Wissen und zudem sollte die Fähigkeit vorliegen, sich gewünschte Skills und Verhaltensweisen anzueignen. Nicht zuletzt müssen die Veränderungen verankert werden.

Das Change-Management-Modell ADKAR zielt darauf ab, alle beteiligten Personen vom Ist-Zustand in den Soll-Zustand zu versetzen. Dabei geht es insbesondere um die Akzeptanz und Teilhabe der Angestellten, denn die menschliche Seite sollte in Zeiten von Veränderungen immer berücksichtigt werden – andernfalls ist das Konzept zum Scheiten verurteilt. Wenn Mitarbeiter nicht aktiv in den Wandlungsprozess einbezogen werden, kann das beispielsweise zu mehr Kündigungen, einer Zunahme von Fehlzeiten und einer schlechteren Arbeitsmoral führen.

5 Change-Management-Methoden

Wir haben uns bereits angeschaut, welche Change-Management-Modelle es gibt, wodurch du eine Orientierungsbasis haben dürftest. Das allein reicht jedoch nicht aus, um Change Management erfolgreich umzusetzen. Aus diesem Grund solltest du dich auch mit Change-Management-Methoden befassen und einige davon möchten wir dir kurz vorstellen.

1. Balanced Scorecard (BSC)

Bei der Balanced Scorecard (BSC) handelt es sich um eine Change-Management-Methode zur Visualisierung von strategischen Zielen eines Unternehmens. Die BSC ist gewissermaßen eine strategische Landkarte zur Evaluierung von Unternehmensaktivitäten und ihren Zielen. Dabei werden im Regelfall vier Perspektiven betrachtet:

  • Entwicklungsperspektive
  • Finanzperspektive
  • Kundenperspektive
  • Prozessperspektive

Diese vier Perspektiven werden wiederum in Kennzahlen, Maßnahmen, Soll-Vorgaben und Ziele unterteilt. Grundsätzlich beschreibt das bereits den Aufbau der BSC, aber die Darstellung ist individualisierbar. Du kannst also selber entscheiden, ob andere Gesichtspunkte eher Sinn ergeben.

2. Kulturanalyse

Zur Durchführung eines erfolgreichen Wandels sollte die Unternehmenskultur analysiert werden und bei dieser Change-Management-Methode geht es im ersten Schritt darum, sich einen Überblick über die Ist-Kultur zu verschaffen. Anschließend machen sich alle Beteiligten – Mitarbeiter und Führungskräfte – Gedanken darüber, wo Handlungsbedarf besteht und was erforderlich ist, um die Soll-Kultur zu erreichen. Sobald das geklärt ist, werden konkrete Maßnahmen ausgearbeitet und umgesetzt.

3. Konfliktmanagement

Konflikte gehören zur Unternehmensführung dazu, aber es steht außer Frage, dass sie einem erfolgreichen Change Management im Weg stehen können. Aus diesem Grund ist das Konfliktmanagement eine bewährte Change-Management-Methode, um bestehende Konflikte zu bewältigen, notwendige Konflikte zu lösen und überflüssige Konflikte zu vermeiden. Häufige Konflikte in Unternehmen wären beispielsweise Beziehungskonflikte, Kommunikationskonflikte, Machtkonflikte, Rollenkonflikte und Wertkonflikte. Beim Konfliktmanagement gibt es verschiedene Modelle und ein beliebter Ansatz wäre das 9-stufige Modell des Ökonomen Friedrich Glasl.

4. Coaching

Führungskräfte müssen die unterschiedlichsten Herausforderungen bewältigen und das Change Management ist eine Aufgabe, die schnell mit Überforderung einhergehen kann. Damit das nicht passiert und du weißt, wie du kompetent vorgehst, empfiehlt sich gegebenenfalls ein Coaching. Ein systemisches Coaching kann dabei helfen, sich selbst, Mitarbeiter und das Unternehmen als Gesamtkonzept besser zu verstehen.

5. Schulungen und Trainings

Das Einbeziehen von Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg einer Change-Management-Strategie und hierfür bieten sich sowohl Schulungen als auch Trainings an. Durch entsprechende Maßnahmen können Unternehmen für den Wandel notwendige Kompetenzen vermitteln und so eine Basis für den Wandel schaffen.

Change-Management-Erfolgsfaktoren

Wir haben dir bereits gezeigt, welche Change-Management-Modelle es gibt und was für Methoden genutzt werden können, um Strategien umzusetzen. Das allein ist jedoch noch kein Garant dafür, dass die getätigten Maßnahmen Erfolg haben. Schauen wir uns also einige der wichtigsten Erfolgsfaktoren an:

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Nur wenn all diese Erfolgsfaktoren gegeben sind, können Unternehmen davon ausgehen, dass die geplante Change-Management-Strategie Erfolg haben wird. Doch selbst bei einem guten Konzept ist es wichtig, alle Prozesse kontinuierlich zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Change-Management-Software

Change Management ist mit einem großen Aufwand verbunden und wenn du möchtest, dass die für dein Unternehmen ausgearbeiteten Strategien Erfolg haben, solltest du Change-Management-Software nutzen. Wie bei anderen Geschäftsbereichen kann der Einsatz von Software die unterschiedlichsten Prozesse optimieren und dadurch persönliche, technologische oder systemische Veränderungen unterstützen. Softwares können durch ihre Funktionen beispielsweise beim Erstellen von Änderungsplänen, der Visualisierung von Daten, der Priorisierung von Ideen, dem Durchführen von Trainings und dem Automatisieren von Workflows helfen. Das macht sie zu einem wichtigen Instrument für erfolgreiches Change Management, weswegen du nicht auf deren Einsatz verzichten solltest.

Wie geht es weiter? Wirf einen Blick auf unser Change-Management-Software Verzeichnis, um das passende Tool zu finden.

*Methodik der Studie:

Capterra führte diese Online-Umfrage zwischen Ende März und Anfang April 2020 unter 528 voll- oder teilzeitbeschäftigten Deutschen aus verschiedenen Branchen kleiner und mittelständischer Unternehmen (2 bis 250 Mitarbeiter) durch, die wegen der Krise von zu Hause aus arbeiten.

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Über den Autor oder die Autorin

Senior Content Analyst für Capterra und GetApp. Spezialisiert auf Studien und Digitalisierungs-Tipps für KMU. Masterstudium in Medien und Kommunikation, lebt im sonnigen Barcelona.

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