In diesem Leitfaden erfährst du, welche Arten von Software fürs Personalwesen (HR-Software) es gibt, welche Funktionen sie bieten und wie du die richtige Wahl für dein HR Toolkit triffst.
Fähiges Personal verschafft deinem Unternehmen einen eindeutigen Wettbewerbsvorteil. Wenn du die besten Arbeitskräfte gewinnen und an dich binden willst, brauchst du effiziente und robuste Software fürs Personalwesen.
Was ist ein HR Toolkit?
Ein Software Toolkit bzw. Software Stack ist eine Zusammenstellung integrierter Tools, die einen bestimmten Bereich unterstützen – in diesem Fall das Personalwesen. Diese Tools können herkömmliche transaktionale Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Zusatzleistungen übernehmen, sodass die Personalverantwortlichen mehr Zeit haben, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem kannst du mit den Tools ausführliche Berichte erstellen, die helfen, wichtige Unternehmensentscheidungen zu treffen und zentrale Ziele zu erreichen, beispielsweise eine geringere Fluktuation der Angestellten und ein besseres Mitarbeiterengagement.
Früher ging es im Personalwesen hauptsächlich darum, Mitarbeiterdaten zu pflegen und sicherzustellen, dass das Unternehmen alle Vorschriften einhielt. Heute ist das Personalwesen eine strategische Geschäftsfunktion mit zahlreichen Verantwortlichkeiten, darunter Recruiting, Onboarding, Schulungen, Nachfolgeplanung und mehr.
Damit du die optimalen HR-Softwarelösungen für dein Unternehmen zusammenstellen kannst, solltest du als Erstes die aktuelle Größe (Angestellte und Umsatz) und die derzeitigen Personalmanagementprozesse deines Unternehmens analysieren. Verschaffe dir außerdem einen genauen Überblick über die auf dem Markt verfügbaren Technologien.
Im Folgenden zeigen wir dir auf, was du bei Auswahl von Software fürs Personalwesen im Blick behalten solltest.
Analysiere die Personalmanagementprozesse deines Unternehmens
Bevor du dich für konkrete Softwarelösungen entscheiden kannst, musst du die Anforderungen deines Teams überblicken.
Führe mit deinem Team die folgende Übung durch:
- Plane ein Meeting mit verschiedenen Beteiligten aus deiner Personalabteilung. Notiert gemeinsam die Schritte verschiedener üblicher Personalverwaltungsprozesse, beispielsweise Rekrutierung und Vorstellungsgespräche für offene Stellen.
- Schreibt jeden Schritt eines Prozesses auf Klebezettel oder ein Whiteboard und stellt den Arbeitsablauf so visuell dar.
- Bitte deine Teammitglieder, einzelne Schritte oder Arbeitsabläufe zu identifizieren, die sie als schwierig empfinden. So erkennst du Engpässe wie manuelle Prozesse oder Kommunikationslücken, die dein Team am effizienten Arbeiten hindern.
Genau diese Engpässe solltest du bei der Softwarewahl im Blick behalten: Sie sind Bereich, die du mit der richtigen Software verbessern kannst.
Diese drei Bereiche sollte dein HR Toolkit unterstützen
Personalsoftware ist eine große Kategorie. Sie umfasst Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen, Systeme zur Bewerbungsverwaltung, Software für die Personaleinsatzplanung, 360-Grad-Feedback-Software und vieles mehr. Statt dich in den Feinheiten der einzelnen Unterkategorien zu verlieren, konzentriere dich auf die drei Kernbereiche des Personalwesens: Verwaltung, Talentmanagement und Personaleinsatzplanung.
1. Verwaltung
Die Verwaltungsfunktion des Personalwesens entspricht der traditionellen Back-Office-Personalarbeit. In diesem Bereich helfen Softwaretools bei Aufgaben wie der Gehaltsabrechnung und der Verwaltung von Zusatz- und Sozialleistungen. Wir wollen auf beides einen näheren Blick werfen.
Was ist Gehaltsabrechnungssoftware?
Software für die Gehaltsabrechnung hilft, Löhne und Gehälter im Blick zu behalten, und automatisiert die Lohnabrechnung. Die Software berechnet die Gesamtvergütung für eine bestimmte Gehaltsperiode, zieht den Betrag vom Unternehmenskonto ab und überweist das Geld mit einem Klick an die Angestellten. Viele Lösungen bieten außerdem Funktionen für Zeiterfassung, Steuerverwaltung und Berichterstellung.
Software für die Gehaltsabrechnung unterstützt dein Unternehmen u. a. bei folgenden Aufgaben:
- Zeiterfassung
- Gehaltsabrechnung
- Steuerverwaltung
- Berichterstellung/Analysen
- Überweisungen
Wann solltest du in Gehaltsabrechnungssoftware investieren?
Software für die Gehaltsabrechnung sollte zu den ersten Tools gehören, in die dein Unternehmen investiert. Der Grund ist einfach: Selbst wenn du nur einen einzigen Mitarbeiter hast, muss er pünktlich und korrekt bezahlt werden.
Was ist Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen?
Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen erleichtert Unternehmen und Angestellten die Verwaltung von Leistungen wie Versicherungen. Üblicherweise erfassen sie auch Daten zu Abrechungs- und Compliance-Zwecken.
Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen erfüllt folgende Aufgaben:
- Online-Anmeldung von Leistungen
- Verwaltung von Kranken-/Lebensversicherungen
- Kontenverwaltung
- Verwaltung von Altersvorsorgeplänen
- Abzugsverwaltung
Dann lohnt sich die Investition:
Diese Art Software wird hauptsächlich von Unternehmen mit mehr als 500 Angestellten erworben. Allerdings können auch kleinere Unternehmen von dieser Software profitieren: So können Angestellte Änderungen selbst durchführen, statt den Weg über die Personalabteilung zu gehen.
2. Talentmanagement
Das Talentmanagement befasst sich damit, gute Arbeitskräfte zu finden, zu rekrutieren und zu binden. Hier geht es also darum, eine wettbewerbsfähige Belegschaft aufzubauen und zu erhalten. Es gibt einige Tools, die in diesem Bereich nützlich sind, vor allem Software zur Bewerbungsverwaltung und zur Leistungsbeurteilung.
Was ist Software zur Bewerbungsverwaltung?
Software zur Bewerbungsverwaltung macht es deutlich einfacher, den Überblick über alle Personen zu behalten, die sich für eine Stelle beworben haben. Recruiter können mit den Tools offene Stellen verwalten und die Informationen aus eingegangenen Bewerbungen in einer übersichtlichen Datenbank speichern.
Software zur Bewerbungsverwaltung hilft bei folgenden Aufgaben:
- Nachverfolgen von Bewerbungen
- Bewerberprofile pflegen
- Lebenslaufsuche
- Planung von Bewerbungsgesprächen
- Lebenslauf-Analyse
Dann lohnt sich die Investition:
Bewerbungsverwaltungssoftware lohnt sich vor allem für Unternehmen, die viel Personal einstellen. Die meisten Unternehmen investieren in entsprechende Software, sobald sie etwa 250 Angestellte haben.
Was ist Software zur Leistungsbeurteilung?
Software zur Leistungsbeurteilung macht es einfach, die Leistung von Angestellten einzuschätzen und zu überprüfen. Das Management kann mit den Tools Ziele für Einzelpersonen oder Teams aufstellen und Pläne für die Weiterentwicklung von Angestellten entwerfen.
Software zur Leistungsbeurteilung hilft bei folgenden Aufgaben:
- 360-Grad-Feedback
- Fortlaufende Leistungsverfolgung
- Zielsetzungen
- Verfolgen vergangener Beurteilungen
- Selbstbeurteilungen
Dann lohnt sich die Investition:
Die meisten Unternehmen investieren in entsprechende Software, sobald sie etwa 500 Angestellte haben. Wir empfehlen es, sobald die Mitarbeiterentwicklung im Unternehmen zur Priorität wird.
3. Personaleinsatzplanung
Das Management von Arbeitsabläufen und die durchdachte Zuweisung von Ressourcen sorgt in Unternehmen für ein produktiveres Arbeiten. Diese Prozesse sehen in jedem Unternehmen anders aus, aber üblicherweise werden Datenanalysen zu Planungs-, Budget- oder Prognosezwecken eingesetzt. Verschiedene Software kann dabei helfen, zum Beispiel Software zur Anwesenheitserfassung und für Personalanalysen.
Was ist Software zur Anwesenheitserfassung?
Software zur Anwesenheitserfassung erfasst die Arbeitszeiten und Anwesenheit von Arbeitskräften. So können Personalverantwortliche die Zeitpläne von Angestellten und von Projekten überblicken, Abwesenheiten und Urlaube verwalten, Überstunden erfassen und Dokumente organisieren.
Diese Aufgaben erledigt Software zur Anwesenheitserfassung:
- Abwesenheitsmanagement
- Zeiterfassung
- Berichterstellung/Analysen
- Zeitplanung für Angestellte
- Kalenderverwaltung
Dann lohnt sich die Investition:
Software zur Anwesenheitserfassung wird meist schon frühzeitig in Unternehmen eingesetzt, da der Verwaltungsaufwand bei einer manuellen Zeit- und Anwesenheitserfassung schon bei mehr als 50 Angestellten einfach zu hoch wird.
Was ist Personalanalysesoftware?
Software zur Personalanalyse hilft Personalabteilungen, fundierte und datengestützte Entscheidungen zu treffen. Ähnlich wie Business-Intelligence-Software können Personalanalyse-Tools riesige Datenmengen zusammenführen, verarbeiten und analysieren und auf diese Weise aussagekräftige Trends erkennen.
Software zur Personalanalyse hilft bei folgenden Aufgaben:
- Datenaggregation
- Datenvisualisierung
- Dashboards
- Berichterstellung
- Prädiktive Analysen
- Personaleinsatzplanung
Dann lohnt sich die Investition:
Personalanalysesoftware sammelt Daten von deinen anderen Systemen (Gehaltsabrechnung, Anwesenheitsverfolgung usw.), deshalb solltest du mit der Anschaffung warten, bis dein Unternehmen gut etabliert ist und du über eine breite Reihe an Softwaretools verfügst.
Wie arbeiten diese Tools zusammen?
Idealerweise sollten die verschiedenen HR-Tools miteinander integrierbar sein, entweder durch bereits enthaltene Integrationsfunktionen, Drittanbieterplattformen oder eine offene Programmierschnittstelle (API).
Achte bei der Softwareauswahl also darauf, dass die verschiedenen Tools miteinander kompatibel sind. Eine nahtlose Integration bringt zahlreiche Vorteile mit sich.
Vorteile eines integrierten Software Stacks:
- Niedrigere IT-Kosten
- Zugang zu Echtzeitdaten
- Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Angestellten
- Genauere Daten
Nicht nur Personalanalysetools erfassen Daten aus anderen Tools, auch andere HR-Tools sind besonders wertvoll, wenn sie zusammenarbeiten. Die Kombination der Daten bietet Einblicke, die für das ganze Unternehmen hilfreich sind:
Systeme für die Anwesenheitsverfolgung bieten Daten zur Arbeitslast des Personals und zur Urlaubsverteilung, sodass das Management Zeitpläne effizienter gestalten kann. Auch Daten aus der Bewerbungsverwaltung können Muster bei der Einstellung oder Rekrutierung von Personal aufzeigen, die sich auf die Mitarbeiterbindung, Produktivität und Zufriedenheit auswirken.
Genaue Daten sind unverzichtbar, wenn es um die strategische Planung von Personalmanagement-Initiativen geht, beispielsweise um das Mitarbeiterengagement zu stärken oder Einstellungsprozesse einfacher zu gestalten.
Vier Schlussüberlegungen zur Softwareauswahl im Personalwesen
Die Wahl der richtigen Software ist nicht immer einfach. Damit du schneller zu einer Entscheidung kommst, solltest du die folgenden vier Faktoren im Kopf behalten:
- Die Größe deines Unternehmens: Die Unternehmensgröße ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Softwarewahl. Kleine Unternehmen benötigen ganz andere Lösungen als Großkonzerne. Wer weniger als 10 Personen im Jahr einstellt, braucht im Gegensatz zu einem Unternehmen, das monatlich Hunderte Bewerbungen bearbeitet, kein kompliziertes System fürs Bewerbungsmanagement.
- Software-Integrationsmöglichkeiten: Wir haben bereits erwähnt, wie nützlich es ist, wenn alle Tools im Software Stack miteinander verknüpft werden können. Die meisten Tools bieten integrierte Integrationen (also direkte Verbindungen zwischen oder mehr Anwendungen), aber auch die Verbindung über externe Plattformen wie , oder Automate.io ist möglich.
- Deine Branche: Die meisten Personaltools wurden für bestimmte Funktionen und nicht für bestimmte Branchen entwickelt. Trotzdem kann es sich lohnen, einen Anbieter zu wählen, der mit Unternehmen in deiner Branche arbeitet und sich mit den aktuellen Gesetzen und Vorschriften auskennt, vor allem, wenn diese sich häufig ändern.
- Die Meinung von anderen aus deiner Branche: Bei der Softwareauswahl und -recherche kannst du viel Zeit sparen, indem du Reviews und Bewertungen anderer Nutzer liest. Vertrauenswürdige Bewertungen findest du beispielsweise auf unabhängigen Bewertungsplattformen (wie unserer!). Denk daran, dass Bewertungen nur im richtigen Kontext hilfreich sind: Konzentriere dich auf Empfehlungen von Unternehmen ähnlicher Größe, die idealerweise aus derselben Branche stammen.
