Einen effektiven Schichtplan erstellen: 3 Tipps für mehr Produktivität und Verkaufserfolg

Veröffentlicht am 4.1.2021 von Ines Bahr

Kämpfst du damit, deine Personalressourcen und dein Budget in Einklang zu bringen? Mit diesen Tipps kannst du einen effektiven Schichtplan erstellen.

Einen effektiven Schichtplan erstellen

Die Schichtplanung ist nicht nur im Einzelhandel eine Herausforderung, sondern auch für andere Dienstleistungsbranchen wie Gastgewerbe, Logistik, Gesundheitswesen und Gastronomie. Unternehmen müssen einerseits zu jeder Zeit ausreichendes Personal sicherstellen, um die Kundenströme zu bewältigen, andererseits ist ein sich ständig ändernder und unvorhersehbarer Schichtplan ein Desaster für die Work-Life-Balance der Angestellten.

Häufig müssen im Schichtbetrieb arbeitende Mitarbeiter*innen jede Woche wechselnde Schichten ableisten. Sie haben nur selten Kontrolle über ihre Arbeitszeit und erfahren ihren Schichtplan oft erst ein paar Tage im Voraus. Solche Modelle werden von verschiedenen Unternehmen unterschiedlich bezeichnet, beispielsweise als Just-in-Time-Planung oder bedarfs- oder kundenorientierte Schichtplanung.

Kürzlich wurde dieses System beispielsweise vom amerikanischen Einzelhandelsunternehmen Lowe‘s eingeführt: Das Ziel besteht darin, das Personalangebot zeitlich an das Kundenaufkommen in den Filialen anzupassen. In der Theorie klingt das nach einem System, das gut fürs Geschäft ist, aber praktisch beschränkt es die Zahl der aufeinanderfolgenden freien Tage für die Angestellten und reduziert die Transparenz und Flexibilität der Zeitplanung. Durch die Veränderung wurde der Alltag der Mitarbeiter*innen weniger planbar und vorhersehbar, was sich negativ auf ihre Work-Life-Balance auswirkte und die Motivation der Belegschaft reduzierte.

Häufig herrscht zwar der Gedanke vor, dass eine wenig stabile Planung in den flexiblen Geschäftsumgebungen von heute die Norm ist, doch Unternehmen wie Nando’s und The Gap Inc. zeigen, dass eine stabile Schichtplanung nicht nur machbar ist, sondern auch Vertriebszahlen und Produktivität steigern kann. Die folgenden drei Tipps sollen dir helfen, in deinem eigenen Unternehmen einen stabilen Schichtplan zu erstellen.

Mit 3 Tipps einen erfolgreichen Schichtplan erstellen

Tipp 1: Angestellten bessere Einblicke in ihre Schichtpläne bieten

Stell dir folgende Situation vor: Markus arbeitet an der Kasse eines Bekleidungsgeschäfts. Die Weihnachtsfeiertage stehen kurz bevor und er möchte ein paar freie Tage mit seiner Familie planen. Allerdings ist die Weihnachtszeit in seinem Laden auch die umsatzstärkste Zeit des Jahres und er hat noch keine Ahnung, an welchen Tagen und in welchen Schichten er in der kommenden Woche arbeiten wird. Mit großer Wahrscheinlichkeit ist die fehlende Transparenz seines Schichtplans für Markus und Angestellte wie ihn in solchen Situationen ziemlich frustrierend und enttäuschend und kann schnell dazu führen, dass er die Lust an der Arbeit verliert.

Drag-and-Drop-Schichtplanung in Findmyshift
Drag-and-Drop-Schichtplanung in Findmyshift (Quelle)

Arbeitgeber können solche Situationen einfach vermeiden, indem sie Schichten lange genug im Voraus planen, zum Beispiel auf Papierkalendern oder in Anwesenheitsregistern. Noch besser ist die Nutzung von Schicht- und Dienstplanungssoftware, um Schichtpläne zu erstellen und weiterzugeben und vor jeder Schicht Erinnerungen an das Personal zu schicken.

Tipp 2: Die Möglichkeit zum Tausch von Schichten bieten

Auch die folgende Situation ist keine Seltenheit: Markus wird zu einem Elternabend eingeladen, doch ausgerechnet an dem Tag ist er für die Spätschicht eingeteilt. Er ruft also seine Managerin an und bittet sie um einen Schichtwechsel. Sie verbringt fast drei Stunden damit, einen anderen Mitarbeiter zu finden, der mit Markus tauschen kann, und allen Betroffenen die Änderung mitzuteilen.

Genehmigung für einen Tausch in CakeHR
Genehmigung für einen Tausch in CakeHR (Quelle)

Mit guter Schichtplanungssoftware, in der Angestellte ihre Schichten unkompliziert wechseln und tauschen können, wäre diese Situation leicht vermeidbar. Markus könnte die Schicht selbst im System zum Austausch anbieten, sodass andere verfügbare Mitarbeiter*innen sie auswählen können. Die Änderung erfolgt sofort und ist für alle Beteiligten sichtbar.

Bei einem Experiment bei The Gap wurden in einer Smartphone-App für den Schichttausch etwa 50 % der ein bis drei Tage im Voraus geposteten Anfragen übernommen. 62 % der Teilzeitangestellten, die die App nutzten, gaben an, Schichten dort angeboten oder übernommen zu haben. Insgesamt stimmten 95 % der teilnehmenden Angestellten zu, dass die App das Anpassen von Schichtplänen an ihre Bedürfnisse erleichterte.

Tipp 3: Den Personalbedarf überprüfen und Kostenüberschreitungen vermeiden

Kehren wir noch einmal zu unserem Beispiel zurück: Markus hat in diesem Monat montags und mittwochs Rufbereitschaft. Von ihm wird erwartet, sofort verfügbar zu sein, sobald er angerufen wird, und er kann an diesen Tagen keinerlei private Termine einplanen. Wenn er nicht angerufen wird, wird er für den Tag allerdings auch nicht bezahlt, obwohl er seine Zeit frei gehalten hat.

Analyse-Dashboard in ShopKeep
Analyse-Dashboard in ShopKeep (Quelle)

Diese Unplanbarkeit kann für Angestellte anstrengend und belastend sein, vor allem, wenn sie die Bereitschaftszeit nicht bezahlt bekommen und nicht wissen, mit welcher Arbeitszeit und welchem Verdienst sie letztendlich rechnen können.

Arbeitgeber können ihren Personalbedarf mit Tools wie Retail-Management-Software und Point-of-Sale-Software besser einschätzen und so die Notwendigkeit von Bereitschaftsdiensten vermeiden. Die in solchen Tools verfügbaren Berichtsfunktionen helfen beim Analysieren von Verlaufsdaten, um die Tage und Stunden zu identifizieren, in denen der meiste Kundenverkehr herrscht.

Mit diesem Wissen können Arbeitgeber einen besseren Schichtplan erstellen und fundiertere Budget-Entscheidungen treffen. So bieten sie ihren Angestellten mehr Zuverlässigkeit und Flexibilität und vermeiden unnötige Kosten durch Zusatzschichten.

Nächste Schritte: So findest du die richtige Software für dein Unternehmen

Jetzt, wo du weißt, wie du mit Software einen effizienteren Schichtplan erstellen kannst, wird es Zeit, die auf dem Markt verfügbaren Lösungen zu vergleichen. Dabei solltest du einige Punkte beachten:

  • Behalte Größe und Typ deines Unternehmens im Kopf: Ein Restaurant mit 10 Mitarbeiter*innen hat vollkommen andere Schichtplanungsanforderungen als ein Supermarkt mit 50 Angestellten. Überlege als Erstes, was die Software für dich erledigen soll und wie viele Personen sie nutzen werden, bevor du verschiedene Tools vergleichst.
  • Sieh ein Budget für die Software vor: Je nach Unternehmen steht nur eine begrenzte Summe für neue Tools zur Verfügung. In kleinen Unternehmen sind das vielleicht ein paarhundert Euro im Monat, in Großunternehmen mehrere tausend. Leg fest, welche Summe du für ein Schichtplanungstool ausgeben kannst und willst, und betrachte nur Optionen innerhalb dieses Budgets.
  • Überdenke deine Anforderungen: Schichtplanungssoftware ist eine sichere Wahl, aber zusätzlich stehen weitere Optionen wie Retail-Management-Software und POS-Software zur Verfügung, die noch deutlich über die Schichtplanung hinausgehende Funktionen bieten. Es lohnt sich, auch einen Blick auf Software speziell für die eigene Branche zu werfen, beispielsweise für Friseur- und Wellnesssalons oder Lebensmittelgeschäfte.
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Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

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