Projektmanagement-Werkzeuge: Wie du den richtigen Projektmanagement-Stack für dein Unternehmen aufbaust

Veröffentlicht am 19.11.2020 von Ines Bahr und Pritam Tamang

Der erste Schritt hin zu einem effizienten Projektmanagement-Team ist die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Werkzeuge.

Projektmanagement-Werkzeuge: Wie du den richtigen Projektmanagement-Stack für dein Unternehmen aufbaust

Jedes Projekt ist anders, und das gilt auch für Projektteams: Jedes hat seine eigenen Arbeitsweisen, Prozesse und Kommunikationsstile.

Agile Projektteams sind sehr kommunikativ und arbeiten mit häufigem Feedback und Revisionen. Teams, die nach der Wasserfallmethode arbeiten, kommunizieren tendenziell weniger, aber konzentrieren sich stark auf die Planung und stellen sicher, dass die Erwartungen von Anfang an klar sind.

Selbst zwischen Teams, die dieselbe Projektmanagement-Methode einsetzen, kann es große Unterschiede geben, beispielsweise Vorlieben für Kanban oder Scrum.

Daher kann kein Projektmanagement-Tool als Universallösung für alle Teams dienen. Unternehmen sollten ihren eigenen Projektmanagement-Stack aufbauen, der sich nahtlos in die Prozesse und Arten der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams einfügt.

Was ist ein Projektmanagement-Stack?

Beim Projektmanagement-Stack handelt es sich um die Zusammenstellung verschiedener Projektmanagement-Werkzeuge, mit denen Teams Projekte effektiv managen. Diese Softwarelösungen können für einen reibungslosen Datenaustausch miteinander integriert werden. So verschwenden die Teams keine Zeit mit repetitiven Datenerfassungsaufgaben und können sich auf strategischere Projektanforderungen konzentrieren.

Gut zusammengestellte Projektmanagement-Werkzeuge können zahlreiche typische Probleme von Projektteams verhindern, beispielsweise eine schlechte Planung, Kommunikationsverzögerungen oder Fehlschläge aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements.

Vor dem Zusammenstellen eines geeigneten Projektmanagement-Stacks gilt es, die aktuelle Unternehmensgröße zu analysieren (Angestellte und Umsatz), die Komplexität der Projekte zu betrachten und sich einen strategischen Überblick über die am Markt verfügbaren Projektmanagement-Werkzeuge zu machen.

Dieser Artikel soll bei den ersten Schritten helfen und die wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl aufzeigen.

Die Themen dieses Artikels:

  • Projektmanagementprozesse evaluieren
  • 3 Grundlagen für einen soliden Projektmanagement-Stack
  • Wie arbeiten die Tools zusammen?
  • Überlegungen beim Vergleich von Projektmanagement-Software

Projektmanagementprozesse evaluieren

Bevor du deinen Projektmanagement-Stack näher planen kannst, musst du zunächst die Projektmanagement-Anforderungen deines Teams überblicken.

Dabei kann die folgende Übung helfen:

Organisiere ein Meeting mit dem Projektmanagement-Team, um über die bestehenden Projektmanagementprozesse und -werkzeuge zu sprechen. Notiere auf einem Whiteboard (oder einem digitalen Whiteboard bei Remote-Teams) und auf Haftnotizen und Flowcharts (wie im Beispiel unten) jeden einzelnen Schritt und visualisiere die Prozessabläufe.

Visualisierte Projektpläne auf einem digitalen Whiteboard in MyDraw
Visualisierte Projektpläne auf einem digitalen Whiteboard in MyDraw (Quelle)

Bitte anschließend deine Teammitglieder, die Schritte und Arbeitsabläufe zu nennen, bei denen sie vor Herausforderungen stehen. So kannst du Engpässe identifizieren, die der Effizienz deines Teams schaden, beispielsweise manuelle Prozesse oder ineffektive Kommunikationsabläufe.

Auf die Lösung genau dieser Herausforderungen solltest du dich bei der Auswahl von Projektmanagement-Software konzentrieren.

3 Grundlagen für einen soliden Projektmanagement-Stack

Zur Kategorie der Projektmanagement-Software gehören zahlreiche unterschiedliche Lösungen, zum Beispiel Tools für das Anforderungsmanagement oder Remote-Arbeitssoftware. Verschaffe dir einen Überblick und wähle die richtigen Projektmanagement-Werkzeuge, indem du dich auf drei Kernbereiche konzentrierst: Planung, Überwachung und Zusammenarbeit.

  1. Planung

In dieser Anfangsphase kalkuliert die Projektleitung die Zeit, das Budget und die menschlichen Fähigkeiten, die zur Projektdurchführung benötigt werden. Hierfür braucht sie Projektplanungstools, mit denen wichtige Aufgaben priorisiert und den richtigen Personen zugewiesen werden können.

Dafür werden zwei Arten von Projektmanagementlösungen benötigt: Projektplanungssoftware und Ressourcenmanagement-Software.

 Was ist Projektplanungssoftware?

Mit Projektplanungssoftware kann das Projektteam die kritischen Projektpfade aufzeichnen. Dabei werden Projekte in eine Abfolge von Aufgaben aufgeteilt und die nötige Zeit für deren Erledigung abgeschätzt.

Häufig umfasst die Software Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kalender, Ressourcenplanung und Kommunikationstools. Zusätzlich kann es Funktionen für die Aufgabenverwaltung, Budgetierung und Ausgabenverfolgung geben.

Wobei hilft Projektplanungssoftware?

  • Die Zeitachse des Projekts auf einem Kalender visualisieren
  • Aufgabenprioritäten und abhängige Aufgaben identifizieren
  • Risiken und Engpässe erkennen
  • Mit Teammitgliedern über Projektzeitpläne kommunizieren

Wann benötigst du Projektplanungssoftware?

Dein Unternehmen sollte über Projektplanungssoftware nachdenken, wenn dein Team ein Tool zum Verwalten von Aufgabenprioritäten sucht, damit Projekte rechtzeitig und im Rahmen des verfügbaren Budgets fertig werden.

Darstellung zentraler Projektabläufe mit Gantt-Diagrammen in Wrike
Darstellung zentraler Projektabläufe mit Gantt-Diagrammen in Wrike (Quelle)

Weitere Informationen zu Projektplanungssoftware:

Was ist Ressourcenmanagement-Software?

Mit Ressourcenmanagement-Software können Unternehmen die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit von Angestellten effektiv verwalten. Die Software dient dazu, die Zuteilung von Personen (Ressourcen) zu einem Projekt zu planen und zu optimieren. Zentrale Funktionen sind Mitarbeiterplanung, Qualifikationsabgleich, Personalprognosen und Stundenzettel-Management.

Wobei hilft Ressourcenmanagement-Software?

  • Personalzuweisung zu Projekten planen
  • Vorhandenes oder noch benötigtes qualifiziertes Personal überblicken
  • Von Angestellten zur Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit verfolgen

Wann benötigst du Ressourcenmanagement-Software? 

Dein Unternehmen sollte über Ressourcenmanagement-Software nachdenken, wenn deine Teammitglieder an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und mit Arbeit überhäuft werden. Mit der Software kann die Projektleitung Engpässe und Konflikte bei der Arbeitszuweisung erkennen.

Aufgaben und zeitliche Einteilung von Angestellten in ProWorkflow
Aufgaben und zeitliche Einteilung von Angestellten in ProWorkflow (Quelle)

Weitere Informationen zu Ressourcenmanagement-Software:

  1. Überwachung

Die kontinuierliche Überwachung von Projektmeilensteinen und -zielen ist unverzichtbar, wenn Projektpläne erfolgreich umgesetzt werden sollen. Mit Projektüberwachungstools kannst du alle wichtigen Ergebnisse im Blick behalten.

Besonders entscheidend sind Projekttracking-Software und Software für die Zeit- und Spesenerfassung.

 Was ist Projekttracking-Software?

Mit Projekttracking-Software können Unternehmen verschiedene Bereiche eines Projekts nachverfolgen, beispielsweise Zeitplan und Budget. Die Software bietet fortgeschrittene Berichtsfunktionen, um Daten zu visualisieren und Projekt-KPIs zu messen.

Wobei hilft Projekttracking-Software?

  • Den Status von Projektzeitplänen und Meilensteinen im Blick behalten
  • Die Ressourcenauslastung visualisieren
  • Entscheidungen anhand von Erkenntnissen aus der früheren Projekt-Performance treffen

Wann benötigst du Projekttracking-Software? 

Dein Unternehmen sollte über Projekttracking-Software nachdenken, wenn deine Projektmanager*innen Scope Creep feststellen, also eine schleichende Erweiterung des Projektumfangs oder -budgets. Mit der Software können wichtige Projektmetriken kontinuierlich überwacht und die bisherige Performance analysiert werden, um zukünftige Projektpläne zu optimieren.

Projektberichte in einem Analyse-Dashboard in Clarizen
Projektberichte in einem Analyse-Dashboard in Clarizen (Quelle)

Weitere Informationen zu Projekttracking-Software:

 Was ist Software für die Zeit- und Spesenerfassung?

Software für die Zeit- und Spesenerfassung wird genutzt, um die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit und die projektbezogenen Kosten zu verfolgen. Sie bietet Funktionen wie Zeiterfassungstools, Ausgaben-Tracking und projektbasierte Buchhaltung, um Rechnungen für Kunden zu erstellen und unnötige Projektkosten zu identifizieren.

Wobei hilft Software für die Zeit- und Spesenerfassung?

  • Arbeitszeiten der Angestellten im Blick behalten
  • Material- und Reisekosten im Zusammenhang mit Projekten nachverfolgen
  • Die Auslastung von Angestellten über Berichte analysieren

Wann benötigst du Software für die Zeit- und Spesenerfassung? 

Dein Unternehmen sollte über Zeit- und Spesenerfassungstools nachdenken, wenn dein Team an Kundenprojekten beteiligt ist, die auf Stundenbasis abgerechnet werden.

Zeiterfassung und Spesenmanagement in Hubstaff 
Zeiterfassung und Spesenmanagement in Hubstaff (Quelle)

Weitere Informationen zu Software für die Zeit- und Spesenerfassung:

  1. Zusammenarbeit

Der Erfolg eines Projekts hängt stark davon ab, wie effektiv die Teammitglieder zusammenarbeiten. Spezielle Software für die Zusammenarbeit kann dabei einen großen Unterschied machen. Wenn du Software für die Zusammenarbeit zu deinem Projektmanagement-Stack hinzufügen willst, achte darauf, dass du kein Geld für unnötige Software ausgibst: Es gibt unzählige verschiedene Lösungen von Community-Software bis hin zu Social-Networking-Software.

Unten haben wir zwei grundlegende Tools für Projektzusammenarbeit, Teamkommunikation und Dokumentenverwaltung aufgeführt.

 Was ist Software für die Teamkommunikation?

Software für die Teamkommunikation hilft Teams, Verzögerungen in der Kommunikation zu vermeiden, die zu verpassten Deadlines führen könnten. Zu den üblichen Funktionen gehören Privat- und Gruppenchats, Anrufe und Videoanrufe, Bildschirmfreigaben und Dateiübertragungen.

Wobei hilft Software für die Teamkommunikation?

  • Nachrichten und Dateien an Einzelpersonen und Gruppen senden
  • Bildschirme und Präsentationen übertragen
  • Anrufe und Videoanrufe über Computer oder mobile Apps tätigen

Wann benötigst du Software für die Teamkommunikation? 

Dein Unternehmen sollte über Kommunikationstools nachdenken, wenn dein Team von verschiedenen Orten aus arbeitet (beispielsweise im Homeoffice) oder an Projekten beteiligt ist, die eine ständige Kommunikation erfordern, um Zweifel zu klären, Ideen zu brainstormen oder Neuigkeiten mitzuteilen.

Team-Chat in Slack 
Team-Chat in Slack (Quelle)

Weitere Informationen zu Kommunikationssoftware:

 Was ist Dokumentenmanagementsoftware?

Dokumentenmanagementsoftware unterstützt Unternehmen dabei, eine durchsuchbare und organisierte Ablage mit projektbezogenen Dokumenten und Aufzeichnungen zu erstellen. Mit Funktionen wie Indexierung, Berechtigungsverwaltung und Dokumentenveröffentlichung können Unternehmen Dokumente erstellen, bearbeiten und verschiedene Versionen in organisierten digitalen Bibliotheken speichern.

Wobei hilft Dokumentenmanagementsoftware?

  • Eine digitale Ablage für Dokumente erstellen
  • Sensible Informationen in einem sicheren Portal aufbewahren
  • Den Benutzerzugriff auf Projektinformationen kontrollieren

Wann benötigst du Dokumentenmanagementsoftware? 

Dein Unternehmen sollte über Dokumentenmanagementsoftware nachdenken, wenn dein Team mit vielen sensiblen Informationen umgeht. Die Software hilft dabei, eine sichere und zentralisierte Online-Bibliothek für Dokumente zu erstellen.

Dokumentenmanagement-Dashboard in eFileCabinet 
Dokumentenmanagement-Dashboard in eFileCabinet (Quelle)

Wie arbeiten diese Projektmanagement-Werkzeuge zusammen?

Üblicherweise können die Tools im Projektmanagement-Stack über native Integrationsmöglichkeiten, Drittanbieter-Plattformen oder offene APIs miteinander integriert werden. So können Teams Projektinformationen schneller abrufen und austauschen und effizienter arbeiten.

Wenn beispielsweise Änderungen an der Zeitleiste für Aufgaben in einem Projekttracking-Tool erfolgen, können diese augenblicklich über die Teamkommunikationslösung an alle Teammitglieder gesendet werden.

Auch die Einblicke aus Zeit- und Kostenverfolgungstools können in die Projektplanungs- oder Ressourcenzuweisungssoftware einfließen und so zu einer besseren Planung zukünftiger Projekte beitragen.

Überlegungen beim Vergleich von Projektmanagement-Software

Dieser Artikel soll als erste Hilfe für den Start dienen und nennt die grundlegendsten Tools für einen Projektmanagement-Stack. Um alle Anforderungen deines Unternehmens abzudecken, solltest du auch weitere Projektmanagement-Lösungen evaluieren und deine spezifischen Anforderungen analysieren.

Integrationen: Ideal sind Tools, die bereits native Integrationsmöglichkeiten bieten. Wenn das nicht der Fall ist, solltest du überprüfen, ob Integrationen über Drittanbieter wie Zapier, IFTTT oder Automate.io verfügbar sind.

Falls nicht, finde heraus, wie einfach du Daten von einem Tool zum anderen übertragen kannst. Sieh beispielsweise nach, ob die Software unterschiedliche Dateiformate für den Download von Berichten unterstützt.

Branchen- oder prozessspezifische Software oder Software für bestimmte Unternehmensgrößen: Deine Branche, die Größe deines Unternehmens und deine Projektmanagementprozesse sind wichtige Faktoren bei der Auswahl von Projektmanagement-Tools.

Projektplanungstools wie eigenständige Lösungen für Gantt-Diagramme sind beispielsweise ideal für kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen laufenden Projekten, während Projektportfoliomanagement-Software sich für Großunternehmen mit einer Vielzahl an Projekten anbietet.

Genauso gibt es Projektmanagementlösungen, die für bestimmte Branchen konzipiert wurden. Softwareunternehmen nutzen häufig Bug-Tracking-Tools für ihre Entwicklungsteams, während Firmen im Bauwesen ihre Projektkosten und -ressourcen mit Berechnungssoftware für Baumaterialien analysieren.

Peer-Review: Die Vor- und Nachteile einer Software findest du besonders schnell heraus, indem du nachliest, was bisherige Nutzer*innen über die Software denken. So kommst du deutlich schneller zu einer Entscheidung und wirst möglicherweise vor einem Fehlkauf bewahrt.

Empfehlenswert sind Drittanbieter-Plattformen mit verifizierten Softwarebewertungen. Wirf gerne einen Blick auf unsere eigene Plattform: Hier kannst du Nutzerbewertungen nach Kriterien wie der beruflichen Position oder der Unternehmensgröße des Reviewers filtern.

Langlebigkeit der Software: Zu guter Letzt gilt es zu betrachten, wie die Software langfristig genutzt werden soll. Hole dazu wichtige Stakeholder (wie das IT-Team oder Business-Analytiker*innen) mit ins Boot und analysiert, ob das Tool auch langfristig einen Mehrwert bringen wird.

Hier findest du weitere Informationen zur Softwareauswahl:

Suchst du nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen!

Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

Dieser Artikel kann auf Produkte, Programme oder Dienstleistungen verweisen, die in deiner Region nicht verfügbar sind oder die durch die Gesetze oder Vorschriften des Landes eingeschränkt sein können. Wir empfehlen, sich direkt an den Softwareanbieter zu wenden, um Informationen über die Produktverfügbarkeit und Rechtskonformität zu erhalten.