Software fürs Home-Office: So bleiben Teams motiviert

Veröffentlicht am 20.8.2020 von Ankita Singh und Ines Bahr

Mit dieser Software fürs Home-Office bleiben alle Teammitglieder produktiv und motiviert.

Software fürs Home-Office- So bleiben Teams motiviert

Ein Remote-Team zu managen ist keine leichte Aufgabe. Genauso wichtig wie der Fortschritt der laufenden Projekte ist die Frage, wie es den einzelnen Teammitgliedern geht: Sind alle noch motiviert bei der Arbeit und kommen gut mit ihren Aufgaben zurecht? Wenn nicht, sinkt schnell die Produktivität und schlimmstenfalls entscheiden sich Angestellte für die Kündigung.

Die Remote-Arbeit muss auch Spaß machen und es ist Aufgabe der Teamleitung, genau dafür zu sorgen. Eine Möglichkeit ist der Einsatz von Software fürs Home-Office, mit der Teambuilding-Aktivitäten geplant und durchgeführt werden können.

In diesem Artikel möchten wir ein paar Softwarelösungen vorstellen, die für mehr Motivation im Home-Office sorgen können.

Die vier wichtigsten Arten von Software fürs Home-Office

  • Software zur Mitarbeiterüberwachung
  • Tools für die Teamkommunikation
  • Webkonferenztools
  • Projektmanagementlösungen

 Software zur Mitarbeiterüberwachung

Software zur Mitarbeiterüberwachung trägt dazu bei, die Produktivität deines Teams im Blick zu behalten. Du kannst den Browserverlauf von Angestellten, ihre Software-/Internetnutzung, die aktive und inaktive Zeit ihrer Computer usw. überwachen, um zu überprüfen, ob sie ihre Arbeitszeit produktiv nutzen.

Das klingt erst mal wenig nach Spaß bei der Arbeit, aber auch hier lassen sich angenehme Elemente einbauen: Du kannst deine Mitarbeiter*innen abhängig von ihrer Arbeitsleistung mit Belohnungen überraschen. So steigt ihre Motivation und sie haben einen zusätzlichen Anreiz dafür, kontinuierlich gute Arbeit zu liefern. Hier sind ein paar Tipps für einfallsreiche Anreizsysteme:

Belohne eine gute Work-Life-Balance

Tools zur Mitarbeiterüberwachung wie Hubstaff und WorkTime Corporate bieten Einblicke in die Produktivität von Teams und Einzelpersonen. Diese kannst du nutzen, um besonders produktive Personen zu belohnen, aber du solltest auch diejenigen nicht vergessen, die eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit schaffen und angemessene Pausen einlegen. So sorgst du für eine gute Work-Life-Balance und zeigst, dass dir die Gesundheit deiner Angestellten wichtig ist.

Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate
Berichte zur Internetnutzung von Angestellten in WorkTime Corporate (Quelle)

Aktiv dafür sorgen, dass alle einbezogen werden

Performance-Einblicke helfen dir auch dabei, die Nachzügler*innen in deinem Team zu identifizieren. Bei diesen Angestellten besteht das Risiko, dass sie demotiviert sind und die Mitarbeit aufgeben, du solltest ihnen also besonders viel Aufmerksamkeit widmen. Teile dein Team bewusst in Gruppen auf, in denen sowohl besonders produktive als auch weniger produktive Personen sind, und plane lockere Teamaktivitäten, bei denen alle mitmachen müssen – zum Beispiel Geschichten oder lustige persönliche Erlebnisse erzählen, per Videoanruf zusammen zu Mittag essen oder den anderen eine Tour durch die eigene Wohnung geben.

Gute Leistungen können auf humorvolle Weise anerkannt werden: Wie wäre es mit Titeln wie „Storytelling-Meisterin“ oder „Finanz-Ninja“? Wenn Nachzügler*innen wichtige Aufgaben abschließen, informiere den Rest des Teams über ihre Leistung. Das Lob gibt ihnen Anerkennung und stärkt ihre Verbindung zum Rest des Teams.

Profi-Tipp: Ermutige Remote-Teammitglieder dazu, Zeitmanagement-Methoden wie die Pomodoro-Technik anzuwenden. Bei der Pomodoro-Methode wird die Arbeit in 25-minütige Intervalle gegliedert, denen jeweils drei- bis fünfminütige Pausen folgen. Nach vier aufeinanderfolgenden Intervallen wird eine längere Pause von 20–30 Minuten eingelegt. So fällt es leichter, in diesen Zeiten die Konzentration zu bewahren und sich produktiv einer Aufgabe zu widmen. Zeiterfassungstools sind nützlich, um die Arbeitszeit während der Pomodoros zu verfolgen.

Tools für die Teamkommunikation

Tools für die Teamkommunikation ermöglichen per Chat den unkomplizierten Kontakt zwischen Teammitgliedern. Für den projektbezogenen Austausch können separate Kanäle genutzt werden. Aber nicht nur bei der eigentlichen Arbeit sind solche Tools eine große Hilfe, sie können auch stark dazu beitragen, den Zusammenhalt im Team zu stärken. Hier sind ein paar Ideen:

Kanäle für nicht-arbeitsbezogene Gespräche bereitstellen

Tools wie Slack, Chanty und Flock können Teammitgliedern helfen, einander auch abseits von der Arbeit besser kennenzulernen. Du kannst Kanäle für Unterhaltungen über Freizeitbeschäftigungen, Interessensbereiche (Bücher, Filme usw.), Haustiere, Familienthemen und mehr erstellen. Starte selbst das Gespräch oder lass jemanden die Verantwortung für eine Gruppe übernehmen, um dort den Austausch anzuregen.

Chat mit Smalltalk in Chanty
Chat mit Smalltalk in Chanty (Quelle)

Mentoring-Gruppen erstellen

Finde heraus, in welchen Bereichen deine Angestellten sich außerhalb der Arbeit weiterentwickeln oder dazulernen wollen. Bringe Angestellte mit denselben Zielen zusammen und erstelle Chat-Kanäle, die sich genau damit beschäftigen. Weise jeder Gruppe einen Mentor zu, beispielsweise erfahrene Angestellte oder Personen aus dem Management, die sich im entsprechenden Bereich auskennen. Lade dann die Gruppenmitglieder dazu ein, aktiv das Gespräch zu suchen: Sie können Fragen stellen, Ideen teilen, Challenges starten, Feedback einholen, ihre Fortschritte teilen und mehr.

Profi-Tipp: Auch die Führungsetage sollte sich aktiv an Gesprächen zu nicht-arbeitsbezogenen Themen und am Smalltalk beteiligen. Das schafft positive Kontakte und trägt zu einer angenehmen, von guter Kommunikation und Rücksichtnahme geprägten Arbeitsatmosphäre geschaffen.

Webkonferenztools

Webkonferenztools bringen Remote-Teams über Videoanrufe miteinander in Kontakt. Bildschirm- und Dateifreigabefunktionen ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit. Auch diese Tools können neben arbeitsbezogenen virtuellen Meetings auch für unterhaltsame Aktivitäten genutzt werden. Ein paar Ideen:

Virtuelle Kaffeepausen

Tools wie Zoom, Skype und Google Meet eignen sich wunderbar für virtuelle Kaffeepausen mit deinem Team. Überleg dir, wie häufig sie stattfinden sollen: Als tägliches Ritual oder als spontane Zusammenkunft? Was funktioniert für dein Team am besten? Bei diesen Treffen könnt ihr über arbeitsfremde Themen sprechen, virtuelle Spiele spielen oder sogar eine Kostümparty feiern. Natürlich musst du dich nicht auf Kaffeepausen beschränken: Auch eine Party nach Feierabend kann online stattfinden.

 

Virtuelles Team-Treffen in eyeson
Virtuelles Team-Treffen in eyeson (Quelle)

Virtuelle Workouts

Lass deine Teammitglieder zusammen sportlich aktiv werden! Frag nach, ob jemand aus dem Team Lust hat, gemeinsame Workouts per Videoanruf anzuleiten, oder engagiere professionelle Trainer*innen, die allen eine Einladung zum Workout schicken. Gemeinsame Bewegung macht nicht nur Spaß, sondern regt deine Angestellten auch dazu an, auf ihre Gesundheit zu achten.

Profi-Tipp: Tools zur Geräuschunterdrückung wie Krisp und SoliCall helfen, Hintergrundgeräusche und Echos aus Audio- und Videokonferenzen zu entfernen.

Projektmanagementlösungen

Proktmanagementsoftware hilft Teams dabei, Projekte rechtzeitig und innerhalb des vorgesehenen Budgets fertigzustellen. Es liegt nicht unbedingt nahe, beim Projektmanagement spaßige Aktivitäten ins Spiel zu bringen, aber auch hier kann man als Teamleiter*in kreativ werden.

Projekte planen, die Spaß machen

Nutze Tools wie Asana oder MeisterTask, um Projekte für Freizeitaktivitäten zu erstellen. Weise diesen Projekten Mitglieder aus verschiedenen Teams zu, damit sie zusammenarbeiten. So lernen sich Personen kennen, die im Arbeitsalltag wenig miteinander zu tun haben, beispielsweise aus den Content- und Finanzteams, und planen gemeinsam Aktivitäten wie Fahrradtouren, Filmabende oder Workout-Challenges.

Aufgabenliste in MeisterTask
Aufgabenliste in MeisterTask (Quelle)

(Freizeit-)Überraschungsaufgaben zuweisen

Führe eine Umfrage durch, um die Interessensgebiete deiner Teammitglieder herauszufinden. Anschließend kannst du ihnen als kleine Überraschung Aktivitäten zuweisen, die ihnen Spaß machen. Wenn ein Teammitglied beispielsweise die Natur liebt, kannst du ihm oder ihr die Aufgabe geben, im Garten zu arbeiten oder etwas in der Natur zu fotografieren. Solche Aufgaben tragen dazu bei, das Burnout-Risiko deiner Angestellten zu reduzieren.

Profi-Tipp: Gib den Mitarbeiter*innen viel Zeit zur Erledigung solcher spaßiger Projekte und setze keinesfalls Deadlines, die unnötig Stress erzeugen.

Weitere Schritte

Es gibt noch weitere Software fürs Home-Office, die mehr Motivation und Produktivität schaffen kann.

  • Gamification-Software fördert auf positive Weise einen spielerischen Wettbewerb unter Angestellten im Home-Office. Interaktive Spielelemente wie Ranglisten, zu erzielende Punkte und Abzeichen lockern den Arbeitsalltag auf.
  • Software zur Förderung des Mitarbeiterengagements hilft dir, die Jobzufriedenheit deines Teams zu ermitteln. So erkennst du potentielle Probleme und kannst entsprechende Maßnahmen ergreifen, damit sich alle Mitarbeiter*innen wirklich wohl fühlen.
  • Im Capterra-Verzeichnis mit Software fürs Home-Office kannst du noch mehr Softwareanwendungen durchstöbern und auswählen.

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