Mit Multiprojektmanagement-Software mehrere Projekte gleichzeitig verwalten

Veröffentlicht am 27.7.2020 von Eileen O'Loughlin und Ines Bahr

Mit Multiprojektmanagement-Software behältst du Umfang, Zeitpläne und Ressourcen mehrerer Projekte gleichzeitig im Griff.

Auch wenn wir es uns anders wünschen: Kaum ein Projekt verläuft völlig reibungslos. Und wenn du mehrere Projekte gleichzeitig verwalten musst, tauchen wahrscheinlich gleich mehrere Dinge auf, die die geplanten Abläufe stören.

Ob ein Projekt erfolgreich ist, hängt jedoch nicht davon ab, ob es Probleme gibt, sondern davon, wie du mit diesen Problemen umgehst.

In diesem Artikel geht es um drei Bereiche des Projektmanagements, die beim Managen mehrerer Projekte besonders herausfordernd sein können. Wir stellen bewährte Strategien und Multiprojektmanagement-Software vor, die helfen, Probleme schnell zu bewältigen..

Multiprojektmanagement-Software und Tipps

3 Herausforderungen beim Multiprojektmanagement

Umfang, Zeitrahmen und Ressourcen/Budget sind die drei Faktoren, die Projekte beschränken. Wenn einer davon verändert oder erhöht wird, muss das zwangsläufig auch für die anderen Faktoren gelten.

Schon bei einem einzelnen Projekt können diese Punkte für Frustration sorgen und mehrere Projekte, die deine Aufmerksamkeit in verschiedene Richtungen lenken, machen die Sache nicht einfacher. Das ist keine Überraschung: Ein Rückschlag bei einem Projekt kann schnell auch zu Problemen bei den anderen führen und das gesamte Portfolio gefährden.

Im Folgenden soll es darum gehen, welche Herausforderungen durch die drei beschränkenden Faktoren entstehen und mit welchen Tools du projektübergreifend Umfang, Zeitpläne und Ressourcen im Griff behältst.

1. Scope Creep bei gleichzeitigen Projekten vermeiden

Was ist das Scope Management bzw. Inhalts- und Umfangsmanagement? Der Projektumfang bezeichnet alle innerhalb der gesteckten Projektgrenzen erforderlichen Arbeiten. Beim Inhalts- und Umfangsmanagement werden zunächst die Anforderungen gesammelt und das Ausmaß eines Projekts definiert. Anschließend wird die Durchführung überwacht und kontrolliert, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben – und ausschließlich die erforderlichen Aufgaben – abgeschlossen werden.

Bei der Arbeit an Projekten ist oft wenig Spielraum: Zeit, Budget und Ressourcen werden so knapp kalkuliert wie möglich.

Von Scope Creep oder der schleichenden Erweiterung des Projektumfangs spricht man, wenn Stakeholder die Projektaufgaben ändern oder ausweiten wollen, aber nicht wissen oder zugeben, dass damit auch Zeitrahmen und/oder Budget erweitert werden müssen.

Es ist nicht einfach, Scope Creep zu vermeiden, vor allem, wenn die Bitte oder Forderung von einer Führungsperson kommt, der du nicht so gerne Nein sagst (und die es vielleicht gar nicht gewohnt ist, dass ihr widersprochen wird).

Wenn du jetzt auch noch mit mehreren Anfragen von mehreren Stakeholdern unterschiedlicher Projekte umgehen musst, kommst du mit deinen Zeit- und Budgetplänen schnell in die Bredouille.

So behältst du den Umfang mehrerer Projekte im Griff:  Mache den Projektstrukturplan (PSP) zum wichtigen Teil jedes Projektplans und nutze ihn, um Scope Creep entgegenzuwirken.

Während der Planung stellst du die Projektanforderungen in einer Inhalts- und Umfangsbeschreibung zusammen und erstellst daraus den Projektstrukturplan. Der PSP bricht die Projektanforderungen in einzelne Leistungen auf, beschreibt die zur Erbringung dieser Leistung erforderlichen Aufgaben, gibt die schätzungsweise für die Aufgaben nötige Zeit an und legt Reihenfolge und Vorgehensweise fest.

Mit einem PSP kannst du aufzeigen, wie sich eine vorgeschlagene Änderung des Umfangs auf den Zeitplan und die Projektressourcen auswirkt. Und, noch wichtiger: Du kannst deutlich machen, was das für die anderen Projekte bedeutet, die du gleichzeitig managst.

Ein Beispiel: Du verwaltest Projekt A und Projekt B. Beide erfordern die Arbeit einer Softwareentwicklerin. Wenn dieselbe Entwicklerin in einer Woche Projekt A und in der folgenden Woche Projekt B eingeplant hat, aber eine Erweiterung des Umfangs von Projekt A vorgeschlagen wird, kann sich das auf verschiedene Weise auswirken:

  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird genehmigt. Projekt B wird pausiert, bis die Entwicklern Projekt A abgeschlossen hat. Dadurch wird Projekt B später abgeschlossen und voraussichtlich ändert sich der Budget- und Ressourcenbedarf.
  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird genehmigt. Projekt B wird eine andere Entwicklerin zugewiesen, damit der ursprüngliche Zeitplan eingehalten wird.
  • Die Erweiterung von Umfang und Zeitplan von Projekt A wird nicht genehmigt. Die Entwicklerin erledigt die Arbeit an Projekt A im ursprünglich vereinbarten Umfang und fährt in der folgenden Woche wie geplant mit Projekt B fort.

So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Empfehlenswert ist Multiprojektmanagement-Software mit robusten Planungsfunktionen wie Gantt-Diagramme, mithilfe derer du den Projektstrukturplan erstellen kannst.

Gantt-Diagramme stellen den Projektablauf grafisch dar, mit dem Umfang auf der y-Achse und dem Zeitrahmen auf der x-Achse. Wenn du im Gantt-Diagramm Änderungen vornimmst, werden automatisch auch die darauffolgenden Aufgaben angepasst (eine Funktion, die auf den Websites von Softwareanbietern oft als „dynamische Zeitachse“ bezeichnet wird).

So siehst du sofort, ob eine Änderung den Zeitrahmen verschiebt oder mit den geplanten Ressourcen in Konflikt steht. Wenn du Aufgaben oder Ressourcen abrechenbare Stunden zugewiesen hast, siehst du auch mögliche Auswirkungen auf das Projektbudget.

Beim Managen mehrerer gleichzeitiger Projekte bieten Gantt-Diagramme einen Überblick über Umfang, Zeitplan und Ressourcen jedes Projekts, sodass du alles im Blick behältst.

Multiprojektmanagement-Software Wrike
Änderung der Aufgabenreihenfolge und kaskadierende Änderungen in einem Gantt-Diagramm in Wrike (Quelle)

2. Mehrere Projektzeitpläne im Griff behalten

Was ist das Zeitplanmanagement? Der Projektzeitplan ist die geschätzte Zeit, die erforderlich ist, um alle Aufgaben innerhalb des Projektumfangs zu erledigen. Der Prozess des Zeitplanmanagements läuft ähnlich ab wie das Umfangsmanagement: Zuerst werden Anforderungen gesammelt, dann der Projektstrukturplan erstellt und anschließend die Durchführung der Aufgaben und die Einhaltung des Zeitplans überwacht und kontrolliert.

Die zweitgrößte Herausforderung, mit der Projektteams umgehen müssen, sind einer kürzlichen Umfrage von Capterra zufolge Falscheinschätzungen der für Aufgaben benötigten Zeit.

Probleme entstehen in diesem Bereich aus zwei Hauptgründen:

1. Menschen neigen dazu, die für die Erledigung von Aufgaben nötige Zeit zu unterschätzen (unabhängig von früheren Erfahrungen), sodass Zeiteinschätzungen meist bestenfalls optimistisch sind.

2. Oft werden Zeitpläne von Personen festgelegt, die nicht aktiv an der Projektarbeit beteiligt sind und daher unrealistische Erwartungen an die Fertigstellung haben.

Ob aufgrund zu optimistischer Zeitschätzungen oder unrealistischer Erwartungen, es wird immer wieder dazu kommen, dass die angepeilten Zeiten überschritten werden. Deshalb müssen Zeiteinschätzungen für Aufgaben immer als genau das behandelt werden: als Schätzwerte.

Wenn Projektpläne auf ungenauen Schätzungen basieren, bringt die erste Aufgabe, die länger dauert als erwartet, gleich den ganzen Plan aus dem Gleichgewicht oder macht es erforderlich, neue Personen zum Projekt hinzuzuziehen, um die verlorene Zeit aufzuholen.

Beim Multiprojektmanagement kann sich eine Verzögerung in einem Projekt schnell auch auf den Zeitplan und/oder die Ressourcen der anderen auswirken.

So verwaltest du die Zeitpläne mehrerer Projekte:  Plane Pufferzeiten und größere Zeitfenster in die Projektpläne ein, die mögliche Fehlberechnungen abfangen.

Dazu reicht es schon, Schätzwerte für Aufgaben um einen bestimmten Faktor zu erhöhen, beispielsweise indem du fünf Tage für alle Aufgaben einplanst, die vermutlich drei Tage in Anspruch nehmen. Wenn du weißt, dass Ad-hoc-Anfragen 20 % der Zeit deines Teams beanspruchen, kannst du ihre Zeit für Aufgaben um 20 % erhöhen.

Ein solcher Puffer macht es möglich, trotz der fast unvermeidlichen Verzögerungen und Änderungen im Ablauf den Projektplan einzuhalten – und vor allem zu verhindern, dass sich Verzögerungen in einem Projekt auch auf die anderen auswirken.

Wenn ein QA-Team beispielsweise in einer Woche Projekt A und in der folgenden Woche Projekt B eingeplant hat, aber Projekt A sich um einige Tage verzögert, gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Die Prüfung von Projekt A wird verschoben, bis Projekt B geprüft wurde. Damit wird A erst zwei Wochen später abgeschlossen als geplant.
  • Sowohl Projekt A als auch Projekt B werden um eine Woche nach hinten verschoben und sind somit erst eine Woche später fertig.
  • Wenn in den Zeitplänen beider Projekte ein Puffer eingeplant wurde, benötigt das QA-Team nicht die ganze Woche für seine Arbeit und kann die verlorene Zeit aufholen, sodass gar kein Zeitplan geändert werden muss.

So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Mit Tools mit Zeiterfassungsfunktionen kannst du nachverfolgen, wie viel Zeit verschiedene Aufgaben in Anspruch nehmen, und damit die Genauigkeit deiner Schätzungen drastisch verbessern. Außerdem kannst du analysieren, an welchen Stellen und weshalb Zeitvorgaben überschritten wurden und bei welchen Aufgaben zukünftig mehr oder weniger Puffer eingeplant werden sollte.

Auch für das Risikomanagement bietet die Zeiterfassung Vorteile: Du kannst Warnmeldungen ausgeben lassen, wenn Zeitüberschreitungen den Zeitplan zu gefährden drohen. Diese frühe Risikoerkennung ist für ein effektives Portfoliomanagement unverzichtbar, damit Probleme bei einem Projekt sich nicht auf die anderen auswirken.

Multiprokektmanagement-Software Mavenlink
Zeiteingaben für ein Projekt in Mavenlink (Quelle)

Mehrere Projekte mit demselben Personal abdecken

Was ist das Ressourcenmanagement? Die Projektressourcen sind alle an der Projektarbeit beteiligten Personen. Beim Ressourcenmanagement wird analysiert, welche Fähigkeiten und Rollen in einem Projekt benötigt werden und wie viele Personen dafür schätzungsweise erforderlich sind. Diese Personen werden den Projekten zugewiesen und der Arbeitsfortschritt kontrolliert, damit Hindernisse aus dem Weg geräumt werden können und alles läuft wie geplant.

Wenn kein transparenter Überblick über die Arbeitsbelastung der Angestellten und damit ihre optimalen Einsatzmöglichkeiten besteht, wird das effektive Ressourcenmanagement zur Herausforderung.

Untersuchungen zeigen, dass nur 40 % der Arbeitswoche von Angestellten aus tätigkeitsspezifischen Aufgaben bestehen, während der Rest der Zeit für Meetings, E-Mails, administrativen Aufgaben, Arbeit außerhalb von Projekten usw. aufgewandt wird. Dennoch gehen viele Führungskräfte davon aus, dass Angestellte 100 % ihrer Zeit einem Projekt widmen können und werden. Daraus entstehen zwangsläufig falsche Zeiteinschätzungen und Zeitpläne.

Viele Führungskräfte wissen oder akzeptieren außerdem nicht, dass die optimale Auslastung von Angestellten bei 70 bis 80 Prozent liegt, keinesfalls bei 100 %. Projektteams mit einer Auslastung von über 80 % verlieren an Produktivität und kosten das Unternehmen Zeit und Geld.

So verwaltest du die Beteiligten mehrerer Projekte:  Investiere in Ressourcenmanagement-Software, um einen Überblick über die Arbeitsbelastung aller Personen zu erhalten.

Wenn du mehrere Projekte mit demselben Personalpool abdecken musst, benötigst du vermutlich ähnliche zentrale Rollen für jedes Projekt (z. B. einen Designer und eine Entwicklerin). Beachte nicht nur die Abhängigkeiten der Aufgaben, sondern auch die Arbeitslast jeder beteiligten Person, wenn du Projektzeitpläne erstellst und Aufgaben priorisierst.

Die Entwicklerin kann beispielsweise nicht zur gleichen Zeit an Projekt A und Projekt B arbeiten. Auch wenn sie erst mit ihrer Arbeit beginnen kann, wenn der Designer seine Aufgabe abgeschlossen hat, muss das im Projektplan berücksichtigt werden.

Tabellenkalkulationen reichen einfach nicht aus, um die Teams mehrerer Projekte gleichzeitig zu verwalten. Du brauchst ein Tool, mit dem du die Fähigkeiten der verschiedenen Personen überblicken, den Bedarf prognostizieren, „Platzhalter-Ressourcen“ einplanen und Planänderungen in Echtzeit einpflegen kannst und das dich warnt, wenn Beteiligte an ihre Kapazitätsgrenze geraten.

 So kann Multiprojektmanagement-Software helfen:  Es gibt unterschiedliche Tools, die dich beim Ressourcenmanagement für mehrere Projekte unterstützen können, darunter:

Eine Software mit durchdachtem Ressourcenmanagement ist beim Verwalten gleichzeitiger Projekte unverzichtbar. Achte also beim Produktvergleich darauf, dass du nicht nur Personen Aufgaben zuweisen kannst, sondern auch Fähigkeiten eintragen, den Bedarf verwalten, Prognosen treffen und die Ressourcenkapazität planen.

Multiprojektmanagement-Software GanttPro
Ressourcenmanagement in GanttPro (Quelle)

Probleme beim Multiprojektmanagement vermeiden

Beim Umgang mit mehreren Projekten gilt es, die drei beschränkenden Faktoren Umfang, Zeit und Ressourcen bzw. Budget besonders genau im Blick zu behalten.

Achte besonders auf folgende Punkte:

  • Erstell bei der Projektplanung einen durchdachten Projektstrukturplan (PSP).
  • Plane Pufferzeiten für jedes Projekt ein.
  • Verschaffe dir eine transparente Übersicht über die Arbeitsbelastung deines Personals und optimiere die Aufgabenzuteilungen mit Ressourcenmanagement-Tools.

Ganz wichtig ist, genau wie bei allen Einzelprojekten: Kommuniziere alle Probleme zeitnah, klar und häufig mit allen Stakeholdern.

Informiere den leitenden Auftraggeber schon bei den ersten Anzeichen von Schwierigkeiten und teile mit, was du kurzfristig geplant hast, um die Probleme zu beheben. Vereinbart einen weiterführenden Eskalationsplan, wenn der kurzfristige Plan das Problem nicht löst, und halte den Auftraggeber in kurzen Abständen auf dem Laufenden, damit er oder sie Bescheid weiß, wenn eine Eskalation nötig ist.

Probleme dürfen niemals heruntergespielt oder nicht erwähnt werden, in der Hoffnung, dass man sie schon rechtzeitig in den Griff kriegen wird, bevor es jemand bemerkt. Wenn dann doch alles schiefgeht, hast du sonst alles Vertrauen deiner Stakeholder verspielt.

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Hinweis: Die in diesem Artikel ausgewählten Anwendungen dienen als Beispiele, um Funktionen im Kontext zu präsentieren. Dies stellt keine Empfehlung dar. Die Informationen stammen aus Quellen, die wir als vertrauenswürdig beurteilen.

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