Studie zum Home-Office: 59 % der Unternehmen weltweit arbeiten wegen COVID-19 remote

Die COVID-19-Pandemie hat die Welt, wie wir sie kennen, von einem Tag auf den anderen auf den Kopf gestellt. Egal ob wir auf dem Kontinent der Kängurus, im Land des Sauerkrauts, der Stadt der Liebe oder der Hauptstadt des Karnevals leben, wir alle sind zuhause und müssen nun in Vollzeit im Home-Office arbeiten und unsere Produkte und Dienstleistungen virtuell anpassen.  

Die Arbeitswelt steht vor zahlreichen Herausforderungen: Jetzt gilt es, schnell den Umgang mit neuen Softwaretools für die Remote-Arbeit zu lernen und sich an neue Formen der Kommunikation mit Teammitgliedern und Management zu gewöhnen. Auch die IT-Sicherheit ist eine große Herausforderung. Viele Hacker nutzen die Krise, um Unternehmen anzugreifen und wertvolle Daten zu stehlen. Personal im Home-Office ist für diese Kriminellen ein leichtes Ziel.

Wir wollten mehr darüber erfahren, wie weltweit während der Pandemie im Home-Office gearbeitet, Software genutzt und IT-Sicherheitspraktiken umgesetzt werden. Daher befragte Capterra in der Studie “Home-Office” 4.600 in Vollzeit remote arbeitende Angestellte aus kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in Australien, Brasilien, Spanien, Frankreich, Deutschland, Italien, Mexiko, den Niederlanden und dem Vereinigten Königreich (*Methodologie der Studie Home-Office am Ende der Seite).

59 % der Unternehmen weltweit arbeiten aktuell komplett remote 

Arbeiten am eigenen Schreibtisch, mit dem Lieblingsradiosender im Hintergrund, einer heißen Tasse Kaffee und ganz ohne lärmiges Büro: Das sind die aktuellen Arbeitsbedingungen für fast 60 % der Beschäftigten weltweit.

Wir fragten, welche Vorteile der Arbeit im Home-Office weltweit als am größten wahrgenommen wurden. Die Top 5 sind:

• Kein Pendeln
• Die Möglichkeit, Arbeitszeiten an Verantwortlichkeiten im Privatleben anzupassen
• Lockerer Dresscode
• Verbesserte Produktivität
• Die Möglichkeit, sich um Kinder/Haustiere zu kümmern

Die Zukunft ist remote: 55 % könnten sich eine Zukunft ihres Unternehmens mit permanenter Remote-Arbeit vorstellen

Die Krise treibt die digitale Transformation voran und zeigt Unternehmen, wie wichtig es ist, nicht nur Produkte und Dienstleistungen der aktuellen Situation anzupassen, sondern auch Arbeitsbedingungen und Denkweisen. 

Das Home-Office gehörte vor Corona nur für eine kleine Zahl von Mitarbeitern zur Realität: Nur 11 % der Beschäftigten weltweit arbeiteten vor der Krise auf Vollzeitbasis von zu Hause. Jetzt, wo so viele Menschen von zuhause aus arbeiten, ohne dass das Management Produktivitätseinbrüche bemerkt, dürfte das Home-Office immer stärker die Zukunft prägen.

Gartner prognostiziert, dass die Generation Z diesen Trend weiter verstärken wird. Generation Z (geboren zwischen 1995 und 2010) ist die Generation der wahren Digital Natives. Für sie ist digitaler statt persönlicher Kontakt eine Normalität, denn sie sind es schon ihr ganzes Leben lang gewohnt, digital zusammenzuarbeiten. Diese Vorliebe der Generation Z wird dafür sorgen, dass Telearbeit zu einer standardmäßigen Arbeitsweise wird.

Tipps und Empfehlungen, um die Produktivität im Home-Office zu fördern

Mit den folgenden Ratschlägen von Brian Kropp (VP bei Gartner) hilfst du deinen Angestellten, im Home-Office produktiv zu bleiben:

1. Angestellte gut ausrüsten: Stell sicher, dass deine Angestellten über alle nötigen Technologien für ein erfolgreiches Arbeiten verfügen – von der Hardware bis zur richtigen Software für die Zusammenarbeit im Team.

2. Auf Ergebnisse statt Prozesse fokussieren: Konzentriere dich darauf, was Teammitglieder erreichen sollen. Liege klare Ziele fest und behalte diese im Blick anstelle der Prozesse, die zu ihnen hinführen.

3. Mehr Anerkennung schaffen: „In Krisenzeiten steigt der Wunsch der Angestellten, für ihren Beitrag anerkannt zu werden, um etwa 30 %“, sagt Kropp. Diese Anerkennung kann durch öffentliches Lob, Zeichen der Wertschätzung, Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und kostengünstige Extras erfolgen.

4. Kommunikation in beide Richtungen: Ein Dialog zwischen Management und Personal ist unverzichtbar. Besonders in Zeiten der Veränderung ist es enorm wichtig, dass Angestellte die Entscheidungen des Unternehmens und deren Auswirkungen verstehen und das Management die Probleme und Bedenken der Angestellten kennt.

5. Vertrauen in die Angestellten: Auch wenn es Führungskräfte zunächst frustrieren kann, die Tätigkeiten ihrer Angestellten nicht mehr ständig zu überblicken, ist Mikromanagement die falsche Antwort. Dadurch werden bereits gestresste Angestellte zusätzlich demotiviert. Hab stattdessen Vertrauen in deine Mitarbeiter*innen.

70 % der Unternehmen weltweit können ihre Produkte online anbieten

Fitnessstudios senden Trainingsvideos, Restaurants bieten Essenslieferungen über selbst erstellte Websites, Makler*innen bieten Hausbesichtigungen per Webcam an und Lehrer*innen verwandeln ihre Wohnzimmer in virtuelle Klassenzimmer.

Es ist beeindruckend zu sehen, wie viele Unternehmen weltweit in kürzester Zeit auf die Krise reagiert haben. Der Studie zufolge konnten 70 % der Unternehmen ihr Angebot ganz oder teilweise verändern und virtuell anbieten. Die Digitalisierung deines Produkts oder deiner Dienstleistungen ist ein erster Schritt auf diesem Weg. Wenn du darüber hinaus deine Geschäftsangebote weiter transformieren willst, können dir die folgenden Ratschläge helfen.

Tipps und Empfehlungen, wie neue digitale Einnahmen generiert werden können 

Hung LeHong (VP bei Gartner) nennt 6 zentrale Möglichkeiten zum Generieren neuer digitaler Einnahmen, die im Folgenden beginnend mit der Option aufgelistet werden, für die am wenigsten Veränderung nötig ist.

1. Bestehende digitale Ressourcen vertreiben: Für den Einstieg ist es am einfachsten, digitale Ressourcen zu verkaufen, die du bereits besitzt, beispielsweise Informationen oder Know-how.

2. Produkte oder Dienstleistungen digitalisieren: Passe deine Produkte oder Dienstleistung an die virtuelle Welt an. Biete dein Produkt in digitaler Form an oder vertreibe Dienstleistungen online.

3. Nutzungsabhängige Zahlungsmodelle anbieten: Digitale Produkte werden häufiger genutzt, wenn keine Ressourcen dafür eingesetzt werden müssen, sie selbst zu besitzen oder zu managen.

4. Variiere die Preise abhängig von gemeinsamen Faktoren: Biete flexible Preise abhängig von gemeinsam mit dem Kunden festgelegten Erfolgsfaktoren, wie erfolgreichen Verkäufen oder erreichten Serviceleveln.

5. Nutze ein Plattform-Geschäftsmodell: Über eine Plattform kannst du Produkte oder Dienstleistungen vertreiben, ohne sie selbst besitzen oder verteilen zu müssen. Ein Beispiel für ein solches Geschäftsmodell ist Airbnb.

6. Dringe in neue Branchen vor: Nutze deine Erfahrungen aus einer Branche, um in eine andere vorzustoßen.

60 % der KMU weltweit müssen für die Arbeit im Home-Office in neue Software investieren

Infolge der Krise ändert sich die Art und Weise, wie Technologie in Unternehmen verwendet wird. Für die Remote-Arbeit wird neue Software erworben und die Angestellten lernen schnell, mit ihr umzugehen. Unsere Daten zeigen, dass 60 % der Unternehmen bereits neue Softwaretools für die Arbeit im Home-Office erworben haben oder dies aktuell planen.

Der Umfrage zufolge konnten 64 % der Angestellten weltweit den Umgang mit der neuen Software leicht oder sehr leicht erlernen. 

Auch die Softwareinfrastruktur hat sich geändert. Unternehmen investieren zunehmend in Cloud-Technologien: 39 % der Unternehmen weltweit nutzen für die Remote-Arbeit ausschließlich Cloud-Produkte. 

Die nachstehende Grafik zeigt auf, welche Tools weltweit aktuell am häufigsten für die Remote-Arbeit verwendet werden.

Ein wichtiger Hinweis: Die meisten eingeführten Softwareprodukte dienen der

• Teamkommunikation, der
• Zusammenarbeit und dem
• Remotesupport.

Bei der Anschaffung neuer Tools ist es sehr wichtig, auch in die IT-Sicherheit zu investieren. Ansonsten erhöht sich das Risiko von Cyberangriffen (siehe Tipps zum Schaffen einer sicheren Arbeitsumgebung unten).

Kommunikationsprobleme mit Kollegen und Einsamkeit gehören zu den größten Herausforderungen im Home-Office

Auch wenn viele Angestellte das Arbeiten von zuhause genießen, bringt es auch Schwierigkeiten mit sich. Erst wenn diese angegangen werden, ist eine erfolgreiche und produktive Remote-Arbeit möglich.

Die meisten Unternehmen unterstützen ihre Angestellten während dieser Krise und stellen ihnen Software für die Kommunikation und Richtlinien in den richtigen Bereichen bereit. Unserer Homeoffice-Studie zufolge bieten 37 % der Unternehmen Richtlinien zu Kommunikation und Team-Meetings. Doch das reicht nicht aus. Trotz allem haben Angestellte weltweit immer noch Probleme mit der Kommunikation mit Teammitgliedern.

Tipps und Empfehlungen, wie die Kommunikation im Home-Office verbessert werden kann

Diese fünf Empfehlungen können helfen, die Teamkommunikation zu verbessern:  

1. Meetings zum Austausch von Neuigkeiten planen: Plane tägliche Stand-up-Meetings (oder wöchentliche Meetings mit kleineren Teams), damit alle Teammitglieder einander informieren und den Überblick über Aufgaben, Fortschritte, Änderungen usw. behalten können.

2. Raum für Smalltalk bieten: Verwende vor oder nach offiziellen Meetings Videokonferenzsoftware, um einen Raum zu schaffen, in dem Menschen über Themen sprechen können, die nicht mit der Arbeit zu tun haben. Spreche mit Mitarbeitern über Dinge, an denen sie persönlich interessiert sind.

3. Brainstorming-Sitzungen planen: Plane feste Zeiten ein (zweiwöchentlich oder monatlich), zu denen die Teams Prozesse verbessern und neue Ideen entwickeln. Zeiten der Veränderung bieten besonders viel Raum und Bedarf für innovative Ideen. 

4. Das richtige Tool wählen: Bestehe nicht auf einem endlosen E-Mail-Austausch oder dem Chat im Messaging-Tool, wenn dadurch Zeit verlorengeht. Manchmal löst ein kurzer Anruf das Problem am schnellsten.

5. Den Spaß nicht vergessen: Organisiere virtuelle Teambuilding Aktivitäten, wie virtuelle Feierabenddrinks, Pub Quiz, Filmabende oder virtuelle Escape-Rooms. 

Nur 36 % der Angestellten nutzen starke Passwörter

Zu den wichtigsten Aspekten der Remote-Arbeit gehört das Schaffen einer sicheren Arbeitsumgebung. Die folgenden fünf Schritte helfen, die IT-Sicherheit im Unternehmen zu stärken.  

1. Es wird dringend empfohlen, nicht dieselben Geräte bei der Arbeit und privat zu verwenden, da sonst das Angriffsrisiko steigt und Kriminelle leichter wertvolle Daten stehlen können.

2. Investiere in Sicherheitssoftware wie Antivirus-Software und Firewalls. Diese beiden Dinge sollten in jedem Unternehmen unbedingt Standard sein. Zusätzlich kannst du überlegen, in Netzwerk-Monitoring und Endpoint Protection zu investieren.

Tipp: Sicherheitssoftware muss auf allen privaten Geräten (Laptops, Tablets, Smartphones) installiert werden, mit denen auf Unternehmensdaten zugegriffen wird.  

3. E-Mails sind einer der wichtigsten, aber leider auch unsichersten Kommunikationswege in Unternehmen. E-Mail-Sicherheitssoftware hilft, das Risiko von Phishing-Angriffen zu reduzieren. Die Software identifiziert bösartige E-Mails und sortiert sie aus. 

Tipp: Unternehmen sollten ein Phishing-Test durchführen. Damit können Sie herausfinden, wie anfällig ihre Angestellten für Phishing per E-Mail sind. 

4. Implementiere während der Remote-Arbeit ein VPN, besonders, wenn sensible Geschäftsdaten übertragen werden. VPNs ermöglichen eine verschlüsselte Internetverbindung, sodass Dritte die Netzwerkaktivitäten nicht einsehen können.

5. Gutes Passwortmanagement ist unerlässlich, um Cyberangriffe zu verhindern. Unternehmen sollten die aktuelle Zeit nutzen, um ihren Angestellten die Wichtigkeit starker Passwörter bewusst zu machen. Ein Passwortmanager ist die sicherste und bequemste Lösung und ermöglicht es, Passwörter unkompliziert mit Teammitgliedern zu teilen.  

Tipp: Beim Kauf eines Passwortmanagers solltest du auf einen mit zweistufiger Authentifizierung achten. Die zweistufige Authentifizierung ist üblicherweise nicht automatisch aktiviert, also vergiss nicht, sie einzurichten, bevor du die Software mit deinem Team verwendest. 

Die nachstehende Grafik zeigt auf, wie Angestellte im Home-Office ihre Passwörter verwalten:

Mit Blick nach vorne 

Wir befinden uns in einer Zeit der Unsicherheit. Es gibt jedoch einige Erkenntnisse, die nicht nur während einer Krise relevant sind, sondern auch dann, wenn sich die Lage zu beruhigen beginnt. 

Das haben wir gelernt:

• Unternehmen stellen sich schnell darauf ein, von zu Hause zu arbeiten und Produkte virtuell anzubieten.
• Unternehmen führen neue Software ein.
• Mitarbeiter mögen die Möglichkeit, remote zu arbeiten.

Wir haben jedoch auch gelernt, dass Unternehmen sich verbessern müssen in den Bereichen:

• Kommunikation mit Mitarbeitern,
• Der Verwendung von Sicherheitssoftware und
• Passwort-Richtlinien.

Im Home-Office Angestellte sind glücklicher, wenn ihr Unternehmen ihnen mehr Vertrauen entgegenbringt. Dieses Vertrauen könnte die Form einer lockeren Kleiderordnung oder flexibler Arbeitszeiten annehmen. Der entscheidende Punkt ist, dass Vertrauen kein Mikromanagement zulässt. Unternehmen haben Erfolg damit gehabt, ihr Angebot virtuell anzupassen und auf neue Software umzustellen. Habe also keine Angst davor, Prozesse und Werkzeuge zu ändern, wenn sie nicht funktionieren.