In der Kult-Serie Das A-Team aus den 1980ern verlieh der Anführer Hannibal seiner Freude über eine erfolgreich durchgeführte Mission mit einem Satz Ausdruck, der in die Annalen der Filmgeschichte einging: „Ich liebe es, wenn ein Plan funktioniert.“

Als Zuschauer*in erhielt man keinen Einblick in die Planungsdetails, außer, dass meist viel Kugeln durch die Gegend flogen (natürlich ohne jemanden zu treffen) und irgendwo in einer alten Scheune irgendwelche Metallteile zusammengeschweißt wurden. Faceman und B.A. Baracus haben nie eine Projektmanagement-Software verwendet, um ihre Pläne auszuhecken, irgendwie hat einfach immer alles funktioniert.

Jede*r echte Projektmanager*in weiß jedoch, dass es ohne einen guten Plan auch keine erfolgreichen Projekte gibt. Deswegen zeigen wir dir das, was uns bei Hannibal und seinem Team vorenthalten wurde: Wie man einen Projektplan erstellen kann.

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Projektplanung ist äußerst wichtig

Ohne Plan ein Projekt in Angriff zu nehmen, ist ungefähr so als führe man einfach ohne Karte und Navi ins Blaue hinein. Irgendwann erreicht man sein Ziel, aber das Ganze kostet Unmengen an Zeit, Geld und Nerven.

Viele der Gründe, die Projektmanager*innen auf der ganzen Welt dem Project Management Institute zufolge für das Scheitern von Projekten angeben, könnten durch bessere Projektplanung behoben werden.

Ohne einen gut ausgearbeiteten Projektplan sind Scope Creep, explodierende  Budgets und Terminüberschreitungen fast schon vorprogrammiert.

Indem man sich jedoch zusammen mit seinem Team hinsetzt und einen Projektplan ausarbeitet noch bevor die erste Zeile Code geschrieben oder sonst wie mit der Arbeit begonnen ist, kann man sich erreichbare Ziele setzen, die auch zum Erfolg führen.

Hinweis: Bei all diesen Schritten wird angenommen, dass eine  Projektmanagement-Software eingesetzt wird, die bei der Team-Kommunikation, der Planung, der Budgetierung und dem Projektumfang unterstützt. Ein Projektmanagement-Tool ist auch der beste Speicherort für alle Informationen, die in den folgenden Schritten gesammelt werden. Sollte dein Unternehmen nicht sofort in eine Projektmanagement-Software investieren wollen, gibt es auch kostenfreie Optionen.

In 5 Schritten zum Projektplan

1. Schritt: Definiere dein Projekt

Ob du nun eine neue App entwickelst oder einen neuen Standort planst, definiere zu Beginn eines Projekts immer, was genau du erreichen möchtest. Einfach nur zu schreiben „Ich will eine Pizzeria eröffnen“, reicht allerdings nicht.

Zu einer Projektdefinition gehören sechs Schlüsselelemente:

  1. Ziele. Was du mit diesem Projekt erreichen möchtest, sowohl extern (Profite, Marktanteile, Kundenzufriedenheit) als auch intern (verbesserte Infrastruktur, Verschlankung von Prozessen, Mitarbeiterbindung). Definiere deine Ziele mithilfe der SMART-Formel (SMART steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert).
  2. Umfang. Egal wie sorgsam du auch planst, während des Projekts werden Änderungen auf dich zukommen. Anstatt alles aufzuzählen, was zum Projekt gehört, ist es vielleicht einfacher, zu identifizieren, was definitiv nicht im Rahmen ist. Hierbei sollte auch festgelegt werden, wer eventuelle Änderungen genehmigt bzw. zurückweist.
  3. Erfolgskriterien. Anhand welcher Kriterien wird festgelegt, ob ein Projekt ein Erfolg oder ein Reinfall ist? Greif zur Beantwortung dieser Frage auf deine Ziele zurück. Häufig werden hier folgende Kriterien genannt: Werden Projekte pünktlich geliefert? Wird das Budget eingehalten? Entspricht das fertige Produkt der gewünschten Qualität? Wurde ein bestimmtes Unternehmensproblem gelöst?
  4. Lieferbare Ergebnisse. Führe alle wichtigen Ergebnisse für dein Projekt auf. Beispiele sind eine funktionierende App für das Unternehmen, eine reibungslos laufende Pizzeria oder ein neues Gehaltszahlungssystem für die Mitarbeiter*innen. Diese Auflistung sollte so detailliert wie möglich sein.
  5. Voraussetzungen. Halte fest, was du brauchst (Ressourcen, Personal, Budget, Zeit), um die Projektziele zu erreichen. Beziehe bei deinen Überlegungen auch alle wichtigen Stakeholder ein, um sicherzugehen, dass du nichts vergisst.
  6. Zeitplan. Stelle mithilfe eines  Projektstrukturplans fest, was wann geliefert werden muss und plane auf dieser Grundlage einen Basisterminplan, Meilensteine und Deadlines.

2. Schritt: Identifiziere Risiken, Annahmen und Einschränkungen

Mögliche Fallstricke und Rückschläge noch vor ihrem Auftreten zu identifizieren, hilft dir dabei, schon bei ihrem Auftreten Lösungen zur Hand zu haben.

Sobald eines dieser Probleme sich abzeichnet, sollte einem Teammitglied die Aufgabe zugewiesen werden, sich hauptverantwortlich um das Risikomanagement zu kümmern. Abhängig von der Größe des Projekts ist dies entweder der/die Projektmanager*in selbst oder eine andere Führungsperson. Hierbei ist wichtig, dass diese*r jemand alle identifizierten Risiken wie beispielsweise verpasste Deadlines, Budgetüberschreitungen usw. im Auge behält. Mit einer Projektmanagement-Software und einer akkuraten Projektdefinition kann Risikomanagement zum Kinderspiel werden.

In diesem Stadium (und bei der Projektplanung generell) geht es nicht nur darum, dem Chaos immer einen Schritt voraus zu sein. Es ist wichtig, bestimmte Annahmen und Einschränkungen zu dokumentieren, während man sie festlegt, z. B. welche Ressourcen verfügbar sind oder wie das Projekt finanziert werden soll.

Wenn das Projekt während der normalen Arbeitszeit abgeschlossen werden muss (Überstunden also nicht zulässig sind) und keine weitere Personen eingestellt werden dürfen, muss das Team darüber informiert sein.

3. Schritt: Organisiere die involvierten Kollegen

Dies ist einer der Kernschritte deines Projektplans – schließlich geht es beim Projektmanagement hauptsächlich ums Personalmanagement – und je gründlicher du Schritte eins und zwei vorbereitet hast, desto leichter fällt dir diese Aufgabe.

Bei der Planung eines Projekts müssen folgende Punkte identifiziert und dokumentiert werden:

  • Kunden. Wer erhält das Endprodukt? Befinden sich diese Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens?
  • Stakeholder. Diese Personen haben ein persönliches Interesse am erfolgreichen Abschluss des Projekts. Sind sie identifiziert, weißt du, wen du in deiner Kommunikation berücksichtigen musst.
  • Rollen und Zuständigkeiten. Bestimme innerhalb deines Unternehmens die Hierarchie für das Projekt. Wer trifft die endgültigen Entscheidungen? Wer ist für die Kommunikation mit dem Kunden verantwortlich? Wer überwacht im Projektmanagement-Tool das Budget und den Zeitplan? Wer nimmt sich der eigentlichen Arbeit an?

4. Schritt: Erstelle eine Liste deiner Projektressourcen

Im ersten Schritt hast du einige wichtige Voraussetzungen herausgearbeitet, die für einen erfolgreichen Abschluss des Projekts eingehalten werden müssen, und gerade eben hast du das Personal bestimmt, das du für die eigentliche Arbeit und die Verwaltung benötigst. Jetzt ist es an der Zeit, sich um das Drumherum zu kümmern.

Hier einige Beispiele für Projektressourcen:

  • Technologie (Computer, Software, mobile Geräte)
  • Gehälter
  • Fahrzeuge
  • Materialien

Liste alle benötigten Ressourcen und die jeweils veranschlagten Kosten auf, um deinen Budget- und Ressourcen-Manager*innen eine Arbeitsgrundlage zu verschaffen. Keine Sorge, solange deine Zahlen richtig sind, übernimmt deine Projektmanagement-Software den schwierigen Teil dieser Arbeit.

5. Schritt: Erarbeite einen Plan für die Projektkommunikation

Jetzt hast du ein durchstrukturiertes Projekt mit Zeitplan, Budget, Ressourcen und einem Team. Dann können wir jetzt mit der Arbeit anfangen, oder? Falsch: Du hast noch keinen Plan für die Projektkommunikation.

Schlechte Kommunikation ist einer der Hauptgründe, dass Projekte fehlschlagen und deshalb sollte gerade eine gute Teamkommunikation keinesfalls als selbstverständlich angesehen werden.

Warum? Alles, aber wirklich alles vom Einhalten der Fristen bis hin zu den Budgets hängt davon ab, wie gut die Teammitglieder miteinander, aber auch mit Kunden und anderen Stakeholdern kommunizieren.

Ein guter Projektkommunikationsplan sollte folgende Punkte enthalten:

  • Kommunikationsziele. Was soll uns eine Nachricht sagen, welches Ziel soll sie erreichen? Du möchtest herausfinden, ob ein bestimmtes Team über genug Ressourcen verfügt? Oder du möchtest ein Team an eine anstehende Deadline erinnern? Bevor du auf „Absenden“ klickst, solltest du dir darüber im Klaren sein, was du erreichen möchtest und deine Nachricht dementsprechend auf den Punkt bringen.
  • Zielpublikum. Wer sollte in die Kommunikation involviert sein? Achte darauf, die richtigen Informationen an die richtigen Leute zu schicken. Den Geschäftsführer bzw. die Geschäftsführerin des Unternehmens sollte man über Routine-Updates eher nicht informieren, überschreitet man jedoch das Budget, muss er/sie wahrscheinlich davon in Kenntnis gesetzt werden.
  • Schlüsselinhalte für die Kommunikation. Welche Informationen sollten in der Kommunikation mit dem Projektteam enthalten sein? Vielleicht bietet sich ein wöchentlicher Statusbericht an, mit dem alle zentralen Interessenvertreter an wichtige Deadlines erinnert werden, der Status bzgl. Budget und Zeitplan mitgeteilt wird und der Fortschritt mit Hinsicht auf den nächsten anstehenden Meilenstein enthalten ist. Diese Ziele und Informationen müssen im Kommunikationsplan festgehalten werden.
  • Art und Häufigkeit der Kommunikation. Wie findet Routinekommunikation statt und wie häufig? Jede Woche am Freitagmorgen oder alle zwei Wochen am Montagnachmittag? Geschieht das per E-Mail oder über eine Kollaborationssoftware? Dies sollte zu Beginn des Projekts festgelegt und dann konsequent durchgezogen werden.

Eine detaillierte  Checkliste für einen Kommunikationsplan findest du hier und hier noch ein paar Tipps zur Auswahl der Kommunikationstools.

Jetzt nicht aufhören: Weitere Ressourcen für die Projektplanung

Wenn in deinem Unternehmen Projekte tendenziell außer Kontrolle laufen, sie das Budget überziehen, eine wichtige Deadline verpasst wird oder das Endprodukt die Erwartungen nicht erfüllt, so liegt es wahrscheinlich zumindest teilweise an schlechter Planung.

Setze klare Ziele für dein Projekt, identifiziere Risiken, stelle ein Team zusammen, ermittle deine Ressourcen und leg einen Kommunikationsplan fest – wir sind uns sicher, dass am Ende ein besseres Ergebnis steht.

Weitere Artikel zur Projektplanung findest du hier:

Du bist auf der Suche nach Projektmanagement-Software? Wirf einen Blick auf Capterras Liste der besten Projektmanagement-Softwarelösungen.