Sechs “Schrecken”, die Personaler nachts wach halten

Veröffentlicht am 23.10.2019 von Ines Bahr

HR-Halloween

An Halloween öffnen wir uns für die Dinge, die uns am meisten Angst machen. Für viele von uns bedeutet das, Geister und Gespenster, aber für Manager sind Personalfragen viel erschreckender. Von den Alpträumen der Lohn- und Gehaltsabrechnung und  Arbeitszeiterfassung bis hin zu den Monstern des Recruitings, Compliance und Talentmanagements sind ihre Tage mit komplexen und zeitaufwändigen Aufgaben gespickt.  

In diesem saisonalen Special beschäftigen wir uns mit den sechs wichtigsten HR-Herausforderungen, mit denen Personalmanager heute konfrontiert sind. Aber um sicherzugehen, dass du keine Alpträume hast, werden wir dir zeigen, wie diese Schrecken mit der richtigen HR-Software beseitigt werden können. 

Lohn- und Gehaltsabrechnung 

Auf der Gehaltsliste ganz oben zu bleiben, kann selbst den mutigsten Personalchef zum Zittern bringen. Die Verwaltung des sich ständig ändernden Spektrums an Gehältern, Löhnen, Boni und Abzügen, das jedem Unternehmen zugrunde liegt, wird zu einer haarsträubenden Herausforderung. Tatsächlich verbringen 40% der Unternehmen heute 80 oder mehr Stunden pro Jahr mit Steuern, Gehaltsabrechnung und der Arbeit mit Buchhaltern – Zeit, die besser genutzt werden könnte. 

Dank der Automatisierungssoftware für Lohn- und Gehaltsabrechnung haben Sie jedoch keinen Grund mehr, die Personalabrechnung als Personalproblem zu befürchten. Die heutige Software ermöglicht es Ihnen, sich zurückzulehnen und das System die Lohn- und Gehaltsverwaltung übernehmen zu lassen. Die Gehaltsabrechnungssoftware kann Freizeit, Urlaubsrückstellungen, Leistungen und Alterskonten verfolgen, um ein komplettes Paket bereitzustellen, das Unternehmen selbst verwalten können. 

Laut unseren Umfrageergebnissen ist Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware die meistgenutzte HR-Software in deutschen KMU.

Talentmanagement

Ein weiteres HR-Thema ist, wie man die Arbeit der Mitarbeiter genau bewertet und sicherstellt, dass sie angemessen belohnt werden sowie Aufgaben erhalten, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Da in vielen Unternehmensbereichen Qualifikationslücken entstehen, ist dies dringender denn je: Wenn Sie nicht in der Lage sind, ihre Talente effektiv zu managen, wechseln diese zum Wettbewerb. 

Talentmanagement ist in jedem Unternehmen unabdingbar. Erschreckend ist, wie wenige deutsche KMU Talentmanagement-Software nutzen. In unserer Umfrage geben lediglich 5 % der befragten Unternehmen an, Software für Talentmanagement, Mitarbeiterbeurteilung und Produktivitätserfassung zu nutzen.   

Nutzung HR-Software

Software kann das Talentmanagement viel genauer, zuverlässiger und effektiver machen. Die Talentmanagementsoftware rückt Daten als Entscheidungsbasis in den Mittelpunkt des Talentmanagements und stellt den Arbeitgebern die digitalen Werkzeuge zur Verfügung, die sie benötigen, um leistungsorientiert zu verwalten, zu bewerten und zu kompensieren. Auf diese Weise wird die Effektivität der Belegschaft verbessert und es werden nützliche Erkenntnisse über die Bedürfnisse der Mitarbeiter gewonnen. 

Mitarbeiterengagement

Eng mit dem Talentmanagement verbunden ist die Herausforderung für Personalmanager somit, die Mitarbeiter zu motivieren. Wenn die Mitarbeiter nicht mit ihrer Arbeit beschäftigt sind, sind sie weniger produktiv und suchen eher woanders. 

Das falsche Engagement der Mitarbeiter kostet Ihnen ihr Geschäftsgeld, beeinträchtigt die Erfahrungen der Mitarbeiter und erschwert den Kampf um Talente. Motivierte Mitarbeiter tragen gemäß zahlreichen Studien viel mehr zum Unternehmenserfolg bei und besitzen eine gleichbleibende oder sogar steigende Leistungsbereitschaft, was sich enorm auf die Arbeitsergebnisse auswirkt. Aber keine Angst – Software ist vorhanden. Die Software für das Mitarbeiterengagement kann Ihnen helfen, das Bewusstsein der Mitarbeiter für Ihre Unternehmenskultur und Ihre Werte zu schärfen (was für die Mitarbeiter immer wichtiger wird). Darüber hinaus kann die Software zur Mitarbeiterbindung durch Mitarbeiterbefragungen, Spielwerkzeuge, Team-Sentiment-Analysen und viele andere Anwendungen dazu beitragen, das Investitionsniveau der Mitarbeiter in das Unternehmen zu erhöhen. 

Compliance

Das Gespenst der Compliance ist wirklich beängstigend. Ein falscher Zug und Ihr Unternehmen kann sich mit lähmenden Bußgeldern und sogar mit rechtlichen Schritten konfrontiert sehen. 

Laut unserer Umfrage ist es für 62 % der Unternehmen wichtig oder sehr wichtig, dass die verwendete Software aus Deutschland stammt. 

Wenn ein deutsches Unternehmen HR-Software für Aufgaben verwenden möchte, die nicht aufgrund von Arbeitsgesetzen zwischen USA und Deutschland variieren (z. B. Zeiterfassung, Leistungsmanagement, Recruiting), kann eine internationale Software eingesetzt werden. Wenn die Software allerdings für etwas verwendet werden soll, das von Land zu Land aufgrund von Arbeitsgesetzen variiert (z. B. die Lohn- und Gehaltsabrechnung), sollte jeder in Frage kommende Anbieter sorgfältig untersucht werden. Unternehmen müssen überprüfen, ob für Deutschland spezifische Regulierungen in der Personal-Software zu vereinbaren sind.

Unternehmen sollten stets im Hinterkopf behalten, dass deutsche Softwareanbieter näher an den Feinheiten des deutschen Rechtssystems wie dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sind. Weiterhin gibt es Unternehmensbereiche, auf die seit dem Inkrafttreten der DSGVO zum 25. Mai 2018 besondere Herausforderungen zukommen.

„Ich bin im Steuerberatungsbüro groß geworden. Da habe ich gelernt, was es in der Lohnbuchhaltung ausmacht, wenn die Steuergesetzgebung relativ zeitnah in die Software einfließt. Schon aus dieser Perspektive würde ich niemals eine amerikanische Software einsetzen, die keinen klaren Fokus auf Deutschland hat. Die Steuergesetzgebung in Deutschland ist fies. Sie ändert sich so schnell, dass man als Mensch gar nicht mithalten kann. Hier muss man auf die eingesetzte Software vertrauen können. Ich würde mich also immer für eine deutsche Software im Personalbereich entscheiden”, warnt Guido Bosbach, CEO von ZUKUNFTheute.net.

Recruiting

Die Suche nach geeignetem Personal kann sich im ein oder anderen Fall ebenfalls als Alptraum erweisen. Der Markt hat sich im letzten Jahrzehnt derart gewandelt, dass sich nicht nur Arbeitssuchende bei Unternehmen bewerben, sondern auch Unternehmen gezielt nach passenden Mitarbeitern suchen müssen und sich allen möglichen Strategien bedienen (Bsp. Social Recruiting). Der Prozess ähnelt der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Der ständige Druck einen Wettbewerbsnachteil gegenüber anderen Unternehmen zu haben, aufgrund mangelnder Fachkräfte, weist sich als äußerst große Herausforderung aus.

Aber auch hier gibt es kleine Helferlein, die das Leben erleichtern. Recruiting Software unterstützt den Personalbeschaffungsprozess und hilft bei der Verwaltung von Datenbanken mit Bewerber- und Jobinformationen. Die Vorteile der Nutzung sind Bewerberinformationen zu sammeln und anschließend die Bewerber anhand von Stellenangeboten zu filtern und zu bewerten. Auf diese Weise wird der Bewerbungsprozess zum einen für das Unternehmen sehr erleichtert und viel effizienter und zum anderen führt dies zu einer besseren Bewerbererfahrung seitens der potenziellen Kandidaten.

Zeitmanagement


Ein gutes Zeitmanagement ist entscheidend, um Aufgaben effizient und rechtzeitig zu erfüllen. Ohne die Möglichkeit, die Verfolgung, Speicherung und Analyse von Daten darüber zu automatisieren, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, wird der Traum vom Zeitmanagement jedoch schnell zu einem Alptraum. Personalverantwortliche, die auf analoge Stundenzettel angewiesen sind, sehen sich immer wieder mit einem Horrorszenario konfrontiert, bei dem manuelle Datenerfassung und Zahlenverarbeitung, bei denen Fehler nur allzu leicht sind. 

Es gibt eine Reihe von Zeiterfassungsoptionen auf dem Markt, die dir helfen können, die Verfolgung von Anwesenheit, Planung und Urlaub von Mitarbeitern zu automatisieren. Eine Software für Zeiterfassung liefert alle erforderlichen Daten für die Entgeltabrechnung und erspart aufwendige Berechnungen von Arbeitszeiten und Überstunden. Die systematische Zeiterfassung ermöglicht auf diese Weise bessere Planungsmöglichkeiten des Unternehmens. Zudem können die erfassten Zeiten auch als Kennzahlen dienen, indem die Arbeitsergebnisse in Relation zu Zeit und Aufwand gesetzt werden. Basierend auf den generierten Zahlen können beispielsweise auch Angebote für Kunden besser erstellt werden.

 

Wenn du ein Personalverantwortlicher bist und die Geister loswerden willst, die dich vor Halloween verfolgen, besuche unser HR-Verzeichnis auf Capterra und finde heraus, wie Software dein bester Verbündeter im Kampf gegen Gespenster sein kann.